研修動画のメリットとは? 社員教育を効率化する方法～作成手順や注意点、成功事例をご紹介～
労働人口の減少に伴い、従業員1人1人の生産力は企業の未来において重要な要素です。生産性を高めるためにも、より一層社員教育に力を入れる企業が増加することが予想されます。
では、社員教育を効率化するには、どのような施策が効果的なのでしょうか。実際に上司から「社員教育を効率化するように」と言われても、何から始めれば良いのか分からない場合も多いはずです。
そこで本記事では、社員教育効率化の有効手段となる「研修動画」に焦点をあて、動画を使った研修のメリットから作成の手順、有名企業が取り組んだ成功事例などを詳しく解説します。
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目次
研修動画とは?
研修動画とは、オンラインで研修内容を配信する方法のことであり、「研修動画」「動画研修」など企業によって呼び方が異なります。パソコンやスマートフォンなどの端末を使い、インターネットで学習することからeラーニングの一種でもあります。
研修動画の内容は企業理念や業務マニュアル、仕事のルールやマナーなど様々です。
テロップや静止画をメインに解説するタイプもあれば、特定のテーマについて講師が解説するタイプもあり、作成する際は研修動画の目的に合わせて形式を決める必要があります。
動画研修とオンライン集合型研修の違い
オンライン会議システム（ZoomやTeamsなど）を使用したオンライン上での集合研修は、本記事での動画研修とは異なります。動画研修は事前に撮影した研修用の動画を、社員それぞれで再生して学習する形式を想定しています。
社員教育に研修動画を活用する4つのメリット
1. 受講する社員の負担が軽減される
研修のたびに拘束時間が発生する従来の集合研修と違い、オンライン環境と端末があれば、時間と場所を問わずに何度でも動画形式で研修を受講することが可能です。
2. 講師不在でも研修を行える
社員に研修講師をお願いしようとする場合、スケジュール調整が難航することもあります。研修動画を使用すれば、研修講師、参加者それぞれのスケジュールを押さえる手間が省け、スケジュールに左右されない安定した学習環境が提供できます。
3. 研修の実施コストを削減できる
開催にあたり毎回かかる会場費や交通費、宿泊費などのコストが削減できます。対面で実施する集合型研修と比較すると大きなコスト削減効果が見込めます。
4. 繰り返し履修させられる
研修は一度受講しても、時間が経つと忘れる可能性が高いです。研修を動画化しておけば、必要なシーンを何度も見返せます。受講者は知識の抜け漏れなく、覚えるまで研修動画を視聴してより深く学習することが可能です。
社員研修に動画を用いる4つのデメリット
1. 受講者の理解度を把握しにくい
動画が長くなるほど受講者の集中力は下がっていきます。特定の場所に集まって受講する場合は強制力や緊張感がありますが、個々人で受講する形式の場合は長い動画になると流し見になる恐れが高まります。そのため、重要な場面だけ短い動画にすることが効果的です。
2. 受講履歴を管理する仕組みが必要となる
研修をいつ受講しても良い状態にするのは受講側にとって魅力的です。ただし管理者側としては、受講者によって学習進度が異なる部分をうまく管理する必要があります。
受講者に動画を送るだけではなく、いつ・誰が・どこまで学習したのかという受講状況を管理できる方法を検討する必要があります。
3. 受講環境が必要となる
動画をダウンロードするにはかなりの通信量がかかります。ダウンロードなしのツールで閲覧するとしても、端末やWi-Fiを整備する必要があります。
4. 研修内容に柔軟性を持たせられない
ひとつの動画作成に手間がかかる点はデメリットです。動画編集ツールの多くは多機能でできることが多く、映像の演出にこだわってしまうと作成に時間がかかります。そのため、研修動画に必要最低限の編集機能をもったツールを選定することをおすすめします。
また、研修動画は一度作成してしまうとすぐに手直しできません。これは、長編で編集が行き届いた動画を作成した場合に大きなデメリットになります。一部分を抜き出しての修正が難しかったり、編集ツールを扱える社員が限られていたりすると、手直しに時間がかかってしまい、最新の研修動画を提供できない場合があります。
以下の資料では効果的な動画の活用方法について解説をしています。
研修動画が注目される背景
研修といえば、講師が対面の授業形式で教える形を想像する方が多いのではないでしょうか。毎年決まった集合研修を実施している企業も多くあります。
ただ、毎回外部講師に依頼していると、会場を準備したり、交通費がかかったりするため、開催コストがかさむケースが少なくありません。
そこで、そういった諸々のコストを削減し、社内研修を効率化できる手段として注目されているのが動画研修です。
特に近年はリモートワークなどのオンライン化が進んだこともあって、オンライン上で研修を行う企業が急増しています。研修のオンライン化に伴い、研修の動画化による動画研修は今後ますます増えることが予測されます。
研修動画の種類
研修動画には大きく分けて「セミナー形式」「マニュアル形式」「ドキュメンタリー形式」の3つがあります。それぞれ適した研修内容が違うため、研修内容に合わせてどの形式で動画を撮るのか決定しましょう。
種類1：セミナー形式
セミナー形式とは、研修講師1人が複数人の生徒に向かって講義する形式です。
動画の場合、講師が生徒に向かって話しているように解説しているところを撮影するか、実際に参加者がいる講義を撮影するかの二通りがあります。
セミナー形式の動画は、新入社員の研修、業界や仕事に必要な基本知識などの解説、マナー講習、社内勉強会などに適します。
種類2：マニュアル形式
マニュアル形式とは、実際の仕事や接客の様子、業務の手順などを説明するものです。
主に文字や画像では伝わりきらない業務が多いアパレルや飲食、テーマパークといった接客業などで活用されることがよくあります。
動画にすると、実際にお客さまと接する様子を視覚や音で把握できるため、新人にとって実践のイメージが掴みやすい研修です。
種類3：ドキュメンタリー形式
ドキュメンタリー形式とは、社内や働く様子、社員のインタビューを撮影した動画です。
特徴は、社員が現場で働いている様子など、リアリティとストーリー性を表現していることです。
ドラマのような内容なので、見ている人は飽きることなく理解できます。また、一緒に働く人の考えなどを知ることができるため、企業理念や社風、社員の声などを伝えたい場合にもおすすめです。
良い研修動画と悪い研修動画の例
研修動画を作成しても、従業員が視聴しにくいと結局活用されず、作成した意味がありません。
そこで、研修動画を作成する際に気を付けるべきことについて、例を用いてご紹介いたします。動画作成前にぜひ1度目を通してみてください。
動画の長さ
✖動画が長過ぎる
研修動画のデメリットとしても紹介したとおり、長い動画は閲覧者側に負担です。閲覧記録はあるものの、結局内容が頭に入らなかった、ということも起こりえます。
〇動画は細切れに
「動画でなければならない」場面だけを、細切れに動画化するのがおすすめです。動画でなくても伝わる部分は、静止画や図解を織り交ぜて作成しておくと、大切なポイントが伝わりやすいです。
動画編集
✖動画編集に手間をかけすぎる
効率化のために行う「研修の動画化」ですが、動画編集ソフトで凝って時間をかけすぎてしまうと本末転倒です。凝った動画で見やすくするのは良いですが、ほどほどで抑えるようにしましょう。
〇動画編集を手軽に
一度作成すれば使い回しができるかと思いきや、研修の教材には改定・追加がつきものです。いざというときに簡単に変更できるようにしておきましょう。作成者がいないと更新できない、という事態を防ぐことにも繋がります。
研修動画の管理
✖必要なとき、該当の研修動画へ閲覧者がすぐにたどり着けない
気合を入れて作成した研修動画も、閲覧してもらえなくてはその価値を発揮できません。作ったはいいものの、周知徹底されないとお蔵入りしてしまいます。
研修動画の置き場所を告知することはもちろんですが、必要な時に検索ができる環境を整えておくことが最重要です。
〇必要なときにすぐ簡単に研修動画を見つけることができる
研修動画をアナウンスする際には、メールやチャットなどを通して周知する他、社内ポータルサイトやイントラネット、掲示板などに置き場所を記載しておきましょう。
よくあるお困りごととして、必要な研修動画が数々のファイルに埋もれてしまい、探し出すだけで一苦労というものがあります。検索すればすぐに研修動画にたどり着けるようにしておくのがおすすめです。
動画が適している研修例
今までの社内研修をそのまま動画にするだけでは、動画研修の利点を最大化できません。研修の中には、動画化に向いている内容もあれば、動画にすると逆にわかりにくい場合もあります。
料理を例に考えると、店で提供する料理を覚えたい場合、口頭で説明されるよりも、炒めたり切ったりする様子を動画化して見せる方が料理の手順を覚えやすいです。
一方、料理の材料を覚えたい場合は、動画だと一時停止などで確認する手間があるため、文字や画像で確認できる方が便利です。こういったケースがあるため、作る前に動画に適した内容なのか考えてみましょう。
画像や文字の説明だけで分かるものは動画にする必要はありません。研修動画を作成する際、動画のほうがよいもの、静止画と説明文で表現したほうがよいものをしっかりと仕分けしましょう。
▼静止画と動画を良いとこ取りのコンテンツ例
【サンプル】お出汁の取り方
以下に動画研修に適している具体例を示します。参考にしてみてください。
適している例
- 新人向けPCセットアップ（一部の分かりづらいものだけ動画化）
- 業界研究・社内勉強会（実際の講義を転用）
- 新人マナー研修（名刺交換など動きのあるもの）
- 営業マンのロープレ研修（画像や文字では伝わりにくいリアルな感覚を動画で伝える
- 掃除の仕方
- 小売店での棚卸の仕方
- 機械の使い方（手元の動きのあるもの）
1. 新人教育ビジネスマナーのマニュアル
2. 機械の使い方のマニュアル
3. 商品陳列のマニュアル
【事例】研修動画を活用し成功している企業
企業研修に動画研修を取り入れ、社員教育に成功した事例をご紹介いたします。参考になれば幸いです。
事例1：飲食店でのレシピ改善（株式会社フレッシュネス様）
動画と画像を使ったレシピを作成し、iPadでレシピを見ることができる環境を整えたことで、新人スタッフを教育する場面でも活用。画像を用いることで使用する素材や仕上がりイメージが理解しやすく、動画も用いることで料理を作るときの動作を確認できるため、教育を担当するスタッフの負担も軽減されます。
また、厨房で調理をする際にも、レシピの動画があれば注文が入ってすぐにレシピを確認することができるので、不慣れなスタッフでも先輩スタッフの指導なしに安心して作業を進められます。
レシピや調理の動作を動画で解りやすく！
Teachme Bizを新人スタッフの初期教育に活用
事例2：マニュアルのペーパレス化（日本ホテル株式会社 ＪＲ東日本ホテルメッツ様）
これまでは膨大な量に及ぶ紙ベースのマニュアルを使用しており、更新に手間がかかり、画像や動画のように見て覚えることもできませんでした。しかし、ツールの導入で動画研修を活用したことにより、簡単に理解できるマニュアルを楽に作成できるようになりました。
実際の動画マニュアルの例として、「接客マナーや言葉遣い」、「チェックイン・チェックアウトフローの動画化」、「制服に合わせたネクタイの結び方」などに活用しています。
拡大するインバウンド需要に向けたサービス品質や付加価値を向上
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【6つのSTEP】研修動画の作成方法・手順
研修動画は作って終わりではなく、何度も閲覧してもらうことが目的です。実際に閲覧してもらうためには、作成前に決めておくべきことが多くあります。
以下では、閲覧される動画を作るために押さえておきたい手順をご紹介します。
STEP1：研修のテーマを決める
初めに、研修動画のテーマを決定します。
研修受講者を決め、その受講者を現段階からどのレベルまで引き上げたいのか、現状で提供している研修に何が不足しているのかなどを考えて、取り組むべきテーマを絞っていきましょう。
このテーマ決めによって、今後進行するなかで動画の中で「するべきこと」と「しなくてもいいこと」の違いが明確になり、進めやすくなります。
STEP2：研修動画の種類を決める
テーマに沿って、適した研修動画の種類と動画の長さを決めます。
研修動画の種類は、受講者が分かりやすいかどうかで決めることが大切です。
例えば、作業手順や操作手順、接客の流れなど、業務フローに関する研修の場合は「マニュアル形式」が最適です。一般マナーに関する研修なら、「セミナー形式」の方が受講者の頭に入りやすいでしょう。企業理念や組織の雰囲気、注意喚起など、共感や感情面にアプローチしたい場合は、ストーリー性を出せる「ドキュメンタリー形式」が適しています。
また、長すぎると見てもらえない、視聴途中で集中力が切れてしまって受講者が覚えられなくなる点も踏まえて、「動画でないと伝えられない」ような重要部分のみ2～3分の動画にし、細切れに作成しましょう。
研修講師が話す講義をそのまま録画して動画化する場合は除きますが、60分の講義を1本の動画にするよりも、20分などの短時間でカットしておくと、集中力を保ちながら視聴してもらえる動画になります。
STEP3：受講・閲覧方法を決める
会社配布のPC・スマートフォン、もしくは個人端末で閲覧するのか、閲覧方法を想定しておきましょう。近年では個人端末で閲覧してもらうことにより浸透を図る、BYOD*も増えてきています。ただし、そのような閲覧方法の場合、かなり通信量のかかるような長い動画は敬遠される恐れがあります。
*BYODとは「Bring Your Own Device」の略で、社員がプライベートで使っているデバイスを仕事でも使ってもらうことを意味しています。
STEP4：動画の配布方法を決める
ポータルサイトやイントラネットで公開するのか、メールで送付して各自で見てもらうのかなど、動画を配布する方法は様々です。研修動画は作って終わりではなく、実際に閲覧されてスキル向上などに活用されてこそ意味があります。
研修動画の活用を促すためにも、職場の現状をまずは調査しましょう。
活用されていると思っていた過去の研修資料のまとめなどが、実際にはどこにおいてあるかわからずにお蔵入りしている場合も少なくありません。特に、イントラネットだと重くて検索する気になれない、ポータルサイトだと情報が膨大すぎてほしいものまでたどり着けないという問題点があります。
そのため、それらを解消できるような検索機能のついた適切な閲覧方法や動画の配信システムを整備することが大切です。
また、研修動画の配信にYouTubeの限定公開を利用するケースも見られます。有名な動画プラットフォームということもあり、誰もが使いやすい利点があります。しかし、限定公開でもURLが流出すると情報漏えいしてしまうため、セキュリティ対策の問題も同時につきまとうのが欠点です。
Teachme Bizのようなクローズドのシステムの場合、情報漏えいの心配がなく安全で、個別の進捗管理や視聴状況を把握しやすくなっています。
STEP5：更新予定を立てる
日々の仕事にはマイナーチェンジがつきものです。ベテランは多少の違いも経験に基づき補完できますが、新人さんは多少の違いで「本当にこれでいいのかな？」と迷いが生まれてしまいます。
そのため、作成した研修動画が古くなって現場とのギャップが生まれる前に、情報を最新にするための更新スケジュールを決めておくようにしましょう。例えば、更新頻度を1年に1度や、3年に1度など決めておくと忘れずに更新できます。
更新スケジュールをスムーズに実行する方法として、研修動画の更新が楽なツールを使い、現場の誰もが研修動画を作成できる環境を構築しておくのも有効な手です。ただ、誰もが作成できるようになると、今度は管理が大変です。
そんな場合、Teachme Bizなどツールを活用すると、作成した動画を承認する機能をつけることが可能なため、不必要な動画を勝手に作成される心配がありません。
STEP6：研修動画を作成する
・台本を作る
長い動画になりすぎないようにストーリーを考え、台本を作成します。
・出演者を決める
台本に沿って講演者や登場人物を決め、事前にお願いしましょう。
・映像と音声をしっかり撮る
映像がブレていると、閲覧者にとって見づらい動画になってしまいます。三脚を使用するなどの工夫をしましょう。
また、研修動画は、映像だけではなく音声も重要です。研修内容以外の雑音が大きくなりすぎないよう、撮影場所に注意しましょう。安価でも小型マイクがあると安心です。
・機材
撮影に必要な機材を準備しておきましょう。最近では、専門的な機材を使用しなくてもスマートフォンで十分な解像度の映像を撮れるようになっています。使用場面に合わせてどの機材を使用するべきか確認しておきましょう。
研修動画を作成するときの注意点
1. 「作成すること」が目的になってしまわないようにする
よくある落とし穴が、研修動画を「作ること」が目的となってしまい、本来の目的を見失うことです。
研修動画に着手したきっかけは、
- 教育の効率化
- より高度な教育をするため
- 既存社員の負荷軽減
などであり、研修動画を作ることそれ自体がゴールではなかったはずです。
作ること自体が目的化してしまうことによって「必要以上のクオリティにこだわってしまう」、「配布方法がおざなりで実際に閲覧してもらえない」などの問題が発生します。本来の目的から外れないように注意しながら作りましょう。
2. 配布方法を考える
作成した動画をどう閲覧してもらうのかは、最重要と言っても過言ではありません。
・閲覧する端末
研修動画を閲覧するための端末は、社用スマートフォンにするのか、個人の私用端末からのアクセスも許可するのか、もしくはタブレットを導入し複数人で活用するのかを実際に利用する状況と合わせて決定しましょう。
私用端末での研修動画閲覧を許可したことにより、空き時間で研修動画を閲覧できるようになり、教育期間が短縮したという事例もあります。
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・閲覧チェック
動画を公開する際には、実際に研修動画が閲覧されているのかチェックする体制を整えましょう。
「ここにあるから見ておいてね」と伝えても、日々の業務に追われる中で手がつけられないこともあります。そんな時、実際に閲覧していない人を特定しその人だけにリマインドできれば、徹底して閲覧を促せます。
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まとめ
研修動画を活用することで企業と受講する社員双方に様々なメリットがあります。
まず研修会場を用意するコストや各自がスケジュールを調整する手間がなくなります。同じ研修内容を繰り返し学習させるのも、研修動画なら簡単です。
もちろんデメリットもあります。動画の手直しや作成に時間がかかる点や受講者の理解度、受講履歴の管理、受講環境の整備などが必要になる点はネックです。
そのほか、研修動画を提供する際の注意点として、動画化に向く研修内容とそうでない内容を見極めて作ることが重要です。また、作成後もそれで終わらず、ずっと活用してもらえるように更新し続ける必要があります。
マニュアル作成・共有・運用サービスのTeachme Bizは、「動画をつくってみたけれど閲覧してもらえない」、「手順が変わった際に想定より上手く使い回しできなかった」といったマニュアルに関する悩みの解決と効果的な運用を実現するのに役立ちます。
以下の資料では、皆様のお悩みに答えるべく、効果的な社員教育を実現できる動画マニュアルの活用方法について解説しています。Teachme Bizで動画・静止画を使った研修教材の作成方法もお分かりいただけます。
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