Zoomの使い方とは? マニュアルで分かりやすく解説!テレワークや教育現場で活用されている「Zoom(ズーム)」の使い方

政府が推進する「働き方改革」のひとつとして、情報通信技術を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方「テレワーク」を導入する企業が増えています。また、新型コロナウイルス感染症対策として、時差出勤やテレワーク・リモートワーク・在宅勤務などを実施する企業が増えるなか、ビデオ会議システム「Zoom(ズーム)」が注目を集めています。

初めてZoomを使う方の中には「こういう場合どうしたらいいの?」という不安を感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。Zoomを使って、会議やセミナーに参加するための方法を、 ステップごとに画像を使ったわかりやすいマニュアルを用いてご紹介します

企業がテレワークや在宅ワークを導入するにあたって「必要なツールの使い方がわからない・・・」という声は少なくありません。Teachme Bizで作成したわかりやすい手順書を皆様にご利用いただくことで、皆様の課題解決のお手伝いができれば幸いです。

目次

Zoomとは?

Zoomは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスを使用して、オンラインでセミナーや会議を開催するために開発されたアプリケーションです。映像や音声を使ってビデオ会議や電話会議が可能です。Zoomは遠隔会議、遠隔セミナー、遠隔授業向けクラウドビデオ会議サービスとして世界中で利用されています。

2020年3月には、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)流行による学校休校対策として、Zoomを学校へ無償提供することを発表し話題になりました。Zoomには、無料版と有料版があり、通常、無料版であれば、通常は3名以上100名以下のグループミーティングは40分までと制限がありますが、今回の無償提供では、1会議最大300名まで時間制限なし回数制限なしで利用できるそうです。

このように、Zoomの無料版と有料版では、通話時間の制限の有無や、追加機能の有無があります。しかし、無料版のアカウントでも、ほとんどの機能を使えることがZoomの魅力と言えます。例えば、会議に参加しているメンバーのPC画面を共有しながら打ち合わせができたり、100人まで会議に招集できたり、ミーティングを録画保存できるなど、便利な機能が搭載されています。

Zoom無料版と有料版の違い

  • ・無料版は3人以上の会議は40分までと時間制限がある。
  • ・無料版はクラウドレコーディングができず、自分のPCに動画ファイルが保存される。
  • ・無料版はオンライン会議に参加している別のユーザーとホスト(開催者)権限を共有できない。
  • ・無料版でオンライン会議を主催する場合は投票機能が使えない。

このような制限はあるものの、Zoomにはビデオ会議ツールとして基本的な機能が備わっていますので、まずは無料版を活用してみて、有料版を検討するのがおすすめです。

Zoomの主な機能

Zoomにはミーティングを開く際に便利な機能が数多く備わっています。その中から今回は使用頻度の高い5つの機能をご紹介します。

・チャット

チャットでは、短いメッセージのやり取りやファイルの共有をすることが可能です。全員に対してだけではなく、個別の相手を指定してやり取りをすることもできます。
さらに、Zoomにはチャット上のやり取りを自動で保存するログ機能が備わっています。そのため、チャットに会議の議事録を記録し、会議終了時に保存・共有をすることも簡単です。

・画面共有

指定した画面を参加者に共有して見せることができます。画面共有を活用することで、資料を事前に配布しておく必要がなくなったり、説明の理解を深めたりすることができます。共有画面は映像として送信され、データそのものが共有されるわけではないため、セキュリティ面も安心です。初期設定では管理者のみが画面共有をする権限を持っていますが、管理者がゲストに権限を与えることで、ゲストが画面共有をすることもできるようになります。

・仮想背景の設定

任意の画像を背景に設定することができます。デフォルトでいくつかの背景用画像が用意されていますが、好きな画像をアップロードして背景に設定することも可能です。画像に文字が入っている場合には、映像を反転させることで鏡文字にならないようにすることができます。

【マニュアル公開】Zoomの背景を設定する方法

・パスワードの設定

各ミーティングにパスワードを設定することで、よりセキュリティを高めることができます。パスワードが設定されたミーティングでは、参加者はミーティングルーム入室時にパスワードの入力を求められます。パスワードの設定は機密性の高い内容を話し合うときや有料セミナーを開くときに有効となるでしょう。

【マニュアル公開】Zoom パスワードの設定方法

・録画・録音

画面下部の「レコーディング」ボタンを押すだけで、簡単にミーティングの録画や録音をすることができます。ミーティング全てを録画したい場合には、自動録画をあらかじめ設定しておくことも可能です。初期設定では管理者のみが録画をする権限を持っていますが、管理者がゲストに権限を与えることで、ゲストが録画をすることもできるようになります。
無料版ではデータがローカルに保存されますが、有料版ではローカルだけではなくクラウドにもデータを保存できます。

【マニュアル公開】Windows用 Zoom会議の録画方法

Zoomでオンライン会議に参加する方法

初めてZoomで会議をするという方は「会議に招待されて参加する」ケースがほとんどではないでしょうか。Zoomミーティングは、参加者として会議に参加する場合、アカウント作成の必要がありません。会議に参加する場合、主催者から事前に 会議参加用のURLミーティングID(数字列)が送られてきます。

会議に参加する方法として、以下の3つの方法があります。

  1. 1.パソコンにZoomアプリをインストールして会議に参加する
  2. 2.パソコンのブラウザからZoomで会議に参加する
  3. 3.スマートフォン・タブレットにZoomアプリをインストールして会議に参加する

Zoomはパソコン、スマートフォン、タブレットからも利用できます。アプリをインストールする方法だけでなく、ウェブブラウザから利用することも可能ですので、ご自身の環境に合わせて参加方法を選択しましょう。

どの参加方法でも、参加前にあらかじめネット環境を整備しておくことが必要です。さらに、使っている機材によっては新たに追加の機材を用意しなければならないこともあります。パソコンで参加する場合とスマートフォン・タブレットで参加する場合でそれぞれ必要となる機材をチェックしてみましょう。

パソコンで参加する際に必要な機材

 パソコンを使用してZoomミーティングに参加する際、使うパソコンによってはパソコン本体以外にも機材を揃えなくてはならない場合があります。必要となる機材は以下の3つです。

  1. ・マイク
  2. ・カメラ
  3. ・スピーカー

しかし多くのパソコンでは、マイク、カメラ、スピーカーは標準装備となっているため、新たに購入する必要はありません。持っているパソコンに装備されていない場合や、標準機能より高画質・高音質を求める場合に購入を考えるとよいでしょう。

スマートフォン・タブレットで参加する際に必要な機材

スマートフォンやタブレットにはマイク、カメラ、スピーカーが内蔵されているため、スマートフォン本体やタブレット本体以外の機材は必要ありません。ただし、これらの内蔵機能を使うためには、あらかじめZoomアプリがマイクとカメラを使用することを許可しておく必要があります。ミーティングに参加する前に、マイクとカメラの設定を確認しておきましょう。

また、マイクなしのイヤホンを利用するとき、内蔵マイクがうまく音声を拾わないことがあります。マイクの設定を一度確認し、それでも改善できない場合にはイヤホンマイクを利用するとよいでしょう。

パソコンにZoomアプリをインストールして会議に参加する方法

前述の通り、Zoomはアプリ版の他にブラウザ版がありますので、Zoomアプリを事前にインストールしていなくても、Google Chrome(グーグルクローム)などのウェブブラウザでZoomの画面を開いて会議を始めることができます。

初めてZoomを利用する場合、会議の主催者から会議参加用のURLが送られてきて、それをクリックすると、その場でアプリをインストール画面が表示され、Zoomアプリをインストールをするというケースがほとんどです。 Zoomを利用する機会が増えそうなら、アプリをインストールしておくと便利です。

ただ、会議の直前にインストールをして、設定を行っていると、会議に遅れてしまう可能性があるため、事前にZoomアプリインストールをして、設定を完了しておくと良いでしょう。事前にZoomアプリのインストールが完了していれば、主催者から送られてきたURLをクリックして、表示されるブラウザの通知をクリックするとアプリが開き、会議に参加できます。

ここでは、パソコンにZoomをインストールする方法をご紹介します。Zoomのサイトからアプリをダウンロードしてインストールする方法と会議参加用URLからZoomアプリをインストールする方法の2つを画像で紹介します。

パソコンにZoomのサイトからアプリをダウンロードする

  1. 1. Zoomのサイトの最下部から「ダウンロード」をクリックします。
  2. 2. ミーティング用Zoomクライアントのダウンロードをクリックし、ダウンロードが完了したらファイルをクリックしてインストールします。
  3. 3. インストールが完了すると、Zoomのサインイン画面が表示されます。

会議参加用URLからアプリをダウンロードする

  1. 1. 主催者から会議参加用URLを受け取り、会議参加用URLをクリックします。
  2. 2. Zoomの起動中という画面の右下にある「Zoomをダウンロードして実行」をクリックして、ダウンロードが完了したらファイルをクリックしてインストールします。
  3. 3. インストールが完了すると、ミーティングに参加するために名前を入力する画面が表示されますので、名前を入力して「ミーティングに参加」をクリックします。

会議に参加したら音声と映像を設定する

Zoomの画面の左下に、「ビデオを開始します」と「音声に参加します」というボタンがあります。これをクリックすると、映像を配信したり、マイクで発言することができます。

Zoomを使ってセミナーや会議に参加するためのわかりやすいマニュアルを公開

初めてのテレワークや、Zoomミーティングに参加する場合、Zoomの設定や操作に不安に感じる人もいらっしゃるかもしれませんが、画像・動画ベースの分かりやすい手順書を簡単に作成・共有・管理できるクラウド型サービスの「Teachme Biz」で作成した手順書なら、Zoomの設定も簡単に行うことができます
手順書と操作画面を同時に開いて、確認しながら作業を進めていきましょう。

【マニュアル公開】Zoomでセミナーを視聴する際に確認すべき5つの項目

パソコンのブラウザからZoomで会議に参加する方法

パソコンにZoomアプリをインストールすることができない場合は、ブラウザでZoomミーティングに参加することが可能です。Zoomのサイトから会議に参加する方法と、会議参加用URLからブラウザで会議に参加する方法があります。

Zoomのサイトからブラウザで会議に参加する方法

  1. 1. Zoomのサイトの最上部から、「ミーティングに参加」をクリックします。

  2. ※Zoomをパソコンのウェブブラウザで使用する場合はGoogle Chromeが最も適しているそうです。

  3. 2.ミーティングIDを入力する画面が表示されますので、主催者から共有されたミーティングIDを入力し、「参加」をクリックします。

会議参加用URLからブラウザで会議に参加する方法

会議の主催者から送られてくる会議参加用のURLからブラウザ版でZoom参加することもできます。その方法をご紹介します。

  1. 1. 主催者から会議参加用URLを受け取り、会議参加用URLをクリックします。
  2. 2. Zoomの起動中という画面の下部中央にある「ここをクリック」をクリックすると「ブラウザから参加する」が表示されるのでクリックします。

  3. 3. ミーティングに参加するために名前を入力する画面が表示されますので、名前を入力して「参加」をクリックします。

Zoomの専用アプリをダウンロードせず会議に参加するマニュアルを公開

パソコンにアプリをダウンロードするのに制限や抵抗のある方は、ウェブブラウザ版で会議に参加することができます。その方法について、画像・動画ベースの分かりやすい手順書を簡単に作成・共有・管理できるクラウド型サービスの「Teachme Biz」で作成した手順書をご紹介します。

【マニュアル公開】Zoomの専用アプリをインストールすることなく、Web会議に参加する方法

スマートフォン・タブレットにアプリをインストールしてZoomミーティングに参加する方法

Zoomはパソコンだけでなくスマートフォンからも利用することができます。スマートフォンで会議に参加できれば、場所を問わずどこにいても参加できますので非常に便利です。
AppStoreまたはGooglePlayからアプリをダウンロードします。
主催者から会議参加用URLを受け取り、会議参加用URLをクリックするか、 Zoomのサイトの最下部の「ダウンロード」をクリックすると、AppStoreまたはGooglePlayのダウンロード画面が表示されます。

▼iOSの場合

▼Androidの場合

パソコンからZoomミーティングに参加して、音声や映像がうまく共有できない場合は、スマートフォンから試してみるのもひとつです。

スマートフォンでZoomを利用するためのマニュアルを公開

パソコンだけでなく、スマートフォンからもZoomを利用して会議に参加することができます。その方法について、画像・動画ベースの分かりやすい手順書を簡単に作成・共有・管理できるクラウド型サービスの「Teachme Biz」で作成した手順書をご紹介します。

【マニュアル公開】スマートフォンでZoomセミナーを視聴する方法

主催者としてZoomでミーティングを開催する方法

ここまでは、Zoomを使って会議に参加する方法を紹介してきました。次に、Zoomを使って会議を開催する方法について紹介していきます。

Zoomは、参加者がアカウントを持っていなくても会議参加用のURLをクリックするだけで簡単にミーティングに参加できます。ミーティングを録画することができることから、オンライン会議を開催するツールとして適しています。

ミーティングを開催するためにはアカウント登録が必要

主催者として会議を開催する場合、アカウント登録をする必要があります。「サインアップは無料です」をクリックして、無料サインアップをしましょう。メールアドレスでのサインアップだけでなくGoogleやFacebookアカウントでもサインアップができます。

Zoomでミーティングを即時開催する方法

  1. 1.Zoomのサイトの上部の「ミーティングを開催する」をクリックします。この時にサインインを求められますので、作成したアカウントでサインインします。
  2. 2.アプリをインストール済みであれば、Zoomを開く許可を求めるシステムダイアログが表示されますので、「Zoomを開く」をクリックします。
  3. 3.自分のみが参加している会議が作成されます。招待メールを送付したり、招待URLを会議に参加してほしい相手に送付することで、会議に招集することができます。

Zoomでミーティングを予定開催する方法

  1. 1.Zoomのサイトの上部の「マイアカウント」をクリックします。
  2. 2.「マイアカウント」の画面上部の「ミーティングをスケジュールする」をクリックします。
  3. 3.ミーティングの詳細画面が表示されますので、開催日時などを設定します。

主催者としてZoomで会議を開催するためのマニュアルを公開

Zoomのアカウントを無料作成すれば、Zoomを利用して会議やオンラインセミナーを開催することができます。その方法について、画像・動画ベースの分かりやすい手順書を簡単に作成・共有・管理できるクラウド型サービスの「Teachme Biz」で作成した手順書をご紹介します。

【マニュアル公開】Zoomでオンライン会議を開催する方法~陥りやすい3つのミス~

まとめ

いかがでしたか。リモートワークや在宅勤務が導入されたことによって、会議が開催できなくなり、仕事に支障をきたしている・・・、出張が制限されて商談ができない・・・、予定していたセミナーが開催できない・・・などの悩みをお抱えであれば、Zoomを活用してみてはいかがでしょうか。

Zoomを活用すれば、簡単に画面を共有できたり、ホワイトボード機能が搭載されていたりと、実際の会議やセミナーさながらの会議を開催することが可能です。

Teachme Bizでは、他にもさまざまなZoomに関する手順書を用意しています。初めてZoomを使用する方も、もっとZoomを活用したいという方も、Teachme Bizの手順書を活用いただき、ビジネスや学習が加速する一助となれば幸いです。

目的に合わせてステップごとに画像でわかりやすくご紹介!Zoomマニュアル大公開

記事内でご紹介したマニュアルを含め、スタディストが提供するビジュアルSOPマネジメントプラットフォーム「Teachme Biz」で作成したZoomマニュアルを一挙にご紹介します。

【リモートワーク時必須】Web会議「Zoom」の超基本的な使い方

【マニュアル公開】https://teachme.jp/8/manuals/7960586

Zoomの専用アプリをインストールすることなく、Web会議に参加する方法

【マニュアル公開】https://teachme.jp/8/manuals/7999497

スマートフォンでZoomセミナーを視聴する方法

【マニュアル公開】https://teachme.jp/8/manuals/8067028

Zoomの接続URLをクイックに人に知らせる方法(パーソナルミーティング)

【マニュアル公開】https://teachme.jp/8/manuals/8031969

Zoomのホワイトボード機能の使い方(動画あり)

【マニュアル公開】https://teachme.jp/8/manuals/8020218

ZoomでiPhoneやiPadの画面を共有する方法

【マニュアル公開】https://teachme.jp/8/manuals/8018019

Zoomでセミナーを視聴する際に確認すべき5つの項目

【マニュアル公開】https://teachme.jp/8/manuals/8064318

Zoomの専用アプリをインストールすることなく、Web会議に参加する方法

【マニュアル公開】https://teachme.jp/8/manuals/7999497

スマートフォンでZoomセミナーを視聴する方法

【マニュアル公開】https://teachme.jp/8/manuals/8067028

Zoomでオンライン会議を開催する方法~陥りやすい3つのミス~

【マニュアル公開】https://teachme.jp/8/manuals/8076351

ビジュアルSOPマネジメントプラットフォーム「Teachme Biz」は、画像と動画を使った伝わりやすい業務手順書を簡単に作成・管理・共有できます。再現性高く手順を伝えられるSOP(標準作業手順書)により、業務効率化、生産性向上、コスト削減を実現します。