生産性向上

在宅勤務をするならペーパーレス化?ペーパーレスの本当のメリットと目的とは?

2020年、新型コロナウイルスの流行により多くの会社が在宅勤務含むテレワークへの対応を余儀なくされています。

そのような状況で再注目されているのは、ペーパレース化であり、場所を問わず資料にアクセスできるデジタル化された資料の管理体制です。
仮に、業務に必須な資料をオフィスに足を運ばないと手に入れることができないような管理体制であれば、在宅勤務は成立しません。

また近年クラウドサービスの普及により書類の電子化が進み、オフィスのペーパーレス化が進んでいる企業も増加しており、以前よりもペーパーレス化を推進するための環境が整備されてきています。

ここでは、ペーパーレス化のメリット・デメリットを解説したうえで、ペーパーレス導事例入のポイントや、ペーパーレスを推進する上で強い味方となるツールをご紹介いたします。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス(paperless)とは、その名の通り「紙を少なくすること」です。一般的には企業や官公庁内で作成する資料を紙で保存するのではなく、デジタル化することによって、データとして保存することを指します。

e-文書法や電子帳簿保存法の制定以来、企業が扱う保存すべき文書の多くを電子化して保存する、いわゆるペーパーレス化の動きがありました。

また、下記2点もペーパーレス化と言えます。
・交通機関における切符からICカードへの移行
・紙の書籍から電子書籍への移行

ペーパーレス化のメリット

業務の効率化

ペーパーレス化によってデジタルデータとして保存された資料は、紙媒体と異なり簡単に検索することができます。この結果、情報管理が簡単になり業務の効率化を図ることができます。また情報の共有もデジタルデータならばメールやチャットツールを介することで容易に行うことが可能です。紙媒体ならば席を立って多くの資料の中から目的の資料を探し出し、一度コピーなどをとってから共有するという流れになりますが、ペーパーレス化すればこれらの問題は解決できます。
特に近年はクラウドストレージを利用することで、アクセスする場所や端末を選ばずに、いつでも同じ環境を利用できるため、外出先や自宅からでも資料を閲覧し、ダウンロードできるなど、より一層業務の効率化を進めることができます。

>>業務効率化のポイントや成功事例はこちら
務効率化にはどんなアイデアがある?10個の事例を交えつつ成功のコツを紹介!

業務効率化に強いツールの選び方とおすすめのツールをご紹介

不自由ない在宅勤務の実現

政府が推進する「働き方改革」のひとつとして、情報通信技術を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方「テレワーク」を導入する企業が増えています。また、新型コロナウイルス感染症対策として、時差出勤やテレワーク・リモートワーク・在宅勤務などの対応を余儀なくされている企業も多いでしょう。もしペーパーレス化が進んでいない企業が在宅勤務を導入しなければいけなくなった時、資料のほとんどが紙媒体という環境で従業員は満足な仕事できるでしょうか?上述の通り、ペーパーレス化を進めることで自宅でも外出先でも、いつでも社内と同じ環境で働くことが可能となります。ペーパーレス化は在宅勤務をする上で不可欠な要素といえるでしょう。

>>在宅勤務における課題とその解決策はこちら
29%の人が仕事以外のことをしてしまう?テレワークで生産性向上を実現するマネジメントとは

コストの削減

ペーパーレスは文字通り「紙を少なくすること」であり、デジタルデータとして電子化することで、印刷コストや保管コストが削減できます。紙自体のコストや印刷コストはそれほど高くないものではありますが、日常的に多くの従業員が使うものであればあるほど、結果的に多大なコストがかかってしまいます。例えば、日常の業務で使うマニュアルを全て紙媒体から電子媒体に移行すれば、それだけで多くのコストを削減することが可能です。A4サイズのモノクロコピー1枚あたりで3円のコストがかかり、マニュアル全てで1,000ページ、店舗が100店舗あれば、合計で30万円ものコストカットになります。またマニュアルの更新の際にも印刷代は発生しますし、会議の資料などもペーパーレス化すればさらなるコストカットが見込めるでしょう。従来は紙で郵送していた書類を電子化すると、郵送費も削減できます。

セキュリティ面の強化

紙での保管となると、資料保護のためのスペースや警備会社への依頼など余計なコストが発生しがちです。もし誰でも閲覧することができる場所に紙の資料を放置してしまうと、紙の資料は記録を残さずコピーできるため情報漏洩のリスクが高まるうえ、破損することもあるでしょう。実際に情報漏洩における流出経路の多くが紙媒体によるものです。
一方、デジタルデータで保存されている資料ならば適切なセキュリティ対策を講じやすく、資料ごとにアクセス権限をかけることも可能なため情報の管理も非常に容易です。そして紙媒体と異なり経年劣化することも破れたり汚れたりすることもありません。
特に企業が作成する資料の中には、法定保存期間に則り長期の保存をしなければいけないものが多く、中には永久保存や30年間保存しなければならない資料なども存在します。こういった重要な書類こそセキュリティ面でも保存面でも安心できるデジタル媒体にするべきです。

バックアップやアップデートの容易化

ペーパーレス化には、資料をデジタル化することで有事のためのバックアップを保持し、資料を更新する際の負担を軽減するメリットがあります。紙媒体では上述の通りセキュリティ面での不安が残りますし、万が一火事などで焼失すれば、失われた書類を復元することはほぼ不可能といえます。しかしデジタル化した資料をクラウド上に保存していれば、容易にバックアップから復元が可能です。またマニュアルなどは改定を重ね日々アップデートをしていくものですが、紙のマニュアルを使用していた場合、検索・作成・編集・管理全てに多大な工数がかかります。こういった資料のアップデートという点でもペーパーレス化には大きなメリットがあります。

ペーパーレス化の落とし穴

ペーパーレス化を適切に進めることで多くのメリットを得ることができます。組織を一つ上のステージに押し上げ、より高いビジネス目標の達成を可能にするでしょう。しかし、ペーパーレス化の目的を忘れ闇雲にペーパーレス化を押し進めてしまうと必ず失敗します。ここではありがちなペーパーレス化の落とし穴を紹介しますが、「自社では何のためにペーパーレス化を推進するのか」をはっきりさせ、常に念頭に置いておくことが大前提です。

無差別なペーパーレス化

ペーパーレス化とは、文字通り「紙を少なくすること」です。決して闇雲に電子化し、紙を減らすことではありません。ペーパーレス化は「組織を一つ上のステージに押し上げ、より高いビジネス目標の達成を可能にすること」という「目的」を達成するための「手段」でしかないのです。そこを履き違え無差別に紙を削減してしまうと、足下の作業効率が大幅にダウンし、本末転倒です。
重要なのは下記3点です。
・紙媒体の良さも把握しておく。(書き込みし易い、記憶に残りやすいなど)
・紙媒体である方が都合が良いものは残し、電子媒体にした方が都合が良いもののみをペーパーレス化する。
・紙媒体のままにした資料なども利用しやすい環境で、かつ安全安心なセキュリティの元に保管する。

従業員のITリテラシーに歩調を合わせていない

せっかくペーパーレス化を進めても、使いこなせないのであれば却って不便です。単に不便に感じるだけならまだしも、使用者のセキュリティ意識が欠けていれば取り返しのつかない事態を招くこともあるでしょう。そのため従業員のITリテラシー教育をペーパーレス化の推進と同時並行して行う必要があります。

ペーパーレス化の目的や意義の周知不足

オフィスでの運用に関わる施策は、従業員全員の理解を得て合意形成を行うことが重要です。当然ペーパーレス化も、「そもそもなぜペーパーレス化が必要なのか」「何を目的にペーパーレス化を推進し、そのために必要なことは何なのか」「従業員全員にどのようなメリットがあるのか」を周知させ、従業員の理解と協力が得られる環境作りが重要です。もしペーパーレス化を推進するチームがこの過程を蔑ろにしてしまえば、「彼らは何が目的なだろう」「現状のままでも何か不都合があるのか」と周囲は感じてしまうでしょう。
その結果、ペーパーレス化が中途半端に頓挫してしまったり、結局紙の資料が使われたりすることになってしまいます。

ペーパーレス化推進の方法・ポイント

ではペーパーレス化を成功させるためにはどうしたらいいのでしょうか?ペーパーレス化の落とし穴などを先述しましたが、それらを踏まえペーパーレス化を推進させるためのポイントを時系列順に説明します。

経営層にペーパーレス化の目的を伝え、必要性を理解してもらう

そもそもどういった課題が問題となっており、それを解決するためになぜペーパーレス化という手段を用いるのかを伝えましょう。当然ペーパーレス化は日頃の業務そのものを変えることであり、経営層の許可なしに進めることはできません。ペーパーレス化を成し遂げることで具体的にどのようなメリットがあるのか、一方で考え得るデメリットは何か、計画推進の上で障害となりそうなものは何かを整理しましょう。

従業員の理解を得て、ペーパーレス化に協力してもらえる体制を整える

ペーパーレス化の取り組みを支えるのもペーパーレス化がなされた環境で働くのも従業員です。社内全体で推進していくために、ペーパーレス化の目的と意義を従業員全員で共有し理解する必要があります。このようにオフィス運用に関わるルール作りは合意形成をしてから取り組みましょう。

社内の資料を「整理」し、資料を利用し易いように「整頓」する

まず下記の項目に沿って資料ごとに「整理」し、振り分けていきます。
・必要なのか/不必要なのか
・電子化するのか/紙のままにするのか
・誰が管理をしているのか
次に整理した資料を「整頓」していきます。
・どうグルーピングするか
・どこに収納するか

また、初めから全社でペーパーレス化を進めてしまうと社内が混乱してしまいます。故にはじめは部署単位など比較的小さな単位で試験的に導入し、その後全体へ展開するなど、ステップを踏んでスモールスタートを切ると良いでしょう。

ペーパーレス化に必要なサービス・ツール

Business Graph with arrow showing profits and gains

ではペーパーレス化の際に必要なサービス・ツールを紹介します。

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、オンラインファイルサーバー、クラウドストレージなどと呼ばれ、インターネット上でデータが保存・共有できるディスクスペースのことです。チームで作業する際には一つの資料やタスクを複数人で共有することがありますが、これらのサービスを利用すると、リアルタイムで作業が同期され情報の共有が可能になるため大変便利です。無料で使えるサービスも多いのでぜひ利用しましょう。

Web会議システム・テレビ会議システム

紙の資料を多く使う会議こそ、ペーパーレス化が効果を発揮します。これらのサービスは遠隔地と会議や打ち合わせをすることを可能にするものですが、最近ではその中の機能や付随サービスを利用してWeb会議で行う会議もペーパーレス化できるようになっています。例えば会議で使用する資料を資料共有機能を使って各拠点と共有しながら会議をすることができ、資料をモニターやプロジェクターに写すことも可能です。

>>Web会議サービス「Zoom(ズーム)」の使い方はこちら
【マニュアルでわかりやすい!】テレワークや教育現場で活用されている「Zoom(ズーム)」の使い方

電子マニュアル作成サービス「Teachme Biz」

「Teachme Biz」は画像・動画・テキストを駆使することで、より分かりやすく、より業務効率化を図ることを可能にしたビジュアルSOPプラットフォームです。
SOP(Standard Operating Procedures)とは、具体的な作業や手順を作業ごとに順序立てて説明したものです。ビジュアルSOPプラットフォームを用いることで、テキストだけでなく画像や動画を効果的に使った「誰でも簡単に内容を理解できる手順書」を作成することができます。また、クラウドでデータが同期されているため、改訂時もすぐに内容を更新でき、即座に現場へ伝えることができます。

「Teachme Biz」を運営するスタディストは、「伝えることを、もっと簡単に」をモットーに掲げています。そのため「Teachme Biz」も、手順の共有・管理をシンプルにすることで誰でも簡単に使うことができるツールになっています。

手順書作成ではシンプルであること、わかりやすいことが非常に重要です。

手順書作成にお悩みの方、業務効率化を図りたい方はぜひ一度「Teachme Biz」にご連絡ください。

無料体験デモを行うことができるので、Teachme Bizがあるとどのように業務を効率化することができるのかを実体験していただくこともできます。

>>あわせて読みたい!
・ 【記事】 テレワークとは?導入企業が抱える課題とその解決法
・ 29%の人が仕事以外のことをしてしまう?テレワークで生産性向上を実現するマネジメントとは
・ リモートワークに必要なガイドライン/業務手順をセキュアに共有する実例