マニュアル作成は以下の手順で行います。

1. 1．業務内容や作業手順を整理する
2. 2．作業工程や業務上の懸念点や注意点を洗い出す
3. 3．作成するマニュアルの利用者、利用シーンを明確にする
4. 4．作成するマニュアルがカバーする範囲を定める
5. 5．マニュアルの構成案や目次・見出しなどの骨子を決定する
6. 6．マニュアルに記載すべき内容をリストアップする
7. 7．作業内容を作業担当者ごとに分けて、時系列で整理する
8. 8．マニュアルの利用者に伝わるよう画像や動画を活用する
9. 9．作成したマニュアルを使って実際に手順に沿って作業し、不足点や改善点をマニュアルに反映する
10. 10．マニュアルの運用担当者を決定し、定期的にメンテナンスを行っていく

＜マニュアル作成を始めるための準備＞

マニュアル作成にとりかかる前に、手順の1～4に取りかかりましょう。

1．業務内容や作業手順を整理する

まずマニュアルにする業務の内容や作業の手順を理解した上で、整理する必要があります。

2．作業工程や業務上の懸念点や注意点を洗い出す

手順を整理する中で無駄な作業を省いたり、必要な工程が漏れていたりしないかしっかりと確認しましょう。また、作業を行う上で注意しなければならない点や、問題点などがあれば洗い出します。

3．作成するマニュアルの利用者、利用シーンを明確にする

マニュアル作成に大事なのは、誰がマニュアルを利用するのか、どんなシーンで利用するのかを想定しておくことです。利用者と利用シーンを想定して作成すれば、無駄なく不足なく業務にしっかりと活用できるマニュアルを作成することができます。

4．作成するマニュアルがカバーする範囲を定める

作成するマニュアルがカバーする領域を定めておくことも重要です。もしも、マニュアルがカバーする範囲を決めずにマニュアル作成にとりかかってしまうと、内容にブレが生じてしまい、マニュアルで何を伝えたいのかわからないものに仕上がってしまう可能性があります。マニュアルで何を伝えるかをしっかりと定めてから作成にとりかかりましょう。

＜マニュアルを作成する＞

準備が完了したら、手順の5～8の順に作業を進めます。

5．マニュアルの構成案や目次・見出しなどの骨子を決定する

マニュアル作成時には、まず構成案の作成に取り組みましょう。マニュアルのタイトル、目的や、見出しなどを決定していきましょう。この構成案がマニュアルの良し悪しを決めると言っても過言ではありません。

6．マニュアルに記載すべき内容をリストアップする

マニュアル内容のリストアップを行う際には、作業が発生するタイミングごとにわけて考えると進めやすいです。例えば、新入社員の受け入れのマニュアルを作成する場合、内定から入社前の準備、入社当日の作業、入社後というふうに分けて考えると整理がしやすいです。

7．作業内容を作業担当者ごとに分けて、時系列で整理する

わかりやすいマニュアルは、作業担当者ごとに分けられていること、時系列で整理されていることがポイントです。担当者ごとに、時系列で作成していきましょう。

8．マニュアルの利用者に伝わるよう画像や動画を活用する

良いマニュアルは、見た人がわかりやすいことが最大の特長です。いくら丁寧に書いてあっても、文字ばかりで読むのに時間がかかる、読んでもよくわからないのであれば意味をなしません。そこで、キャプチャや写真、動画などを活用するのがおすすめです。更に、これらの画像にマーキングを行うことでより伝わりやすいマニュアルに進化します。

＜マニュアル完成後の検証と運用＞

マニュアル完成後は、手順の9、10の検証と運用を行います。

9．作成したマニュアルを使って実際に手順に沿って作業し、不足点や改善点をマニュアルに反映する

マニュアルが完成したら、作成したマニュアルを見ながら作業を行ってみましょう。この時、その作業を担当したことがない人にお願いすると、初めての人でもマニュアルを見れば作業を正しく完了することがデキるかどうかが判断できます。そして、マニュアルに不足している内容や改善が必要な点があればすぐにマニュアルを修正しましょう。

10．マニュアルの運用担当者を決定し、定期的にメンテナンスを行っていく

検証が終われば、いよいよマニュアルを配布します。マニュアルを作成しただけで実際に活用されないということに陥らないためにも、マニュアルの運用担当者は必ず決めておきましょう。そして作業方法に変更があった時にはこまめに改定を行い、いつでも最新のマニュアルが必要な人に届くよう運用していきましょう。