低コストで活用されやすい!わかりやすい動画マニュアルの作り方

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動画マニュアルの作り方や作成手順のコツとは?動画のメリットも紹介!

動画マニュアルの作り方や作成手順のコツとは?動画のメリットも紹介!

企業におけるマニュアルというと、昔は紙に印刷した冊子やパンフレットの形式が主流でした。しかし、パソコンやインターネットの普及によって、PDFファイルなどによる、印刷コストのかからないマニュアルも登場しています。さらに最近では、より効率的に業務の手順を学べる「動画マニュアル」も注目を集めています。
ここでは、そんな動画マニュアルのメリットや作成方法、よりわかりやすい動画マニュアルを作成するためのポイントなどについてご紹介します。

動画マニュアルとは?

動画マニュアルには、いくつかの種類があります。さまざまな業務に適した動画マニュアルを作成するためにも、まずは動画マニュアルの特徴や種類について確認していきましょう。

動画マニュアルの特徴

一般的に、動画マニュアルとは、作業内容を動画で確認できるマニュアル全般を指します。従来の紙に印刷されたマニュアルやPDFファイルのマニュアルではなく、PCやタブレットなどのデバイスで動画を再生することで、業務手順を学ぶことができます。
テキストや画像だけのマニュアルではわかりにくい作業でも、動く映像を用いることで、作業の流れがわかりやすくなります。また、紙に印刷した活字のマニュアルのように、何ページにもわたるテキストを読むのが苦手な人でも、テレビ番組を見るように動画で必要なポイントを視覚的に理解することができます。さらに、わからないところを繰り返し再生して学ぶことができるというメリットもあります。
また、紙のマニュアルのデメリットである高い印刷コストがかからないことも動画マニュアルの特徴です。

動画マニュアルの種類

業務手順以外にも、営業マニュアルや研修マニュアル、製品のチュートリアルといったものにも、動画マニュアルを活用することができます。
ここでは、動画マニュアルの種類とそれぞれの特徴について簡単にご紹介します。

・業務手順マニュアル
業務手順を解説するマニュアルは、企業の中でも最も作成・運用されるマニュアルではないでしょうか。新入社員や新たに業務を担当する社員などが、その業務の全体像や流れ、作業手順、考え方を、短時間で効果的に学ぶことができます。良い動画マニュアルが用意されていることで、指導係の負担が減り、それぞれの業務を担当する社員が自分の仕事に専念できるため、効率的に業務を運営することができます。
また、業務手順を解説したマニュアル以外にも、トラブル発生時の対応など、さまざまなテーマでまとめた動画マニュアルを準備しておくことで、業務を円滑に進めることができるでしょう。

・営業マニュアル
営業マニュアルとは、セールスマニュアルとも呼ばれ、おもに企業の営業部署の社員向けに作成・配布されます。営業職のセールスプロセスを具体的に視覚化・言語化した動画マニュアルになります。また、接客業の場合は、接客の手順や接客に対する考え方などをまとめた動画マニュアルもあります。
こうしたタイプの動画マニュアルは、新入社員のOJTなどでも利用されやすく、その組織で働くにあたって必要な実践的なノウハウを学ぶことができます。

・研修マニュアル
新人研修など、研修のテーマ別に、動画による研修マニュアルを用意しておきます。例えば、研修を受ける新人向けの動画マニュアルであれば、顧客からの電話対応やサービス説明の仕方、名刺交換のマナー、社内ルールなどを網羅したものが多いようです。また、フランチャイズチェーンの本部が各地域の店長向けにまとめた「店舗運営マニュアル」なども、研修マニュアルにあたります。
また、「新人教育マニュアル」のように、先輩社員が部下を指導するにあたってのポイントを学ぶための指導者向け動画マニュアルもあります。このように、研修内容や目的によっては、教育・指導を担当するベテラン社員向けの動画マニュアルを作成することもあります。

・製品のチュートリアル
製品やサービスの取扱説明書のような役割を、より具体的に実践していくチュートリアルとして動画マニュアルが活用されています。製品やサービスの基本的な使い方や組み立て方、操作方法などが解説されていきます。
製品のチュートリアルも、従来は紙に印刷した冊子タイプが主流でしたが、近年では動画マニュアルも多くなっています。特にパソコンのソフトウェアなどは、基本的な使い方のチュートリアルを動画にして配信しているものも多く見られます。

動画マニュアルの作り方や作成手順のコツとは?動画のメリットも紹介!

動画マニュアルの5つのメリット

動画マニュアルを活用することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、動画マニュアルならではの5つのメリットを見ていきましょう。

1 視覚的に理解しやすい

動画マニュアルでは、実際の作業を映像として見られるため、テキストで読むよりも直感的に作業手順を理解しやすくなります。特に作業手順が複雑だったり、多岐にわたったりする業務は、テキストや写真だけで説明することは難しいものです。動画マニュアルでは人の動きや音声が収録され、文章や画像だけのマニュアルよりも、よりリアルな感覚で業務を理解することができます。
また、テキストによるマニュアルの説明では、「しばらく時間を置く」とか「適時行う」といった曖昧な言葉の表現をしてしまうことがあります。すると、読み手は具体的にどの程度時間を置いたり、どのような頻度で作業したりすべきなのかを判断できません。動画マニュアルでは、実際の作業の様子をリアルタイムで収録した映像と合わせて、音声や字幕などで説明をすることができます。視聴覚的な情報が得られるため、文章では曖昧でわからなかった細かいニュアンスも把握することができるのです。

2 最後まで見てもらえる

従来のテキスト主体の紙のマニュアルは、すべてを文章化して表現しなければなりませんでした。完璧なものを作成しようとすると情報量が多くなり、記載したい内容が多いほど、ページ数も増えてしまって膨大となるため、読み手にとっても扱いにくく、結果として最後まできちんと読まれにくいというデメリットがあります。どんなにマニュアルの文章やデザインを工夫しても、時間をかけて最後まで読んでもらうにはかなりハードルが高いといえるでしょう。

その点、動画マニュアルは情報量が大きくても扱いやすいというメリットがあります。紙のマニュアルでは、テキストで何ページにもわたって解説したり、画像やイラスト、フローチャートなどを何点も入れなくてはならなかったりする内容も、動画であれば編集次第で数分にまとめることができます。

また、動画マニュアルは、最初から長時間視聴することは難しいことを想定して作成することが多く、テーマごとにファイルを分けて短時間でコンパクトにまとめられているものが一般的です。ある程度長くせざるをえない動画マニュアルの場合、チャプターを分けることで、利用者はスムーズに見たいパートだけを視聴することができます。効率的に作業手順等について学ぶことができ、時短化にも役立つでしょう。

3 習熟度を上げやすい

動画マニュアルは、マニュアルの利用者がわからない作業部分を、繰り返し再生して学ぶことができ、習熟度を上げやすいという点も大きなメリットとなります。これが動画マニュアルではなく、実際に先輩社員が作業をして、手順などを直接指導しなければならない場合、とても非効率的です。
わからない点を何度もコーチしなくてはならなかったり、そうした相手が何人もいたりした場合は、それだけ指導する時間を設けなくてはならなくなります。そうした指導者の負担を軽減する上でも、動画マニュアルは役に立ちます。

4 時間や場所を問わず視聴できる

動画マニュアルのデータの多くは、DVDなどの記録メディアではなく、サーバーやクラウド上にアップされることが主流となっています。ですから、アクセス権を持つ社内のパソコンやタブレットなどのデバイスから、いつでも動画マニュアルを閲覧することができます。アクセス権の設定次第では、社外からもスマートフォンなどで視聴することができます。

また、製品・サービスのチュートリアルなど、ユーザー向けの動画マニュアルを、YouTubeなどの動画投稿サイトで一般公開している企業もあります。現在ではPCやスマートフォン、タブレットなど、動画を視聴するのに便利なデバイスが広く普及しています。そのため、動画マニュアルはいつでも見やすく、自己学習には最適なマニュアルの形式といえるでしょう。研修や説明会よりも、時間や場所の自由度が高いため、指導する側にとっても学ぶ側にとっても、互いにメリットがあります。特に、新入社員などの若年層にとって、動画マニュアルはとても親しみやすいといえるでしょう。

5 コスト削減になる

動画マニュアルと紙に印刷したマニュアルとの大きな違いは、印刷コストの有無です。動画マニュアルは一度作成してしまえば、データが残っている限りほとんど無料で多くの人に共有することができます。また、保管場所にも困りません。
一方、紙のマニュアルの場合は、必要に応じて印刷の手間と費用が発生します。保管場所も常に確保しておかなければなりません。ただし、現在では紙のマニュアルでも、PDFファイルなどにしてデータ化することで、大幅なコスト削減ができるようになっています。

動画マニュアルの作り方や作成手順のコツとは?動画のメリットも紹介!

動画マニュアルの作成方法

それでは、動画マニュアルの作成方法を6つのステップに分けてご紹介します。
動画マニュアルをよりスムーズに作成するにはコツがあります。それぞれのステップにおける作成のポイントについて、簡単にお伝えします。

1. 構成案や目次を作成する

動画マニュアルを作成するためには、まず動画の構成案や目次を組み立てていきます。動画マニュアルを実際に、誰が、いつ、どこで、何のために使用するのか、ということを想定して、動画全体の流れを考えていきましょう。

・ターゲットを明確に設定する
動画マニュアルの使用者を明確に設定することで、どのようなコンテンツや解説が必要なのかを判断することができます。そして、動画マニュアルの視聴者のレベルについても検討します。実際に動画マニュアルを視聴する人のレベルに沿ってコンテンツを構成しなければ、せっかく動画マニュアルを作成しても、十分にその内容を理解してもらえない可能性があります。
また、その動画マニュアルの利用シーンを想定して、構成を組み立てることも大切です。これは動画マニュアルによっても、さまざまな利用シーンが想定されるためです。視聴するのは社内の人なのか、社外の人なのか、あるいは一般のユーザーに向けて公開する動画マニュアルなのかによって、求められるマニュアルの内容や質、適切な時間などが違ってきます。また、視聴に使用するデバイスが社内のプロジェクター(映写機)なのか、個人のPCやスマートフォンなのかによっても、最終的な画面サイズやデータ容量も異なるでしょう。動画マニュアルの構成案を考える時点で、こういったポイントを明確にしておくと、その後の作成作業がスムーズになります。

・1つの動画マニュアルで1つのテーマを取り扱う
原則として、「1つの動画マニュアルで1つのテーマを取り扱う」ようにしましょう。動画マニュアルでは、テキストのマニュアルのようにテーマを検索することができないため、気になることがあれば実際に動画を再生して確認しなければなりません。1つの動画内にいくつものテーマを盛り込もうとすると、それだけ動画の時間も長くなり、視聴者が確認したい部分を見つけにくくなり、途中で飽きてしまうことにもつながります。そうしたリスクを防ぐためにも、1つの動画マニュアルで解説することは1つのテーマにしぼるようにしましょう。

2. 情報・資料を収集する

組み立てた構成案を基にして、動画マニュアルの作成で必要となる情報や資料を収集・整理します。最終的にどのような動画マニュアルにしたいのか、具体的にイメージしながら情報収集をすることがポイントです。
漠然としたイメージだけで情報収集をすると、実際は利用しない資料をあれもこれもと集めてしまい、無駄なリソースを割いてしまったり、本当に必要な情報の選択に時間がかかったりしてしまいます。

3. 台本を作成する

全体の構成案や集めた情報・資料を基に、具体的なコンテンツを作成していきます。たとえ短時間の動画マニュアルであっても、いきなり撮影に入るのではなく、きちんと台本を用意しましょう。台本がない状態で動画撮影に入ってしまうと、途中で必要な素材が判明したり、撮り直しが発生したりするリスクがあります。
台本は、テキスト主体のものでも絵コンテでも、どちらでも問題ありません。動画マニュアルが完成したときの再生時間を想定して、台本を作成していきましょう。

台本には、動画のシーンの流れに沿って、次のような要素を記入していきます。

・挿入する図表やテキスト(テロップ)
・使用する資料映像
・ナレーションのセリフ

台本は、動画マニュアルを利用する人のレベルに合った解説ができるよう、解説内容や順番をきちんと確認しながら作成していきましょう。

4. 動画を撮影・録音する

作成した台本を基に、いよいよ実際に動画の撮影や音声の録音を行います。
まずは動画マニュアル全体のベースとなる、作業手順などの解説パートを撮影します。人がカメラに向かって説明する動画を撮影する場合は、マイクや照明をセッティングしたり、台本に落とし込んだセリフを準備したりする必要があるため、余裕を持って取り組みましょう。なお、動画マニュアルがPCの操作説明だけで済む場合は、PCの画面を録画するだけでも大丈夫です。
なお、撮影する際は、下記のような点に注意しましょう。

・アングルを変えて撮影する
動画撮影時は、それぞれのパートをいくつかの異なるアングルで撮影しておくことがポイントです。同じシーンでもアングルの異なる映像を用意しておくことで、編集の際に「この場面はこちらのアングルのほうがわかりやすい」と差し替えることができます。

・撮影場所の環境に注意する
動画マニュアルを撮影する際は、周囲の環境に十分に気を配りましょう。音声や照明に対する意識の持ち方次第で、同じ内容でも品質に大きな差が出てしまうからです。撮影現場では、照明によってきちんと明るい光があたっているか、マイクが音声をクリアに拾えているか、あるいはどこかから変なノイズがしていないかなど、注意しなければならないことがあります。

・質の高い映像を撮影するコツ
照明による明暗は、画面全体の印象に大きく影響するため、よく気を配る必要があります。人物などの動画を撮影する際は、いつくかのポイントを押さえておくと、質の高い映像を撮影することができます。例えば、動画はワンカットではなくなるべく短時間で区切って撮影する、室内で撮影する場合は蛍光灯などに頼らず、照明器具やレフ板(反射板)を用意する、照明器具を複数使用する場合は影に配慮する、撮影対象は真正面から撮るだけでなくハイアングルやローアングルなどからも撮影する、そして背景も事前に確認して余計な物が映り込まないように注意するといったことがポイントです。
なお、カメラはなるべく三脚を使って、映像にぶれが生じないようにしましょう。

5. ナレーションを入れる

ナレーションが必要な動画マニュアルであれば、台本作成の段階でセリフを書き込み、ナレーションの収録を行います。ナレーションの役割は、動画マニュアル全体をナビゲーションしたり、図表や資料映像をわかりやすく解説したりすることです。
音声が入っていたほうが理解しやすいため、できるだけ指導者のトークやナレーションを入れることをおすすめします。なお、ナレーションを聞かなくても理解できるよう、テロップを入れるといった工夫をするようにしましょう。

・ナレーションの収録するには
ナレーションを収録するにあたっては、ナレーターと話すスピードや抑揚などについて、あらかじめ打ち合わせをしておくことが大切です。そのため、ナレーターには早めに原稿を渡しておき、収録日までに内容を確認しておいてもらう必要があります。また、ナレーターは日によって声のコンディションが変わってしまう可能性もあるため、収録は1日で終わらせるようにしましょう。

・テロップは簡潔に
ナレーションとともにテロップを挿入する場合は、なるべく簡潔なものにしましょう。解説のテロップが多いと、動画を見ながら長い文章を読むことになるため、視聴者の負担は大きくなってしまいます。誰が見てもパッと見で理解できる内容になるように、テロップは簡潔にまとめるようにしましょう。
また、動画マニュアルの目的は、あくまで視聴者に作業手順などを正しく理解してもらうことです。難しい用語や遠回しな表現は避け、シンプルでわかりやすい表現を用いましょう。

6. 編集する

収録した映像や音声、収集した素材をつなぎ合わせて編集します。この段階で、不要な部分をカットしたりして、動画を編集していきます。音声はナレーションのほかにも、音楽や効果音などを必要に応じて組み合わせると良いでしょう。こうした編集作業の中で、各カットの時間を調整しながら、動画マニュアルを完成させていきます。

・動画が冗長にならないように注意する
一般的に動画マニュアルは、事務的な内容も多く、ユニークさに欠けるため、冗長な説明が続くと途中で飽きられてしまう可能性もあります。さまざまな業務を抱えているマニュアル利用者であれば、長い動画を最後まで見る時間はありません。ですから、動画マニュアルはできるだけ短時間で、簡潔に伝えられるようにしましょう。
また、動画マニュアルのタイトルも「何を解説しているマニュアルなのか」ということが簡潔に伝わるものにします。

・編集段階で周りの人に見てもらう
編集段階で大切なことは、周りの人に動画を見てもらい、フィードバックをもらうことです。自分以外の人にチェックしてもらうことで、不自然な内容になっていないか確認することができます。
また、編集の段階で不要と判断してカットした素材であっても、できるだけ保存しておくことも大切です。編集の時点で不要と判断したものでも、その後に必要となることがあるためです。再編集のときに役立つため、すぐに削除してしまわないよう注意しましょう。

動画マニュアルの作り方や作成手順のコツとは?動画のメリットも紹介!

マニュアルのクラウド型プラットフォームサービスも登場

わかりやすい動画マニュアルの作成方法についてご紹介してきました。
紙に印刷されたマニュアルにはないメリットが、動画マニュアルには多くあります。さらに現在では、クラウド上で作成・管理・共有ができ、スマホやタブレットでも閲覧できるマニュアルのプラットフォームサービスが登場しています。そこで最後に、クラウド型マニュアルサービスを導入するメリットについてご紹介します。

生産性向上とコスト削減を実現できる

現代は労働人口の減少から、人手不足の解決が求められています。業務を効率化し、生産性を向上させる働き方が以前にも増して注目されています。そのため、マニュアル作成においても、担当者にとって作成しやすく、マニュアルの使用者にとってわかりやすいツールやサービスの導入が必須となっています。
また、紙のマニュアルは印刷コストがかかるばかりか、管理場所も必要でした。さらに業務内容や拠点の拡大に伴ってコストも増大します。しかし、クラウド上でマニュアルを作成・管理・共有するサービスでは、紙資料は不要となり、印刷・改定後に店舗や事務所に配るなどのコストは一切発生しません。
無駄な仕事をなくして生産性を向上させ、コスト削減も実現できるクラウド型マニュアルサービスは、まさに次代のマニュアルの在り方を示しているといえるでしょう。

動画マニュアルも編集可能

クラウド型マニュアルサービス「Teachme Biz(ティーチミー・ビズ)」は、マニュアルに使用したい写真や動画、音声といった素材の取り込みも可能です。
タブレットやスマートフォンで撮影した素材のほか、パソコン内の画像・動画などを利用したマニュアルも作成できます。

Teachme Bizでは、動画を一時停止して、画像編集と同じように図形やテキストなどを追加することができます。直感的に操作することができるため、動画編集はやったことがない…という方にもおすすめです。

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