時代の変化に適応して売上を伸ばし続けるために、企業が検討すべきひとつのメソッドとして「デジタル化」があります。デジタル化の取り組みは費用や時間などのコストがかかる一方、業務の効率化や生産性の向上という大きなメリットが期待できます。

ここでは、デジタル化の定義やデジタル化の推進に必要なポイント、デジタル化による業務効率化の事例などについてご紹介します。

そもそもデジタル化とは？

事業のデジタル化を進めるには、まずデジタル化の概念について知っておきましょう。以下では、デジタル化の定義についてご説明します。よく混同しがちなデジタルトランスフォーメーション（DX）との違いも解説していますので、ぜひチェックしてください。

デジタル化が持つ2つの意味

まず、デジタル化という言葉には、以下の2つの意味があることを押さえましょう。

1.アナログをデジタル化すること（デジタイゼーション）

具体的にイメージしやすい「単純なデジタル化」を指すのがデジタイゼーションです。主に業務の効率化や合理化を図る目的で、以下のような施策が行われます。

・マニュアルや請求書など書類のペーパーレス化（電子化）
・Zoomなどを用いたオンライン会議やオンライン商談の実施
・RPA導入による既存業務の自動化
・署名のクラウド化　など

2.ビジネスプロセスのデジタル化（デジタライゼーション）

デジタライゼーションは、デジタル化によってサービスや製品、ビジネスモデルに付加価値を与えることを指します。以下のように、デジタル化による商品力強化や、企業競争力の向上などを目的としたものです。

・AIやセンサーなどを用いたモニタリング

デジタライゼーションを行うには、まず業務に関連する事柄がデジタイゼーションされている必要があります。デジタイゼーションはデジタル化の第一段階であり、デジタイゼーションが進んだ先に実現可能なのが、デジタライゼーションなのです。

デジタルトランスフォーメーション（DX）との違い

ビジネスにおけるDXとは、デジタライゼーションからさらに一歩進み「事業にテクノロジーを活用して変化を起こし、より大きな利益を生み出す経営戦略や業界の仕組みを再構築すること」です。

例えば、スマートフォンアプリの位置情報を利用したタクシーと乗客のマッチングサービスは、DXに該当します。従来は道路でタクシーを拾っての移動が一般的でしたが、このサービスの登場で、業界に大きな革新が生じました。

このように、DXは、関連する業界や人々の生活にまで大きな変化を与えるものです。DXはデジタル化と混同されがちですが、これらは順序立てて実現を図るべき異なる概念です。具体的には、デジタル化はDXの前段階にあたります。デジタル化の実現後に、初めてDXが可能になると考えるとよいでしょう。DXの推進を検討する企業は、まず足がかりとしてデジタル化に取り組むことが求められるわけです。

なぜ今デジタル化やDXが注目されているのか

デジタル化とDXが注目されている背景には、どのような社会事情があるのでしょうか。昨今の情勢を踏まえ、今後デジタル化やDXが必要となる理由を探っていきましょう。

「2025年の崖」問題

経済産業省が2018年に公表した「DXレポート」を契機に、DXという言葉が一般層にも注目されるようになりました。レポートの内容は、各企業の当時の状況における以下の課題を取りあげ、DXに取り組むことの重要性を説くものです。

課題1：既存システムの複雑化やブラックボックス化
課題2：既存システムの問題点を解消すべく改革へ取り組むことへの現場層の抵抗

もし上記の課題を克服できず、DXの推進が滞ったままだと、2025年には年間最大12兆円もの経済損失が生じるという推測も記述されています。これが、いわゆる「2025年の崖」と呼ばれる指摘事項です。

将来の人材不足問題

少子高齢化が急速に進む日本では、労働人口の減少によって特に中小企業における人材確保が困難になると予測されています。
その解決方法として有効とされるのがDXです。DXによる業務負担軽減や多様な働き方への対応が可能となれば、少数の人材でも生産性の確保が見込め、企業競争力の保持につながります。

新型コロナウイルス感染症によるニーズの高まり

デジタルの利点として、非接触型・非対面型のコミュニケーションや取引を行いやすいことが挙げられます。
昨今の新型コロナウイルス感染症の世界的流行にともない、テレワークへの移行が進められる中、デジタル化とDXのニーズがさらに高まっています。

デジタル化の前に考えるべき3ステップ

デジタル化はDXを進めるための前段階にあたる過程といえます。しかしデジタル化を進める際に、ITツールをいきなり導入することは避けたほうがよいでしょう。ここでは、企業がデジタル化を行う際は、まず何を準備するべきかをご紹介します。

ステップ1．業務の棚卸し、見える化を行う

まずは業務の棚卸しを行い、現在行っている作業を可視化します。その上で、ルーティンで実行できる作業やバックオフィス業務など「誰でもできるアナログな業務」を抽出しましょう。それらの業務から優先的にデジタル化を検討すると、実行のハードルを下げられます。

ステップ2．業務上の課題をピックアップする

また、業務上で課題を感じている部分こそ、デジタル化によって解決できる可能性があります。ステップ1で見える化した業務を俯瞰して、自分たちで課題の存在に気付くことが大切です。
「紙の書類が多く扱いが大変」、「単純な入力作業に時間を取られがち」など、業務内で改善したいと感じる点を洗い出してみてください。

「他社もやっているから自社もペーパーレス化をする」といった安直な動機ではなく、自社にとって切実に必要な改善点のデジタル化を目指すとよいでしょう。

ステップ3．デジタル化の必要性を検討する

デジタル化の検討事項がピックアップできたら、さらにその必要性について再検討します。デジタル化のプロジェクトによく見られるものとして、「DX実現に向けAIを導入する」といった考え方があります。しかしデジタル化はあくまで手段であり、それ自体が目的ではないことを意識しなければなりません。

「デジタル化で達成したいことは何か」→「それは本当にデジタル化で可能か」→「そのためにどんなツールが最適か」という順序で、じっくり検討します。デジタル化の必要性を明確にした上で、取り入れるべきITツールについて考えましょう。

上記3つの準備事項は一見単純ですから、本当に踏むべき手順なのか疑問を感じるかもしれません。しかし、自社が抱えた課題の解決をデジタル化で図るには、最も重要な過程です。これらの準備を怠らず、確実に課題解決につながるデジタル化を実現しましょう。

デジタル化で失敗しないためのTips

スムーズに業務をデジタル化させるには、そのための必要事項を押さえておくことも大切です。というのも、デジタル化は簡単に進められるものではなく、従来の業務フローや手法の大きな転換は避けられません。これらの変革により、社員にも大きな負荷がかかってしまうという認識が必要です。

デジタル化の成功には大きな壁を越えることが必須ですが、その壁を乗り切るにはどう推進することが求められるのでしょうか。

小さな成功体験を積み上げる

デジタル化の推進に向け、まずは「小さい成功体験」を築いていくことがおすすめです。
例えば、「紙の書類をデジタルで管理する初歩的なデジタイゼーション」から始めるなどでもよいでしょう。

デジタル化による便利さを実感でき、効果を理解してもらえるよう、小さな成功体験を積み重ねていってみてください。従業員たちが自らデジタル化の利点に立ち会うことで、その先の推進体制も作りやすくなるはずです。

従業員にとっての使いやすさを重視する

優秀なシステムを導入しても、実際に運用する社員が使いにくいと感じればすぐに形骸化してしまいます。
ですからツールを実際に活用する段階では、現場の従業員からフィードバックを集める仕組みを整えることも大切です。従業員の声を吸い上げ、「使いにくければやり方を変える」という方向転換がすぐにできるようにしましょう。

現在はITツールも、サブスク型など導入が容易で安価に利用できるものが増えています。仮に自社にマッチしなかったとしても、それらなら費用負担は少なく済むでしょう。無料トライアルなどのキャンペーンが行われていれば、それをきっかけに試すこともおすすめです。あえて失敗も想定内に含め、トライアンドエラーの姿勢で臨んでみてください。

デジタル化に遊びを取り入れる

デジタル化した業務に従業員が早く慣れるためには、ほどよく遊びを取り入れることも大切です。
例えば、ビジネスチャットツールを導入した場合なら「自由に会話できるスレッドを立てる」、「趣味の写真を自由に投稿できる機会を設ける」といった取り組みを試みてみましょう。それにより、さらに興味を持ってツールを積極利用してもらえるかもしれません。

デジタル化のメリットと各種事例

企業がデジタル化を進めることで得られる大きなメリットのひとつが、業務の効率化です。どのような点で業務を効率化できるのかを、事例とともに改めて見ていきましょう。

リモートワークの促進

インターネットやITツールの活用で、オフィスにいなくても会議や資料の作成・受け渡しができれば、リモートワークが促進されます。
具体的には、ZoomやGoogle Meetといったオンライン会議ツール、SlackやChatworkなどチャットツールの導入をはじめ、書類の電子化、ハンコからオンライン署名への切り替えなどが有効です。
リモートワークが広く普及することで通勤が不要になったり、資料を保管する場所の確保や探す手間を省いたりでき、そのコストを別の作業に充てられます。

以下の事例では、多くの社員を1拠点に招いて行っていた研修制度をオンライン研修に変えたことで、研修時間の大幅な短縮と教育担当の負担軽減を実現しました。

社内情報共有の一元管理

ITツールの導入を進めることは、社内情報の一元管理にもつながるでしょう。以下のような社内情報共有の一元化への具体的な取り組みで、より業務を効率化できます。

・勤怠ツールの導入による情報の一元化で勤怠管理負担を軽減
・グループウェアの活用でスケジュールや資料の共有を一元化
・プロジェクト推進ツールを取り入れてメンバーのタスクを一元化
・CRM（顧客管理ツール）による顧客管理情報の一元化　など

以下の事例では、社内マニュアルをクラウドサービスによって一元化し、マニュアルの頻繁な更新があっても全社一括シェアが可能に。社内の混乱を回避できました。

業務の一部自動化

ロボットやRPAの活用で、従来は人が行っていた業務を自動化できます。
部品の組み立てをロボットで自動化できれば、ロボット管理に従事する少数の人員のみで生産を行えます。また作業速度が向上し、より短期間で部品を多数組み立てられるでしょう。
またPRAはパソコン上で行う業務を自動化可能なので、バックオフィス業務の業務効率化が図れるとして、注目を浴びている取り組みです。

以下の事例では、人手不足の問題をデジタル化によって克服しようとマニュアルのデジタル化と併せて業務のRPA化を図り、年間20,000時間もの業務の自動化に成功しています。

ペーパーレス化

従来は紙で管理していた書類をPDFで保存するほか、そもそもペーパーワーク自体を全てデジタル化してしまえば、ペーパーレスを実現できます。
これによって書類の提出や保管の手間を省くことができるため、業務効率の改善につながります。

以下の事例では、各種業務マニュアルとその活用状況をデジタル化したことで、マニュアルに関する社内問合せの削減とさらなる業務の標準化を実現しています。

各種手続きの簡素化

デジタル化によってペーパーワークを減らすことで、各種手続きもスムーズに進められます。
例えば契約などの手続きは、クラウドサービスの利用によってオンライン上で済ませられます。書類によってボタンひとつで承認できる場合もあり、やりとりにかかる時間を省略することで効率的に業務を進められます。

以下の事例では、飲食店チェーンにおけるレシピやメニューの共有をデジタル化しました。結果、レシピ・メニューに関する新情報が店舗で適用されるまでの期間を、従来の2週間程度から2日後までに短縮しています。

まとめ

この記事ではデジタル化の意味やデジタル化の推進に必要なポイントについてご説明しました。

デジタル化には、「各種手続きがスムーズになる」、「時間やコストの削減につながる」などさまざまなメリットがあります。生産性が上がることで、売り上げや企業競争力向上も期待できるでしょう。

デジタル化の推進には、まず現在行っている業務を可視化し、課題点を洗い出すことが重要です。「とりあえずデジタル化してみれば業務改善できるだろう」といった安易な取り組み方は避け、明確に解決したい課題を見付けて準備しましょう。

課題解決の手段としてデジタル化を選定し、推進を図るという順序を大事にしつつ、デジタル化に取り組んではいかがでしょうか。

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