スタディストが運営するビジュアルSOPマネジメントプラットフォーム「Teachme Biz」は、業種業界を問わず様々な企業で、生産性向上によるコスト削減にお役立ていただています。新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け経済活動が停滞し、どの企業においても事業継続のためにはコスト削減が不可欠と言われる中、強靭な組織を作るために如何にしてコスト削減に取り組んでいくべきかをテーマにオンラインセミナーを開催しました。
本日は、本セミナーのレポートをお届けします。

ビジネスに役立つ様々なセミナーを開催しています。

本セミナーは、業務改善のスペシャリストとして企業の経営課題解決に取り組んできた「結果が出る仕事の仕組み化」の著者であり弊社取締役の庄司啓太郎が登壇しました。セミナー募集直後からたくさんの方にお申込いただいたため、急遽定員数を拡大し開催、盛況のうちに終了しました。

コロナ禍で企業が取り組むべき課題

新型コロナウイルスの感染拡大前の労働市場は「人手不足」でした。しかし企業は今、withコロナという状況下で、これまでのビジネスを見直し、新しいビジネスや企業の在り方、従業員の働き方を模索する必要に迫られています。

そして今の多くの企業が以下の２点を重要な課題として認識しています。

• 非接触型への移行
• コスト削減の取り組み

非接触型の時代へ

withコロナ体制では、 デジタルとアナログの境界線が大きく変化します。今まで情報の処理や加工が中心の作業はデジタル業務として認識されていました。例えばエクセルやワードのようなOfficeツールは文書作成や事務処理という場面で使われてきました。システム開発なども当然デジタル業務です。
一方でモノや設備、場所を必要とする作業はアナログに対応するしかありません。例えば製造や建設などは工場や原料、工作機械などが必要です。また飲食・小売(店舗運営)・宿泊など、どうしてもオフラインの場所を必要とする業務もアナログ業務です。

そして この非接触型の時代で注目すべきは、デジタル業務でもアナログ業務でもどちらでも対応することができたデジタルとアナログの中間に位置する業務です。

これまではデジタルで対応できることでも、できる限りアナログで対応した方が良いと考えられていました。
しかしこの情勢下ではこれらの業務のあり方を再定義し、どうデジタル業務として組み込んでいくかが焦点となっています。

例えば会議などは、今までオフラインで参加者全員が顔を突き合わせて行うのが当然でした。しかしZoomなどのWeb会議ツールの普及により、必ずしもオフラインで行わずとも、 時間や場所を問わずオンライン上で行うことが可能になりました。
研修・人材育成も同様です。これまでは社内でのOJTで新入社員教育に取り組んできたものの、この情勢下で満足に教育ができず オンライン中心の研修体制の構築を迫られている企業が増えています。

コスト削減への取り組み

経済状況が不安定で、経済活動の再開が見通せない今、企業はコスト削減に取り組むより他ありません。売上に占める人件費の比率は業界によって様々ですが、 人件費率は平均して20~30%を占めています。

“ヒト”に関するコスト

コスト削減を考える際に、対象となることが多い人件費について、「“ヒト”に関するコスト」を広義に捉え直してみましょう。

• 社内のリソースでは手に余る業務を委託する場合の外注費
• 出張を伴う場合の旅費交通費
• 人手不足のために対応するための採用費
• 社員のスキル向上のための教育費

これらも 人が稼働することで発生するコストには違いありません。
人件費を“ヒト”が稼働することで発生しているコストと広義に捉えた場合、この広義の人件費削減がいかに経営へ影響を及ぼすのかをご理解いただけると思います。

真の業務改革・人件費削減を成し遂げるために

対面での接触を控え感染リスクを抑制する「非接触型」への対応、そして原価や経費を抑え経営を維持する「コスト削減」など、この数ヶ月で多くの企業が業務のあり方を再定義する必要に迫られています。
そして業務改革をする上で最も重要かつ、避けて通れないことが 「業務プロセス・作業手順」の見直しです。
インフラの整備やツールの導入ももちろん業務改革に貢献します。
しかし、この二つは あくまでも会社を構成する業務全体の表層的な部分に過ぎないということを認識するべきです。

Web会議ツールを例にとって考えてみると、Web会議ツールの導入によって場所を選ばずオンラインでの会議をすることが可能になります。しかし、ツールを導入しただけで、会議のあり方や進め方など業務のプロセスそのものを改善しなければ、移動時間の短縮という結果をもたらしたに過ぎません。

よって、業務の骨格ともいうべき「業務プロセス・作業手順」の見直しを図る必要があります。

では、どういった場面の「業務プロセス・作業手順」を見直すとコスト削減につながるのでしょうか？

「コスト削減」のアプローチと「標準作業手順」の必要性

抜本的な業務の見直しを行うために「そもそも業務は必要なのか・適切なのか」といった「業務プロセス・作業手順」を見つめ直す必要があります。
業務改革をする上で削減余地のあるコストは、大きく分けて以下の３つがあります。

• 業務コストの削減
• 採用コストの削減
• 育成コストの削減

これらを削減するために共通する必須なのは「標準作業手順」の共有です。
正確で、見やすく、誰がやっても同じ成果物ができる手順が共有されていなければ、これらのコストを削減することは叶いません。

業務・採用・育成には必ずムダが存在しますが、正しい手順を共有することができていれば、ムダを可能な限り減らす事ができます。
そして、これらのムダを ほんの少し減らしただけで全体としては大きなコスト削減効果を発揮するということを忘れてはいけません。

たった1%改善するだけで数千万単位のコスト削減が可能なことを意識しましょう。

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業務改革を実現し、ムダを削減するためには

では、業務コスト・採用コスト・育成コストにはそれぞれどのようなムダが存在しているのでしょうか。続きはセミナーで説明させていただきます。スタディストでは、ビジネスにおける課題解決に役立つセミナーを毎月開催しています。セミナー参加特典として、アンケートにお答えいただいた方に資料を差し上げております。是非、ご参加ください。

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