新人教育は企業成長において欠かせないものであり、早期離職を防ぐことにも繋がります。本記事では新人教育を効果的に行うコツや、新人教育の失敗例を紹介します。

そもそも新人教育の意味や目的とは

新人教育の目的は、新人の即戦力化による企業全体の戦力底上げです。高校や大学を卒業したばかりの新入社員は社会人経験がなく、メールの書き方や名刺の渡し方などのビジネスマナーや一般常識がまだ身についていません。中途採用の社員は社会人経験がありますが、新しい会社のやり方を覚え、業務に慣れるまでは時間がかかります。
それでも、早く戦力になる社員を育てられれば、結果として新人教育の担当者自身も仕事の負担を減らせます。また、一人ひとりの業務量が平準化され、業務に余裕ができる分、仕事の質を向上させることにつながります。
コロナ禍以降はとくに人材の流動性が高まっており、人材獲得競争も激化しています。せっかく採用して時間をかけて育てたところで、すぐに辞められてしまうと教育担当者や部署全体の士気が下がり、採用や教育にかけたコストも無駄になってしまいます。業務内容に応じて柔軟に人員を配置し、会社に定着してもらうためにも、適切な新人教育を行い、素早く「一人前」に育てることが重要です。

新人育成に注力するメリット

生産性の向上

新人教育によって業務に必要な最低限の知識・スキルを習得し、入社から早い段階で新人が独り立ちできれば、社内の生産性や業績の向上が期待できます。
新人教育中、担当者は教えることに時間を取られるため、どうしても自分の仕事の進捗は遅れがちです。業務時間内に終わらなかった仕事を残業や休日出勤でカバーし、教育担当者の疲労やストレスが溜まり、生産性の低下を招くこともあるかもしれません。
一方、適切な新人教育によって即戦力化が早まれば、教えた仕事を新人に任せて、自分は別の業務にあたる時間が確保できるため、教育担当者や新人が所属する部署全体の業務負担が軽減されます。
また、新人としては、いきなり現場に投入されてその都度起こる課題に対応する形式だと業務の全体像を網羅的に学ぶことができず、抜け漏れや無駄な重複が生じがちです。入社後の新人研修の段階で体系的に業務の知識とスキルを身につけさせることができれば、本人の仕事の効率が高まり、戦力になるまでの期間を短縮できます。

モチベーションの向上

入社後も新人に高いモチベーションをもって働いてもらうために、新人教育は重要な役割を担っています。残念ながら、入社してくる新人のすべてが仕事に意欲的とは限りません。その会社が第一志望ではない場合があったり、「この会社でうまくやっていけるのか」「自分のキャリアにつながる仕事ができるだろうか」と不安を抱えながら入社していたりします。入社前と入社後のギャップがあまりにも大きいと仕事へのモチベーションは低下し、早期離職につながる可能性もあります。
新人教育を担当する先輩や上司が新人としっかりコミュニケーションを取って人間関係を構築し、新人が抱える疑問や悩み、不安に寄り添う姿勢を示せば、逆にモチベーションを向上させることが可能です。新人が壁にぶつかった際にはきちんとフォローし、目標を達成できた際には承認やねぎらいの言葉を伝えることが、新人の精神的な支えとなり、会社への帰属意識を高めることにつながります。また、小さな成功体験を積み重ねることで、「もっとがんばろう」という前向きな気持ちを引き出すことができるはずです。

早期離職率の低下

新人教育によって本人の心理的な安全性を確保できれば、早期離職率の低下が見込め、採用コストの削減にもつながります。新人が早期離職する理由は配属のミスマッチや人間関係などさまざまですが、教育環境が整っていないことに集約されるケースが少なくありません。
人員の限られる中小企業の中には、Off-JTやOJTなどの教育訓練の制度化が難しい企業もあるはずです。それでも、簡単な説明だけでいきなり仕事を丸投げするのではなく、新人が働きやすい環境づくりを意識することは可能です。例えば、業務マニュアルを用意・配布して仕事の全体像の把握や繰り返しの確認ができるようにする、あるいは疑問や不安を気軽に相談できる先輩社員や上司を近く配置するといった方法が考えられます。
また、与える仕事の目的や意義を共有し、その人の能力や適正に応じた目標を設定して定期的にフィードバックを行うことも、キャリア形成の支援として有効です。

新入社員の傾向

近年の新入社員は「Z世代」と呼ばれ、すでに社会人として働いている世代とは学校教育のあり方や社会経済の状況、情報の収集源などがまったく異なる時代に育っています。そのため、新人教育を成功させるには、新人社員の性格や考え方の傾向を把握しておくことがポイントです。

人間関係に不安を抱いている

最近の新入社員は学生生活をコロナ禍で過ごしてきているため、対面でのコミュニケーションの機会が少なく、新しく人間関係を築くことや他者と深い関わりを持つことに対し、不安や抵抗を感じる傾向にあります。また、SNSの世界で人間関係を構築することに慣れており、多様な価値観を持つ人たちとの間で友好関係を広げることを得意とする一方、本当に心を開く人の範囲は狭いのも特徴です。
ただし、上の世代が気をつけなければならないのは「Z世代だからコミュニケーションが苦手」と一概に決めつけないことです。一般的なイメージで相手を判断しようとすると偏見や勘違いにつながります。世代にかかわらずその人個人の意見や考え方があることを理解し、日頃から傾聴と対話の姿勢を大切にして相互理解を深めながら信頼関係を築くことを意識しましょう。
また、Z世代はワークライフバランスを重視し、仕事とプライベートのメリハリをつけて生活することを好む傾向にあるようです。日本には部下や後輩、同僚と親睦を深める方法としてお酒を飲みながら語り合う「飲みニケーション」という慣習がありますが、お酒の力に頼らずにコミュニケーションを増やす工夫も必要です。

キャリアアップに積極的である

最近の新入社員や若手社員はワークライフバランスを重視する一方で、キャリア教育を受けて育っているため、仕事を通じた成長には積極的です。また、企業が定める職務内容に基づくジョブ型雇用や、転職を通じたキャリアアップにも前向きなイメージを抱いています。出世への意欲は少ないものの、実際の業務で得られる経験やスキルが、自らのキャリアビジョンに活かせるかどうかに関心を持っています。
それとは反対に、新入社員が自分の挑戦したいキャリアを実現するために必要なスキルや知識を把握していない場合には、何を目標に仕事に取り組めばいいのかがわからず、モチベーションの維持が難しくなりがちです。とりわけ、コロナ禍以降はリモートワークの増加などにより、仕事の全体像や自分の貢献が見えにくくなっているという状況も見られました。したがって教育担当者は新人のキャリアプランや業務への希望をヒアリングし、可能な範囲でそれに応じた支援を行う必要があります。

出典：マイナビ研修サービス「2023年新入社員のキャリア意識調査」

デジタルネイティブである

ミレニアル世代やZ世代と呼ばれる現在20代の若手社員は、インターネットが普及した時代やそれ以降に生まれたデジタルネイティブです。物心がついた時期からインターネットやパソコン、スマートフォンが身近にあり、コミュニケーションの取り方や情報収集の方法、消費の傾向などがそれ以前の世代とは大きく異なります。SNSを通じて自分とは異なる価値観の人や世界中の人とつながる機会も充実しており、多様性を認める文化の中で育っているともいえます。
また、わからないことがあれば、考えるよりも先にインターネットで検索するのもこの世代の特徴です。そのような文化に慣れている新人は、社内での常識に対して違和感を覚えることがあるかもしれません。それを無碍にはせず、環境づくりに反映させると、業務の効率化や改善を図れる可能性があります。
さらなるデジタルネイティブ世代の特徴としては、情報リテラシーに優れており、デジタル機器の取り扱いやSNSでの情報発信に慣れている点も挙げられます。
とはいえ、インターネット上にはデマやフェイクニュースも存在するため、情報の取捨選択が不可欠です。SNSの使い方を誤ると個人情報や企業情報が流出するリスクもあるため、情報管理の重要性を周知することも重要になります。

新人教育が失敗する例

ここからは、新人教育でついつい行いがちな失敗例をご紹介します。現在、新人教育で困っている方は、無意識のうちに失敗例に該当する新人教育を行っているかもしれません。
新人教育のやり方によっては、新人が心を閉ざしてしまい、コミュニケーションが円滑に取れなくなる恐れがあります。「最近の若者はわからない」と考える前に、まずは自分自身の教育の仕方を振り返ってみましょう。

社内用語や新人が理解できない言葉を多用する

社内でしか通じない専門用語や新人が理解できないようなビジネス用語を多用すると、新人は理解に苦労します。
例えば、当たり前のように使ってしまいがちな「アライアンス」「PDCAを回して」「コミット・コミットメント」といった言葉も、新人は理解できていない可能性があります。
「わからないなら質問すればいい」と思うかもしれませんが、教育担当者の話を遮りいちいち質問するのは新人にとって勇気のいることです。不明点を質問できないというのは、新人が辞めてしまう引き金のひとつでもあります。

心理的安全性を担保していない

心理的安全性（psychological safety）とは、チームメンバーの一員として気兼ねなく発言したり、自分本来の姿を安心してさらけ出したりすることができる雰囲気やチーム環境を指します。新人に対して心理的安全性が担保されているかどうか見極めるのも、大切なことです。
例えば、新人が失敗した場合、心理的安全性が担保されていれば新人は周囲が自分の失敗を認めて受け入れてくれると感じ、次の仕事に向けての反省・立ち直りが早くなります。しかし、心理的安全性が担保されていないと、新人は誰にも相談できず一人で落ち込んだ気持ちや悩みを抱え込み続けることになるでしょう。
相談しない新人が悪いのではなく、新人が相談しにくい雰囲気を作っていることが問題かもしれません。

仕事の目的や背景を伝えない

新人につい、業務の概要や内容ばかりを説明していませんか？例えば目的も背景も伝えずただ「日報をつけなさい」と指示をしても、新人は「なぜこんなことをしなければならないのか」と疑問や不信感を抱き、やる気の低下や早期離職の原因となります。
「日報を付けるのは当たり前のこと」と思わずに、「上司がメンバーの状況を把握し、評価するために必要だから」「日々の振り返りによって課題が可視化されて成長につながるから」など、言葉にすることが大切です。

新人個人のビジョンを考えず、組織の意向で仕事を丸投げする

新人個人のビジョンが、必ずしも組織と同じ方向を向いているとは限りません。新人の数だけ目的や価値観は異なります。将来的に独立しようと考えている新人もいれば、今より多く稼ぐことを目的にしている新人もいるわけです。
にもかかわらず、組織の意向だけ考えて仕事を丸投げし続けていては、新人のやる気は低下します。「新人個人のビジョン＝組織のビジョン」ではないことを前提に、新人個人のビジョンを知り、そこに沿うことも大事です。

新人教育に大切な5つのポイント

新人教育はひとつずつ順番にステップを踏み、段階ごとに異なった教育をする必要があります。「このくらいわかっているだろう」と基本を省いて先に進んでしまうと、新人の成長はそこで止まってしまうかもしれません。
そこで、段階的に教育するためのポイントを5つご紹介します。

新人が仕事をしやすい雰囲気を作ってあげる

失敗例として「心理的安全性を担保していない」という項目を挙げましたが、これを避けるにはまず、新人が仕事をしやすい雰囲気を作ることが重要です。
例えば新人が遠慮をして声をかけられないような状況を回避し気軽に相談・質問をしてもらうためには、メンター制度を導入する、雑談などコミュニケーションの時間を意図的に設けるといった対策が効果的です。
そのほか、失敗をしたときにリカバリーしやすい、またミスをしても評価が下がらないような評価制度を構築し、失敗や挑戦におおらかな社風を醸成することも大切です。実際に新人が失敗した際も、解決策にフォーカスした対応を心がけましょう。

新人のステータスや新人個人の目標を把握する

失敗例にあった「新人個人のビジョンを考えず、組織の意向だけ考えて仕事を丸投げする」の解決につながる話です。
人間は一人ひとり向き不向きや好き嫌いが異なります。まずは新人の個性に目を向けそれぞれの目標を把握すれば、どのように教育すべきかが見えてきます。例えば将来的に独立しフリーで働きたいと考えている新人には、一人でも仕事を回せるように仕事全体の流れを網羅的に教えていけば、積極的に吸収しようとするはずです。
ただし、新人のステータスや目標を把握するには、心理的安全性を担保した上で月数回の1on1を実施するなど、会社としての具体的な取り組みが必要です。

仕事の目的と背景を伝える

こちらは、失敗例の「仕事の目的や背景を伝えない」の解決方法になります。対策は簡単で、実際に教育をする中でなぜその仕事を新人に振ったのか、組織としての目的や背景を説明しましょう。
前項にあったように新人のステータスや目標を把握しておけば、なぜその仕事を振ったのかという理由の説得力が増します。
組織が自分に何を求めているのかを理解し、その仕事はどんなスキルを伸ばすためのものなのか、チームで仕事をする上でどんな効果があるのかなどが明確になれば、新人は高いモチベーションを維持した状態で、積極的に仕事にあたるようになるかもしれません。

自走できる人材に必要な思考力を身に付けさせる

「自走できる人材」とは、自分で考えて行動を起こし、仕事を生み出せる人材のことです。新人が仕事で悩んでいるとき、教育担当者は悩みを解決するのではなく、なるべく解決のヒントだけを与えるようにしましょう。
ヒントをもとに考えて問題を解決させることで、新人が「指示待ち人間」になるのを防ぎ、自走できる人材へと成長します。時間はかかりますが、自走できる人材を作るためには必要なコストです。
ただし、ヒントを与えるだけで放置するのはNG。新人がどうしても行き詰まってしまったときは、きちんとフォローしてあげましょう。

次の仕事に活かせるようなフィードバックを行う

フィードバックとは、業務内容やその成果に対して、「何がよかったか」「もっと効率のいい方法があったのではないか」と評価し、改善につなげるプロセスのことです。
フィードバックは新人とのコミュニケーションのきっかけにもなるため、なるべく有益なフィードバックをするようにしましょう。
ただし、フィードバックが「頭ごなしの説教」にならないように注意してください。失敗を批判するのではなく「なぜダメだったのか」を論理的に説明して、今後の仕事に活かせる改善点を理解させましょう。

新人を育てるのが上手い人とは?

同じように新人の教育を任されても、新人からの信頼や尊敬を獲得しながら指導ができる教え方の上手い人と、新人のやる気を低下させてしまう教え方の下手な人がいます。何が両者の違いを生むのでしょうか。

当事者意識の植え付けができる人

新人を育てるのが上手い人の特徴のひとつに、当事者意識の植え付けができる点が挙げられます。仕事を仕事としか捉えられないと、やらされ感が出てしまい、売上げなどの成果に対してもどこか他人事になりがちです。そのため、当事者としての意識で仕事を主体的に行う姿勢が求められます。
しかし、新人のうちは誰でも仕事を覚え、それをこなすことに必死で、自分が置かれている状況や果たすべき役割にまで考えを巡らすことは簡単ではありません。やる気があったとしても、当事者意識までは持ちにくい状態です。
したがって、教育担当者は仕事の進め方だけを教えるのではなく、その仕事を任せる意図や仕事の目的を伝え、本人の当事者意識を養うことを意識しましょう。

自ら動く姿勢を見せる人

新人の育成が上手い人は、指示を出すばかりでなく自ら動いて行動で示すのが特徴です。仕事を丸投げして必要なサポートをしないにもかかわらず、仕事の進め方には口を出すような上司が新人から慕われることはまずありません。教育担当者自身が手本になるような姿勢を仕事において見せることが大事です。
また、新人が仕事に行き詰まっているようなら相談に乗り、問題点を明らかにして解決策を一緒に考えることが新人の問題解決能力を養い、仕事に対する意欲を高めることにつながります。
なお、新人が悩みや不安を抱えていることに気づくためには、普段からコミュニケーションを取って変化を察知することも大切です。

新人教育の有効な手段

新人教育は、主に「マニュアル」「OJT」「Off-JT」の3つを上手く組み合わせて行うのが一般的です。新人教育を担当する方は、ぜひ参考にしてみてください。

マニュアル

わかりやすく、活用されるマニュアルがあれば、新人は何度も業務内容の手順を見返して学習できます。テキストだけのマニュアルだと作成するほうも読むほうも大変なので、画像や動画を載せたマニュアルが有効です。仕事の手順がわかりやすくなり、スキルの無い新人でも簡単に仕事を再現できます。

OJT

OJT（On-the-Job Training）は現任訓練ともいい、教育担当者が付き添って現場で業務スキルを学ぶ方法です。実務を通じた実践形式の研修では、通常業務の具体的手法を学べます。OJTを経験していれば新人の生産性は大きく向上し、即戦力として活躍しやすくなります。
またOJTは、個人の特性に合わせたスピードや内容でトレーニングを積むことができるだけでなく、特別な準備が不要なので教育費用を抑えられるのも特徴です。

あわせて読みたい

eラーニング×OJTによる効果的な人材育成方法とは？

Off-JT

Off-JTは職場外でビジネスの基本や専門的な知識、業務内容を学ぶ教育訓練を意味します。OJTとは異なり実務を離れた座学での研修になるため、Off-JTを行う場合は特別な時間を設ける必要があります。
「実践形式のOJTだけでいいのでは」という意見もありますが、通常の業務を行いながら指導するOJTだけでは、十分な教育ができない恐れがあります。
特に部署によってはOJTのみだと基本的なビジネスマナーを学ぶ機会を得られないことがありますから、Off-JTの経験は新人の将来を考えると重要です。

業務のマニュアル化が新人教育の鍵

ここまでご紹介してきた通り、新人教育には押さえておくべきポイントや手法があります。その中でも、テレワークが進んでおりOJTやOff-JTがしづらい現在の状況で特に注目してほしいのが「マニュアル作成」です。以下ではその理由とマニュアルのメリットをご紹介します。

「マニュアルを見ればできる」状態が即戦力育成につながる

実は、業務の80％以上はマニュアル化が可能だと言われます。業務の多くは「誰がやっても同じ単純型」と「一定のパターンから選択する選択型」に分類されるからです。マニュアル化できない、「経験や知識を基に高度な判断を行う感覚型」の業務は、わずか10～20％程度です。
つまり、業務をわかりやすい形でマニュアル化すれば、新人社員でもマニュアルを研修材料として、ほとんどの業務をすぐに真似て実践できるようになるということです。
「すぐに完璧に習得するのは無理だろう」と思われるかもしれませんが、実際には100％再現する必要は全くありません。まずは、標準化された業務を60％程度でも再現できることが大切です。
一度業務を遂行できたら、フィードバックと改善を繰り返しましょう。PDCAを回していくことで新人はさらに成長し、社内には育成ノウハウが蓄積していきます。
また、マニュアルで予習しOJTで実践といったサイクルを作れば、教育効果はさらに高くなります。

あわせて読みたい

社内の86%の業務はマニュアル化できる！ ~30社の業務を見てわかったこと~

マニュアルによる育成のメリット

マニュアルのメリットはまだまだあります。ここでは学ぶ側、教える側それぞれの視点で考えてみましょう。

＜学ぶ側のメリット＞
学ぶ側からしてみると、いくらOJTで指導を受けても、ついうっかり学んだことを忘れることは頻繁にあります。かと言って、教育担当者に何度も同じことを聞くのは新人にとって抵抗感のあることです。テレワーク時であればなおさら聞きづらさが増します。
そんなとき、マニュアルがあればすぐに不明点を参照できるので、心理的安全性につながります。また、マニュアルの内容が業務の基準となるので、「先輩によって言っていることが違う」という事態も起きにくく、迷いが少なくなります。

＜教える側のメリット＞
教える側としても、教科書のように参照できるマニュアルがあるのは安心材料です。人によって異なる内容、間違った情報を教えてしまうといった不安をなくせます。
マニュアルがあればある程度のレベルまでは新人が自走して学んでくれるので、教育に必要な時間そのものの削減にもつながります。

マニュアル作成のポイントは「デジタル」で「わかりやすく」

こうしたメリットを享受するには、マニュアル自体がわかりやすく、使いやすくなければいけません。例えば文字だらけ、専門用語だらけのマニュアルでは、新人が見ても理解できないため活用されず、効果を発揮できません。
また紙のマニュアルだとアップデートがあった際に周知に時間がかかり、保管にも手間がかかります。更新性や活用のしやすさを考えると、マニュアルはデジタルで運用するのがマストです。デジタルなら、テレワークの環境でも新人に遠隔で学習を進めてもらえるのも利点です。

新人教育に適したマニュアルなら「Teachme　Biz」におまかせ！

Teachme Bizはマニュアルを簡単に作成し、クラウドで運用可能なツールです。テキストだけでなく画像や動画を活用することでビジュアライズされたわかりやすいマニュアルを作成できるので、新人の即戦力化に活用可能です。クラウド上で更新も簡単で社内に周知しやすく、業務内容に変更があればすぐに最新情報にアクセスでき、新人が戸惑わずに業務にあたれます。さまざまな端末から確認できるので、テレワークでも十分運用可能です。
さらに、Teachme Bizには検索機能があるので、目当てのページにすぐにアクセスできます。指示する場合にも「○○ページを見ておくように」と伝えるだけなので、手間がかかりません。また、検索履歴を見れば新人はどのような項目を検索しているのかがわかり、マニュアルの改訂の一助となります。

まとめ

効果的な新人教育を行うことができれば、即戦力化が早まり、新人本人の生産性向上はもちろん、教育担当者や部署全体の生産性も高まることが期待できます。近年の新卒社員や若手社員は性格や考え方などがそれ以前の世代とは異なるとされているため、彼らの特性を理解した上で適切な指導やフォローを行うよう意識しましょう。