「紙」が当たり前だったマニュアルも昨今は電子化が進んでおり、マニュアル作成ツールも数多くの製品・サービスが提供されています。ある調査によれば、マニュアル作りにオフィスソフトを利用しているビジネスパーソンは現在でも90%以上に上りますが、マニュアル作成ツールなら、オフィスソフトのデメリットをなくし、さらなる利便性を提供してくれます。本記事では、目的別と種類別でのマニュアル作成ツールの選び方を解説します。それぞれのメリット・デメリットも紹介しますので、最適な製品・サービスを選ぶ際の参考にしてください。

マニュアル作成ツールとはどういうもの？

マニュアル作成ツールとは

マニュアル作成ツールとは、マニュアルを作成・管理できるソフトウェアのことです。マニュアル作成が簡単に行えるだけでなく、マニュアルを作成した後の運用がしやすいのが特徴です。
最近は、PCだけでなくスマートフォンやタブレットなどマルチデバイスで使用できるものが主流になりつつあり、作成だけにとどまらずマニュアルの管理や共有ができるプラットフォームとしてのツールも登場しています。

マニュアル作成ツールのメリット

メリットとして第一に挙げられるのが、作成するための時間や手間を大幅に削減できることです。マニュアル作成ツールには、作成用の便利な機能が数多く搭載されています。例えば、掲載するための画像を拡大・縮小したり、文章と画像とのレイアウトを調整したりといったこともドラッグアンドドロップなどの簡単な操作で行えます。最小限の手間やコストで、見やすいマニュアルを作成できる点は大きなメリットです。
さらに、テンプレートが数多く用意されていることも大きなメリットのひとつです。テンプレートを利用すれば、手間をかけることなく、見やすくわかりやすいマニュアルを作成することが可能です。人的コストも削減でき、品質も一定以上の水準を確保できます。

加えて、マニュアルそのものが業務手順を標準化するために作成される文書ですが、マニュアル作成ツールには、マニュアルの作成手順を標準化できるというメリットがあります。作るたびに異なるツールやサービスを使う必要がなくなるため、作業時間が短縮され、業務効率化の向上に寄与します。

先に「マニュアル作成ツールとは、マニュアルを作成・管理するためのソフトウェアまたはサービス」だと述べましたが、作成機能だけではなく、管理機能を備えていることも大きな特徴です。マニュアルは一度作ってしまえば、あとはずっと同じものが使えるという性格の文書ではありません。作業手順や作業環境が変われば、内容も逐一、変更する必要があります。マニュアル作成ツールでは、すべてのデータがシステム上にまとめて保存されているため、内容を更新・削除するような場合でも、簡単な操作で短時間で対応することが可能です。

このようなさまざまなメリットのあるマニュアル作成ツールですが、導入に際して不安がまったく残らないわけではありません。ひと口にマニュアル作成ツールといっても、提供されている製品・サービスには数多くの種類があり、自社のニーズに適したものであるか、自社の担当従業員が使いやすいものであるのかといったことは、導入前に十分に検討する必要があります。この「導入前によく検討する必要がある」点がデメリットといえばデメリットですが、十分に検討したうえで製品・サービスを決定しさえすれば、得られるメリットは上記で紹介したように、非常に大きなものです。

あわせて読みたい
業務をマニュアル化するメリットとは デメリットは本当にない？
マニュアル作成のコツを書き方や手順別にまとめ！作成が上手い人の特徴も

目的別マニュアル作成ツールの選び方

上述した通り、マニュアル作成ツールにはさまざまな種類があります。自社で利用する際の目的に合致した機能を備えているか、必要な仕様を満たしているかなどは必ず確認しなければなりませんが、そのほかにも注目すべき点としては、

• 簡単に作成・更新できるシンプルな操作性
• 作業者が運用しやすい形態で保管・管理できる利便性

があります。この二つは、どのようなツールを導入する場合でも外すことのできない重要な要素です。そのうえでもうひとつ考慮しておきたいのが、

• どのように活用したいのか

といったことです。例えば、マニュアルがまったく作成されておらず、すぐに何百種類もの文書を作らなければならない状況にあるならば、ドラッグ＆ドロップだけで操作が完結するような「作成が容易なツール」であることが最優先されるべきです。そのほかにも、作業工程が複雑で言語化しづらく、マニュアルの内容がわかりづらくなっているならば、動画式マニュアルを作成するために、動画の組み込みに適したツールを選択する必要があります。

ここでは、目的別マニュアル作成ツールの選び方として、（1）作成の負担を軽減したい、（2）更新する負担を軽減したい、（3）社内で活用されることを重視したい場合のそれぞれに適したツールを詳しく見ていきます。

作成の負担を軽減するなら、フォーマットが決まっているツール

＜よくある課題＞
• 作成に時間がかかりすぎる
• 作成しなければならないマニュアルの数が膨大
• 既存のマニュアルのフォーマットを統一したい

自社のマニュアルに上記のような課題がある場合には、フォーマットが決まっており、簡単に作成できるツールをおすすめします。

マニュアルを作成するには、内容はもちろんのこと、構成やデザインなども考えなければならず、作成者には大きな負担がかかります。マニュアル作成ツールでも、フォーマットが決まっており、いくつかの中から選択できるような製品・サービスであれば、一から構成やデザインなどを考える必要がなくなり、作成者にかかる負担をグッと減らせます。

さらに、フォーマットが決まっていれば、視覚的にもわかりやすいデザインのマニュアルを簡単に作成でき、利用価値も上がります。動画や画像を入れて編集できる機能をもつツールであれば、わかりやすさはより向上します。すでにマニュアルがある場合には、既存のものを取り込んで、再編集できるタイプを選べば便利です。

あわせて読みたい
【保存版】誰でも簡単に業務マニュアルが作成できるテンプレート集をご紹介

更新する負担を軽減するなら、変更点だけを更新できるツール

＜よくある課題＞
• マニュアルは存在するが、担当者が忙しくなかなか更新できない
• 作成してからずっと放置されており、実際の業務と内容が一致しない
• 更新が遅く、どれが最新版なのかわかりづらい

このような課題がある場合には、変更点だけをいつでもすぐに更新できるようなツールをおすすめします。

先にも少し触れましたが、一度作成したマニュアルの内容が、その後もずっと同じまま変わらないということはまずありません。日々業務のやり方や内容は変わっていくため、それにあわせて内容も更新していかなければなりません。業務上の変更点がすぐにマニュアルに反映されなかったり、更新されていたとしても内容を参照しづらかったりすれば、やはりマニュアルとしては不十分です。

さらに、マルチデバイスに対応している製品・サービスも、上記の課題の解決に有効です。PCだけではなく、スマートフォンやタブレットからでも更新できるツールであれば、作成・更新の担当者が在宅勤務や外回りなどでオフィスにいないときでも、対応することが可能です。

きちんと社内活用するなら、複数の端末から閲覧できるツール

＜よくある課題＞
• どこに保管されているかわからず、見つけられない
• 内容がわかりづらく、読んでもわからない
• 業務のPDCAがうまく回せていない

このような課題があり、マニュアルをしっかりと社内活用してもらいたいと考えているのであれば、PCやスマートフォンなど、複数種類の端末に対応し、時間や場所を問わずに閲覧できるツールをおすすめします。

せっかく作成したマニュアルを社内で有効活用してもらうためには、画像や動画を用いたり、ステップを細かく、かつ明確に区切って、わかりやすい説明にしたりなど、誰が読んでも理解できる内容にしておくことが大切です。そのうえで、必要なときに必要な従業員がすぐにアクセスできる状態にしておかなければ、十分に活用されることはありません。PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどでも閲覧できるようになっていれば、困ったときにすぐにアクセスできます。

さらに、クラウドで更新が周知されるような機能があれば、わざわざ作成者が各従業員に保管場所を連絡しなくても、自動的にマニュアルが共有されるようになります。そのほかにもキーワード検索ができたり、部署やポジションごとに閲覧できる権限を設定できたりなど、管理・保管方法に柔軟性があることも重要です。

あわせて読みたい
マニュアルのツール選びは「3つの視点」を忘れずに

種類別マニュアル作成ツールの選び方

マニュアル作成ツールの選び方には、目的別のほかにも、どのようなツールにするのかという種類別での観点もあります。マニュアル作成ツールには大きく分けて、（1）動画式マニュアルツール、（2）手順式マニュアルツールの2種類があります。それぞれにメリット、デメリットがあるため、どちらが自社に適しているのかをよく検討したうえで選んでください。

視覚的に理解するには、動画式マニュアルツール

動画式マニュアルとは文字通り、作業方法などを動画で説明するマニュアルのことです。従来の紙に印刷されたマニュアルではできない、デジタルだからこそ実現できる形式です。動画式のメリットとデメリットは以下の通りです。

動画式マニュアルのメリット
• 文字を読んで理解する必要がある紙のマニュアルに比べ、視覚的に理解しやすい
• 実際の作業が観られるため、動作や作業の流れを理解しやすい
• 動画が理解を促すため、eラーニングに活用しやすい

動画式マニュアルのデメリット
• 動画をしっかり観ていないと理解できない
• 一連の作業を動画で観るため、作業のステップごとに区切って理解することが難しい
• 動画にする必要がない部分も、動画にしなければならない

作業ステップごとに理解するには、手順式マニュアルツール

手順式マニュアルとは、具体的な作業方法や手順を詳細に解説された手順書の内容をも含むマニュアルを指します。業界によっては「作業標準書」「作業手順書」「SOP（Standard Operating Procedures：標準作業手順書）」などと呼ばれることがあります。マニュアルと手順書とは異なるものとして説明されることも多くありますが、ここでは動画式マニュアルに対比するものとして、文章や図、写真などが中心の、いわゆる通常のマニュアル＋手順書を手順式マニュアルと呼ぶことにします。手順式のメリットとデメリットは以下の通りです。

手順式マニュアルのメリット
• 作業工程ごとにステップが分かれているため、内容を理解しやすい
• 操作手順や作業工程、バックオフィス業務など、対応できる範囲が広い
• ステップに分かれているため、指導者や上司が作業工程ごとに指示が出しやすい

手順式マニュアルのデメリット
• 数十ページ以上の文字で作成されるマニュアルには向いていない
• 読む時間がかかる
• 作業内容を言語化する負担がある

動画式にも手順式にもメリット、デメリットはありますが、手順式マニュアル作成ツールの多くは動画にも対応しており、静止画像だけでなく、動画を利用することが可能です。自社の業務内容を考慮し、どちらのマニュアルの方がより読み手に伝わりやすいのかをよく検討したうえで、導入するマニュアル作成ツールを選定してください。

すぐにトライアルできる、クラウド型

マニュアル作成ツールは、動画式か手順式かの分け方のほかにも、クラウド型かオンプレミス型（インストール型）かで分類できます。クラウド型はインターネットなどのネットワーク経由で作成・管理機能が提供されるサービスであり、オンプレミス型（インストール型）は自社内に設置されたPCやサーバーにソフトをインストールして利用する製品です。

クラウド型は多くの場合、初期費用と月額費用とがかかります。サービスによっては初期費用などが無料の場合もあります。オンプレミス型はソフトウェアの購入費用はかかりますが、月額費用はかかりません。もちろんインストールするためのPCやサーバーは自社で用意する必要があります。これからマニュアル作成ツールの導入を検討している場合には、機能のアップデートが容易で、トライアルも簡単にできるクラウド型をおすすめします。ネットワークを介して、マニュアルの共有も簡単に行えます。

あわせて読みたい
クラウドでマニュアルを作成する4つのメリットとは

企業におけるマニュアル作成の実態

先述のようにさまざまなメリットをもつマニュアル作成ツールですが、実はマニュアル作りにオフィスソフトを使用している企業の方が現状ではまだ大多数を占めています。ここでは、企業でどのようにマニュアルが作られているのかの実態を詳しく見ていきます。

9割以上がオフィスソフトでマニュアルを作成している

2021年4月に株式会社アイディエーションが発表した「第2回『マニュアル手順書ツール』ユーザー満足度調査結果発表」によれば、「マニュアルなどを作成することがある」と回答したビジネスパーソン8,243名のうち、実に94%の人がオフィス（Office）ソフトを利用して作成したと答えています（重複回答あり）。マニュアル作成ツール（マニュアル手順書ツール）は、Googleドキュメントと並んで、同率2位の13%でした。オフィスソフトといえば、かなりの割合の人がMicrosoft Office系ソフト・サービスを利用しているため、Microsoft Word、Microsoft PowerPoint、Microsoft Excelのいずれか、または組み合わせてマニュアルを作成していると考えられます。

出典：第2回「マニュアル手順書ツール」ユーザー満足度調査結果発表 | 株式会社アイディエーション

オフィスソフトを使ったマニュアル作成のメリットとデメリット

オフィスソフトはほとんどの場合、会社のPCにインストールされているため、誰でも使用できます。しかしマニュアル作成においては専用ツールとは言えないため、メリットとデメリットがそれぞれあります。

オフィスソフトのメリット

企業内に設置されているPCの場合、インストールされているか、オンラインサービスを利用できるようになっているかで、すでにオフィスソフトを利用できる状態になっていることがほとんどです。マニュアル作成のために、ツールなどの新たな導入コストは発生しません。さらに多くのオフィスワーカーは、オフィスソフトを（マニュアル作成以外の）通常業務で利用することが多く、使い方には慣れています。マニュアルを作成するのに、ツールの使い方を覚えたり、機能の詳細を調べたりする手間はそれほど大きくないはずです。

＜メリットまとめ＞
• 新たな費用（ツール導入費用やランニングコスト）がかからない
• 表計算、文書作成、プレゼンテーションなどのツールを自由に選び、組み合わせて使える
• 作成者が自由にデザインしてマニュアルを作れる

オフィスソフトのデメリット

オフィスソフトは多機能で利便性が高いツールですが、マニュアル作成用途で使う場合、完成したマニュアルの品質は、どうしても作成者のスキルに依存してしまいます。スキルがそれほど高くはない人が作った場合には「内容がわかりにくい」「見にくい」といったこともあり、品質にばらつきが生じる可能性が大きくあります。さらに、マニュアルを作成したあとのファイルの保存・共有方法を工夫しないと、個人PCの中に最新版が埋もれてしまうといった事態も起こりかねません。

＜デメリットまとめ＞
• 作成者のスキルによって品質にばらつきが出る
• デザインに悩み、作り始めるまでに時間がかかる
• 動画や画像を挿入するのが難しい
• 画像を用いるとファイルが重くなる
• 改訂時に管理や共有がしにくい
• 必要なマニュアルを必要なときに見つけにくい

また一般的に、マニュアルが最も必要とされるのは以下に挙げる3つのタイミングであるといわれています。

• 初めてその作業を行うとき
• 作業工程に変更があったとき
• 久しぶりに作業を行うとき

これらのタイミングで、作業者に最新版のマニュアルが届いていなければ、作業ミスにつながりかねません。内容がわかりにくければ、せっかく作ったマニュアルも活用されることはなく、無用の長物と化してしまいます。
マニュアルは作成したからといってそこで終わりではなく、必要な人に必要な情報を提供できなければ意味がありません。さらに改定や更新の記録をしっかりと管理できることも重要です。

これらのことを考慮すると、迅速にマニュアル作成がしやすく、かつマニュアル作成自体の手順も標準化しやすいマニュアル作成ツールを使うことがおすすめです。

「せっかくマニュアルを作っても全然使ってもらえない…」そのようなお悩みのをお持ちの方に向けて、作って終わりのマニュアルを脱却するコツをまとめた資料をご用意しました。

あわせて読みたい
マニュアル作成・運用のコツやポイントをご紹介「マニュアル作成ナレッジ」

マニュアルを生産性向上や社員の育成にも活用するならTeachme Biz

Teachme Bizとは、時間や場所を問わずにマニュアルを作成・閲覧できる、クラウド型のマニュアル作成システムです。マニュアルの管理機能を備え、内容を更新する場合もスピーディに対応できます。従業員へのマニュアルの共有も簡単に行えます。また、テキストだけでなく、画像や動画を利用したビジュアルなマニュアルを作成することも可能で、読み手は作業手順を直感的かつ明確に把握できます。

ここでは、マニュアルツールに「Teachme Biz」を選ぶべき理由を3つご紹介します。

マニュアルの作成・修正が簡単

Teachme Bizでは、PCだけでなく、スマートフォンやタブレットからも作成したり、修正したりできます。いつでも誰でも簡単に作成し、最新の情報にアップデートすることが可能です。

業務手順を撮影して、補足説明を加えるだけでマニュアルが完成するため、作成する時間を大幅に削減できます。さまざまなテンプレートが用意されており、作成者がレイアウトに悩む必要もありません。上述した通り、動画を入れることも可能で、充実した編集機能を利用すれば、視覚的にわかりやすいマニュアルを簡単に作れます。

マニュアルを閲覧しやすい

作成時と同様にPCやスマートフォン、タブレットから時間や場所を問わずにマニュアルを閲覧できるため、必要なときにすぐに確認でき、「作ったマニュアルが活用されない」といった事態を回避できます。複数のデバイスから同じマニュアルに複数の従業員が同時にアクセスすることも可能です。

マニュアルの共有が簡単

Teachme Bizで作成したマニュアルはクラウド上に保存されます。作成が完了したことを通知する機能も搭載しているため、わざわざ作成者が保管場所を連絡しなくても、関係する従業員に自動的にマニュアルを共有できます。アカウント権限を設定することによって、従業員ごとに閲覧・編集できるフォルダを指定できため、必要な人が必要なマニュアルにだけアクセスすることが可能です。複数の部署間でマニュアル共有するときや、外部委託先にマニュアルを閲覧してもらうときでも、セキュリティ面の不安はありません。