【2020年版】マニュアル作成ツール徹底比較!生産性が向上するマニュアルツールの選び方

昨今、SaaSをはじめとするサブスクリプションモデルのサービスの登場により、多くの会社でICT化を推進しやすい環境が整ってきています。
そして今までは「紙」が当たり前であったマニュアルにも、ICT化の波が押し寄せており、ここ数年で様々なマニュアルツールが開発されています。

すでにMicrosoftのOfficeやGoogleが提供するGsuiteなどのオフィスソフトで電子化されたマニュアルを作成しているという企業も多く存在しますが、 マニュアル作成はPCでも配布や運用には紙を使用していたり、オフィスソフトを使った作成が負担であったり、作ったマニュアルが職場に浸透していないことに課題を感じられている方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

マニュアル作成・運用におけるどのような課題を抱えていて、どのような効果を得たいのかが「マニュアルツール選び」の決め手になります。マニュアルツールで最も利用されている「Teachme Biz」においては「マニュアルをペーパーレス化したい」、「マニュアル作成時間を短縮したい」などをきっかけに導入されるケースが多くありますが、導入してみたら「社員の多能工化が実現した」「集合型の研修が不要になりコスト削減が実現した」など副産物的な効果を実感されることがほとんどです。
この記事では、 経営にも大きな効果をもたらすマニュアル整備に最適なツールの選び方をご紹介します。

9割以上がオフィスソフトでマニュアルを作成している


2020年3月に株式会社アイディエーションが発表した「マニュアル手順書ツールユーザー満足度調査」によると、マニュアル作成のツールとして、9割以上の人が「オフィスソフト」を使用していると回答しています。
オフィスソフトといえば、マイクロソフト社が開発・販売している「Microsoft Office」が最も有名ですね。ワード( Microsoft Word )やパワーポイント(Microsoft PowerPoint)、エクセル(Microsoft Excel)などのいずれかのツールを使用してマニュアルを作成する場合がほとんどではないでしょうか。

オフィスソフトは、ほとんどの場合、会社のパソコンにインストールされているため、誰でも使用することができま

す。

オフィスソフトを使ったマニュアル作成のメリット

  • ・パソコンにインストールされていれば ツール導入費用がかからない
  • ・表計算、文書作成、プレゼンテーション等ツールを選べる
  • ・ツールがあれば誰でも作成に取りかかることができる

一方で、オフィスソフトを使ったマニュアル作成には大きな課題があります。

オフィスソフトを使ったマニュアル作成のデメリット

  • ・スキルによって作成に負担がかかる
  • ・動画や画像を挿入するのが大変
  • ・画像を用いるとファイルが重い
  • ・改訂時に管理や共有がしづらい
  • ・フォーマットが作成者によって異なると、統一性がなく見づらい
  • ・デザインに悩み、作り始めるまでに時間がかかる
  • ・文字だらけになって読みづらい

マニュアルは「初めてその作業を行う時」「作業工程に変更があった時」「久しぶりに作業を行う時」、この3つのタイミングが最も多くマニュアルを活用します。
最新版のマニュアルが確実に作業者の手に届いており、改定の記録などがわかる状態でないと、作業ミスにつながりかねません。
ビジネスシーンで頻繁に使用するオフィスソフトですが、マニュアルの作成・運用においては不向きなツールと言えます。
マニュアル運用において課題がある場合は、マニュアルツールの導入がおすすめです。

【お役立ち】マニュアル作成・運用のコツやポイントをご紹介「マニュアル作成ナレッジ」を読む

マニュアルツールってどんなもの?

マニュアルツールとは、マニュアルを作成・管理できるソフトウェアのことです。マニュアル作成が簡単に行えるだけでなく、マニュアルを作成したあとの運用がしやすいのが特長です。最近は、スマートフォンやタブレットなどマルチデバイスで使用できるものが主流になりつつあり、作成だけにとどまらずマニュアルの管理や共有やできるプラットフォームとして利用できるツールが登場しています。

では、どのようなツールを選べばいいのでしょうか?どんなに高機能なマニュアルツールでも、マニュアル自体を簡単に作成できなければ意味がありません。
また、マニュアルを見る人つまりマニュアルを使って作業する人にとっても使い勝手の良いものである必要があります。また、重要なのは管理責任者にとってマニュアルを管理しやすい仕様・環境であることが重要です。

マニュアルツール選びにおいて重要なのは、 マニュアルにおいて抱えている課題に合わせてツールを選択することです。例えば、マニュアルがまったくなく、すぐに何百種類もの手順書を作らなければならないとなれば、マニュアル作成が容易なツールを選ばなくては意味がありません。また、作業工程を動画でマニュアル化したいのであれば、動画マニュアルに適したツールを選択する必要があります。マニュアルツールの製品タイプ別と目的別の選び方をご紹介します。

マニュアルツールの種類

マニュアルツールは、大きく分けて2つあります。動画を用いて手順を伝える「動画式マニュアル」手順を工程ごとに伝える「手順式マニュアル」にわけることができます。
また、製品タイプとして、クラウド型とオンプレミス型(インストール型)があります。クラウド型は月額費用とサービスによって初期費用がかかります。オンプレミス型はソフトの購入費用はかかりますが月額費用が必要ありません。
では、「動画式マニュアル」と「手順式マニュアル」の違いについて見てきましょう。

動画式マニュアルツールとは

動画マニュアルは、作業内容を動画で確認することができます。これは、従来の紙に印刷されたマニュアルでは成し得ないデジタルならではのマニュアルのメリットです。作業の様子を動画で伝えることができるため、業務の再現性が高く、文字だけで読むよりも理解しやすいという利点があります。

動画式マニュアルツールのメリット

  • ・作業方法が動画で確認できるので再現性が高い
  • ・紙に印刷した文字が多いマニュアルを読むのと比較して、視覚的に理解できる
  • 動画式マニュアルツールのデメリット

    • ・動画をしっかり見ていないと頭に入ってこない
    • ・ステップごとに作業を理解することが難しい
    • ・動画にする必要がない内容でも動画として作成しなければならない

    手順式マニュアルツール

    いわゆる手順書のことで、作業の工程や単位作業の進め方をまとめた文書のことです。業界によっては、作業標準書や作業手順書、SOP(標準作業手順書)と呼ばれることもあります。
    動画式と大きく異なるのは、作業工程ごとに手順がステップなどで分かれているという点です。

    手順式マニュアルのメリット

    • ・作業工程ごとにステップが分かれているため作業を理解しやすい
    • ・操作手順や作業工程、バックオフィス業務など、あらゆる内容のマニュアルに対応できる
    • ・ステップに分かれているため、作業工程ごとに指示が出しやすい

    手順式マニュアルのデメリット

    • ・月額課金型のサービスが多いため、長期的な視点で導入を検討する必要がある
    • ・数十ページ以上の活字で作成する必要のあるマニュアルに不向き

    このように、それぞれメリット・デメリットがあります。しかし、手順書式マニュアルツールのほとんどは、動画にも対応しており、ステップごとに静止画や動画を用いることができるため、動画式マニュアルツールのメリットをカバーしているだけでなく、作業工程をステップごとに理解できるのが魅力です。

    目的別でみるマニュアルツール

    マニュアルツールを導入するには、どのような課題を解決したいのかが、ツール選定の指標になります。導入目的に合わせてツールを選択しましょう。
    では、どのようにツール選びをすればよいか手順式マニュアルツールを例に見ていきましょう。

    マニュアル作成の負担をとにかく軽減したい

    • ・マニュアルを作成に時間がかかりすぎる
    • ・作成しなければならないマニュアルの数が膨大
    • ・既存のマニュアルのフォーマットを統一したい

    マニュアル作成の負担が課題である場合、素材の準備やマニュアルの構成を考えるなどの事前準備も大きな負担になります。
    現行のマニュアルを取り込んで使用できるものや、とにかく簡単にマニュアルが作れるツールを選択しましょう。

    マニュアル作成だけでなくしっかりと運用したい

    • ・作ったマニュアルの管理がバラバラでどこにあるかわからない
    • ・古いマニュアルを使用することを防止したい
    • ・社内問い合わせ対応の負担を軽減したい
    • ・せっかく作成したマニュアルをもっと活用したい

    このようなお悩みがある場合は、作成だけでなく、マニュアル運用を視野に入れて、マニュアル配布・管理の機能が充実しているツールを選びましょう。

    マニュアルの作成・運用だけでなく、生産性向上や社員の教育・育成にも活用したい

    マニュアルは作成して終わりではなく、届けたい相手に配布し、改定や更新の記録おwしっかりと管理できることが重要です。そして、ツール使用が社内に定着することで「業務効率化」や「生産性向上」などの実現につながります。

    スタディストが運営するビジュアルSOPマネジメントプラットフォーム「Teachme Biz」は、マニュアル作成や共有・管理のみならず、人材の多能工化、コスト削減、教育ツールとしての活用など、様々な経営効果を生み出しています。

    • ・画像や動画を使った伝わりやすいマニュアルを作成したい
    • ・文字だらけのマニュアルで見づらく、見てもよくわからない
    • ・多拠点展開しており、マニュアルの印刷費や集合研修の費用がかかる
    • ・マニュアルをペーパーレス化したい

    まとめ

    いかがでしたか。マニュアル変革の目的は様々ですが、マニュアルツールの導入によって得られる効果は、マニュアル作成や管理の工数削減だけでなく、マニュアル整備によるコスト削減効果や、業務標準なによる組織力強化など経営にも良い効果をもたらします。マニュアルの作成のお困りごとがございましたら、Teachme Bizにご相談ください。