複雑な手順も簡単に共有できる使い勝手が決め手

―――貴社の事業内容をお聞かせください。
安心お宿は株式会社サンザが運営しているカプセルホテルです。お客様が「安心」してゆっくりと寛げる都会のオアシスを目指し、2017年6月現在、新橋、汐留、荻窪、新宿、秋葉原でサービスを展開してます。

―――Teachme Bizを導入した背景を教えてください。
以前は、エクセルやワードを使ってマニュアルを作っていました。長い文章と写真だけのシンプルなマニュアルで、枚数も多かったため管理が大変でした。実際の共有方法も印刷して手渡しをするという形でした。マニュアル作成と共有を円滑にする良い方法はないかと探していたところ、Teachme Bizに出会いました。

―――導入の決め手は何でしたか？
わかりやすいマニュアルを簡単に作れることが導入の決め手でした。以前使っていたエクセルやワードによるマニュアルは、ベッドメイクや清掃の細かい手順をマニュアルに載せるのが難しかったのです。Teachme Bizは、ベッドメイク時のシーツの剥がし方などを、一つひとつの工程に沿って写真や文章で記録できます。

さらに、マニュアルのフォーマットが統一されているため、写真の量が多くなったり、少なくなったりして、マニュアルの見栄えが悪くなるのを防ぐことができます。作り手側も作りやすく、読み手側も見やすいことがTeachme Bizの魅力だと思います。

複製機能で、新店舗立ち上げ時のマニュアル作成もスムーズに

―――Teachme Bizをどのように活用していますか？
店舗を新しく立ち上げた際のマニュアル整備にTeachme Bizを活用しています。今までは、新しい店舗のマニュアルは一から作る必要がありましたが、Teachme Biz上で共有されている既存店舗のマニュアルを参考にすることで、新しいマニュアルがすぐにできるようになりました。他にも、キャストやアルバイトからもらったフィードバックを即時に反映できるので、マニュアルの更新も楽になりました。

実際のマニュアル。店舗間で共通する業務はコピーをすることで効率的に作成している

―――導入の効果はいかがですか？
Teachme Bizを導入する前は、新人スタッフの教育はだいたい1週間以上かかっていました。その期間中は、教育者が新人スタッフに付きっきりで教える必要がありましたが、導入後は、その教育が2日間で終わるようになりました。Teachme Bizは、非常に楽に物事を覚えられて、人件費の削減にも効果的でした。

清掃業務など、マニュアル的な仕事はTeachme Bizで教えて、接客業務などひとから教えた方が伝わりやすい仕事は、ひとを介して教育するようにしています。清掃手順などに関する教育時間がなくなった分、接客を丁寧に教えられるようになりました。

―――Teachme Bizでお気に入りの機能はありますか？
「グッジョブ！」機能です。私が作ったマニュアルに対して、上司やアルバイトスタッフがいいね（グッジョブ！）をしてくれると、自分が誰かの役に立てたと感じることができます。マニュアルを作るモチベーションになりますね。

Teachme Bizは、即戦力化の強い味方

―――今後の活用計画を教えてください。
Teachme Bizを導入して、新人スタッフの教育が短期間で終わるようになりました。今後は、新人スタッフがTeachme Bizだけで仕事を覚えらえるように、今まで以上にマニュアル作りに力を入れていきたいです。他にも、普段の業務のあらゆる疑問をマニュアルに集約して、検索したらマニュアルがすぐ見つかるようにしていきたいです。そのためには、誰もがマニュアルを気軽に作れるような環境作りが必要だと考えています。

動画を見ながら学ぶことで、付きっきりで教える時間は短縮することができる

―――同じ業界ならではの特徴や、Teachme Bizの導入を検討している方へメッセージをお願いします。
Teachme Bizは、キャストやアルバイトからの声だけでなく、お客様からの声も社内に共有できます。お客様からご指摘を受けたことをマニュアルに記録しておけば、教育者は忘れずに新人スタッフへ教えることができます。私たちのような、ホスピタリティが特に求められる業界では、お客様からの声を共有することはとても重要です。

また、Teachme Bizは仕事のテクニックを引き継げる場でもあります。例えば、シーツを敷くのにも3パターンあります。1パターン目が向かないひとでも、他のパターンが向いている場合があります。そういった、仕事を早く進めるためのコツやオペレーション以外のテクニックを伝播させるのにもおすすめです。新人スタッフに、より早く丁寧に業務を覚えさせたい、と考えている方にTeachme Bizは強い味方になってくれると思います。