【保存版】誰でも簡単に業務マニュアルが作成できるテンプレート集をご紹介
業務マニュアルや手順書は、業務をわかりやすく伝えるのに欠かせない存在です。しかし、伝わりやすいマニュアルを作成するのは簡単ではありません。当ページをご覧いただいている方の中にも、マニュアル作成で苦戦している人は多くいらっしゃるのではないでしょうか。マニュアルを作成するための作業は大変ですが、一回作成してしまえば、教える手間が省けたり、業務内容を把握出来たりと、多くのメリットが得られます。
ビジネスパーソンであれば、マニュアルの作成を任されることや、必要に迫られて自らマニュアルを作成せざるを得ない状況になることもあるでしょう。ただマニュアルを作るには、作業工程を見直したり、読み手に伝わりやすい表現にしたり、考えることが多い分「面倒」「難しい」とネガティブに捉えてしまいがちです。もっと簡単に、手っ取り早くマニュアルを作れることができれば・・・とお悩みの皆様のために、マニュアルを効率よく作成するためのポイントや、マニュアルのテンプレートやサンプルを活用してマニュアル作成にかかる作業時間を短縮できるおすすめのサービスをご紹介します。
目次
マニュアル作成でテンプレートを使うメリット
マニュアル作成でテンプレートを利用することは、様々なメリットがあります。まず始めにテンプレートを利用するメリットを4点ご紹介します。
効率的にマニュアルを作成できる
マニュアルを1から作成しようと考えると、「どんなデザインにするか？」「必要な項目は？」「項目を記載する順番は？」など、構成を考えること自体に時間がかかってしまいがちです。
マニュアルの作成そのものに過度なリソースを割くことにも繋がり、とても効率的とは言えません。
そこでテンプレートの利用をおすすめします。テンプレートはすでにマニュアル作成にとって重要な項目が提示されていて「雛型」が完成しています。そのため、必要な情報を記入していくだけで、マニュアルを作成することができます。
マニュアルの品質を担保できる
テンプレート活用のメリットには、「マニュアルの品質の担保」も挙げられます。読みやすいマニュアルは内容だけではなく、画像の配置を含めた一定のデザイン作業が必要です。
マニュアルの品質は作成者のデザインスキルに左右されるケースがあり、スキル次第では読みづらくわかりづらいマニュアルとなり、活用されないマニュアルに仕上がってしまうこともあります。しかし、テンプレートを活用することで、作成者のデザインスキルに左右されることなく、汎用性が高い、わかりやすいマニュアルを作ることができます。
マニュアルのフォーマットを統一できる
テンプレートを使うことで「マニュアルのフォーマットを統一できる」というメリットもあります。業務内容や担当者によって異なるフォーマットで作られたマニュアルが社内に混在していると、利用者が混乱してしまいます。せっかくマニュアルを作成しても、利用者にとっては分かりにくく、読みにくいため、結果として、マニュアルが読まれなくなることにも繋がりかねません。テンプレートでフォーマットを統一すれば、そのような問題を解決しやすくなり、「多くの人が読むマニュアル」が実現するでしょう。
必要な項目の抜け漏れを防止できる
テンプレートには、あらかじめ必要事項が設定されています。マニュアル作成の際には、その設定項目に沿って埋めていけば良いため、業務に必要な情報の抜け・漏れをなくすことができます。
マニュアル作成の手順
マニュアル作成時には、要点を整理したうえでスケジュールを決め、骨組みとなる構成を考えていきましょう。また、担当者を分けて時系列で整理し、内容を確認してから必要に応じて改善も行います。
なお、マニュアル作成の手順やコツは以下の記事で詳しく解説しています。
マニュアル作成ナレッジー作り方やコツを解説！
要点を整理する
まずは、マニュアルの対象者を決めましょう。誰に向けたマニュアルなのかによって、盛り込むべきコンテンツが変わります。例えば、新入社員向けなら、初心者でも理解しやすいよう、より丁寧な解説が求められます。
同時に作業内容の洗い出しも進めましょう。細かい作業まで抽出し、手順も整理します。このとき、マニュアル作成のチームだけで進めてしまうと、正確に作業を抽出できません。そのため、実際に現場で業務に携わっている従業員に聞き取りを行い、そのうえで洗い出しを進めましょう。
スケジュールを制定する
マニュアル作成のスケジュールも決めます。スケジュールを組まずに取り組むと、ほかの業務との兼ね合いで先延ばしになってしまうおそれがあります。運用を開始する予定日が決まっているのなら、それまでに完成できるようスケジュールを調整しましょう。
なお、マニュアル作成では、社内のさまざまな人に協力を仰ぐケースが出てきます。現場の従業員にヒアリングも行うため、それも踏まえたうえでスケジュールを組み立てなくてはなりません。聞き取りの対象となる従業員の予定や都合も確認したうえで、スケジュールを考えましょう。
マニュアルの構成を組む
構成を適当に考えてしまうと、利用者が理解しにくいマニュアルになるおそれがあります。わかりやすいマニュアルになるかどうかは、構成が鍵を握っているといっても過言ではありません。全体の骨組みとなる部分なので、じっくりと時間をかけましょう。
抽出した作業の内容も整理しつつ、フレームワークを作ります。このとき、1人の担当者で進めようとすると、主観が入り込んだマニュアルに仕上がるおそれがあるため、チームのメンバーと一緒に作業を進めましょう。
全体の構成が完了したら、目次を作ります。特に、コンテンツのボリュームが膨大なケースでは、目次がないと求める情報を利用者がスピーディーに見つけられません。
担当者を分け、時系列で整理する
作業内容ごとに担当者を割り振ったうえで作成を進めましょう。また、記載する情報を整理する際には、時系列で並べるのも大切なポイントです。
優先順位の低い作業がページのトップに記載されている、記載されている順番と本来の順序が異なる、といったマニュアルでは、従業員にとって非常に使いづらいものとなってしまいます。本来の作業手順と同じように、時系列で整理しましょう。
動画や画像を活用するのも有効です。文字だけでは説明が難しいような業務においては、画像や動画を積極的に活用することで、わかりやすいマニュアルに仕上がります。
確認・改善を行う
マニュアルが完成したら、しっかりと目を通しましょう。盛り込むべき内容が記載されているか、記載している手順に間違いはないか、数値に誤りはないか、誤字脱字はないかといった部分を再確認します。
マニュアルの内容に誤りがあると、業務に支障をきたすおそれがあります。従業員が間違った方法で作業してしまいケガをする、品質が低下するといった可能性もあるため、複数のメンバーでしっかり時間をかけてチェックしましょう。
マニュアルの運用担当も決めます。実際に運用が始まったあとは、マニュアル通りに業務を進行させて問題がないか確認しつつ、定期的な見直しも行いましょう。何かしら問題が発生したら、速やかに改善します。定期的な見直しと改善を繰り返すことによって、マニュアルの内容が洗練されていきます。
マニュアル作成の6つのポイント
①伝えたい内容を明確にする
マニュアルの読み手は、マニュアルを見るだけで作業手順や業務内容を理解できることを期待しています。つまり、このマニュアルで何を伝えたいのか、何を説明しているのかが一目でわかるようにすることがマニュアル作成において重要です。
中でも大切なのは「業務を行う意味・目的」「業務全体の流れ」「求められる水準」の3点です。これから取り組む業務がなぜ必要なのか理解したうえで業務を行うのと、理解せず業務を行うのとでは、業務の品質にも差が出ます。
②5W1Hを意識する
マニュアルの内容は具体的かつ初めて業務にあたる人にも伝わりやすいことが大切です。具体性を出すために、「いつ」「誰が」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」の5W1Hを意識して作成しましょう。
5W1Hを意識してマニュアルを作成することで、利用者が理解しやすいマニュアルが作りやすくなります。
③なるべく簡潔な文章で書く
マニュアルの文章がやたらと長文になっていたり、過剰な説明がされていると、マニュアルを使う側にとってわかりづらいものとなります。一文につき1つの動作を表すようにライティングすると、伝わりやすくなります。
④初めて業務を行う人でもわかるような内容にする
マニュアルは初めてその業務を行う人でもわかるように作ることが大切です。
業界経験のない新入社員でもそのマニュアルを読んだ時でも、内容を理解できるようなマニュアルを目指しましょう。
そのためには、専門用語や初心者が理解できない言葉は避けて、誰でも分かる言葉で記載するようにしましょう。専門用語（業界用語）などの難しい言葉が必要な場合は、注釈を入れるなどの工夫をしましょう。
⑤視覚的に分かりやすくする
マニュアルはイラストや画像・動画などをうまく組み合わせることで視覚的にわかりやすくなります。よくある文字だらけのマニュアルは、一目でポイントがわかりづらく、また読んで、理解するのに時間がかかるので、読み手の負担となります。
そもそも、読む気が起きずマニュアルが使われないということも発生するでしょう。業務ミスや品質の均一化を図るためにも視覚的にわかりやすいマニュアルを作成し、活用されるようにしましょう。
⑥デザインはシンプルにする
前項であげた通り、視覚的にわかりやすいことはわかりやすいマニュアルにおいて重要です。しかしデザインに凝りすぎてしまい、気づいたらマニュアル作成に膨大な時間を費やしてしまったというケースも多くあります。
マニュアル作成の本来の目的とは「作業方法や手順を正しく伝えること」です。
デザインに凝りすぎて、作成する作業に時間がかかってしまっては本末転倒です。また過度なデザインは、伝えたい情報を遮ってしまうこともあります。本来の目的を見失わないためにも、デザインはシンプルにまとめるのがオススメです。必要な情報のみをスマートに伝えることで、作成に無駄な時間を割くこともありません。
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マニュアルをシンプルにわかりやすく仕上げるデザインのワンポイントアドバイス
- 重要な箇所は赤字や太字などで目立つようにする
- 複雑な説明はイラストや図を使って説明する
- 字のサイズを調整し、見やすくする
こちらもおすすめ！
マニュアルのデザインに凝りすぎてはいけない理由
マニュアルを作る際に意識しておきたいのは、「作成して終わりではない」という点です。
上記6つのポイントを意識して作成したマニュアルでも、大幅刷新し改定を社内に周知する、古いマニュアルが使用されることのないようバージョンを管理するのは大変な作業です。テンプレートを使ったマニュアル作成完了後の管理運用までを視野に入れておくと後々の対応が容易になります。
とはいえ、「マニュアル作成そのものの方法がわからない」「マニュアルの運用方法など検討が付かない」という場合がほとんどではないでしょうか。
そのようなお悩みをお持ちの方向けにお役立ち資料をご用意しました。わかりやすく社内で使われるマニュアルの作成方法について知りたい方はぜひ参考にしてください。
以下の項では、マニュアルの作成に役立つサンプル集をご紹介します。ワードやパワーポイントといったソフトに合わせて使用できるテンプレート、作りたいマニュアルに合わせてカスタムされたテンプレートなど、目的に合わせて選ぶことができますよ。
マニュアルのサンプル・テンプレート集
ここからは、おすすめのマニュアルのサンプル・テンプレート集をご紹介します。いずれも使いやすく、業務効率の向上が期待できるマニュアルの作成に大きな貢献を果たしてくれます。
SILAND.JP
SILAND.JPは、Word、Excelのマニュアルテンプレートが用意されています。操作マニュアルや運用マニュアルのドキュメント作成用のフォーマットで、表紙、目次、本文ページという構成になっており、マニュアルに必要な要素が一通り揃っているのが特徴です。システムの操作方法や運用のオペレーションなどを伝えるときに活用できるでしょう。
特別なインストール処理は不要で、使いたいテンプレートの圧縮ファイルを解凍するだけで使えます。スケジュール管理表や工程表、見積書、議事録など、業務でよく利用するテンプレートが幅広く揃っています。
用意されているテンプレートをもとに、用途や目的に応じて自由にカスタマイズできるのもポイントでしょう。
- Officeソフトでの利用：可
- 無料（一部有料）
- 会員登録不要
bizocean
Word:
>>https://www.bizocean.jp/doc/category/292/
PowerPoint：
>>https://www.bizocean.jp/doc/category/175/
Excel：
>>https://www.bizocean.jp/doc/category/275/
bizoceanは、ビジネスパーソンを対象とした、日本最大級の無料ビジネステンプレート集『書式の王様』をはじめ、ビジネスに関連するコンテンツを提供しています。マニュアルのテンプレートも充実しており、Word・PowerPoint・Excel版が用意されているのが特徴です。Wordでは約26種類ものテンプレートがあり、「考え方・行動基準」のまとめ表や「労務・庶務業務マニュアル」などのテンプレートが利用できます。PowerPoint版では、主に操作マニュアルを中心としたテンプレートがあります。Excel版では点検や確認を目的としたマニュアルが用意されています。例えば、「仕事の段取りシート」や「目標チャレンジシート」などが利用可能です。
- Officeソフトでの利用：可
- 無料（一部有料）
- 会員登録必要
Microsoft
Word：
>>https://templates.office.com/ja-JP/templates-for-Word
PowerPoint：
>>https://templates.office.com/ja-JP/templates-for-Word
Excel：
>>https://templates.office.com/ja-JP/templates-for-Word
Word・PowerPoint・Excelの開発元であるMicrosoft社が提供しているテンプレート集です。ワード版ではパーティーの招待状や一週間の時間割表、ビジネスレターや請求書などがあります。PowerPoint版では主に背景のデザインが多く用意されているのが特徴です。例えば、「生鮮食品のプレゼンテーション」や「ビジネスコントラストプレゼンテーション」などがあります。エクセル版では、「業務経費報告書」や「クレジットカード支払い計算シート」など、主に数字を扱った業務のテンプレートが多く用意されています。端的に言えば、ソフトの用途に見合ったテンプレートが備わっています。会員登録は不要で、無料公開されているテンプレートから必要なものをダウンロードして使うことができます。
- Officeソフトでの利用：可
- 無料）
- 会員登録不要
マニュアルテンプレート
>>http://templateexcel.com/blog-entry-963.html
Excelを使ったテンプレートが掲載されています。主に「電話対応マニュアル」「業務マニュアル」「防災訓練マニュアル」を作成するときに役立つでしょう。Officeソフトに限らず、互換性のあるソフトでも作成可能です。
- Officeソフトでの利用：可
- 無料
- 会員登録不要、互換性ソフトによる動作可能
経費削減実行委員会
>>http://econavi.owners.ne.jp/template/file/033-00000000541
経費削減実行委員会ではPowerPointでのマニュアルテンプレートが利用可能です。企画書・提案書を作成するときに利用できる手順マニュアルが多数用意されており、すべて無料で使うことができます。また、業務引き継ぎ書のテンプレートも用意されています。ほかにも非常に多くの業務用テンプレートが使えて便利です。「あれが急に必要になった！」というときには、まずこちらをチェックしてみるのもおすすめです。
- Officeソフトでの利用：可
- 無料
- 会員登録不要
テンプレートBANK
>>https://www.templatebank.com/
テンプレートBANKは来客応対や電話の受け方などのビジネスマナーをはじめ、社員教育に役立つテンプレートが充実しています。WordやExcelで作成されており、ダウンロードしてそのまま活用できるものも少なくありません。利用にあたって会員登録が必要で、無料会員から有料会員まで、会員の種類によって利用できるテンプレートが異なります。
- Officeソフトでの利用：可
- 無料または有料
- 会員登録が必要
bizroute
bizrouteは、ソフトウェア開発やWebサイト制作などに携わる、株式会社エクシアが運営しているメディアです。総務や営業、人事、経理、開発などさまざまな分野で活用できる豊富な種類のテンプレートを取りそろえているのが特徴です。
業務マニュアルのテンプレートもあり、無料でダウンロードできます。テンプレートはWordで利用でき、カラーとモノクロの2つから選べます。
マニュアルを作成したい方に寄り添った、親切なコンテンツを用意しているのも特徴です。公式サイトでは、テンプレートを実際に使用するときの例をはじめ、見出しの作り方や目次更新の方法、改ページのやり方などを画像でわかりやすく解説しています。
Wordでマニュアル作成をしたいと考えている方や、テンプレートを使いこなせるか不安な方におすすめです。
- Officeソフトでの利用：可
- 無料
- 会員登録不要
［文書］テンプレートの無料ダウンロード
>>https://template.k-solution.info/
送付状や証憑、案内文、連絡文、依頼書などあらゆる文書のテンプレートをダウンロードできるサイトです。扱っているテンプレートカテゴリの数は200を超えており、圧倒的なボリュームを誇ります。
「その他の文書テンプレート」から、マニュアルの雛形をダウンロードできます。Excelを用いて作られたテンプレートで、作業手順書や業務マニュアルの作成に使えます。
なお、業務マニュアルに活用できるテンプレートは2種類あるので、使いやすさや見やすさで選ぶとよいでしょう。実際にWebサイト上でテンプレートを開いて確認できます。
- Officeソフトでの利用：可
- 無料
- 会員登録不要
プレゼンデザイン
>>https://ppt.design4u.jp/template/
プレゼンデザインは、プレゼン資料に適したデザインのノウハウを発信しているWebサイトです。さまざまなデザインテンプレートを紹介しており、商用目的でも無料でダウンロードできます。ただし、テンプレートに関する利用規約が掲載されているため、ダウンロードする前にチェックしておきましょう。
マニュアルに特化したテンプレートはありませんが、PowerPointで編集できるさまざまなデザインテンプレートを無料で入手できるのはメリットです。マニュアル以外にも、講演資料や企画書、提案書などの作成に適したテンプレートを入手できます。
また、同サイトではマニュアル作成に役立つデザインパーツ集を配布しています。見出しや箇条書きなどの素材をまとめたものであり、コピー＆ペーストで編集中のマニュアルへ追加できます。
さらに、テンプレートのテーマカラー変更も可能です。デフォルトのブルーをはじめ、グリーンやブラウンなどのカラーバリエーションを用意しており、簡単に差し替えられます。
- Officeソフトでの利用：可
- 無料
- 会員登録不要
このように、一からマニュアルを作成しなくても、ベースとなるテンプレートが数多く用意されています。作成したいマニュアルの種類やイメージにあわせて、これらのテンプレートを活用して、時間をかけすぎずサクッと業務マニュアルや作業手順書を作成しましょう。
マニュアル作成における大きな問題点
いくらしっかりとしたテンプレートがあったとしても、内容がわかりにくければ意味を成しません。作成したマニュアルが見づらい、手順や内容がわかりやすく説明されていないなどであれば、せっかく作ったマニュアルの効果がなくなってしまいます。どうすれば見やすく、わかりやすいマニュアルが作成できるのでしょうか。
実は、マニュアルには根本的な問題が存在します。以下は、マニュアルの作り手と読み手のそれぞれが抱えるマニュアルの問題点となります。
マニュアル作成の問題点
| 作り手 |
|---|
| 作成や管理が重労働になりやすい |
| 主観や感覚が加わると読み手に伝わりにくい |
| 率先してマニュアルを作ろうとする人が少ない |
| フォーマットがバラバラになりやすい |
| 読み手 |
| 完成したマニュアルが読みづらい |
| 専門用語が多くわかりづらい |
| 文字量が多くて理解が進まない |
図のようにマニュアルの作成・運用は、作り手にも読み手にも大きな負担がかかる業務であることがわかります。そこで活躍するのがマニュアル作成・共有・管理ができるクラウドサービス「Teachme Biz」です。
Teachme Bizでマニュアルを作成する方法
Teachme Bizは、マニュアルを簡単に作成・閲覧・管理できるクラウド型のマニュアル作成・共有システムです。画像や動画をベースにしたビジュアルにより視覚的に理解できるので、作業手順が見える化され、専門用語などによる壁がなくなります。
文字だらけのマニュアルが大変身！
簡単に画像・動画付きマニュアルを作れるTeachme Bizの機能をご紹介
- スマートフォンやタブレットで写真や動画を撮影する
- 説明文を入力する
- 伝わりやすくするために写真や動画にマーキングをする
- 手順書を公開・共有する
Teachme Bizを使ったマニュアル作成の流れはたったの４ステップ！
クラウドでデータが同期されているため、改訂時もすぐに内容を更新でき、即座に現場へ伝えることができます。
このようにTeachme Bizであれば、簡単にマニュアルを作成することができ、文字で伝えていた部分を、画像や動画で伝えることで、作成者の負担を軽減することはもちろん、読み手にもわかりやすいマニュアルに仕上げることができます。実際にTeachme Bizを活用してマニュアル作成にかかるコストや工数の削減に成功した事例をご紹介します。
株式会社ビッグ・エーは、東京都・埼玉県・神奈川県・茨城県を地盤とする、食料品・日用品のハードディスカウントストアとして229店舗を展開しています。
- 年間16,000時間の研修時間削減に成功！
- 約1,600万円のコストカットを実現！
- Teachme Bizの導入により
作業の効率化・標準化、
人材育成の時間短縮
手順書の属人化を解消し、
引き継ぎ作業を50%削減！
オンラインで完結も可能に
1,100を超える国内大手法人に導入されている人事・給与システム「COMPANY」を開発する株式会社Works Human Intelligenceの関連会社で、BPOサービスベンダーの株式会社ワークスビジネスサービス様。取引先企業の多種多様な業務内容に柔軟に対応したオーダーメイド型のBPOサービスを提供し、成長を続けています。
- 2時間の手順書作成時間を
30~40分に短縮！ - 手順書の属人化を解消！
引き継ぎ作業を50%削減！ - Teachme Bizの導入により
手順書作成時間と引き継ぎ作業の
コストカットを実現！
Teachme Bizで作成できるマニュアルサンプル
Teachme Bizは画像・動画を使ったわかりやすいマニュアルを簡単に作成することができます。実際のサンプルマニュアルを用意しました。
新人教育用のマニュアル
年末調整等の用紙記入方法のマニュアル
【サンプル】令和2年分(2020年分) 年末調整等の用紙記入方法
調理方法のマニュアル
マニュアルの作成・運用は非常に重要である一方で、作り手にも読み手にも大きな負担がかかるという根本的な問題があります。しかし、Teachme Bizを活用することでマニュアル作成にかかる時間を削減できるだけでなく、印刷にかかるコスト、集合研修にかかるコストなどさまざまな経費を削減することが可能です。
数あるマニュアルツールの中で、小売・飲食・宿泊・製造・物流・医療から金融まで業種業界を問わず利用率No.1 *のTeachme Bizが5分でわかるサービス資料をご用意しました。各業界でどのように活用されているかがわかる事例などもご紹介しています。
*2020年 株式会社アイディエーションによる「マニュアル手順書ツールユーザー満足度調査」
またTeachme Bizでは無料トライアルをお申し込みいただけます。「自分達でも簡単にマニュアルが作成できるのか試してみたい」「実際に使ってみて自社に合うか相談したい」という方はぜひ無料トライアルをご利用ください。
テンプレートで効率的にマニュアルを作成しよう！
マニュアルはシンプルかつ、わかりやすく作成することが重要です。デザインに凝りすぎて時間がかかってしまうことは、マニュアル作成の本来の目的から外れてしまいます。マニュアルをどのように構成するかは、マニュアルの種類や記載する内容、用途によっても使い分ける必要があり、伝わりにくい箇所には図表やイラストなどを活用して説明するなど、工夫が必要です。効率的にマニュアルを作成するための一つの方法として、テンプレートを活用しデザインや構成を考える手間を省きましょう。
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