マニュアルの作り方

マニュアルのデザインに凝りすぎてはいけない理由

わかりやすい、見やすいマニュアルを作成するためには文章だけではなく、画像の挿入や、重要ポイントを目立たせるデザインの利用が効果的です。しかし、画像の作りこみやデザインにこだわりすぎて、マニュアル作成に多大な時間がかかっていた!という経験はありませんか?

本記事では、マニュアルにおけるわかりやすさ、見やすさとは何かをお伝えし、マニュアルのデザインを考える上でおさえておきたいポイントをご紹介します。

マニュアル作成はデザインが命と考えていませんか

マニュアル作成に着手しよう!という場面で、まず考えるのが「デザイン(フォーマット)」です。ところが、これがなかなか難しいと感じる人も多いでしょう。

  • ・画像やイラストは、どんなサイズでどう配置する?
  • ・タイトルや説明文は、どこにどれくらい書く?
  • ・項目番号のルールはどう決める?
  • ・フォントや色はどうする?
  • ・画像への注意書きはどうやって書きこむ?

などなど、考えればキリがありません。

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マニュアルのデザインもいろいろ。。(google画像検索より)

マニュアル作成でデザインを重要視しすぎている可能性は?

作り始めて実際にマニュアルが形になってくると、「もっとこうしたほうが見やすいかな。」「ここを変えたいな。」と、どうしても気になり始めます。さらに周囲からもアドバイスや提案(や文句)が聞こえてくることも。そこで、思いきってデザインフォーマットを見直すことにしたら、、、それがさらなる悩みを招くことになります。
それまでに作ったマニュアルのデザインを置きかえるのも一苦労です。かといって、どんどん変えていくと全体の統一感がなく、雑然とした印象になります。「よいマニュアル作り」が、いつしか「デザインの作り込みの無限ループ」になってしまいかねません。それがこじれると「マニュアル作成のためのマニュアル」が作られるという事態に陥ってしまうことも。

マニュアル作成の本来の目的は何か

マニュアルを作成して達成したいこと

マニュアルを作成する本来の目的とは、方法や手順をわかりやすく伝えることではないでしょうか。マニュアルを使う人が正しい手順で業務を遂行するための指針となるべくマニュアル作成に取り組んでいらっしゃるかと思います。わかりやすく伝えるためには確かにデザインも重要な要素です。しかし、デザインに凝りすぎて、作成する作業に時間がかかってしまっては本末転倒です。

また、作業工程の手順が変更になることも多々あります。マニュアルを更新するたびに、そこでまたデザインの修正等に時間を取られるようでは、はなはだしく非効率になってしまいます。そもそも作成する側も作成する意欲がそがれてしまうでしょう。

マニュアル利用者がマニュアルに求めるもの

一方、マニュアルを読む側からすれば、マニュアルに求めるものはそれほど多くありません。「正しい手順が分かる」「作業ポイントが一目で理解できる」ことが重視されます。この2つが満たされていればマニュアルとして充分です。読む側にとって優れたマニュアルとして受け入れやすくなり、活用に繋がります。

1度デザインへの「こだわり」を捨ててみることも、理解度・周知度アップに貢献するようなマニュアル作成にとっては、大切なステップといえます。


マニュアル作成の教科書1

こだわりすぎないマニュアル(手順書)作りの導入事例

電子商取引プラットフォーム「BtoBプラットフォーム」を開発・提供している株式会社インフォマート様では、ひとつのミスが大きな影響を与えてしまうため、正確な業務の遂行が必須です。しかし従来の方法で作成した手順書ではどうしてもミスをなくしきれませんでした。そこで「いっそ完璧な手順書を目指さずに、更新されることを前提とした作り方をしてみる」という点への着目をおこなったのです。

更新を前提として「完璧を目指さない」

手順書を完璧に作ろうとすると作成側の負担になりがちです。また、作業工程に変更があればアップデートも必要になります。しかし完璧にこだわればこだわるほど作成側の労力は多くなり、結果として手順書の更新が遅れる・ストップしかねないという状況に陥りがちです。最初から完璧を目指すことをやめ、更新を前提とした作りへのシフトによって「まずは最低限の情報のアップ」「段階的に情報を増やす」ことに繋がりました。「いま必要」な手順書を意識したのです。

マニュアル(手順書)作りに遊び心を

いま必要な情報が読み手に意識されるように、注目するべき情報には目立つアイコンをつけたり、「すぐ終わります」といったメッセージを添えることで注意を引くなど、心理的な効果をもたらすテクニックも導入。作成者が遊び心を出せる部分でもあり、作成時の心理的負担の軽減をもたらしました。
同時に、読み手にとってのハードルも下がるという結果を出しています。完璧ではなくても「いま知りたい情報」がそこにあると分かれば、必要なときに参照しやすいメリットが生まれます。結果として手順書の内容の周知・共有に繋がり、ミスを減らし、効率がアップしたのです。

完璧な手順書よりも「いま必要」な情報を提示し、必要であると判断すればアップデートするスタイルが業務の効率化に貢献しています。

デザインで悩むなんて本末転倒

マニュアルの本来の目的は「方法や手順を伝えること」です。

私たちスタディストは、もともと業務コンサルタントとして数多くの企業様の業務整理・改善に携わりマニュアルを作成してきたメンバーが創業した会社です。そんな「マニュアル作成のプロ集団」が、方法や手順をわかりやすく伝えるために最適なデザインやフォーマットはなにか?を徹底的に考えて生まれたのが、Teachme Bizというサービスです。

同時に、方法や手順を簡単にわかりやすく伝えることを突き詰めてたどり着いたのが、「写真や動画と文字を順序どおりに並べる」というもっともシンプルなマニュアル構成・フォーマットでした。

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Teachme Bizは「写真と文字を手順通りに並べる」というシンプルなフォーマット

このフォーマットでなら、マニュアルを作る人はもちろん使う人も迷いません。また、色やフォントサイズなどのデザイン的な部分を気にせずに作成することができます。
デザイン的な部分を気にしなくてもわかりやすいマニュアルが作成されるので、マニュアル作成を効率的に進められます。
作成途中にデザインで悩むこともないですし、ツールに自動で写真サイズ変更や位置決めを処理させることもできます。色やフォントの調整に苦労することもありません。
とかくデザインやフォーマットで悩みがちなマニュアル作りですが、それでは本末転倒です。「方法を伝える」という本来のシンプルな目的をシンプルに達成できるようなマニュアル作りが重要です。

Teachme Bizはステップ構造で手順が一目で分かる手順書を簡単に作成できます。ステップごとに動画や写真が挿入されたビジュアルベースのフォーマットで分かりやすく、スマホやPCなど、デバイスを問わずいつでもどこでも確認できます。

幅広い企業規模や数多くの業種で、Teachme Bizは累計数千社の業務効率化をサポートしてきました。Teachme Bizを活用によってマニュアル作成の負担の軽減を実現した事例や、研修費用・研修時間の削減に成功した事例などをご紹介します。ぜひ1度、お目をお通しください。

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