みなさんはZoomとは何か知っていますか？Zoomは代表的なビデオ会議システムの1つのため、一度は耳にしたことがあると思います。しかし、名前を聞いたことがあっても無料でどこまで使えるのか、どのような機能が使えるのか知らない方も多いと思います。そこで、Zoomの基本情報から初心者でもすぐ使える基本機能、会議をより快適にする便利な機能まで詳しくご紹介します。

具体的なZoomの使い方について知りたい！という方はこちらをご覧ください。
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本ブログでは、他のオンライン会議ツールについてもご紹介しておりますので、是非ご覧ください。
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Zoomとは？

Zoom

Zoomは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスを使用して、オンラインでセミナーや会議を開催するために開発されたアプリケーションです。映像や音声を使ってビデオ会議や電話会議が可能です。Zoomは遠隔会議、遠隔セミナー、遠隔授業向けクラウドビデオ会議サービスとして世界中で利用されています。

Zoomの無料版と有料版では、通話時間の制限の有無や、追加機能の有無があります。しかし、無料版のアカウントでも、ほとんどの機能を使えることがZoomの魅力と言えます。例えば、会議に参加しているメンバーのPC画面を共有しながら打ち合わせができたり、100人まで会議に招集できたり、ミーティングを録画保存できるなど、便利な機能が搭載されています。

Zoom無料版と有料版の違い

このような制限はあるものの、Zoomにはビデオ会議ツールとして基本的な機能が備わっていますので、まずは無料版を活用してみて、有料版を検討するのがおすすめです。

Zoomの主な機能

Zoomにはミーティングを開く際にチャットや画面共有をはじめとした便利な機能が数多く備わっています。その中から今回は使用頻度の高い5つの基本機能をご紹介します。

チャット

チャットでは、短いメッセージのやり取りやファイルの共有をすることが可能です。全員に対してだけではなく、個別の相手を指定してやり取りをすることもできます。
さらに、Zoomにはチャット上のやり取りを自動で保存するログ機能が備わっています。そのため、チャットに会議の議事録を記録し、会議終了時に保存・共有をすることも簡単です。

画面共有

指定した画面を参加者に共有して見せることができます。画面共有を活用することで、資料を事前に配布しておく必要がなくなったり、説明の理解を深めたりすることができます。共有画面は映像として送信され、データそのものが共有されるわけではないため、セキュリティ面も安心です。初期設定では管理者のみが画面共有をする権限を持っていますが、管理者がゲストに権限を与えることで、ゲストが画面共有をすることもできるようになります。

仮想背景の設定

任意の画像を背景に設定することができます。デフォルトでいくつかの背景用画像が用意されていますが、好きな画像をアップロードして背景に設定することも可能です。画像に文字が入っている場合には、映像を反転させることで鏡文字にならないようにすることができます。

【マニュアル公開】Zoomの背景を設定する方法

パスワードの設定

各ミーティングにパスワードを設定することで、よりセキュリティを高めることができます。パスワードが設定されたミーティングでは、参加者はミーティングルーム入室時にパスワードの入力を求められます。パスワードの設定は機密性の高い内容を話し合うときや有料セミナーを開くときに有効となるでしょう。

【マニュアル公開】Zoom　パスワードの設定方法

録画・録音

画面下部の「レコーディング」ボタンを押すだけで、簡単にミーティングの録画や録音をすることができます。ミーティング全てを録画したい場合には、自動録画をあらかじめ設定しておくことも可能です。初期設定では管理者のみが録画をする権限を持っていますが、管理者がゲストに権限を与えることで、ゲストが録画をすることもできるようになります。
無料版ではデータがローカルに保存されますが、有料版ではローカルだけではなくクラウドにもデータを保存できます。

【マニュアル公開】Windows用　Zoom会議の録画方法

その他の機能

ここまでZoomの基本機能を紹介してきましたが、Zoomにはこの他にも便利な機能が多数あります。会議をより快適に利用するための機能を4つご紹介します。

ホワイトボード

Zoomにはホワイトボードの機能があります。画面共有でホワイトボードを選択することでホワイトボードを利用できます。ホワイトボードは描画だけの場合が多く、マウスで文字が上手くかけずストレスを感じることがありますが、Zoomのホワイトボードはテキストやスタンプ、矢印などもあるため非常に使いやすくなっています。言葉や画面共有だけでは伝わらない細かい説明や補足をする際にぜひ活用してください。

ブレイクアウトルーム

ブレイクアウトルームとは、現在開いている会議の出席者を分割し、グループごとに会議を行う機能です。会議中、話をまとめるために少人数に分かれて会議を行うことがあると思います。リモートで会議を行う場合は通常、新たに会議を立ち上げて参加者が参加するのを待たなければいけません。しかし、ブレイクアウトルームを使うことで全体の会議から個別の会議にすぐ移動できるため、手間が省けます。

また、少人数に分かれて会議を行うと、話がまとまらず時間になっても全体会議に戻ってこない場合がありますが、Zoomのブレイクアウトルームでは会議の時間が設定できます。また、ホストは各会議にメッセージを送れるため、より計画的に会議を進めることができます。

リモートコントロール

リモートコントロールとは、相手の画面を遠隔操作する機能です。操作が分からない場合、実際に操作をやってみせたほうが早く伝わる場合があります。そんなとき、リモートコントロール機能を使うことでより分かりやすく伝えることができ、快適な会議を行うことができます。

スポットライトモード

Zoomは通常、発言をしている人が大きく表示されるように設定されていますが、スポットライトモードを使うことで任意の人を常に大きく表示することができます。セミナーや授業などで常に1人を表示しておきたいときに活用しましょう。

まとめ

今回はZoomの基本情報と機能についてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。Zoomは無料でほとんどの機能が使えるため、世界中で多くの人に使われています。チャットや画面共有だけではなく、ブレイクアウトルームやスポットライトモードも使えるZoomは、ビデオ会議だけではなくセミナーや授業にも便利なツールです。Zoomの便利な機能を最大限活用し、より快適にビデオ会議を行ってみてはいかがでしょうか。

Teachme Bizでは、Zoomの使い方に関するさまざまな手順書を用意しています。初めてZoomを使用する方も、もっとZoomを活用したいという方も、Teachme Bizの手順書を活用いただき、ビジネスや学習が加速する一助となれば幸いです。

本ブログでは、Zoomの使い方をはじめとして、他のオンライン会議ツールについてもご紹介しておりますので、ぜひご覧下さい。

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