2015年8月のブログ

マニュアル活用がうまくいかない「三重苦」

必要だけど「大変」なのがマニュアル マニュアルは、いろいろな用途・目的で必要になります。ところが、いざ始めてみると大変なことが多く、頓挫してしまうことも少なくありません。そこで今回はマニュアル活用の「大変さ」を整理してみましょう。 マニュアル活用に伴う「三重苦」とは。。 これまで、様々な業種・業態でのマニュアルの実態をヒアリングしてきましたが、うまくいかない理由は大きく以下の3つに集約されます。これを私たちは「マニュアルの三重苦」と呼んでいます。 1.作成が大変 まず一番最初に直面するのが「作成」の壁です。どんなツールを使って、どんなデザインにして、だれが作成を担当して、、、と決めることが多すぎて、実際の作成作業も大変。「作ろうと思っていたけど時... 必要だけど「大変」なのがマニュアル マニュアルは、いろいろな用途・目的で必要になります。ところが、いざ始めてみると大変なことが多く、頓挫してしまうことも少なくありません。そこで今回はマニュアル活用の「大変さ」を整理してみましょう。 マニュアル活用に伴う「三重苦」とは。。 これまで、様々な業種・業態でのマニュアルの実態...

マニュアルに「賞味期限」はあるか?

ついつい気になる「最終更新日」 手にとったマニュアルを開いてみると、「あれ?ちょっと内容が古いなあ。。。」と感じる。そして「最終更新日」を見ると、もう何年も更新されていない。。そんなガッカリを感じたことはありませんか? マニュアルは、業務の流れを伝えるもの。業務が変わればマニュアルも変わります。しかし、業務の変化に合わせてマニュアルもきっちりと更新するのは至難の業。数年間ほったらかしになってしまうのも無理はありません。古いマニュアルを見てしまうと、すべての信ぴょう性がぐっと下がってしまいます。 気がついたときに、気がついた人が直せるように かといって紙のマニュアルに「赤ペン」で修正を書く、というのも現実的ではありません。気がついたときに気がついた人がその場... ついつい気になる「最終更新日」 手にとったマニュアルを開いてみると、「あれ?ちょっと内容が古いなあ。。。」と感じる。そして「最終更新日」を見ると、もう何年も更新されていない。。そんなガッカリを感じたことはありませんか? マニュアルは、業務の流れを伝えるもの。業務が変わればマニュアルも変わります。しかし、業務の変化に合わせてマニ...

マニュアルを「新入社員」が作ると、意外とうまくいく

マニュアルは知識がないと作れない? マニュアルは、誰が作成するのがよいのでしょうか?一般的にマニュアルは、業務ルールや手順を【教える】ためのものと考えられているので、業務の知識や経験を持った先輩社員が作成するケースが多いです。 この場合、先輩社員は通常業務にも忙しく、ついマニュアル作成に手が回らなかった、、、なんてことも起こりがちです。 書類作成や後輩や部下の教育、上司への報告など、日々の業務に忙殺され残業ばかり・・・。 Teachme Bizなら、その残業時間をゼロにできるかも知れません。 減らない残業時間にお悩みの方は、ぜひ以下のページをご覧ください。 ムダな残業時間、ゼロにできます! 発想の転換で「新入社員」がマニュ... マニュアルは知識がないと作れない? マニュアルは、誰が作成するのがよいのでしょうか?一般的にマニュアルは、業務ルールや手順を【教える】ためのものと考えられているので、業務の知識や経験を持った先輩社員が作成するケースが多いです。 この場合、先輩社員は通常業務にも忙しく、ついマニュアル作成に手が回らなかった、、、なんてことも起...

マニュアルが活用される秘訣は「検索性」にあり!効率的なマニュアル運用

ぱっと探して、さっと使いたいのは当然 マニュアルが増えてくると「どうやって必要なマニュアルにたどり着けるようにするか?」が、問題になってきます。紙ベースのマニュアルであれば、書棚やファイルに見出しや目次をつけたりすることが多いでしょう。しかし、見出しや目次を更新し続けるのも大変。長続きしません。そして「かたっぱしから探す」か、「探すのも面倒になって使わなくなる」という風になってしまいます。 「探すストレス」に我慢できなくなっている いまは、なんでもかんでも「ネットで検索」をする時代です。ふと気になったときにスマホからぱっと検索する人も少なくありません。それは、すぐに見つからないと「なんだよーもう!」と、ストレスを感じる人が増えているという見方もできま... ぱっと探して、さっと使いたいのは当然 マニュアルが増えてくると「どうやって必要なマニュアルにたどり着けるようにするか?」が、問題になってきます。紙ベースのマニュアルであれば、書棚やファイルに見出しや目次をつけたりすることが多いでしょう。しかし、見出しや目次を更新し続けるのも大変。長続きしません。そして「かたっぱしから探す」か、「...

マニュアルのデザインに凝りすぎてはいけない理由

わかりやすい、見やすいマニュアルを作成するためには文章だけではなく、画像の挿入や、重要ポイントを目立たせるデザインの利用が効果的です。しかし、画像の作りこみやデザインにこだわりすぎて、マニュアル作成に多大な時間がかかっていた!という経験はありませんか? 本記事では、マニュアルにおけるわかりやすさ、見やすさとは何かをお伝えし、マニュアルのデザインを考える上でおさえておきたいポイントをご紹介します。 マニュアル作成はデザインが命と考えていませんか マニュアル作成に着手しよう!という場面で、まず考えるのが「デザイン(フォーマット)」です。ところが、これがなかなか難しいと感じる人も多いでしょう。 ・画像やイラストは、どんなサイズでどう配置する? ・タイト... わかりやすい、見やすいマニュアルを作成するためには文章だけではなく、画像の挿入や、重要ポイントを目立たせるデザインの利用が効果的です。しかし、画像の作りこみやデザインにこだわりすぎて、マニュアル作成に多大な時間がかかっていた!という経験はありませんか? 本記事では、マニュアルにおけるわかりやすさ、見やすさとは何かをお伝えし、マニュア...

業務をマニュアル化する4つのメリットとは?

「何度ども同じことを教えている気がする...」「人によってやり方がバラバラで統一性がない」そんなお悩みをお持ちではないでしょうか? なんとなく「マニュアルを作ってみれば解決するかも...」とイメージされている方も多いのではないかと思いますが、本記事では実際に業務をマニュアル化することによる4つのメリットを解説していきます。 業務をマニュアル化する目的 まず第一に、マニュアルを作る目的とは「正しい方法や手順を伝えること」にあります。 業務をマニュアル化し、「マニュアルを見れば業務の正しい手順がわかる状態」にすることで、ミスや手戻りの削減など様々なメリットをもたらします。 また従業員教育という観点においても、マニュアルがあることで、多くの人は指導係が... 「何度ども同じことを教えている気がする...」「人によってやり方がバラバラで統一性がない」そんなお悩みをお持ちではないでしょうか? なんとなく「マニュアルを作ってみれば解決するかも...」とイメージされている方も多いのではないかと思いますが、本記事では実際に業務をマニュアル化することによる4つのメリットを解説していきます。 ...