効果的な社員研修とは？研修でよくある課題を解決する効果的な方法
社員研修は業務に必要な知識やスキルを習得する重要な場です。しかし、「社員研修をどうやって行えばいいのかわからない」「社員研修を行っても、すぐに内容を忘れられてしまう」といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？
本記事では、社員研修の目的や手法、課題に加え、その解決策を事例を交えてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
>>あわせて読みたい！「eラーニングとOJTの組み合わせで人材の即戦力化を実現！その方法とは?」
目次
社員研修の目的
社員研修とは、社員に対して業務遂行に必要な知識やスキルを習得させるために企業が提供する研修です。社員研修を受ける対象は、内定者や新入社員といった「新人」から、中堅社員、役職者といった「古株」まで様々です。研修方法は集合研修やOJT、e-ラーニングなど多岐にわたります。
長年にわたる出生率の低下により、日本の労働人口は2040年までの20年で約20%減少する（※１）と予測されています。それに伴って働き方改革を実施する企業は増えていますが、効果を実感しているのはわずか半数（※２）。
これから日本で企業が成長を遂げるためには、質の高い社員研修を行い、社員一人一人の労働生産性を高めることが必要不可欠とされているのです。
※１ 参考
2019年3月13日WORLD ECONOMIC FORUM『日本の労働人口、2040年には20％減少の見通し』
2019年12月24日日経新聞『出生数86万人に急減、初の90万人割れ 19年推計』
※２ 参考
2020年2月6日PR TIMES『「働き方改革の実態調査2020」の結果を発表』
新人研修と中堅研修の違い
研修対象者が新入社員なのか中堅社員なのかによって、研修内容は当然異なってきます。研修を実施する前に、対象者に研修で習得して欲しいことを明確にすることで、より質の高い研修を行うことができます。まずは新人研修と中堅研修の違いを確認しましょう。
新人研修
研修の対象者が新入社員の場合、実務に必要となる専門的な内容に加え、ビジネスマナーやコンプライアンスといった社会人として一般的に必要となるスキル、さらには企業理解といった基礎的内容を網羅的に教える研修となります。
また、多くの場合新入社員はタスクの進め方や管理方法を十分に身に付けていません。まずは研修でタスクの仕組みを理解してもらい、タスクの進め方や管理方法の習得に繋げましょう。
>>関連記事「新人教育をうまく行うポイントは？失敗例も交えて紹介します！」
中堅研修
研修の対象者が中堅社員の場合、未経験の実務に必要となる内容に加え、後輩の指導や上司の補佐に必要なスキルを習得してもらう研修となります。
また、これまで自分自身のやり方で属人化していた仕事を改めて基本的なマニュアルで見直し、改善をすることで、会社の生産性を上げることも研修で行う必要があるでしょう。
効果的な社員研修の方法は「復習型」より「予習型」
一般的に社員研修といえば「集合研修やOJTといった場で知識やスキルを習得して、各自で内容の復習をする」という方法をイメージする方が多いでしょう。
ところが、従来の方法とは真逆となる「各自で業務内容の予習をして、集合研修やOJTといった場でディスカッションやプレゼンテーションを行う」という方法が近年注目を集めています。
このような「予習型」の教育方法を反転学習といいます。反転学習には大きく２つのメリットがあります。
- ① 研修の場で参加型の学習体験をすることにより、より実践的なスキルが身につく
- ② 基本的な内容の予習を各自で行うことにより、教える側と教わる側双方の負担が軽減する
上記のようなメリットから、反転学習は実際に従来の教育方法より高い効果を発揮しています。
>>関連記事「反転学習は本当に効率がいいの？反転授業とはなにか、事例からやり方までをご紹介」
>>関連記事「社員教育を効率化！研修動画のメリットと始め方～手順や注意点、成功事例を詳しくご紹介～」
社員研修を受けても翌週には忘れてしまう？３つの課題
社員研修の悩みとしてよくあるのが、「社員研修を受けても、しばらく時間が経つと内容を忘れてしまう」というもの。せっかく時間をかけて社員研修を施しても、研修を受けた社員が知識やスキルを習得できなければ意味がありません。
なぜ社員研修が意味のないものとなってしまう企業が多いのでしょうか？
新入社員、中堅社員それぞれのステージに合わせた研修を実施できない
一口に「社員」と言っても、それぞれの適性や習得済みの知識、スキルは様々です。そのため社員全員が同じ研修を受けるよりも、各社員のレベルに合わせてカスタマイズした研修を受ける方が、より飛躍的な成長が見込めます。
しかし多くの場合、各社員に合わせた研修を設計する手間がかかる、何度も研修を行う時間や指導する人材の不足といった理由で、新入社員、中堅社員それぞれのステージに合わせた研修を実施することは難しくなっています。また、各社員のステージに合わせて研修を外部に委託する場合、場合によっては100万円を超える高額な費用がかかってしまいます。
わからないところをすぐに確認できる環境づくりができない
研修を受けてわからないところがあった際に、その都度講師や上司に確認をすることで研修内容が腑に落ち、知識定着を促します。ところが実際には、集合研修で人数が多いため聞きづらかったり、時間不足や人材不足を理由に、研修後に講師や上司に質問をする場が用意されていないことがあります。
こういった場合、研修を受けた社員は理解できなたったために研修内容をすぐ忘れてしまったり、わからなかったところを解決できないまま実務にあたることで、重大なミスを引き起こすことがあります。
「認められる場」を用意できない
研修で知識やスキルを習得した後、それを上司に認めてもらえることで社員のモチベーションは大きく向上します。しかし、研修を受けた社員の進捗を上司が常に正確に把握することは決して簡単ではありません。そのため、こういった社員が上司に「認められる場」を設けることができず、社員のモチベーション低下、そして習得した知識やスキルの忘却にも繋がってしまいます。
社員研修にはTeachme Biz
では、これらの課題を解決し、効果的な社員研修を行うにはどうすればよいのでしょうか？「マニュアルを楽に整備ができれば…」「社員のステージに合わせたコースを簡単に作成できれば…」こういった悩みは、外部ツールの活用によって解決することもできます。
ここで有用となるのがマニュアル作成ツールである「Teachme Biz」です。
「Teachme Biz」は、時間や場所を問わずマニュアルの作成、閲覧ができるクラウド型マニュアル作成ツールです。画像、動画、テキストを活用した「ビジュアルSOP（Standard Operating Procedures＝標準作業手順書）」により、文字ベースのマニュアルよりわかりやすく作業手順を明確に定義できます。作成したデータの共有、管理も容易です。
ここでは「Teachme Biz」が社員研修に効果的である４つのポイントをご紹介します。
既存端末を活用して「予習型」研修を実現
学習意欲、学習効果の向上が期待できる「予習型」研修を導入する際には、IT環境を整備する必要があり、何かと面倒です。
「Teaachme Biz」ではパソコンはもちろん、スマホやタブレット端末からマニュアルの作成、閲覧をすることができます。そのため、個人が既に持っている端末で教材の配信や閲覧を行うことができ、企業が新たにIT環境を整備する必要がなくなります。
コース設計機能を活用して、社員のステージに合わせた研修を実施可能
トレーニングコースの設計機能を活用すれば、個人の属性に合わせて習熟すべきマニュアルを簡単にコース化することができ、現時点での習熟度や、目指すべきゴールを明確にすることができるため、学習効率の向上が期待できます。
この機能によって、一度コースを設計すれば、あとはコースに従って社員はオンライン研修を受けるだけとなるため、講師が何度も繰り返し研修をする必要がなくなります。また、タスクの進め方が身についていない新入社員であっても、コースに従って研修を受けることで自然とタスクの進め方を習得していくことができます。
時間や場所を問わずわからないところを確認できる
「Teachme Biz」ではマニュアルがクラウドベースで共有されているため、研修を受けた後にわからないところが出てきても、好きな時に何度も繰り返し研修内容を確認可能です。これにより、研修後にわからないことがあるまま実務にあたる状況を防ぐことができます。
また、中堅社員は自分のやり方で属人化してしまっている仕事があったとしても、いつでも最新のマニュアルで基本的な仕事内容を見直すことができます。これによって社員一人一人の労働生産性を上げることが期待できるでしょう。
承認機能によって社員のモチベーションが向上
「Teachme Biz」では、コース内容を習熟したか否かを上司が認定する承認機能があります。この機能によって研修を受けた社員が上司に「認められる場」ができるため、社員のモチベーションが向上し、研修内容を忘れてしまうことを防ぐことができます。
社員研修の成功事例
株式会社ビッグ・エー様（卸売業・小売業）
株式会社ビッグ・エー様では、以前は紙のマニュアルを使って研修を行っていましたが、マニュアルが繰り返し現場で使われることはほとんどありませんでした。そこで、「Teachme Biz」を導入したところ、クラウド上で簡単にマニュアルを見直せるようになり、「作業がわからない」「わからないところを聞けない」という環境が改善。年間16,000時間の研修時間削減や離職率を下げることに成功しました。
サンザ株式会社様（宿泊業）
「Teachme Biz」導入前のサンザ株式会社様では、一週間以上教育者が新人スタッフに付きっきりで業務を教える必要がありましたが、導入後はその教育が2日間に短縮。人件費削減に成功しました。また、清掃業務や事務作業などマニュアル的な仕事は「Teachme Biz」で、接客業務は人を介して教えることで、接客業務を丁寧に教えられるようになり、サービス向上に繋がっています。
株式会社ゴリップ様（飲食サービス業）
「Teachme Biz」導入前の株式会社ゴリップ様は従業員の教育に充てる時間が足りず、店長がどんどん仕事を抱えてしまう問題がありました。アルバイトスタッフも「新しい仕事を覚えられないのでつまらない」という悪循環に陥っていましたが、「Teachme Biz」の導入後は、画像ベースのレシピで細かなニュアンスも伝えられるようになったため、今まで店長しかやっていなかった業務もアルバイトスタッフに任せられるようになりました。スマートフォンからの閲覧で、自宅や通勤時間で予復習ができることも功を奏し、人材育成のスピードを上げることに成功しました。
まとめ
社員研修は業務に用いる知識やスキルを社員に習得してもらう場。企業の成長には効果的な社員研修をすることが必要不可欠です。特に労働人口が減少している近年、企業は今まで以上に質の高い社員研修の実施をすることが求められています。
しかし効果的な社員研修を行うためには、事前に十分な環境の整備を行ったり、社員それぞれにとって最適となるような研修内容をよく考えたりしなければなりません。
「Teachme Biz」は、パソコンはもちろん、スマホやタブレットを用いて、誰でも理解しやすいビジュアルベースのマニュアルをステップごとに簡単に作成可能。クラウドベースで全社的にデータを共有できるだけでなく、閲覧状況の確認やトレーニングコースの設計、習熟度の承認も容易であるため、社員研修に必要となる環境整備や研修内容の設計を簡単に行うことができます。社員研修でお悩みなら、「Teachme Biz」によるマニュアル作成をぜひご検討ください。
＼ Teachme Bizで効果的な社員研修を！ ／
あわせて読みたい
この記事をSNSでシェアする
