01 はじめに

マニュアルとは?

マニュアルは業務手順書とも呼ばれ、特定の業務や作業などに対して、具体的にどのようなフロー(流れ)で作業を行うかをまとめた資料です。マニュアルという言葉はラテン語で「手に持った本」が語源となっています。

わかりやすいマニュアルがあれば、業務を正確に、スムーズに進めることに繋がります。しかし、マニュアルがない、文字だらけ・吹き出しだらけで分かりづらいマニュアルしかないなどマニュアルでお困りの経験がある方も多いのではないでしょうか。見る人に伝わりやすいマニュアルを作成するために、押さえておきたい作り方のコツや機能や役割についてご紹介します。

マニュアル作成の手順


マニュアル作成は以下の手順で行います。


  1. 1.業務内容や作業手順を整理する
  2. 2.作業工程や業務上の懸念点や注意点を洗い出す
  3. 3.作成するマニュアルの利用者、利用シーンを明確にする
  4. 4.作成するマニュアルがカバーする範囲を定める
  5. 5.マニュアルの構成案や目次・見出しなどの骨子を決定する
  6. 6.マニュアルに記載すべき内容をリストアップする
  7. 7.作業内容を作業担当者ごとに分けて、時系列で整理する
  8. 8.マニュアルの利用者に伝わるよう画像や動画を活用する
  9. 9.作成したマニュアルを使って実際に手順に沿って作業し、不足点や改善点をマニュアルに反映する
  10. 10.マニュアルの運用担当者を決定し、定期的にメンテナンスを行っていく

<マニュアル作成を始めるための準備>


マニュアル作成にとりかかる前に、手順の1~4に取りかかりましょう。

1.業務内容や作業手順を整理する

まずマニュアルにする業務の内容や作業の手順を理解した上で、整理する必要があります。

2.作業工程や業務上の懸念点や注意点を洗い出す

手順を整理する中で無駄な作業を省いたり、必要な工程が漏れていたりしないかしっかりと確認しましょう。また、作業を行う上で注意しなければならない点や、問題点などがあれば洗い出します。

3.作成するマニュアルの利用者、利用シーンを明確にする

マニュアル作成に大事なのは、誰がマニュアルを利用するのか、どんなシーンで利用するのかを想定しておくことです。利用者と利用シーンを想定して作成すれば、無駄なく不足なく業務にしっかりと活用できるマニュアルを作成することができます。

4.作成するマニュアルがカバーする範囲を定める

作成するマニュアルがカバーする領域を定めておくことも重要です。もしも、マニュアルがカバーする範囲を決めずにマニュアル作成にとりかかってしまうと、内容にブレが生じてしまい、マニュアルで何を伝えたいのかわからないものに仕上がってしまう可能性があります。マニュアルで何を伝えるかをしっかりと定めてから作成にとりかかりましょう。


<マニュアルを作成する>


準備が完了したら、手順の5~8の順に作業を進めます。

5.マニュアルの構成案や目次・見出しなどの骨子を決定する

マニュアル作成時には、まず構成案の作成に取り組みましょう。マニュアルのタイトル、目的や、見出しなどを決定していきましょう。この構成案がマニュアルの良し悪しを決めると言っても過言ではありません。

6.マニュアルに記載すべき内容をリストアップする

マニュアル内容のリストアップを行う際には、作業が発生するタイミングごとにわけて考えると進めやすいです。例えば、新入社員の受け入れのマニュアルを作成する場合、内定から入社前の準備、入社当日の作業、入社後というふうに分けて考えると整理がしやすいです。

7.作業内容を作業担当者ごとに分けて、時系列で整理する

わかりやすいマニュアルは、作業担当者ごとに分けられていること、時系列で整理されていることがポイントです。担当者ごとに、時系列で作成していきましょう。

8.マニュアルの利用者に伝わるよう画像や動画を活用する

良いマニュアルは、見た人がわかりやすいことが最大の特長です。いくら丁寧に書いてあっても、文字ばかりで読むのに時間がかかる、読んでもよくわからないのであれば意味をなしません。そこで、キャプチャや写真、動画などを活用するのがおすすめです。更に、これらの画像にマーキングを行うことでより伝わりやすいマニュアルに進化します。


<マニュアル完成後の検証と運用>


マニュアル完成後は、手順の9、10の検証と運用を行います。

9.作成したマニュアルを使って実際に手順に沿って作業し、不足点や改善点をマニュアルに反映する

マニュアルが完成したら、作成したマニュアルを見ながら作業を行ってみましょう。この時、その作業を担当したことがない人にお願いすると、初めての人でもマニュアルを見れば作業を正しく完了することがデキるかどうかが判断できます。そして、マニュアルに不足している内容や改善が必要な点があればすぐにマニュアルを修正しましょう。

10.マニュアルの運用担当者を決定し、定期的にメンテナンスを行っていく

検証が終われば、いよいよマニュアルを配布します。マニュアルを作成しただけで実際に活用されないということに陥らないためにも、マニュアルの運用担当者は必ず決めておきましょう。そして作業方法に変更があった時にはこまめに改定を行い、いつでも最新のマニュアルが必要な人に届くよう運用していきましょう。

マニュアルの機能と役割

ノウハウを文書にまとめることで技術伝承に役立てたり、標準的な取り決めを文書化して業務効率化やコスト削減に繋げるなど、マニュアルは企業経営の様々なシーンで活用されています。

マニュアルには、その業務の目的や内容、実際の作業手順、困ったときの対処法など、業務の詳細が記載されています。マニュアルを作成する際には、見る人が必要な情報を間違いなく、抜け漏れなく、伝わりやすく工夫する必要があります。

必要な情報が書かれたメモの画像

マニュアルがなくても
チェックリストで済むケースも

マニュアルは、どのような作業に対しても必要だと思っている人も多いのではないでしょうか。しかし、すべての業務でマニュアルを作成する必要はありません。作業手順が単純でマニュアルが必要ない場合、作業工程を確認するためのチェックリストを用意するだけでよいケースがあります。

業務内容によって、マニュアルとチェックリストを用意したほうがいい場合と、マニュアルで詳しく書かなくてもチェックリストだけでよい場合があります。

チェックリストの画像
マニュアル 業務の全体像や作業フローを解説する資料

その仕事の全体像や手順を確認できる。業務に取り組むにあたっての考え方や実際の作業手順、困ったときの対処法など業務の詳細が記載されています。

チェックリスト 作業に必要な確認項目の一覧表

「はい」「いいえ」や「○」「×」でチェックする一覧表。業務によっては、マニュアルを作成せずに、チェックリストだけで済むことも。

POINT|まとめ

古代ローマ人はマニュアル好きで、マニュアル化がローマ発展の鍵となったという説もあるほど、マニュアルを活用していたといいます。誰が作業しても一定の成果が出るよう業務手順をまとめることは、業務において重要であることがわかります。

  • マニュアルは特定の業務や作業の内容とフロー(流れ)をまとめた資料
  • マニュアル作成時は見る人が必要な情報を「間違いなく」、「抜け漏れなく」、「伝わりやすくなる」ように工夫する

業務の手順と作業内容について、それを見れば理解できるのが良いマニュアルです。

Teachme Bizでは伝わりやすいマニュアル作成を支援しています。

02 準備しよう

マニュアル作成の前に

マニュアルには様々な種類があります。業務手順書(オペレーションマニュアル)や危機管理マニュアル、操作マニュアル、取扱説明書なども該当します。マニュアル作成を通して、業務を標準化をはかることで、ミスやロスなく仕事を進めることができ、さらには業務の効率化や生産性の向上などが実現します。

マニュアルの作成・運用をスムーズに行うためには、作成の前の準備が肝心です。押さえておきたい6つのコツについて解説します。

マニュアルがカバーする範囲を決める

マニュアルを作成することがきまったら、そのマニュアルで扱う業務範囲を決定します。マニュアル作成前にカバーする範囲を決めておくことで、マニュアルのテーマがブレにくくなります。マニュアルで説明する範囲を決める際には、どのようなシーンで誰がどういう用途で使用する手順書なのかを意識することが大切です。

女性がコップを運んでいるシーンの画像

マニュアルの用途や目的を明確にする

  • 1 どの業務の担当者に向けたものか? 使用者
  • 2 どのタイミングで発生する業務か? シーン
  • 3 どの業務に関する内容か? 用 途

新人教育の場合

  • 使用者|新人教育の担当者
  • シーン|入社後の教育・研修期間
  • 用 途|新人教育全般

勤怠管理システムの場合

  • 使用者|勤怠を入力承認する社員
  • シーン|勤怠入力時また承認時
  • 用 途|労務管理

CHECK

この際に注意したいのは「業務の範囲を広げすぎない」ということです。例えば、新人教育のマニュアルの例で考えると、新人教育期間だけではなく、新人教育前や教育終了後にマニュアルが必要になる可能性もあります。ここで範囲を広げすぎてしまうと、その分作成するマニュアルのボリュームも膨大になってしまいます。

これは、マニュアル作成に大きなリソースを要したり、途中で投げ出したくなったりと作り手の問題だけでなく、膨大で広範なマニュアルは、読み手にとっても大きな負荷がかかります。マニュアルは範囲を定めて作成しましょう。

また、マニュアルは重要なパートから作成していきましょう。重要な業務を先に作成することで、ポイントの抜け漏れやテーマがブレてしまうことを防ぐことができます。

POINT|まとめ

マニュアルは作っていくうちに、当初の予定よりもカバーする範囲が広がってしまったり、どこまで書けばよいか悩んでしまい、作成に時間がかかってしまうケースも少なくありません。

  • 作成する業務の範囲を広げすぎない
  • マニュアルは範囲を定めて作成する
  • マニュアルは重要なパートから作成する

業務の手順と作業内容について、それを見れば理解できるのが良いマニュアルです。

Teachme Bizでは伝わりやすいマニュアル作成を支援しています。

03 作ってみよう

マニュアル作成時のテクニック

マニュアルがカバーする範囲を決めたら、次に構成案(目次)を決めていきます。構成案があることで、マニュアルの網羅性が向上し、内容の抜け漏れを防ぐこともできます。

構成案(目次)を決める

構成案は、マニュアル全体の骨組みです。家を建てることに例えると、頑丈な建物を建てるために、まずは土台づくりを行います。手順書マニュアル作成においては、きちんと構成案を作成してからマニュアルの内容に着手することで、本来の目的からずれたり、内容がぶれるのを防ぐことができます。

校正項目を洗い出している画像
マニュアル構成案 タイトル 『新人教育前に準備しておくべきこと』 マニュアルの範囲 新人教育の実施が決まってから、教育開始までに準備しておくべきこと 1. 新人教育を開始する2週間前にやっておくこと
  • ・新人教育で使用する会議室やスペースの確保
  • ・教育内容を考える
  • ・必要に応じてビジネスマナーの講師の手配する
  • ・各部署の担当者と新人教育の時間や内容についてのミーティング
  • ・新人教育の参加人数と名簿の確認
  • ・講師との分業をある程度決めておく
2. 新人教育の開始当日までにやっておくこと
  • ・プロジェクターなどの機器の準備
  • ・教育資料の準備と確認
  • ・資料を参加人数分コピーする
  • ・教育当日にリマインドメールを送る
3. 新人教育当日から開始時間までにやっておくこと
  • ・会議室など使用場所の確認
  • ・プロジェクターやモニタなどの設置
  • ・プロジェクターやモニタなどに画面が正しく映し出されるかの動作確認を行う
  • ・参加者や各部署の担当者の出欠を確認する

作業内容を時系列で作業者別に整理する

マニュアルは、仕事の流れに沿って書かれていると見る人が理解しやすいので、時系列に並べていきましょう。さらに、担当者ごとにタスクを分けます。関わるメンバーが他部署にまたがっている、複数人いる場合は、担当するタスクが混同してしまわないように、しっかりと分類します。

業務フロー図の画像

手順通りにステップ構造で解りやすく

マニュアルは、誰がどの作業を、どの手順で進めていくのかが、どんな人にも解りやすく表現してあるかどうかが重要です。やるべき作業がやるべき順番に並んでいて、ステップごと作業内容が書かれていれば、マニュアルを誰が見ても作業を行うことができます。また、ベテラン社員であっても新入社員であってもわかるような表現で書かれていることも大切です。
また中々スムーズに作成が進まない場合は、テンプレートを活用することも視野に入れると良いでしょう。以下の記事でも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
テンプレを使ってサクッとマニュアル作成! サンプル・テンプレート集・例

ステップが書かれた画像

POINT|まとめ

何をすればいいか手順をまとめるのと合わせて、作業全体の流れがわかるようフローチャートを作成すると、マニュアルがさらにわかりやすくなります。

  • マニュアルをつくるときは骨組み(構成案)から考えて決める
  • マニュアル化したい作業内容を時系列で作業者別に整理すること
  • マニュアルは作業手順に沿ってステップ構造で解りやすくすること

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04 デザインしよう

分かりやすさを重視

マニュアルの構成案が決まったら、つぎはいよいよデザインです。ここで注意したいのが、マニュアルのデザイン性についてです。たくさんの人に使ってもらうマニュアルですから、デザインやイラストなどにこだわってかっこよく仕上げたいと思うかもしれません。しかしこれが大きな落とし穴です。

マニュアルのデザインは
シンプルイズベスト

マニュアル作成にあたって、まずデザインやフォーマットを決めましょう。タイトルやテキストをページのどのあたりに記入するのか、またフォントの種類やサイズ、色などルールを決めます。

マニュアル作成を進めていくと、もっと見やすくしたい、もっとおしゃれにしたい・・・などとこだわりだすと深みにハマってしまうのはマニュアルのあるあるです(通称マニュアルアル)。

しかし、マニュアルの目的は、方法や手順を伝えることであり、シンプルでわかりやすいことが一番です。色や図形なども多用すると見づらくなってしまいます。シンプルな構成をこころがけましょう。

シンプルと書かれた画像

悪い例

悪いマニュアルの例

いい例

良いマニュアルの例

脱モジモジ(文字文字)マニュアル

マニュアルは、文字だけでなく図解や写真などの画像をうまく使用して視覚化することで、マニュアルの情報が頭に入りやすくなります。図解や写真などに置き換えられる部分は画像で表現できないか検討していきます。写真に文字を書き込む手段も有効です。

女性の画像

POINT|まとめ

見やすいマニュアルを作成するためには、文字量の調整だけでなく、フォントや行間をの幅を工夫することで見やすくなります。また長文にぜず箇条書きにすることも見やすいポイントです。

  • マニュアルはデザインに凝りすぎずシンプルなデザインを心がける
  • マニュアルは画像や動画を取り入れて読み手に伝わりやすくする
  • 文字だらけで全ての文章を読まなければ理解が難しいマニュアルはNG

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05 注意点

運用担当者を決める

せっかく作成したマニュアルを運用・定着させるためには、管理・運用の担当者を決めることが重要です。マニュアルは一度作成して完成するものではなく、修正や改善によってバージョンアップしていくものです。管理・運用担当者から実際にマニュアルの読み手となる業務担当者にマニュアルを渡して、その手順書に沿って業務を進めてもらい、運用によって出されたフィードバックをもとに、マニュアルを修正したり、改善したりしていきましょう。

マニュアルを運用してみる

マニュアルは初版の段階で内容を完璧に網羅する必要はありません。マニュアル作成後に業務を進めていく段階で加筆すべき項目や修正点が出たら、その都度修正し、メンバーに周知していきます。マニュアルは作成して終わりではありません。作成したマニュアルを配布してマニュアル運用を社内に定着させることが重要です。

メンバーと話し合っている画像

マニュアルは定期的にメンテナンスを

マニュアルは現場で運用しながら、日々改善・更新していくものですが、全社的に定期的な見直しをすることも大切です。会社や仕事内容の変化に伴って、マニュアル内の情報を更新していく必要があります。内容が更新されず古いままのマニュアルを使用していると、間違った手順や、不要な業務に無駄な時間を割く原因となることもあります。運用担当者を設置しておくことでこのような事態を防ぐことができます。

アップグレードのボタンを押そうとしているボタン

POINT|まとめ

マニュアルを作成したら、運用担当者を決めて、どういう方法で配布するのか、改定はどうするのかなどを検討しながら定着に向けて運用しなければなりません。

  • マニュアルが完成したら運用担当者を決定する
  • マニュアルの配布方法や改定の方法を検討する
  • マニュアルは定期的にメンテナンスする

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06 クラウド管理

Teachme Bizにお任せ!

いかがでしたか。マニュアルの作り方やコツ、ポイントと手順についてご紹介してきました。近年、マニュアルを簡単に作成できるクラウド型のプラットフォームサービスがいくつか登場しています。これらのマニュアル作成ツールを活用することで、「マニュアルの作り方がわからない」、「オフィスなどのソフトが苦手」という方でも、簡単にマニュアルを作成することが可能です。

その中で、Teachme Bizが持つ独自の機能やメリットについてご紹介します。

目で見てすぐわかる直感的なビジュアル

画像や動画をベースにしたビジュアルにより視覚的に理解できるので、作業手順が見える化され、専門用語や言語による壁がなくなります。関連マニュアルとの紐付けやURLへのリンクも設定でき、必要な情報にダイレクトにアクセスすることができます。

スマートフォンで動画を見ている画像

研修・育成コストを削減し
経営改善に貢献

高い操作性によりマニュアル作成の時間を大幅に削減。視認性が高いため研修の時間も大きく削減できます。また、必要なマニュアルは検索やQRコードですぐに見つかるので、早期退職の大きな理由となっている「教えてくれないから」も解消できます。

コストカットしている画像

クラウドデータ管理で
いつでも最新情報を提供

マニュアルはクラウド上で常に最新版を管理できるので、更新・配布の手間がかかりません。また改廃がしやすく、現場の生の声をすぐにすくい上げてマニュアルに反映することができるため、現場で働く人たちのモチベーション維持・向上にも貢献します。

クラウドの画像

見やすさを追求した数々の機能を実装

業務手順を段階的に表示する「ステップ構造」、ブックマークしたマニュアルデータを通信状況に関わらずチェックできる「オフライン閲覧」、印刷に適したレイアウトで出力できる「PDFエクスポート」など、見やすさ、使いやすさを細部まで追求しています。

女性が資料を見ている画像

POINT|まとめ

Teachme Bizは、2600社以上の企業で導入されており、様々な企業の経営課題解決に寄与しています。

  • 人材教育・研修・印刷・マニュアル作成にかかる費用や時間の大幅削減を実現
  • 人材育成、ナレッジ共有、社内外の問い合わせ対応、サービスの平準化などの課題を解決
  • 業種・業界・企業規模などを問わず、2600社以上の企業が導入

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