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マニュアルで、本当に生産性向上できるの?

「マニュアル改革」が、生産性を向上する。

そう言われても、「ただの手順書で、そこまで効果があるの?」「実際にマニュアルを作ってみたけど、そんなに効果的ではなかった…」と思う方もいるでしょう。

“たかがマニュアル” と軽視されがちなものですが、実は、上手く扱えば「単なる手順書」以上に大きな効果を発揮するのです。マニュアルがもたらす様々なメリットは「企業を大きく変える」可能性を秘めており、生産性の向上はもちろん、離職率の低下や企業文化の変化に繋がった例も多く存在します。

ここでは、マニュアルが生産性の向上にどう役立つのか、どのようにマニュアルを扱えばより効果的なのかご説明します。あなたの会社でマニュアルを導入した際、どのように生産性が上がるのか?ぜひイメージしながらお読みください。

トピック1

TOPIC1

なぜ、マニュアルを作成すべきなのか?

そもそも生産性とは何か、何故マニュアルが生産性向上に繋がるのか。

あらためて、生産性とは何か

「生産性」という言葉自体はよく使われますが、そもそも生産性とは何なのでしょうか。

生産性とは、「労働投入量」あたりの「価値の割合」のことです。
たくさん働いているはずなのに、売り上げや価値提供になかなかつながらない状態を「生産性が低い」といい、少ない人数、少ない時間、少ない資産でたくさんの付加価値を提供できている状態を「生産性が高い」ということができます。

生産性の定義

少ない人数・時間・コスト(分母)で
付加価値が高い結果(分子)をだせると、労働生産性が上がる。

この式に基づくと、生産性を高める方法は
・今と同じ労働量で、今以上の付加価値を提供するか
・今と同じ付加価値を、今より少ない労働量で生み出すか
・もしくは、その両方を行う 必要があります。

これらを実現するために企業は、ツールの導入、人材育成、DXなど様々な手法で取り組んでいます。その手法のひとつが、マニュアルです。

なぜ、マニュアルが生産性を向上するのか

マニュアルで生産性が向上する流れを具体的に紐解いていきます。

マニュアルが生産性を向上する流れ

業務の標準化

マニュアルを作成する前に、まずマニュアル化する業務を可視化し標準化する必要があります。標準化とは、「業務の最適な手順を決め、統一し、誰がやっても同じ成果が出せるようにすること」です。

例えば、会社の設備や店舗の清掃の際、人によって使う掃除道具や掃除をする順番が異なっていた場合、一番綺麗で、早く掃除が出来る人のすすめ方を参考にして、最適な手順を決めていきます。

この整理の工程で業務が見直され、ムリ・ムダ・ムラのある業務を洗い出して廃止・改善することができ、さらに業務自体の効率化にも繋がります。

マニュアルの作成

業務を整理し標準化できたら、いよいよマニュアルの作成です。
マニュアルという形に残すことで、業務が仕組み化され、業務を共有できるようになり、業務のノウハウを蓄積できるようになります。

マニュアル化でのメリット

業務を仕組み化することで下記のようなメリットが期待できます。

・誰でも正しく業務が行える再現性が担保できて、業務品質が安定する
・わからないことを人に聞かずに素早く解決できる
・引き継ぎがスムーズに進められる
・属人化が解消される
・短い時間で効率よく業務を行えるようになる

このように、業務を整理しマニュアルを作成・活用することで、生産性の向上に繋がります。マニュアルと聞くと「作るのが面倒」というようなネガティブな印象を持たれることが多いですが、マニュアルを作成し正しく活用することで、一人一人の生産性が高まり、企業の生産性向上に貢献することができます。

一方で、マニュアルは「確かに効果はあるけど、そこまでインパクトがあるものとは思えない」という印象があると思います。
マニュアルというもの自体は新しく生まれたものではなく、古くからビジネスの世界で活用されている道具です。ビジネスマンであれば誰もが一回は見たり読んだりしたことがあるものですが、「読んでもよくわからなかった」「マニュアルを作ったけどあまり見てもらえなかった」…というようにあまり良い結果を得られなかった人も多いため、悪い印象をいだきやすいのでしょう。

それらの経験は、マニュアルが機能していないから良い結果につながらなかったのです。

実はマニュアルには、「機能するマニュアル」と「機能しないマニュアル」があります。
次は、それらの特徴と、違いについてご紹介いたします。

トピック2

TOPIC2

機能するマニュアルと、しないマニュアル

マニュアルが機能していないとどうなるか。マニュアルのあるべき姿とは。

3つの「ない」

機能しないマニュアルには3つの特徴があります。
それは「見つけられない」「使われてない」「更新されてない」 です。

「見つけられない」「使われてない」「更新されてない」

マニュアルを導入したものの、いまいち生産性が上がったように思えない…という場合は、これらの3つの「ない」に当てはまっていないか考えてみてください。

見つけられ「ない」

現場の従業員がマニュアルを見つけられない…というケースです。
どこにマニュアルが保管されてあるか従業員が把握していなかったり、大量のマニュアルの中で自分の知りたい情報がどこに書いてあるのか見つけられず、「疑問が生じたときにすぐにマニュアルを見る」ことができません。

使われて「ない」

マニュアルが現場で見てもらえず、使われてないケースです。
苦労して作ったマニュアルですが、文字だらけでわかりづらい、実際に現場で読みながら作業することは難しいなどの理由で、マニュアルを使わず結局だれかに口頭で質問をしてしまう…というのは、非常によくあることです。

更新されて「ない」

マニュアルが最新の情報に更新されていないというケースです。
手順は、一生変わらないものではありません。例えば、古くなった機械の買い替えに伴って操作方法が変わるなど、修正・更新が必要になってくるシーンも多いです。
Officeソフトなどで作られたマニュアルは更新するにもある程度のスキルが必要ですし、紙に印刷して使っているなら、更新の度に印刷して従業員に配布して…と工程が多く時間がかかるため、結局古いマニュアルのまま更新されてない…という事も。

これら3つの「ない」が発生することで、マニュアルがうまく機能せず、
せっかく作ったのに現場の生産性改善につながらない…という事態に繋がります。

マニュアルのあるべき姿

マニュアルのあるべき姿は“機能している状態”、つまり「見つけられる」「使われている」「更新されている」状態です。このようなマニュアルを作ることができれば、現場の従業員は毎日の業務の中で、不明点がある度にマニュアルを開き、サクサクと業務を進められるはずです。

また、組織の中で一度マニュアルが機能するようになると、それぞれが業務をスムーズに行えるようになるだけではなく、新入社員の入社時に1から説明しなくて済んだり、多店舗展開のビジネスなどは、新規出店までのハードルがグンと下がるでしょう。

マニュアルのあるべき姿は「見つけられる」「使われている」「更新されている」

機能するマニュアルを作ることが出来れば、このように様々なシーンで生産性向上への効果が期待できます。

マニュアルを作成する際には、ただ作ればいいわけではなく、「マニュアルのあるべき姿」がかなうような工夫が大切です。

トピック3

TOPIC3

マニュアルを活用していくには

「マニュアル導入時の課題」

乗り越えないといけない「3つの壁」

実際にマニュアルを導入していく際、さまざまな業種・業界の企業で直面していた課題が「作成の壁」「浸透の壁」「改善の壁」 です。

「作成の壁」「浸透の壁」「改善の壁」を越えることで生産性向上につながる

作成の壁

「作成の壁」とは、マニュアルを作ることに時間や労力がかかってしまったり、そもそも作り切ることができなかったりすることです。いざマニュアルを作ろうとすると、誰が、どんなツールを使い、どんなデザインにするか、など決めることが多く作成自体も大変ということはよくあります。

浸透の壁

「浸透の壁」とは、作ったマニュアルが社内で閲覧されないことです。文字だらけで分かりづらいため読まれなかったり、そもそも必要なときにマニュアルを探し出すことが難しかったりします。

改善の壁

「改善の壁」とは、一度作成したマニュアルが更新し続けられないことです。業務内容の改善はもちろん、新しい情報の追加やシステムの導入など、業務内容の変更に合わせてマニュアルも改善されるべきです。しかし、改善の手間がかかることや、誰が改善するのかという責任の所在が曖昧になってしまうとこの壁に直面することが多々あります。

乗り越えなければいけない壁が多いことは確かですが、これらを越えることが出来れば生産性の向上に大きく役立つでしょう。

壁を乗り越えるために「これを行えば良い」というたった1つの解はありません。壁は共通ですが、業種・業界、従業員、組織規模・文化などによって最適な方法は変わります。

Teachme Bizではツールの提供だけではなく、導入後のサポートも行っております。実際にマニュアルを導入してみたけど、壁に直面してしまった…というときも、どのようにして乗り越えるか、課題の発見から一緒に考えて、あなたの会社の成功をサポートいたします。

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Teachme Bizは、マニュアルであなたの企業にある課題を解決し、生産性を向上するパートナーでいたいと考えております。 「組織の生産性を向上したい」「変える事に挑戦したい」と思う方は、わたしたちと一緒に生産性の向上に向け、挑戦してみませんか。

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わたしたちは「マニュアルは単なる手順書ではなく
企業を大きく変えていく力があるツール」だと考えており
これまで業種・業界問わずさまざまな企業の生産性向上に貢献してきました。
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