今までは「紙」が当たり前だったマニュアルにも、昨今はICT化の波が押し寄せており、ここ数年でさまざまなマニュアル作成ツールが開発されています。
「すでにオフィスソフトで電子化されたマニュアルを作成している」という企業でも、配布や運用、あるいはマニュアル作成そのものに負担を抱えているのであれば、マニュアル作成ツールの導入を検討してみましょう。
本記事では、マニュアル整備に最適なツールの選び方を目的別にご紹介します。

マニュアル作成ツールとはどういうもの？

マニュアル作成ツールとは

マニュアル作成ツールとは、マニュアルを作成・管理できるソフトウェアのことです。マニュアル作成が簡単に行えるだけでなく、マニュアルを作成した後の運用がしやすいのが特徴です。
最近は、PCだけでなくスマートフォンやタブレットなどマルチデバイスで使用できるものが主流になりつつあり、作成だけにとどまらずマニュアルの管理や共有ができるプラットフォームとしてのツールも登場しています。

マニュアル作成ツールのメリット

マニュアル作成ツールにはフォーマットが豊富に用意されています。全くのゼロから作成するよりは手間もかからず人的コストの削減にもつながるほか、マニュアルの品質アップも見込めるでしょう。
さらに作成したマニュアルが改訂・更新されることを前提としているため、一括管理や更新、共有といった便利機能も豊富。手間をかけずに、社内での活用を促進できます。

企業におけるマニュアル作成の実態

マニュアル作成ツールは便利である一方、現状としてはオフィスソフトが使われているケースがほとんどのようです。以下ではその実態について詳しく見ていきましょう。

9割以上がオフィスソフトでマニュアルを作成している

2020年3月に株式会社アイディエーションが発表した「マニュアル手順書ツールユーザー満足度調査」によると、9割以上の人がマニュアル作成ツールとして「オフィスソフト」を使用していると回答しています。

出典：株式会社アイディエーション「マニュアル手順書ツールユーザー満足度調査」

オフィスソフトといえば、マイクロソフト社が開発・販売している「Microsoft Office」が最も有名ですね。ワード（Microsoft Word）やパワーポイント（Microsoft PowerPoint）、エクセル（Microsoft Excel）など、いずれかのソフトを使用してマニュアルを作成する場合がほとんどのようです。

オフィスソフトを使ったマニュアル作成のメリットとデメリット

オフィスソフトはほとんどの場合、会社のPCにインストールされているため、誰でも使用できます。しかしマニュアル作成においては専用ツールとは言えないため、メリットとデメリットがそれぞれあります。

オフィスソフトのメリット

オフィスソフトのメリットは、すでにインストールされている場合マニュアル作成のためのツール導入・ランニングコストがかからないことです。また、ワード・エクセル・パワーポイントなどから自分の使い慣れたツールで自由にデザインして作成できるのも、取り掛かりやすい点でしょう。

＜メリットまとめ＞
• 費用（ツール導入費用・ランニングコスト）がかからない
• 表計算、文書作成、プレゼンテーションなどのツールを自由に選べる
• 作成者が自由にデザインしてマニュアルを作れる

オフィスソフトのデメリット

オフィスソフトは多機能で利便性が高いツールではありますが、マニュアルの品質そのものは、どうしても作成者のスキルに依存しやすい傾向があります。その結果、作成者によっては内容がわかりづらい、見づらいなどマニュアルの品質にばらつきが生じる可能性が大です。
また、マニュアルを作成した後にファイルの保存・共有方法を工夫しないと、個人のPCの中に最新版が埋もれてしまっている……といった事態も起こり得ます。

そのほか、こまごまとしたデメリットもまとめると以下の通りです。

＜デメリットまとめ＞
• 作成者のスキルによってマニュアルの品質にばらつきが出る
• デザインに悩み、作り始めるまでに時間がかかる
• 動画や画像を挿入するのが難しい
• 画像を用いるとファイルが重くなる
• 改訂時に管理や共有がしづらい
• 必要なマニュアルを必要なときに見つけづらい

 

オフィスソフトではマニュアルが十分に活用されない可能性がある

オフィスソフトで作成したマニュアルにはいくつかのデメリットが生じる可能性がありますが、実際には「作成には問題がない」と感じている方も多いでしょう。

しかし、そのマニュアルは十分に活用されていないかもしれません。デメリットでも述べたように最新版を配布したり、必要なマニュアルをすぐに参照したりする環境を構築しづらいからです。

マニュアルは「初めてその作業を行う時」、「作業工程に変更があった時」、「久しぶりに作業を行う時」、この3つのタイミングで最も多く活用されますが、このとき最新版のマニュアルが確実に作業者の手に届いていないと、作業ミスにもつながりかねません。さらにマニュアルの内容もわかりづらいといった要素が重なると、「せっかく作ったけれど上手く活用されていない」という状況に陥ります。

「せっかくマニュアルを作っても全然使ってもらえない…」そのようなお悩みのをお持ちの方に向けて、作って終わりのマニュアルを脱却するコツをまとめた資料をご用意しました。

あわせて読みたい
マニュアル作成・運用のコツやポイントをご紹介「マニュアル作成ナレッジ」

マニュアル作成ツールの種類

マニュアル作成ツールは、大きく分けて2種類あります。動画を用いて手順を伝える「動画式マニュアル」と、手順を工程ごとに伝える「手順式マニュアル」です。以下ではそれぞれの違いやメリット・デメリットを見てみましょう。

動画式マニュアルツールとは

動画式マニュアルは、文字通り作業内容を動画で説明するマニュアルのこと。これは、従来の紙に印刷されたマニュアルでは成し得ないデジタルならではの形式です。

動画式マニュアルツールのメリット

• 文字が多いマニュアルを読むのと比べて、視覚的に理解しやすい
• 動作や一連の流れなどを理解しやすい
• eラーニングに活用しやすい

動画式マニュアルツールのデメリット

• 動画をしっかり見ていないと頭に入ってこない
• 作業をステップごとに区切って理解することが難しい
• 動画にする必要がない部分も全て動画として作成しなければならない

動画マニュアルについては以下の記事もご覧ください。
動画マニュアルの作り方や作成手順のコツとは？動画のメリットも紹介！

手順式マニュアルツールとは

こちらはいわゆる手順書のことで、作業の工程や単位作業の進め方をまとめた文書を指します。業界によっては、作業標準書や作業手順書、SOP（標準作業手順書）と呼ばれる場合もあります。一般にイメージされるマニュアルだと考えて問題ありません。
動画式と大きく異なるのは、作業工程ごとに手順がステップなどで分かれている点です。

手順式マニュアルのメリット

• 作業工程ごとにステップが分かれているため内容を理解しやすい
• 操作手順や作業工程、バックオフィス業務など、あらゆる内容のマニュアルに対応できる
• ステップに分かれているため、指導者や上司が作業工程ごとに指示が出しやすい

手順式マニュアルのデメリット

• 数十ページ以上の活字で作成する必要のあるマニュアルに不向き
• マニュアルを読む時間がかかる
• 作業内容を言語化する負担がかかる

動画式・手順式マニュアルツールの比較まとめ

このように、それぞれメリット・デメリットがあります。しかし、手順式マニュアルツールのほとんどは動画にも対応しており、ステップごとに静止画や動画を用いることができます。動画式マニュアルツールのメリットをカバーしているだけでなく、作業工程をステップごとに理解できるのが魅力です。
実際に自社の業務内容と照らし合わせて、どのようなマニュアルにすればより伝わりやすいのかをイメージしてツールを選定しましょう。

製品タイプはクラウドorオンプレミス

また、製品タイプとしてはクラウド型とオンプレミス型（インストール型）があります。クラウド型は多くの場合月額費用とサービスによって初期費用がかかります。オンプレミス型はソフトの購入費用はかかりますが、月額費用が必要ありません。
とはいえ、マニュアルを活用していくことを考えると、アップデートがしやすく、すぐにトライアルできるクラウド型がおすすめです。Webを通じてマニュアルの共有も簡単に行えます。

マニュアルツールの選び方

さて、ここで改めてツールの選び方について触れてみます。

まず、どんなに高機能なマニュアルツールでも、マニュアル自体を簡単に作成できなければ意味がありません。また実際にマニュアルを使って作業する人にとっても使い勝手の良いものである必要があります。加えて重要なのは、管理責任者にとってマニュアルを管理しやすい仕様・環境が整っていることです。

• マニュアルを簡単に作成・更新できるシンプルな操作性
• 作業者が運用しやすい形態で保管・管理できる利便性

作成と管理、大きくはこの2点が見るべきポイントになります。

その上でマニュアルツール選びにおいてもう一つの軸としたいのが、自社がマニュアルにおいて抱えている課題に合わせてツールを選択することです。

例えばマニュアルが全く作成されておらず、すぐに何百種類もの手順書を作らなければならないとなれば、ドラッグ＆ドロップだけで操作が完結するような作成が容易なツールであることが最優先されるべきでしょう。ほかにも作業工程が複雑で言語化しづらく現状は内容がわかりづらくなっているならば、動画式マニュアルを採用して動画の組み込みに適したツールを選択するもの一つの方法です。

以下ではより具体的に、マニュアルツールの目的別の選び方をご紹介します。

目的別でみるマニュアルツール

マニュアル作成の負担をとにかく軽減したい

＜よくある課題＞
• マニュアルの作成に時間がかかりすぎる
• 作成しなければならないマニュアルの数が膨大
• 既存のマニュアルのフォーマットを統一したい

マニュアル作成はただ単にツールを操作すればいいわけではなく、ネタとなる素材の準備やマニュアルの構成を考えるなどの事前準備も大きな負担になります。

上記のような課題がある場合は、とにかく簡単にマニュアルが作れるツールを選択しましょう。操作性については前の項目でも述べた通りで、さらにフォーマットが決まっているタイプだと作成者がデザインまで考えずに済むため、作成時間を大幅に削減でき、なおかつ美しいマニュアルに仕上がります。
また既存のマニュアルがある場合はゼロから作り直すのではなく、マニュアルを取り込んで使用できるものを選ぶのもいいでしょう。

いずれの場合も、動画や画像を入れて視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できるような編集機能は押さえておきたいところです。

マニュアルを更新する負担をとにかく軽減したい

＜よくある課題＞
• マニュアルは存在するが担当者が忙しくなかなか更新できない
• 作成してからずっと放置されており実際の業務と内容が一致しない
• 更新が遅くどれが最新版なのかわかりづらい

業務手順はより効率的なやり方を求めて変更されていくものですから、変更に伴ってすぐに更新できない、あるいは更新されていても内容を参照しづらい状態ではマニュアルとして不十分です。

以上のような課題がある場合は、変更点だけをいつでもすぐに更新できるようなツールを選びましょう。例えばPCだけでなくスマートフォンやタブレットからも作成・修正できるツールであれば在宅勤務などの変則的な状況にも対応しやすく、いつでも最新の情報にアップデートできます。

マニュアルを社内で作って終わりにせず、社内で活用したい

＜よくある課題＞
• どこに保管されているかわからず見つけられない
• 内容がわかりづらく読んでもわからない
• 業務のPDCAが上手く回せていない

マニュアルは画像や動画を用いる、ステップを細かく明確に区切ってわかりやすく説明するなど、誰が読んでも理解できる内容にしておくのが大前提です。その上で必要なときにすぐにアクセスできる状態にしておかなければ、上手く活用されません。

上記のような課題を解決するには、やはりPCやスマートフォンなど複数の端末から、時間や場所を問わずにマニュアルを閲覧できるツールであることが肝要です。またクラウドで更新が周知されるような機能があれば、わざわざマニュアルの作成者が保管場所を連絡せずとも、自動的にマニュアルが共有されます。
そのほかキーワード検索ができる、部署やポジションごとにマニュアルを分けて閲覧できるなど、管理・保管方法に柔軟性があることも重要です。

マニュアルを生産性向上や社員の育成にも活用するならTeachme Biz

ここまでご紹介したように、マニュアルは作成して終わりではなく、届けたい相手に配布し、改定や更新の記録をしっかりと管理できることが重要です。ツール選定の際にも、自社に合った管理方法ができるかを欠かさずチェックしましょう。

今回ご紹介したような数々の課題に、「Teachme Biz」ならばっちり対応可能です。
Teachme Bizとは、時間や場所を問わずマニュアルの作成、閲覧ができるクラウド型マニュアル作成ツールです。

画像、動画、テキストを活用したビジュアルベースのマニュアルにより、文字だけのマニュアルよりわかりやすく明確に作業手順を定義できます。作成したデータの共有、管理も簡単です。

ここでは、マニュアルツールに「Teachme Biz」を選ぶべき理由を3つご紹介します。

マニュアルの作成・修正が簡単

Teachme Bizでは、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからも作成・修正が可能です。いつでも誰でも簡単にマニュアルを作成したり、最新の情報にアップデートしたりすることができます。

マニュアルは業務手順を撮影して補足説明を加えるだけで完成するため、マニュアル作成に要する時間を大幅に削減できます。テンプレートが用意されているためレイアウトに悩む必要もありません。さらに、動画を入れることも可能であり、編集機能も充実しているため視覚的にわかりやすいマニュアルを簡単に作ることができます。

マニュアルを閲覧しやすい

作成時と同様にPC・スマートフォン・タブレットから時間や場所を問わずにマニュアルを閲覧することができるため、必要な時にマニュアルを確認でき、「せっかく作ったマニュアルが活用されない」という状況を回避することができます。
複数のデバイスから同じマニュアルに同時アクセスすることも可能です。

マニュアルの共有が簡単

Teachme Bizで作成したマニュアルはクラウド上に保存されます。作成完了を通知する機能も備わっているため、わざわざマニュアルの保管場所を作成者が連絡しなくても、自動的にマニュアルを共有することができます。アカウントごとに閲覧・編集できるフォルダを分けられるため、配置ポジションごとに作業手順を記したデータをクラウド環境に管理可能です。部署間のマニュアル共有時や外部委託時のセキュリティ面も安心です。