デジタル化

デジタル化を進めるメリットデメリットとは?推進に必要な要素も紹介

時代の変化に適応して売上を伸ばし続けるために、企業が検討すべきひとつのメソッドとして「事業のデジタル化」があります。デジタル化の取り組みは費用や時間などのコストがかかる一方、業務の効率化や生産性の向上という大きなメリットが期待できます。

デジタル化によりITツールの導入が進めば、今まで人間が行なっていた業務を自動化できたり、仕事をより効率的におこなったりすることが可能です。ここでは、デジタル化の概念やメリットデメリット、デジタル化を推進させるために必要な要素について説明します。

そもそもデジタル化とは?

事業のデジタル化を進めるには、まずデジタル化の概念について知る必要があります。

以下では、デジタル化の定義やデジタルトランスフォーメーションの違いを説明します。

デジタルデータで新たな価値を生み出すこと

ビジネスにおけるデジタル化とは、「事業にデジタルデータを活用して新たな価値を生み出すこと」です。

たとえば、ドローンを飛ばして向上の広大な敷地を管理したり、位置情報を分析して効率的なマーケティングをしたりする取り組みが挙げられます。

デジタルトランスフォーメーションとの違い

デジタル化と似た概念に「デジタルトランスフォーメーション(DX)」があります。

ビジネスにおけるデジタルトランスフォーメーションとは、「事業にテクノロジーを活用し、経営戦略や業界の仕組みを再構築すること」です。

たとえば、スマートフォンアプリを利用した、タクシーと乗客のマッチングサービスです。従来は道路でタクシーを拾って移動するのが一般的でしたが、このようなサービスが登場にしたことで、業界に大きな革新をもたらしました。

デジタルトランスフォーメーションは、関連する業界や人々の生活にまで大きな変化を与えるものです。「デジタル技術で事業に革新を起こす」というデジタル化よりも、広い概念といえるでしょう。

企業がデジタル化するメリットとは?

企業がデジタル化を進めることに得られるメリットは色々あります。大きなメリットはITツールの活用による業務の効率化です。どのような点で業務を効率化できるのか見ていきましょう。

リモートワークの普及が加速する

企業がデジタル化を進めると、リモートワークの普及が加速します。インターネットやITツールを活用することで、オフィスにいなくても会議や資料の作成・受け渡しができるからです。

通勤が不要になったり、資料を保管する場所の確保や探す手間が無くなったりするため、そのコストを別の作業に充てることができるようになります。

ITツールの導入が進む

企業のデジタル化が進めばITツールの導入が進み、業務を効率化させられます。

たとえば、Web会議システムを導入すれば、会議のために同じ場所に集まる必要がなくなります。勤怠管理ツールを導入すれば、管理にかかる時間や人的コストを削減できるため、より企業のリソースを有効活用できるでしょう。

生産性が向上する

デジタル化が進めば、従来は人間が行っていた業務を自動化させられます。

部品の組み立てをロボットで自動化させれば、それを管理する人員のみで製造が可能です。作業速度が上がれば、従来よりも短期間で多くの部品を組み立てられるでしょう。

ペーパーワークが少なくなる

ペーパーワークが少なくなることも、業務にデジタル技術を取り入れるメリットです。

書類を提出したり、書類を保管したりする手間がなくなるので、業務効率を改善させられるでしょう。

各種手続きがスムーズに進むようになる

デジタル化によってペーパーワークが少なくなれば、各種手続きがスムーズに進むようになります。

たとえば、契約などの手続きは、クラウドサービスを利用すればオンライン上で済ませられます。書類によってはボタンひとつで承認できるので、やりとりの時間を抑えて効率的に業務を進められます。

企業がデジタル化を進めるデメリットとは?

企業がデジタル化を進めることには、メリットだけでなくデメリットもあります。

形として残らないものが出てくる

デジタル化には、「データが形として残らない」というデメリットが生じます。

たとえば、「契約書を現物で確認したい」、「作業マニュアルを手に取って確認したい」などの場合は、印刷する手間が生じます。こうした手間を省くためにも、デジタル化する際は「何をデジタル化させるか」を入念に検討する必要があります。

費用がかかる

デジタル化を進めるには、1つだけでなくさまざまなツールを導入する必要があります。ツールの中には、費用がかさむものもあるため、予算内で適切なツールを選択する必要があります。

しかし、費用だけでツールを選んでしまうのは危険です。自社にあったツールでなければ思ったような効果を得られない可能性があります。デジタル化のメリットを得るには予算だけでなく、目的を達成できるツールかどうかを吟味することが大切です。

データの消失・漏洩のリスクがある

先述したように、デジタル化にはデータが形に残らないという特徴があります。それゆえ、データが消えると大きな損失が生じる可能性があります。データのバックアップなどは、必須の作業でしょう。

また、デジタルデータには、ハッキングや情報漏洩といったリスクもあります。そのため、セキュリティ面に十分な注意を払いつつデジタル化を進なければなりません。

利用しているサービスが終了する可能性がある

デジタルサービスには、インストール型やクラウド型などさまざまな種類があります。自社開発のシステムであれば問題ありませんが、外部ツールを利用する場合、サービスが終了すると今後システムを使えなくかもしれません。外部ツールを利用するなら、過去の実績だけでなく将来性を考えて選ぶことが大切です。

デジタル化を推進するために必要な要素とは?

スムーズに事業をデジタル化させるには、それに必要な要素を押さえておくことも大切です。

失敗を受け入れる姿勢を持つ

デジタル化を進めるには「失敗を受け入れる姿勢を持つこと」が重要です。一言で「デジタル化」といっても、ツールを導入すればすぐに実現するものではありません。デジタル化を進めていると、「データを移行できない」、「操作方法が徹底できない」など、さまざまなトラブルに直面することがあります。

もちろん、トラブルを回避してデジタル化を進める施策は重要です。しかし、ある程度失敗を受け入れる姿勢を持って取り組んだほうが、各担当者の緊張感や負担を抑えてプロジェクトを進められます。

プロジェクトの規模を細分化する

デジタル化をスムーズに進めるには、プロジェクトの規模を細分化させることも大切です。

たとえば、「〇月は新たなツールの導入作業をおこない、次の月は各部署のデータを一元化させる。さらに次の月は新ツール内にデータを落とし込む」のような計画が考えられます。ひとつひとつの計画が小さければトラブルの影響を抑えられるので、効率的に事業をデジタル化できます。

業務プロセスをオープンにする

デジタル化の内容によっては、特定の部署内でプロジェクトを進めるケースもあるでしょう。その場合、「現在どの作業に力を入れているのか」、「どのような問題に直面しているのか」といったプロセスをオープンにすることが大切です。

デジタル化のプロセスをオープンにすれば、直面している課題やその解決策を部署外のメンバーへ共有できます。

デジタル化に遊びを取り入れる

事業のデジタル化を進めるために、プロジェクトに真剣に取り組むことは大切です。しかし、導入するツールの使い方を限定させると、従業員が慣れるのに時間がかかったり、ストレスが溜まったりするかもしれません。

このような事態を避けてデジタル化を進めるには、デジタル化に遊びを取り入れることが大切です。たとえばビジネスチャットツールを導入した場合、「自由に会話できるスレッドを立てる」、「趣味の写真を自由に投稿できる機会を設ける」のような取り組みをすると、興味を持ってツールを利用してもらえるかもしれません。

部署間の情報共有を円滑にさせる

企業で1つのデジタルツールを導入しても、各部署で導入の進め方が異なるとデジタル化がうまく進みません。そのため、部門間の情報共有を円滑にし、同様の方法でデジタル化を進めていく必要があります。

また、ツールを実際に活用する段階では、現場の従業員からフィードバックを集める仕組みを整えることも大切です。

セキュリティ管理を徹底する

先述したように、デジタル化はデータを活用してビジネス展開するため、セキュリティ対策が重要になります。大切なデータが改ざんや漏洩などの被害に遭うと、大きな損害が発生する可能性があるからです。

たとえば、「サーバーにアクセスできる従業員を限定する」、「ファイルごとにパスワードを設ける」など、どのようにセキュリティ管理するかを明確にしておくことが大切です。

また、「データの取り扱い方法の研修を設ける」など、従業員の指導も不可欠でしょう。デジタルツールを正しく扱える従業員が増えれば、デジタル化をさらに進めやすくなります。デジタル時代で力を発揮する人材を育てたいのであれば、「人材育成の教科書」を参考にするのがおすすめです。

まとめ

デジタル化の概要やメリットデメリット、デジタル化を推進させるために必要な要素について説明しました。

企業のデジタル化には、「ツールの導入で各種手続きが楽になる」、「時間コストを削減できる」などメリットも多いです。それにより生産性が高まり、売り上げの向上につながる可能性もあります。

ここで説明した内容を参考にして、デジタル化をスムーズに進めましょう。