マニュアル活用方法

マニュアルと手順書の違いとは?作成のポイントから運用方法を解説

業務を円滑に進めるうえで重要なのがマニュアルです。

マニュアルを導入することで、誰でもスムーズに作業を進められることはもちろん、業務効率化や生産性の向上にもつながります。一方、マニュアルと似て非なるものが手順書です。実際の業務にあたっては、マニュアルと手順書を区別して作成する必要があります。

マニュアルと手順書は内容が似ていることから、違いが分からない方も多いのではないでしょうか。そこで当ページでは、マニュアルと手順書の違いについて解説します。マニュアルや手順書の作成が必要な理由やそれぞれの作成のポイントなどもご紹介しますので、参考にしてください。

マニュアルと手順書の違い

マニュアルとは 手順書とは
"業務"に関するノウハウと業務全体の進行方法をひとつにまとめたドキュメント 作業の工程や単位作業の進め方をまとめたドキュメント

効果的なマニュアルを作成するためには、まずマニュアルと手順書の目的を知ることが大切です。

それぞれの「言葉の意味」を紐解くと、図のようになります。さらに分かりやすく表現すれば、マニュアルと手順書は以下の通りに表現できるでしょう。

マニュアルは、「業務全体の概要や流れ、ルールなど」を表したもの。

手順書は、「業務の中にある作業の具体的なやり方」を表したもの。

マニュアルも手順書も、どちらも「業務」に関する内容が掲載されますが、「掲載する情報の範囲」に違いがあります。中には、マニュアルが必要だと思っていたが、実は手順書が必要だったというケースも珍しくありません。マニュアルと手順書の役割や目的・特性を把握することで、目的にあったドキュメントを作成できます。以下の項ではマニュアルと手順書について、それぞれの特徴や内容をより詳しく解説します。

マニュアル(業務マニュアル)とは?

意味 "業務"に関するノウハウと業務全体の進行方法をひとつにまとめたドキュメント
記載すべき
項目
前提情報(事業方針・事業理念・事業内容など)
全体フロー(仕事の流れが把握できる図・注意事項など)
基準(業務の判断基準・合否ライン・目安時間・品質など)

マニュアル(業務マニュアル)の目的と必要な情報

マニュアルとは、”業務”に関するノウハウと業務全体の進行方法を一つにまとめたドキュメントのことです。ここで言う”業務”は、「複数の作業と判断が組み合わさったもの」と定義します。そのため、マニュアルには業務の手順はもちろん、業務を円滑に進めるための規定や規則など、総合的な内容が求められます。マニュアルに必要なのは、細かい作業内容ではなく、全体を俯瞰した業務プロセスや注意点がまとめられた情報です。

具体的には、以下の3つの項目が記載されていることが理想です。

1.「前提情報」を定義したもの
業務をスムーズに進めるために必要な前提知識概念が該当します。(事業方針・事業理念・事業内容・全体のシステム・組織の構成・共有しておく法令・サービス利用者の注意など)

2.「全体フロー」を定義したもの
業務の進め方が該当します。業務には複数の作業や判断が必要になります。そのため、マニュアルには、「仕事の流れが把握できる図・注意事項・処理の方法・イレギュラーな事態への対処法など」が記載されていることが重要です。

3.「基準」を定義したもの
業務の判断基準・合否ライン・目安時間・品質を測る指標などが該当します。一般的に多くの業務は多重構造を持つ場合がほとんどです。そのため、業務マニュアルを作成する際は、業務をどこで区切るかが大切なポイントと言えます。作成前に「仕事をどう分類するか」の目安を決めておくとスムーズに作成できるでしょう。


マニュアル作成の教科書1

マニュアル(業務マニュアル)の作成時の注意点

マニュアルに細かい作業内容まで記載するのは、おすすめできません。ただでさえページ数が増え、分厚くなりがちなマニュアルに、細かい手順まで落とし込んでしまうと、携帯性や閲覧性が著しく低下します。簡単に言うと、「読まれないマニュアルになってしまう」ということです。せっかく時間をかけて作成した意味がなくなってしまいます。マニュアル作成のポイントについては、後ほど解説しますね。

以上のように、マニュアルは大きい単位の”業務”に関する内容をまとめることを目的にしたドキュメントです。そのため、日常的に見るというよりも、新入社員の入社や人事異動などがあった際に、新しい業務領域の全体像を把握するためのドキュメントとなります。

手順書(作業標準書、作業手順書)とは?

意味 作業の工程や単位作業の進め方をまとめたドキュメント
記載すべき
項目
作業の「名前」や「目的」
作業に必要な準備物
基準(作業の時間や合否ライン)
手順の解説と動作ポイント
その他動作時の注意事項など

手順書(作業標準書、作業手順書)の目的と業務の区分け

マニュアルとは対称的に、細かい作業の確認のために日常的に閲覧される目的で作られるのが、手順書です。手順書は、業界によって作業標準書作業手順書SOP(標準作業手順書)と呼ばれることもあります。システムやITツールの操作説明も手順書の一つです。

手順書とは、作業の工程や単位作業の進め方をまとめたドキュメントのことです。単位作業とは、一人で完結する定型的な作業のことを指します。ものづくりの現場では一般的ですが、工程・作業・動作の3つの区分けで作業分析を行い、業務の内容を「工程」「単位作業」「要素作業」「動作」の4段階の粒度で分け、改善を行う方法があります。

例えば、「カレーを作る」という作業を例にすると以下のように表現できます。

工程 カレーを作る
単位作業 肉を切る、人参を切る、具材を炒める etc
要素作業 包丁をもつ、人参を掴む、フライパンを振る etc
動作 包丁に手をのばす、包丁を掴む、包丁を持ち上げる etc

手順書は、工程または単位作業ごとに作成され、要素作業を「手順」としてステップ化することが求められます。そしてステップ化した要素作業を補足説明する文章または写真によって、動作を表現します。そのため、多くの手順書には、「作業に必要な準備物」や「手順の解説」などの項目が細かく記載されています。手順書の特徴は、作業のゴールに対して必要なプロセスが解説されていることです。例えば、「商品にラベリングする」「シンクを清掃する」「名前データを入力する」などが該当します。

手順書の作成時の注意点

手順書は、これさえ読めば誰が行っても同じ成果が得られる作りになっていることが理想です。つまり手順書の目的は、工程における単一的な再現性の高さを目指すことといえます。手順書がしっかり整備されることで、再現性が担保されたうえで誰でも同じ業務を行うことができるので、生産性を向上させることができます。

「取扱説明書」や「規定」は手順書と何が違う?

ちなみに、手順書と混同されやすい言葉として「取扱説明書」「規定」という単語も存在します。

「取扱説明書」とは、その名の通り「機械やソフトウェアの操作方法や取扱方法」を記した文書です。作業のやり方や工程を記した手順書とは内容が異なり、業務そのものを実現するための説明は記載されておらずモノに対する操作や取扱い方のみ説明しています。加えて、取扱説明書は「機械やソフトウェアの利用者」のために作られた文書であるのに対し、手順書は「業務の作業者」に向けて作成されているという点も異なるポイントです。

一方の「規定」は、業務の作業者に向けて作成されているという点では、手順書と変わりありません。しかし、規定とは「作業を進めるうえで守るべきルール」を記したものであって、「具体的な作業手順」は記載されていないという点が手順書と異なります。いずれも、マニュアルや手順書が必要となる作業現場では使用される頻度が高い言葉なので、齟齬が生じないようにそれぞれの違いを覚えておきましょう。

まとめ

マニュアルは業務の全体像やフローを把握し、業務にあたって必要なノウハウや業務の進行方法などがまとめられたドキュメントです。一方、手順書は作業プロセスが解説されており、作業の工程や単位作業の進め方について詳細に記されたドキュメントです。マニュアルも手順書も作業・業務の基準となるため、見る人に分かりやすく作られている必要があります。

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伝わりやすいマニュアル・手順書を作成するポイント

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マニュアルと手順書の違いについて説明してきましたが、これらのドキュメントを作成する際には、マニュアルか手順書なのかにかかわらず「伝わりやすいかどうか」が最も重要です。そこで、分かりやすいドキュメントの共通点について解説していきます。各要点をおさえるだけで、分かりやすさが大きく向上しますので、ぜひ参考にしてみてください。

すべての要素を明確化させる

内容は具体的であることが大切です。具体性を出すために、5W1Hを意識して作成しましょう。「いつ」「誰が」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」が分かる内容には具体性があるため、初めて業務にあたる人にも伝わりやすくなります。

5W1Hの一つでも欠けていると「読んでもよく分からない」「何をすれば良いか自分ひとりで判断できない」などの事態に繋がりかねません。このような事態を防ぐためにも、一度マニュアルを作成したら5W1Hの要素がすべて含まれているかチェックしましょう。

視覚的に分かりやすくする

マニュアルや手順書は、視覚に訴えることも重要です。視覚的に情報を整理することで、より簡単に内容を理解できます。文章のみで構成されたものは、分かりにくいうえ理解するまでに時間がかかりますので、読み手にストレスを与えかねません。

例えば手順書の場合は、動作にかかわる画像・動画などを入れると分かりやすさはグッと上がります。仕事や作業全体の流れを把握できることはもちろん、実際の業務をイメージしやすいこともポイントです。マニュアルの場合は、フローチャートを記載することも効果的です。感覚的に分かりやすい工夫を施し、読んだ人がスムーズにアクションに移行できるようにしましょう。

デザインに凝りすぎない

伝えるという点で、デザインは重要な要素です。フォントの種類やサイズ・配列・画像など、デザインを整えるだけでも情報はスムーズに伝わります。しかし、デザインには凝りすぎないよう注意しましょう。

作成で重要なことは「相手に分かりやすく伝える」ことです。過度なデザインは、伝えたい情報を遮ってしまうことがあります。本来の目的を見失わないためにも、デザインはシンプルにまとめるのがオススメです。必要な情報のみをスマートに伝えることで、編集に無駄な時間を割くこともありません。

読む相手がいる前提で内容を考える

文章には読み手がいることを念頭に入れておきましょう。誰に向けて書くかによって、内容を変更することが大切です。例えば、新入社員は業務に関する知識が乏しいため、新入社員の知識に合わせて内容を作成するなど、配慮が求められます。

多くの場合、作成の担当となるのは、業務に関する知識が豊富な社員のはずです。自分の経験を前提に主観のみで作成してしまうと、相手にはなかなか伝わりません。常に読み手の立場に立ち、客観的な視点での作成を心がけてみてください。

すぐ実行に移せる内容で構成する

手順書の場合は、読み手の行動を促すことが重要です。すぐ行動してもらうためには、「作業の明確化」「メリットとデメリット」の2つを明確にすることが大切です。

例えば、進捗報告作業の場合は、「仕事の進捗状況と評価を行う」と記載するより「仕事の進捗を毎週金曜日の16時にメールで報告し、その後仕事の評価をエクセルに記入する」「評価の基準は、総務部が公表する業務評価基準を参考にする」と書くと、より具体的で行動しやすいでしょう。

難しい用語を多用しない

理解しやすいマニュアルや手順書にするために注意したいのが専門用語の使用です。業務経験が長ければ長いほど、専門用語などの難しい言葉を使いがちです。初心者向けの手順書やマニュアルでは、難しい言葉は避け、平易な言葉で説明することが大切です。専門用語などの難しい言葉が必要な場合は、注釈を入れるようにしましょう。

まとめ

以上の点に配慮をすることで、伝わりやすいマニュアル・手順書を作成することができます。とはいえ、マニュアルや手順書を「順序立てて見た目にも分かりやすく作る」という行為に対し、ハードルの高さを感じる方も少なくないでしょう。その解決策として、Teachme Bizを利用してみてはいかがでしょうか。

Teachme Bizはステップ構造で手順が一目で分かる手順書を誰でも簡単に作成できます。ステップごとに動画や写真が挿入されたビジュアルベースのフォーマットで分かりやすく、スマホやPCなどデバイスを問わずいつでもどこでも確認できます。

幅広い企業規模や業種で、Teachme Bizは累計数千社の業務効率化をサポートしてきました。Teachme Bizを活用してマニュアル作成の負担を軽減した事例や、研修費用や研修時間の削減に成功した事例などをご紹介します。

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手順書作成から運用までの流れ

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ドキュメント作成のポイントと合わせて、マニュアルや手順書を実用するまでの「運用の流れ」をおさえておくことも大切です。一連の流れを理解しておくことで、スムーズに作成を進められます。ここからは業務生産性をより高めるために、手順書にフォーカスし、作成から運用までの流れを確認していきます。ステップごとのポイントについても解説します。

マニュアル作成の方法については、以下のページをご参照ください。
参考:マニュアル作成ナレッジー作り方やコツを解説

作業の洗い出しをする

まずは一つひとつの作業に対して必要な情報を洗い出しましょう。社員が働く現場の状況や課題など、実際に扱う範囲の作業情報を確認しておくと作成に役立ちます。情報を洗い出さずに作成された手順書は、一方的な偏った内容になりがちです。

手順書の構成を作る

情報を集め終わったら、次に構成を考えます。構成とは、手順書の全体の流れが分かる骨組みと言えるものです。先に構成を決めることで、一貫性のある内容に仕上げられます。もし、構成を決めずに作り始めてしまうと、内容がチグハグになったり、伝えたい焦点がぼやけたりして、作成がスムーズに進みません。

一旦、洗い出した作業を工程や単位作業に整理。その後は、時系列ごとに区切り、やることをリストアップするのがポイントです。場合によっては、生産性向上のために不要な単位作業や動作を削除したり、別の方法を検討したりすることも重要です。伝えたいゴールイメージをもとに構成を作り、シンプルに仕上げましょう。

実際に手順書を作成する

作成にあたっては、前章で解説した以下の5つの点を徹底しましょう。

  • 内容を具体的にする
  • 視覚的に伝える
  • デザインはシンプルにする
  • 相手の立場になって作成する
  • 難しい言葉は使わない

上記5つのポイントをおさえるだけで、理解度は大きく向上します。作成中に意識することはもちろん、完成したら5つの項目を再度チェックしましょう。

手順書の仮運用・フィードバックする

手順書がある程度完成したら導入し、実際に手順書に沿って業務を行います。ここがとても重要なポイントです。手順書が満足できる状態でなくても、なるべく早めに試してみましょう。実行して初めて分かることは少なくありません。一回で完成形を目指すより、複数回の運用を繰り返して改善していくほうが、結果として早く完成度の高い手順書に仕上がります。

その後は、現場の反応を見ながら、手順書の内容に反映させましょう。そうすることで、手順書の使用者の立場に立った再現性の高い理想の手順書に近づきます。

手順書は常にアップデートする

手順書は一度完成したら終わりではありません。日々業務や作業が変化し、新製品・サービスが生まれるため、それに合わせて常に内容を修正・改善していくことが求められます。運用していく中では、必ずと言って良いほど想定外の出来事が発生します。例えば、機材トラブル担当者との認識のズレなどです。

こうした出来事が発生するごとに、必要な対策を立て内容を更新しましょう。上記の例で考えると、機材の前日チェックやメンテナンスを手順に追加したり、分かりにくい文章を改善したりします。常に最適化を行うことで手順書がより良いものに生まれ変わるのはもちろん、業務の品質向上につながります。

まとめ

手順書作成前には作業を洗い出し、構成を検討します。これによって作成作業をスムーズに進めることができます。手順書がある程度完成したら現場で仮運用を行い、使用感を確認します。フィードバックを受けながら手順書をアップデートしていくことで、より良いものに生まれ変わります。

手順書は完成したときがスタート地点です。いくら良いものが完成しても、修正作業や更新がしづらいものでは、運用が滞り、使われなくなってしまいます。手順書作成を行う際は、更新の容易性を意識して作成方法を検討する必要があります。

「作成した手順書をずっと使い続けたい」「手順書の更新を手軽に行いたい!」という方であれば、Teachme Bizの利用を検討してみてはいかがでしょうか。Teachme Bizはクラウド上で手順書を管理し、スマホやPC、タブレットなどお好きなデバイスから手順書を更新できます。Teachme Bizでできることや料金、セキュリティについて分かりやすくご説明した「5分で分かる概要資料」をご用意しました。

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手順書作成と同時に行うべき業務効率化

テーブルの上に眼鏡と本がある画像
手順書作成の目的として、業務を効率化し生産性を上げることが挙げられます。当然ながら、生産性を上げる方法は手順書作成だけではありません。手順書作成と同時に、他の業務効率化を行うことも生産性の向上につながります。

そこで、業務効率化を実現するための具体的な方法やテクニックをご紹介します。すぐに実践できるものもありますので、業務にお役立てください。

業務のムダをなくする

業務効率化において、まず取り組むべきは業務のムダをなくすことです。会社全体の生産性を向上させるには、「業務量はそのままに個人の能力を上げる」「個人の能力はそのままにムダな業務を減らす」の2つの方法があります。

個人の生産性向上は、最終的に個々のモチベーションに依存することも多いため、コントロールが容易でないことが難点です。一方、ムダな業務の削減であれば、個人の意思に関係なく実行できます。「そもそも、この作業は必要あるのか」「どうやったら効率よくできるか」を考えて、不要な業務を減らしていきましょう。

業務は、たくさんの作業の塊から成り立っています。手順書を一通り作成することによって、業務内容の作業ボリュームを俯瞰的に見える化することができます。それによって、ムダや改善ポイントが浮き彫りになり、業務を外部に委託する、RPA等で自動化するなども可能になります。

労働時間を管理する

労働時間を管理することも、業務効率化に効果的です。生産性が低下する原因の一つに長時間労働があります。長時間の労働は、作業効率の低下をまねくだけでなく、残業代や電気代などの経費の増大にもつながります。

さらに、働いている人の疲労やストレスがたまれば、ミスや事故・病気などのトラブルの原因になることもあるでしょう。労働時間を区切ることで「限られた時間でどう成果を出すか」「どうすれば業務を効率的に終えられるか」などの工夫も生まれます。長期的な視点に立ち、労働時間を短くすることも検討してみてください。
こちらも、手順書によって可視化された作業内容をもとに、適正な労働時間を試算し無駄を省くなど、手順書から得られる副次的効果があります。

シングルタスクを心がける

シングルタスクとは、一つの作業にのみ集中することです。シングルタスクを実行することで、人はより高い集中力を発揮できます。一方、対照的なのがマルチタスクです。マルチタスクとは、一度に複数の仕事をこなすことです。このマルチタスクが生産性を下げる大きな要因と言われています。

脳内で一度に整理できる情報は限られています。そのため、複数の情報を同時に整理しようとすると、集中力が低下し、ケアレスミスや作業スピードの低下につながることもあります。メールの確認時間を予め決める、急用以外は話しかけないなど、一つの作業に集中できる環境を整えることが大切です。

まとめ

ご紹介した業務効率化の方法やテクニックについて、手順書の活用と合わせて取り組むことで、相乗効果を期待できます。業務効率化については、以下の記事でさらに詳しく解説していますのでお役立てください。

参考:「業務効率化にはどんなアイデアがある?事例と成功させるポイントをご紹介!」

マニュアルと手順書に違いはある?まとめ

マニュアル/手順書作成にあたるITツールの導入について

業務効率化にはITツールの導入も効果的です。書類の作成方法や管理方法などにITツールを導入するだけで、大幅な業務効率化につながるケースは少なくありません。本来必要な作業時間を短縮できるため生産性が向上することはもちろん、紙や印刷代などのコスト削減にもつながります。

今回紹介した手順書作成にもITツールの導入は効果的です。例えば、クラウド型のプラットフォームを使えば簡単にシンプルで分かりやすい手順書を作成できます。ツールの活用によって手順書の作成時間が短縮できるだけでなく、共有や活用の徹底を支援する機能が備わったサービスもあります。

手順書の活用が進むことで、業務品質が向上し、ミスやロス、手戻りが減る、残業時間を削減できるなど大幅な業務効率化が期待できます。

Teachme Bizで手順書を作成する方法

「Teachme Biz」は写真やイラスト、動画、テキストを駆使することで、より分かりやすく、より業務効率化を図ることを可能にしたビジュアルSOPプラットフォームです。

SOP(Standard Operating Procedures)とは、具体的な作業や手順を作業ごとに順序立てて説明したものです。ビジュアルSOPプラットフォームを用いることで、テキストだけでなく画像や動画を効果的に使った「誰でも簡単に内容を理解できる手順書」を作成することができます。

Teachme Bizを使った手順書作成の流れは以下の4ステップです。

  1. スマートフォンやタブレットで写真や動画を撮影する
  2. 説明文を入力する
  3. 伝わりやすくするために写真や動画にマーキングをする
  4. 手順書を公開・共有する

Teachme Bizは、クラウドでデータが同期されているため、改訂時もすぐに内容を更新でき、即座に現場へ伝えることができます。

Teachme Bizの導入効果と効率化に成功した事例

Teachme Bizを活用することで、手順書作成時間が5分の1に削減、人材育成コストを50%削減、人材育成効率が2倍などさまざまな導入効果が報告されています。その他、効率化に成功した事例は以下の通りです。

Teachme Biz で効率化に成功した事例

企業 具体的な効果
小売A社 年間16,000時間の研修時間削減に成功した!
製造業B社 1日がかりだった手順書作成の時間が1時間に削減した!
飲食業C社 マニュアル作成の年間コスト(費用)を約50%削減できた!
不動産業D社 作業品質が均一化され顧客対応もスムーズになった!

Teachme Bizには5つの特許が実装されており、下記3つの機能に活用されています。

  1. 作成した手順書を必要な人に素早く届けプッシュ通知で知らせる機能
  2. 手順書のテキストや画像を閲覧するデバイスに合わせ自動的に最適化して表示する機能
  3. 撮影した動画の一部を、キャプチャ画像として切り出す機能

ユーザーメリットの高い機能が備わっているTeachme Bizについて、取得した特許や具体的な機能についてお知りになりたい方はこちらをご覧ください。

Teachme Bizの
詳しい機能を見る

Teachme Bizに使用されている
5つの特許!

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