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Microsoft Teamsとは?導入のメリットから使い方までわかりやすく解説!今すぐ使えるマニュアルも大公開中


「働き方改革」の一環として導入が推進されていたテレワークは、新型コロナウイルスの影響で導入企業が急激に増加しました。テレワークを行うにあたり、コミュニケーションツールであるチャットやビデオ会議は必要不可欠になります。Microsoft TeamsやZoom、Google Meetなど様々なサービスが提供されていますが、これらのサービスのそれぞれの利点や特徴をご存じでしょうか?本記事ではマイクロソフトが提供するMicrosoft Teamsに焦点を当て、他のサービスとの違いやTeamsを使用するメリット、使い方までご紹介いたします。記事の最後には、スタディストが提供するTeamsマニュアルも公開しておりますので、ぜひご活用ください。

ZoomやGoogle Meetについてはこちらの記事をご覧ください。
Zoomの使い方とは? マニュアルで分かりやすく解説!テレワークや教育現場で活用されている「Zoom(ズーム)」の使い方

Google Meetとは?便利な機能から使い方までわかりやすく解説!今すぐ使えるマニュアルも大公開中

Teamsとは?

Microsoft Teamsとは、マイクロソフトが開発、提供するコラボレーションプラットフォームで、Microsoft 365アプリケーションの一部です。2017年3月14日に世界中でサービスを開始しました。

Skype for Businessからの移行

Office 365ではSkype for Businessというコミュニケーションツールが提供されており、その後継としてTeamsが機能提供されました。Teamsは、Skype for Businessの機能に加え、スレッド機能やツールの連携などコミュニケーションをとるために必要な機能が追加されています。マイクロソフトはSkype for Business onlineの提供を2021年に終了すると発表し、Teamsへの移行を推進しています。

主な機能

Teamsの主な機能は以下の3つになります。

・チャット

グループや個人で情報をやり取りできるため、リアルタイムでメンバーと情報を共有できます。メンション機能やスレッド機能、チャンネルがあるため、情報を整理して管理することができます。

Teamsでチャットに参加する詳しい方法はこちらのマニュアルをご覧ください。
[マニュアル公開]Teamsでチャットを開始する方法

・通話、ビデオ会議

Teamsでは、最大300人まで参加可能なビデオ会議を開催することができます。会議中にチャットをしたり議事録を作成したりすることも可能です。

・ファイルの共有

ファイル共有はドラッグ&ドロップで簡単に行うことができます。Microsoft WordやMicrosoft Excelなどの他のMicrosoft 365ファイルであれば、複数人で同時編集することもできます。

無償版と有償版の違い

Microsoft「Microsoft Teams と無料版の Microsoft Teams の相違点」より作成


出典▶Microsoft「Microsoft Teams と無料版の Microsoft Teams の相違点

Teamsには無償版と有償版があり、メンバーの最大数やファイルストレージなどに違いがあります。Microsoft Officeを既に利用している企業は、Office 365のクラウドサービスを含むプランにTeamsも含まれているため、追加で出費する必要がなくすぐに使い始めることができます。

Teamsを利用するべき理由とは?

現在、チャットやオンライン会議、ファイル共有をするためのサービスは数多く提供されていますが、その中でTeamsを利用するべき理由とは一体何なのでしょうか?他サービスとの違いやTeamsの利点を挙げて紹介します。

他のオンライン会議サービスとの違い

それぞれのサービスの無償版における機能の違いを以下の表にまとめました。サービスごとに最大参加可能人数や時間制限などに違いがあるため、何を重視するべきなのか考えて選びましょう。

Teamsの利点

・Microsoft 365アプリとの連携

TeamsはMicrosoft WordやMicrosoft Excelなどの他のMicrosoft 365アプリのチームコラボレーションのハブとして開発されています。Teams一つで様々なMicrosoft 365アプリと連携をとることができ、必要な情報にすぐにたどり着くことができるため、作業時間の短縮やファイルの管理などで業務の効率化に役立てられます。

・コミュニケーションが円滑になる

Teamsは複数のツールを使い分けることなく、チャットや通話、ビデオ会議を利用することができます。チャットから通話やビデオ会議への切り替えも簡単にできるため、コミュニケーションがより円滑になります。

・社外とのコミュニケーションツールとして導入しやすい

業務を効率化するためには社内だけでなく、社外の担当者とのコミュニケーションも重要になります。他社との連携のために新しいツールを導入するのはお互いに大変ですが、多くの企業はMicrosoft Officeを利用しているため、社外の担当者とのコミュニケーションツールとして導入しやすいという利点があります。

ビデオ会議の参加に必要な機器

初めてTeamsで会議をするという方は「会議に招待されて参加する」ケースがほとんどではないでしょうか。Teamsのビデオ会議は、参加者として会議に参加する場合、アカウント作成の必要がありません。会議はTeamsアプリのカレンダーやチャットから簡単に参加することができますが、アカウントがなくアプリをインストールしていない場合は主催者から事前に送られてきた会議出席依頼のメールから参加することができます。

会議に参加する方法として、以下の2つの方法があります。

  • 1.パソコンまたはスマートフォン・タブレットにTeamsのアプリをインストールして会議に参加する
  • 2.ブラウザから会議に参加する

Teamsはパソコン、スマートフォン、タブレットからも利用できます。アプリをインストールする方法だけでなく、ウェブブラウザから利用することも可能ですので、ご自身の環境に合わせて参加方法を選択しましょう。

どの参加方法でも、参加前にあらかじめネット環境を整備しておくことが必要です。さらに、使っている機材によっては新たに追加の機材を用意しなければならないこともあります。パソコンで参加する場合とスマートフォン・タブレットで参加する場合でそれぞれ必要となる機材をチェックしてみましょう。

Teamsの利用方法

パソコンでデスクトップアプリをダウンロードする方法

Windows / Mac 共通
1. Teamsダウンロードページにアクセスし、「デスクトップ版をダウンロード」をクリック

2.「Teamsをダウンロード」をクリック

3.ファイルのダウンロードが完了したらダブルクリックしてインストールを開始する。

(1)Windowsの場合
4.インストールが完了すると以下のような画面が表示されるので、「続行」をクリック

5. Microsoft アカウントでサインインして完了

(2)Macの場合
4. 以下のような画面が表示されるので、「続ける」をクリック

5.インストール先を選択

6. 「インストール」をクリック

7.「閉じる」をクリックしてインストール完了

スマートフォン、タブレットでアプリをダウンロードする方法

スマートフォン、タブレットからはApp StoreまたはGoogle Playにて「Microsoft Teams」と検索し、インストールすることで利用できます。

ブラウザからも利用可能

アプリをインストールしなくてもこちらのページにてサインインすることで簡単に利用することも可能です。アカウントがない場合は、主催者からのURLをクリックし参加することでサインインすることなく利用できます。

Microsoft「Microsoft Teams の制限事項と仕様」より作成


出典▶MicrosoftMicrosoft Teams の制限事項と仕様

ブラウザからの参加はアプリをインストールする場合に比べて手順は簡単ですが、サポートされていないブラウザを利用すると音声や動画などが使用できない場合があるので必ず事前にご自身のブラウザがサポートされているかどうかを確認しましょう。お使いのブラウザのバージョンが分からない場合は、バージョンに関わらず完全サポートされているGoogle Chromeを使うことをお勧めします。

ビデオ会議の参加方法

主催者から送られてきたメールから参加する場合

1. 主催者から送られてきたメールの[Microsoft Teams 会議に参加] をクリックし参加方法を選択

2.表示名を入力し、マイクと動画の設定を行ったら、「今すぐ参加」をクリック

3. 主催者から招待されるのを待ち、招待されれば参加完了

招待メールから参加する詳しい方法はこちらのマニュアルをご覧ください。
[マニュアル公開] Teamsで招待された会議に参加する方法

リモートワークを快適にする機能とは?

ビデオ会議を実際に始めてみると、家の中が見えてしまう、対面に比べて資料の説明がしづらいなど様々な悩みが出てきます。マイクロソフトはそれらの課題を解決するために次々と便利な追加機能を開発、提供しています。その中でもリモートワークがより便利に利用できる機能を4つほど紹介いたします。

背景の変更

出典▶Microsoft「Teams クイックガイド

ビデオ会議をする際、自分の家の様子や周りの状況が見えてしまうことを快く思わない人は多いのではないでしょうか?Teamsなら背景をぼかしたり画像に置き換えたりすることができるため、そのような悩みを解消することができます。

Teamsのビデオ会議で背景を設定する方法はこちらのマニュアルをご覧ください。
[マニュアル公開]Teamsのビデオ会議で背景を設定する方法

相手に自分の画面を操作してもらう

出典▶Microsoft「Teams クイックガイド

ビデオ会議で画面共有ができるサービスは数多くありますが、画面共有だけでは対面に比べて他人の資料に対する指摘や修正点が伝わりにくいという問題があります。しかし、Teamsには相手に自分の画面を操作してもらう機能があるため、ビデオ会議をしながら対面に近い操作を行うことが可能です。この機能はMicrosoft WordやMicrosoft Excelを提供するマイクロソフトならではの機能となっています。

Teamsのテレビ会議で画面を操作してもらう方法はこちらのマニュアルをご覧ください。
[マニュアル公開]Teamsのテレビ会議で画面を操作してもらう方法

ホワイトボード

ビデオ会議をする際には、Power PointやPDFの資料を作成し画面共有をすることで発表を行うことが多いと思います。Teamsにはホワイトボードの機能があるため、自由にペイントしたり文字を書いたりすることでより自由に発表をすることが可能になります。

Togetherモード

出典▶ITmedia「Web会議「Microsoft Teams」にバーチャルルームに集まれる「Togetherモード」

「Togetherモード」は、会議の参加者が四角い画面で区切られて並ぶのではなく、1つの背景の前に並んで表示できる機能です。背景は状況に合わせて、オンライン講義なら講堂、飲み会ならバーなどというように選べます。状況を画像で再現することで、無機質な四角い画面で会議を行うよりも円滑なコミュニケーションが取れることが期待されます。こちらは2020年8月に提供開始予定です。

まとめ

ビデオ会議を提供するサービスの1つとしてTeamsをご紹介しました。他サービスとの違いや利点など理解していただけたでしょうか?新型コロナウイルスの影響で、ビデオ会議サービスを突貫的に導入した企業も多いと思いますが、今後もテレワークは働き方の一種として利用されることを考え、現在使用しているサービスについてもう一度見直してみてはいかがでしょうか。本ブログでは他の会議ツールについてもご紹介しておりますので、ぜひご覧ください。

Zoomの使い方とは? マニュアルで分かりやすく解説!テレワークや教育現場で活用されている「Zoom(ズーム)」の使い方

Google Meetとは?便利な機能から使い方までわかりやすく解説!今すぐ使えるマニュアルも大公開中

Microsoft Teamsの使い方に関するマニュアルを大公開!

記事内でご紹介したマニュアルを含め、スタディストが提供するビジュアルSOPマネジメントプラットフォーム「Teachme Biz」で作成したTeamsマニュアルを一挙にご紹介します。公開マニュアルのためログインすることなくご覧いただけます。ぜひご活用ください。

Teamsで招待された会議に参加する方法

Teamsで外部の方をWeb会議に招待する方法

Microsoft Teamsでロビーをバイパスさせる方法

Teamsでチャットを開始する方法

Teamsでチームとテレビ会議をする方法

Teamsのチームの作成方法

Teamsのテレビ会議で画面を操作してもらう方法

Teamsのビデオ会議で背景を設定する方法

Teamsの画面共有でパソコンの音声も共有する方法