ノウハウを文書にまとめることで技術伝承に役立てたり、標準的な取り決めを文書化して業務効率化やコスト削減に繋げるなど、マニュアルは企業経営の様々なシーンで活用されています。

マニュアルには、その業務の目的や内容、実際の作業手順、困ったときの対処法など、業務の詳細が記載されています。マニュアルを作成する際には、見る人が必要な情報を間違いなく、抜け漏れなく、伝わりやすく工夫する必要があります。

マニュアルを作成することがきまったら、そのマニュアルで扱う業務範囲を決定します。マニュアル作成前にカバーする範囲を決めておくことで、マニュアルのテーマがブレにくくなります。マニュアルで説明する範囲を決める際には、どのようなシーンで誰がどういう用途で使用する手順書なのかを意識することが大切です。

構成案は、マニュアル全体の骨組みです。家を建てることに例えると、頑丈な建物を建てるために、まずは土台づくりを行います。手順書マニュアル作成においては、きちんと構成案を作成してからマニュアルの内容に着手することで、本来の目的からずれたり、内容がぶれるのを防ぐことができます。

マニュアルは、誰がどの作業を、どの手順で進めていくのかが、どんな人にも解りやすく表現してあるかどうかが重要です。やるべき作業がやるべき順番に並んでいて、ステップごと作業内容が書かれていれば、マニュアルを誰が見ても作業を行うことができます。また、ベテラン社員であっても新入社員であってもわかるような表現で書かれていることも大切です。

マニュアル作成にあたって、まずデザインやフォーマットを決めましょう。タイトルやテキストをページのどのあたりに記入するのか、またフォントの種類やサイズ、色などルールを決めます。

マニュアル作成を進めていくと、もっと見やすくしたい、もっとおしゃれにしたい・・・などとこだわりだすと深みにハマってしまうのはマニュアルのあるあるです(通称マニュアルアル)。

しかし、マニュアルの目的は、方法や手順を伝えることであり、シンプルでわかりやすいことが一番です。色や図形なども多用すると見づらくなってしまいます。シンプルな構成をこころがけましょう。

マニュアルは初版の段階で内容を完璧に網羅する必要はありません。マニュアル作成後に業務を進めていく段階で加筆すべき項目や修正点が出たら、その都度修正し、メンバーに周知していきます。マニュアルは作成して終わりではありません。作成したマニュアルを配布してマニュアル運用を社内に定着させることが重要です。

画像や動画をベースにしたビジュアルにより視覚的に理解できるので、作業手順が見える化され、専門用語や言語による壁がなくなります。関連マニュアルとの紐付けやURLへのリンクも設定でき、必要な情報にダイレクトにアクセスすることができます。

マニュアルはクラウド上で常に最新版を管理できるので、更新・配布の手間がかかりません。また改廃がしやすく、現場の生の声をすぐにすくい上げてマニュアルに反映することができるため、現場で働く人たちのモチベーション維持・向上にも貢献します。