業務をマニュアル化する4つのメリットとは?

最終更新日: 2022.05.31 公開日: 2015.08.01

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「何度も同じことを教えている気がする」「人によってやり方がバラバラで統一性がない…」リーダーやマネジメント層の方々は、日々の業務に対してこんなお悩みをお持ちではないでしょうか?

どのメンバーにも同じように業務をこなしてもらうための解決策として、なんとなくマニュアル作成をイメージされている方も多いかと思いますが、実際のところ、マニュアル化によってどのような効果を得られるのでしょうか。
本記事では業務をマニュアル化することによる4つのメリットを解説していきます。


マニュアル作成の教科書1

業務をマニュアル化する目的

第一に、マニュアルを作る目的は「作業にあたる従業員全員に正しい方法を伝えること」にあります。
業務遂行にあたって必要な判断基準や行動の手順を明確化し、誰がやっても同じ品質で業務をこなせるようにする。これがマニュアルの大義です。

業務をマニュアル化する4つのメリット

マニュアルを見れば業務の正しい手順がわかる状態にすることによって、さまざまなメリットが想定できます。作業時間の短縮、品質の均質化、属人化の回避、従業員の育成……これら多くの観点で、マニュアルは大いに役立つでしょう。
以下ではその具体的な内容についてご紹介します。

作業時間が短縮できる

マニュアルによって業務の手順が明確になれば、作業の途中で悩んだり、迷ったりする時間を短縮できます。不明点があればすぐにマニュアルを参照できるので、手順間違いによるミスや手戻りを防げますし、作業者はもちろん確認する側の時間も削減できます。

業務の品質が安定する

誰もが同じマニュアルに沿って業務を進めていけば、「うっかりこの作業が抜けていた」という状況を軽減できます。担当者が自分のやりやすい方法で勝手に業務のやり方をアレンジしてしまうこともなくなり、担当者による業務品質のばらつきを減らせるでしょう。

その結果、誰が作業をしても同じクオリティのアウトプットが出せるようになるため、会社全体としてのサービス・商品の品質安定につながります。また、マニュアルをベースとしながら業務の改善点も見つけやすくなるでしょう。

属人化によるリスクを防げる

「属人化」とは、特定の人にしか業務のやり方がわからない、いつも一部の人にだけ任せきりになっているといった状態のことです。
業務が属人化していると、その人が体調不良で休んだり、急遽退職したりした場合に業務が回らなくなるリスクがあります。マニュアルを整備し、担当者が不在でも業務を行える状態を整えておけば、属人化によるリスクを回避できます。

あわせて読みたい
業務の属人化を解消する方法とは?原因と標準化の進め方を解説

研修・レクチャー時間が削減できる

「マニュアルを見れば業務内容がわかる状態」を作ることで、まだ新しい仕事に不慣れな人が業務のやり方を自習できるようになります。
その結果、どうしてもわからない点だけを指導係に聞けば事足りるようになり効率的に教育を進められるため、新入社員の研修やレクチャーにかかる時間を削減できるでしょう。当然、異動してきた人への引き継ぎにも役立ちます。

【事例】テレワーク環境下で研修時間を4分の1に圧縮

実際に、当社(株式会社スタディスト)がマニュアルによって研修を効率化した事例もご紹介します。
ビジュアルSOPマネジメントプラットフォーム「Teachme Biz」の開発・販売を行っている株式会社スタディストでは、コロナウイルスの影響により集合研修からオンライン研修へシフトした際に反転学習を活用しました。研修に先立って教育すべき内容を一人ひとりのパソコンやスマートフォンに配信しておき事前学習に取り組んでもらい、学習効率が飛躍的に高まりました。
実際に従来集合研修で2時間かけてレクチャーしていた講座は、反転学習による事前学習を徹底することで30分に短縮。テレワークという不慣れな環境下での教育おいて、大きな成果をあげています。
マニュアルによる反転学習でテレワーク環境でも新入社員研修を効率化した事例studistがTeachme Bizについて語る画像

マニュアル化するべき業務とは?

実際にマニュアル化を行う際にまず迷うのが、そもそもどんな業務をマニュアル化すべきなのかという判断でしょう。社内を見渡すと課題だらけで、何から手を付ければいいのかわからないケースもあるかもしれません。
以下では、マニュアル化すべき業務に関する注意点や判断のポイントをご紹介します。

「選択型」「単純型」の業務をマニュアル化しよう

ではどのような業務がマニュアル化に向いているか、詳しく見ていきましょう。
まずは社内の全ての業務を洗い出して、下記のA/B/Cの3つのタイプに分類していきます。

業務分類ABCの画像

  • 【A:感覚型業務】(長年の経験や知見から、感覚的に対応する業務)
  • 【B:選択型業務】(いくつかの選択肢から、適切な対応をする業務)
  • 【C:単純的業務】(誰がやっても結果は同じ、単純な業務)

Aは「本来業務・付加価値業務」であり、事業の価値を左右する重要な領域です。前項でご説明したようなマニュアル化が難しい業務が、Aの感覚型業務にあたります。
この領域はマニュアル化に労力を割くよりも、場数を踏み経験を重ねることで従業員のスキルや能力を磨いていくほうが、効率的・効果的です。職人技を伸ばすべき領域とも言えます。

BやCはAとは異なり、パターンや手順を定めるのが容易な領域です。「あたりまえ業務」とも言うべき部分で、できて当然・できないと問題が起きてしまいます。例えば経理や人事、総務、一般事務など、企業の事業運営をサポートするバックオフィス系の業務の多くは、BやCの領域です。
ここは新しいスタッフでも業務遂行に迷ったり悩んだりしないように、マニュアル化を進めるべきです。
自社のどの業務がABCに分類するのかを判断し、マニュアル化すべき業務の見極めを行いましょう。

マニュアル作成は自社のコアを見つめ直すきっかけにもなる

さて、Aの「本来業務」はマニュアル化しないほうがいい……と言われると、そのほかの業務をマニュアル化したところで十分な効果を得られるのか、疑問に思われる方もいるかもしれません。
しかし実際のところ、業務の大半を占めるのはAではなくB、Cの業務であり、その割合は8割以上にものぼります。これは当社がさまざまな企業様をご支援してきた実績から見えてきた事実であり、業務を分類してみたら「思ったよりAが少なかった」という意見が非常に多く聞かれます。

つまり、実は事業のコアとなっている付加価値の高い業務はごく一部に過ぎないのです。コアとなる部分を見極めれば、ほかの部分はマニュアルで効率化し、Aの部分にリソースを注力させられます。

自社のコア業務を改めて見つめ直す意味でも、マニュアル化はおすすめです。詳しくは以下の記事でも解説していますので、ぜひご覧ください。

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86%の業務はマニュアル化できる! ~30社の業務を見てわかったこと~

「とにかく全てをマニュアル化」は失敗の原因になる

多くの人が業務のマニュアル化でつまづく1番のポイントが、そもそも「マニュアルの作成が大変」ということです。わかりやすくするために画像を差し込んで作ったり、他の仕事の合間で時間を見つけて作成したりとマニュアル作成は思いの外、時間がかかります。
そのため、業務のマニュアル化に取り組むからといって、いきなり全ての業務のマニュアルを作成するのはおすすめできません。まずは前項で紹介したABC分類を参考にマニュアル化に適した業務を洗い出すところから始めて、マニュアル化できる部分から着手していくようにしましょう。

負荷が大きいマニュアル作成を簡単にするには?

テンプレートで効率的にマニュアルを作成しよう

マニュアルの作成・運用は非常に重要である一方で、作り手にも読み手にも大きな負担がかかるという根本的な問題があります。文章の羅列になってしまっては見づらくなりますし、だからといってデザインに凝りすぎて時間がかかってしまっては、マニュアル作成の本来の目的から外れてしまいます。

シンプルでわかりやすいマニュアルを簡単に作成するコツとしては、あらかじめテンプレートを用意しておき、デザインや構成を考える手間を省く方法があります。図表やイラストなどを適宜組み込んで説明できるようなテンプレートを用意しておいて、効率的に作成を進めましょう。

あわせて読みたい
【保存版】誰でも簡単に業務マニュアルが作成できるテンプレート集をご紹介

そのほかにもマニュアル作成のノウハウはたくさん!

テンプレート以外にも、マニュアルを作成する手順や事前準備にはさまざまなポイントがあります。
そこで最後に、マニュアル作成のノウハウや注意点をまとめたマニュアル作成の教科書をご用意しました。「そもそも作り方がわからない」「効率よく作成したい」そんなお悩みを、マニュアルのプロが解決します。

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