マニュアルの作り方

テンプレを使ってサクッとマニュアル・手順書作成!サンプル・テンプレート集・例

業務マニュアルや手順書は、業務をわかりやすく伝えるのに欠かせない存在です。しかし、伝わりやすいマニュアルを作成するのは簡単ではありません。当ページをご覧いただいている方の中にも、マニュアル作成で苦戦している人は多くいらっしゃるのではないでしょうか。マニュアルを作成するための作業は大変ですが、一回作成してしまえば、教える手間が省けたり業務内容を把握出来たりと、多くのメリットがもたらされます。

ビジネスパーソンであれば、マニュアルの作成を任されることや、必要に迫られて自らマニュアルを作成せざるを得ない状況になることもあるでしょう。ただマニュアルを作るには、作業工程を見直したり、読み手に伝わりやすい表現にしたり、考えることが多い分「面倒」「難しい」とネガティブに捉えてしまいがちです。もっと簡単に、手っ取り早くマニュアルを作れることができれば・・・とお悩みの皆様のために、マニュアルを効率よく作成するためのポイントや、マニュアルのテンプレートサンプルを活用してマニュアル作成にかかる作業時間を短縮できるおすすめのサービスをご紹介します。

マニュアル作成の4つのポイント

①伝えたい内容を明確にする

マニュアルの読み手は、マニュアルを見るだけで作業手順や業務内容を理解できることを期待しています。つまり、このマニュアルで何を伝えたいのか何を説明しているのかが一目でわかるようにすることがマニュアル作成に重要です。本当に伝えたいこと、マニュアルを通して理解してもらいたいことを明確にしたうえで、テーマや構成を読み手に伝わりやすく工夫して作成することで読み手にとって理解しやすくなります。テーマや構成は作成初期に設定するものなので、最初の構成次第で、伝わりやすいマニュアルになるかどうかが決まってきます。

中でも大切なのは「業務を行う意味」「業務全体の流れ」「求められる水準」の3点です。これから取り組む業務がなぜ必要なのか理解したうえで業務を行うのと、理解せず業務を行うのとでは、業務の品質にも差が出ます。まず、マニュアルで業務に取り組む目的を伝えるようにしましょう。また、作成するマニュアルが業務の一部であったとしても、業務の全体観を伝えておくことで理解しやすくなります。加えて、担当する業務における求められる水準を伝えておくことで業務品質のばらつきを防止することにつながります。

②読み手のレベルに合わせた内容にする

わかりやすいマニュアルを作るためには、読み手を意識しなければなりません。ここで言う「読み手」とは、マニュアルを確認しながら実際に業務に取り組む人を指します。読み手の視点が欠落してしまうと、内容が複雑になってしまうこともしばしばです。

例えば、業界経験のない新入社員を対象としたマニュアルを作成する場合、業界用語には解説をつける、ビジネス用語を多用しないなどの工夫が必要となります。年配のスタッフが使用する場合は文字の大きさを、外国人スタッフが使用する場合には言語などを意識して作成しましょう。

③デザインはシンプルにする

文章自体が読みやすいことはもちろんですが、イラストや画像などをうまく組み合わせて理解しやすいものが伝わりやすいマニュアルです。文字だらけで、ポイントがわかりづらいマニュアルでは、読む気が失せてしまいます。せっかく作っても、読まれなくては意味がありません。そこで、画像やイラストを配置するタイトルや説明文の入れ方を工夫するなど、デザイン性を持たせることで文字だけのものよりも伝わりやすいマニュアルを作成することができます。

しかし、デザインに凝り始めてしまうと、気づいたら膨大な時間を費やしてしまった、凝りすぎて逆にわかりづらいマニュアルになってしまったというのはマニュアルのあるあるです。マニュアルの本来の目的は「作業方法や手順を伝えること」にあります。シンプルなデザインを心がけましょう。

マニュアルをシンプルに仕上げるデザインのワンポイントアドバイス

  • 重要な箇所は赤字や太字などで目立つようにする
  • 複雑な説明はイラストや図を使って説明する
  • 字のサイズを調整し、見やすくする

④わかりやすい言葉で書く

読み手に簡潔明瞭に伝えるためには、読み手の視点を忘れないように意識しましょう。やたらと長文になっている、過剰な説明がされているなどは読み手にとってわかりやすいとは言えません。冗長や回りくどい表現も避けわかりやすさを重視しましょう。一文につき1つの動作を表すようにライティングすると、伝わりやすくなります。

やるべき作業をたくさん記載すると、読み手が混乱してしまいます。できるだけ簡潔に、理解しやすく短い文章を作ることをおすすめします。

まとめ

マニュアルを作る際に意識しておきたいのは、「作成して終わりではない」という点です。上記4つのポイントを意識して作成したマニュアルでも、大幅刷新し改定を社内に周知する、古いマニュアルが使用されることのないようバージョンを管理するのは大変な作業です。テンプレートを使ったマニュアル作成完了後の管理運用までを視野に入れておくと後々の対応が容易になります。

とはいえ、熟練の人事担当者や総務の方でもなければ「マニュアル作成そのものの方法がわからない!」という場合がほとんどではないでしょうか。先に挙げた通り、マニュアル作成を円滑に進めるコツやポイントこそあっても、一度もマニュアルを作ったことのない方の場合は、何から手をつけてよいかわからないというケースもしばしばです。

そんな「マニュアルの具体的な作成手順や方法を知りたい!」「マニュアル作成のプロに教えてほしい!」というマニュアル作成の初心者の方であれば、以下のページをご参照ください。マニュアル作成前の準備から具体的な手順、作成における注意点に至るまで、マニュアル作成に必要な知識と技術が揃っています。

\プロが教える/
マニュアル作成の教科書!

わかりやすいマニュアル作成の
ポイントやコツとは?

以下の項では、マニュアルの作成に役立つサンプル集をご紹介します。ワードやパワーポイントといったソフトに合わせて使用できるテンプレート、作りたいマニュアルに合わせてカスタムされたテンプレートなど、目的に合わせて選ぶことができますよ。

マニュアルのサンプル・テンプレート集

SILAND.JP

>>http://siland.jp/shift/

SILAND.JPは、ワードのマニュアルテンプレートが用意されています。操作マニュアルや運用マニュアルのドキュメント作成用のフォーマットで、表紙、目次、本文ページという構成になっており、マニュアルに必要な要素が一通り揃っているのが特徴です。システムの操作方法や運用のオペレーションなどを伝えるときに活用できるでしょう。

bizocean

ワード:
>>https://www.bizocean.jp/doc/category/292/

パワーポイント:
>>https://www.bizocean.jp/doc/category/175/

エクセル:
>>https://www.bizocean.jp/doc/category/275/

bizoceanは、ビジネスパーソンを対象とした、日本最大級の無料ビジネステンプレート集『書式の王様』をはじめ、ビジネスに関連するコンテンツを提供しています。マニュアルのテンプレートも充実しており、ワード・パワーポイント・エクセル版が用意されているのが特徴です。ワードでは約26種類ものテンプレートがあり、「考え方・行動基準」のまとめ表や「労務・庶務業務マニュアル」などのテンプレートが利用できます。パワーポイント版では、主に操作マニュアルを中心としたテンプレートがあります。エクセル版では点検や確認を目的としたマニュアルが用意されています。例えば、「仕事の段取りシート」「目標チャレンジシート」などが利用可能です。

Microsoft

ワード:
>>https://templates.office.com/ja-JP/templates-for-Word

パワーポイント:
>>https://templates.office.com/ja-JP/templates-for-Word

エクセル:
>>https://templates.office.com/ja-JP/templates-for-Word

ワード・パワーポイント・エクセル の開発元であるMicrosoft社が提供しているテンプレート集です。ワード版ではパーティーの招待状や一週間の時間割表、ビジネスレターや請求書などがあります。パワーポイント版では主に背景のデザインが多く用意されているのが特徴です。例えば、「生鮮食品のプレゼンテーション」「ビジネスコントラストプレゼンテーション」などがあります。エクセル版では、「業務経費報告書」「クレジットカード支払い計算シート」など、主に数字を扱った業務のテンプレートが多く用意されています。端的に言えば、ソフトの用途に見合ったテンプレートが備わっています。

マニュアルテンプレート

>>http://templateexcel.com/blog-entry-963.html

エクセルを使ったテンプレートが掲載されています。主に「電話対応マニュアル」「業務マニュアル」「防災訓練マニュアル」を作成するときに役立つでしょう。

経費削減実行委員会

>>http://econavi.owners.ne.jp/template/file/033-00000000541

経費削減実行委員会ではパワーポイントでのマニュアルテンプレートが利用可能です。企画書・提案書を作成するときに利用できる手順マニュアルが利用可能です。また、業務引き継ぎ書のテンプレートも用意されています。

テンプレートBANK

>>https://www.templatebank.com/

テンプレートBANKは来客応対や電話の受け方などのビジネスマナーなど社員教育に役立つテンプレートが充実しています。ワードやエクセルで作成されており、ダウンロードしてそのまま活用できるものも少なくありません。利用にあたって会員登録が必要で、無料会員から有料会員まで、会員の種類によって利用できるテンプレートが異なります。

このように、一からマニュアルを作成しなくても、ベースとなるテンプレートがたくさん用意されています。作成したいマニュアルの種類やイメージに合わせて、これらのテンプレートを活用して、時間をかけすぎずサクッと業務マニュアルや作業手順書を作成しましょう。

マニュアル作成における大きな問題点


いくらしっかりとしたテンプレートがあったとしても、内容がわかりにくければ意味を成しません。作成したマニュアルが見づらい、手順や内容がわかりやすく説明されていないなどであれば、せっかく作ったマニュアルの効果がなくなってしまいます。どうすれば見やすく、わかりやすいマニュアルが作成できるのでしょうか。

実は、マニュアルには根本的な問題が存在します。以下は、マニュアルの作り手と読み手のそれぞれが抱えるマニュアルの問題点となります。

マニュアル作成の問題点

作り手
作成や管理が重労働になりやすい
主観や感覚が加わると読み手に伝わりにくい
率先してマニュアルを作ろうとする人が少ない
フォーマットがバラバラになりやすい
読み手
完成したマニュアルが読みづらい
文字量が多くて理解が進まない

図のようにマニュアルの作成・運用は、作り手にも読み手にも大きな負担がかかる業務であることがわかります。そこで活躍するのがマニュアル作成・共有・管理ができるクラウドサービス「Teachme Biz」です。

Teachme Bizであれば、簡単にマニュアルを作成することができ、文字で伝えていた部分を、画像や動画で伝えることで、作成者の負担を軽減することはもちろん、読み手にもわかりやすいマニュアルに仕上げることができます。実際にTeachme Bizを活用してマニュアル作成にかかるコストや工数の削減に成功した事例をご紹介します。

▽株式会社ビッグ・エー様の場合

株式会社ビッグ・エーは、東京都・埼玉県・神奈川県・茨城県を地盤とする、食料品・日用品のハードディスカウントストアとして229店舗を展開しています。

  • 年間16,000時間の研修時間削減に成功!
  • 約1,600万円のコストカットを実現!
  • Teachme Bizの導入により
    作業の効率化・標準化、
    人材育成の時間短縮

▽株式会社ワークスビジネスサービス様の場合

手順書の属人化を解消し、
引き継ぎ作業を50%削減!
オンラインで完結も可能に

1,100を超える国内大手法人に導入されている人事・給与システム「COMPANY」を開発する株式会社Works Human Intelligenceの関連会社で、BPOサービスベンダーの株式会社ワークスビジネスサービス様。取引先企業の多種多様な業務内容に柔軟に対応したオーダーメイド型のBPOサービスを提供し、成長を続けています。

  • 2時間の手順書作成時間を
    30~40分に短縮!
  • 手順書の属人化を解消!
    引き継ぎ作業を50%削減!
  • Teachme Bizの導入により
    手順書作成時間と引き継ぎ作業の
    コストカットを実現!

マニュアルの作成・運用は非常に重要である一方で、作り手にも読み手にも大きな負担がかかるという根本的な問題があります。しかし、Teachme Bizを活用することでマニュアル作成にかかる時間を削減できるだけでなく、印刷にかかるコスト、集合研修にかかるコストなどさまざまな経費を削減することが可能です。

数あるマニュアルツールの中で、小売・飲食・宿泊・製造・物流・医療から金融まで業種業界を問わず利用率No.1 *のTeachme Bizが5分でわかるサービス資料をご用意しました。各業界でどのように活用されているかがわかる事例などもご紹介しています。

*2020年 株式会社アイディエーションによる「マニュアル手順書ツールユーザー満足度調査」

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経営効果や導入事例を見る

★Teachme Bizの機能

Teachme Bizは簡単にマニュアルを作成できるだけでなく、マニュアルの共有や活用の徹底を支援する機能が充実しているのが特長です。5つの特許から成るTeachme Bizの機能についてご紹介します。

Teachme Bizの
詳しい機能を見る

テンプレートで効率的にマニュアルを作成しよう!

マニュアルはシンプルかつ、わかりやすく作成することが重要です。デザインに凝りすぎて時間がかかってしまうことは、マニュアル作成の本来の目的から外れてしまいます。マニュアルをどのように構成するかは、マニュアルの種類や記載する内容、用途によっても使い分ける必要があり、図表やイラストなどを活用して説明しなければ伝わりにくい箇所には、工夫が必要です。効率的にマニュアルを作成するための一つの方法として、テンプレートを活用しデザインや構成を考える手間を省きましょう。

今回は、マニュアル作成に利用できるサンプルやテンプレートについてご紹介しました。マニュアル作成のポイントでも記述しましたが、作る手順や事前準備を知りたい方のためにマニュアル作成のノウハウや注意点をまとめたマニュアル作成の教科書をご用意しました。「そもそも作り方がわからない」「効率よく作成したい」そんなお悩みをマニュアルのプロが解決します。

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マニュアル作成の教科書!