新人教育をうまく行うポイントは?失敗例も交えて紹介します!


「新人教育をしているけれど、最近の新人は何を考えているのかわからなくて困った」という方や、「将来的に新人教育をしなければならないので悩んでいる」という方もいるのではないでしょうか。
そこで本記事では、新人教育をうまく行うポイントについてご紹介します。

また、新人教育の失敗例やNG例も記載しています。新人教育の失敗は早期離職の原因にもなりかねません。ぜひ、参考にしてみてください。

そもそも新人教育の目的とは


新人教育の目的は、新人の即戦力化による、企業全体の戦力底上げです。
早期に利益を生み出せる社員を増やすこと、つまり生産性が高く戦力になる新人を生み出すことです。新人を生産性の高い戦力にすることにより、企業全体の戦力を底上げできます。結果として新人教育の担当者は楽に仕事を進めることができ、ノウハウや姿勢を蓄積していけば翌年の新人教育はさらに負担が軽くなります。

生産性の高い新人が増えれば、仕事の分担が容易になり一人一人の平準化されるでしょう。その分、質の高い仕事をすることができるため、適切な新人教育は企業の成長につながると言えます。

新人教育のNG例


ここからは、新人教育でついつい行ってしまいがちなNG例をご紹介します。現在、新人教育で困っている方は、無意識のうちにNG例に該当する新人教育を行っているかもしれません。新人教育のやり方によっては、新人が心を閉ざしてしまい、コミュニケーションが円滑に取れなくなる恐れがあるのです。

その結果、職場の雰囲気が悪くなり、新人の早期離職につながる場合もあるでしょう。それを避けるためにも、ここで紹介する4つのNG例を参考にしてみてください。

社内用語や新人が理解できない言葉を多用する

社内でしか通じない用語や新人が理解できないビジネス用語を多用すると、新人は教育担当者が何を伝えたいのかわからなくなります。

たとえば「アライアンス」「PDCAを回して」「コミット・コミットメント」といった言葉です。教育担当者はわかっているので当たり前のように使ってしまいがちですが、多くの新人は理解できていない可能性があります。

教育担当者の話を遮り、いちいち質問するのもはばかられると考えて、新人はわからないまま話を聞き流すことが多くなります。わからないことを質問できないというのは、新人が辞めてしまう大きな理由のひとつです。

心理的安全性を担保してない

心理的安全性(psychological safety)とは、チームメンバーの一員としてチームに対して気兼ねなく発言したり、自分本来の姿を安心してさらけ出したりすることができる雰囲気やチーム環境を指します。新人に心理的安全性が担保されているかどうか見極めることも教育担当者には必要なことです。

たとえば新人が失敗した場合、心理的安全性が担保されていれば立ち直りが早くなります。しかし、心理的安全性が担保されていないと、新人は誰にも相談できず一人で抱え込むことになるでしょう。相談しない新人が悪いのではなく、新人が相談しにくい雰囲気を作っていることが問題かもしれません。

仕事の目的や背景を伝えない

仕事には目的や背景があります。たとえば新人に日報をつけさせる場合、なぜ日報をつける必要があるのか、その目的と背景を事前に説明しておくといいでしょう。目的や背景を知れば、新人の積極性も向上します。

目的も背景も伝えず頭ごなしに「日報をつけろ」と命令をすると、新人はなぜこんなことをしなければならないのかと疑問を持ち、疑問は不信感に変わります。不信感が募ればやる気の低下や早期離職の原因となるでしょう。

新人個人のビジョンを考えず、組織の意向だけ考えて仕事を丸投げする

新人個人のビジョンが組織のビジョンと同じ方向を向いているかというと、必ずしもそうとは限りません。将来的に独立しようと考えている新人もいれば、今より多く稼ぐことを目的にしている新人もいます。新人の数だけ目的や価値観は異なります。

にもかかわらず、組織の意向だけ考えて仕事を丸投げしていては新人のやる気は低下します。「新人個人のビジョン=組織のビジョン」ではありません。新人個人のvisionを知ることが大事です。

新人教育の5ステップ


ここからは、新人教育の5つのステップについて解説します。新人教育は1つずつ順番にステップを踏み、段階ごとに異なった教育をする必要があります。

「このくらいわかっているだろう」と基本を省いて先に進んでしまうと、新人の成長はそこで止まってしまいます。ステップを踏んで段階的に教育しましょう。

新人が仕事をしやすい雰囲気を作ってあげる

NG例として「心理的安全性を担保していない」という例を挙げましたが、これを避けるにはまず、新人が仕事をしやすい雰囲気を作ることが重要になります。

一度聞いたことを再び聞くのは、新人にとっては難しいことの1つです。教育担当者も自身の仕事を持っているので、教えるたびに手を止めなくてはなりません。そのため、遠慮をして声をかけられなかったりタイミングが悪く対応してもらえなかったりすると、疑問を解決できずに失敗してしまいます。

そういった事態を避けるために先回りしてマニュアルを作っておけば、新人は何度も見返すことができるのでわからないことを放置せずに済みます。教育担当者も何度も教える手間が省けるので一石二鳥です。

また、教育担当者がマニュアルを作ってくれたという事実は新人の心理的安全性を保つことにもつながり、職場の雰囲気もよくなるでしょう。

新人のステータスや新人個人の目標を把握する

NG例にあった「新人個人のビジョンを考えず、組織の意向だけ考えて仕事を丸投げする」の解決につながる話です。

人間は一人一人向き不向きや好き嫌いが異なります。まずは新人の個性に目を向けましょう。それぞれの目標を把握すれば、どのように教育すべきか見えてきます。たとえば、将来的に独立を考えている新人には、独立した際に有利になるスキルを中心に教えていけば、積極的に吸収しようとするでしょう。

ただし、新人のステータスや目標を把握するには、心理的安全性が担保されている必要があります。心理的安全性が担保されていなければ、真のステータスや目標は見えてきません。

仕事の目的と背景を伝える

こちらは、NG例の「仕事の目的や背景を伝えない」の解決方法になります。目的や背景がわからない仕事ほど苦痛なものはありません。そのため、なぜこの仕事を新人に振ったのか、組織としての目的や背景を説明しましょう。また、新人のステータスや目標を把握しておけば、なぜその仕事を振ったのかという理由の説得力が増します。

組織が自分に何を求めているのかを理解し、その仕事は自分の何を伸ばすためのものなのかが明確になれば、新人は積極的に仕事にあたるようになるでしょう。

自走できる人材に育てるために:問題解決のためのヒントを与えて、考えさせる

「自走できる人材」とは自分で考えて行動を起こせる人材のことです。新人が仕事で悩んでいるとき、教育担当者は悩みを解決するのではなく、解決のヒントだけを与えましょう。答えを教えてしまったほうが話は早いですが、問題解決のためのヒントだけを与えて考えさせることが重要です。

ヒントをもとに考えて問題を解決させることで、新人が「指示待ち人間」になるのを防ぎ、自走できる人材を育てられます。時間はかかりますが、自走できる人材を作るためには必要なコストです。

次の仕事に活かす価値のあるフィードバックを行う

フィードバックとは、「何がよかったか」「もっと効率のいい方法があったのではないか」といった答え合わせのことです。新人が行った仕事の結果については必ずフィードバックしましょう。フィードバックは新人とのコミュニケーションのきっかけにもなります。なるべく有益なフィードバックをするようにしましょう。

してはいけないフィードバックは、頭ごなしに説教することです。失敗については「なぜダメだったのか」と論理的に説明して、今後の仕事に活かせる改善点を理解させましょう。ただ叱るだけでは新人教育にはなりません。

新人教育の有効な手段


ここからは、新人教育の際に有効な手段を紹介します。具体的には「マニュアルを作る」「OJT」「Off-JT」の3つです。これら3つの方法をうまく組み合わせて新人教育を行うのが一般的ですが、特にマニュアルの作成は重要になるでしょう。
これから新人教育を行う方も現在進行形で新人教育している方も、ぜひ参考にしてみてください。

マニュアル

マニュアルを作成すれば、新人は何度もマニュアルを見返して学習できます。テキストだけのマニュアルだと作成する方も読む方も大変なので、画像や動画がついたマニュアルを作るといいでしょう。画像や動画付きのマニュアルならば、仕事の手順がわかり誰でも簡単に仕事を標準化できます。

さらに、何度でも読み返せるマニュアルには、新人の心理的安全性を保つ効果もあります。そういった意味でも、マニュアルは新人教育において重要なものといえるでしょう。

OJT

OJT(On-the-Job Training)は現任訓練ともいい、教育担当者が付き添って現場で業務スキルを学ぶ方法です。新人教育としては一般的な方法で、多くの企業で採用されています。

実務を通じた実践形式の研修では通常業務について学べます。そのため、OJTを経験しているかどうかで現場での生産性は大きく異なり、経験していれば即戦力として活躍できるでしょう。

また、個人の特性に合わせたスピードや内容でトレーニングをつむことができ、コストが抑えられるというメリットがあります。

Off-JT

Off-JTは職場外での教育訓練を意味します。OJTとは異なり実務を離れた座学での研修になるため、Off-JTを行う場合、特別な時間を設ける必要があります。一般的に、Off-JTではビジネスの基本や専門的な知識、業務内容を学びます。

「実践形式のOJTだけでいいのでは」という意見もありますが、通常の業務を行いながら指導するOJTだけでは、十分な教育ができない恐れがあります。

また、Off-JTは基本的なビジネスマナーを学ぶ機会でもあります。部署にもよりますが、こういった点はOJTでは学びにくいものなので、将来的に役立つスキルになるでしょう。

マニュアル化することで新人教育の良質な教材に!

マニュアル化することで、手順さえ間違わなければ誰でも同じように仕事をこなせるようになります。つまり仕事を「標準化」できるのです。新人が挫折するポイントに先回りして解決策を提示してくれるマニュアルは、新人の心理的安全性を保つのにも役立ちます。

また、マニュアル化すれば、ノウハウや姿勢を蓄積していくことができるでしょう。それによって、新人教育の属人化も防げます。「新人教育なら社内であの人しかいない」という状態(属人化)をなくし、誰でも一定水準の新人教育をできるようになります。

シンプルでわかりやすいマニュアルなら「Teachme Biz」におまかせ!

ここまで、マニュアルがあれば何度でも読み返せるので新人はゆとりを持って仕事に臨めるという話をしてきました。新人教育のマニュアルを作成するなら「Teachme biz」がおすすめです。

Teachme Bizはテキストだけでなく画像や動画を活用した視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できるので、新人の即戦力化が可能です。特に、即戦力が求められる飲食や小売のアルバイトには有用性の高いものになるでしょう。

さらに、Teachme Bizには検索機能があるので、目当てのページにすぐにアクセスできます。指示する場合にも「○○ページを見ておくように」と伝えれば済みます。また、検索履歴を見れば新人はどのような項目を検索しているのかがわかり、マニュアルの改訂の一助にもなるでしょう。

Teachme Bizでマニュアル作成するのは簡単で、導入のコストも低く抑えられます。Teachme Bizを導入すれば、マニュアル作成の時間的、精神的、金銭的コストを大幅に削減することが可能です。

まとめ


新人教育は企業を成長させるためには欠かせないものになります。新人教育する上で重要なのは、新人の心理的安全性を担保することです。心理的安全性を担保できないと、新人教育は進みにくくなるため、安心して働ける雰囲気作りが必要といえるでしょう。

そのためには、新人が余裕を持って何度も見返せるマニュアルを作成することが重要になります。マニュアル作成には、Teachme Bizが有用です。ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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