ペーパーレス化の方法や使うツールとは? 成功事例もご紹介

最終更新日: 2022.09.27 公開日: 2020.03.27

ペーパーレス化が必要な理由と推進方法

近年多くの企業が在宅勤務、テレワークの推進をしているなかで、注目されているのがペーパーレス化――すなわち、場所を問わずアクセスできる、デジタル化された資料の管理体制です。

クラウドサービスの普及によって以前よりもペーパーレス化を推進するための環境が整備されてきており、オフィスのペーパーレス化が進んでいる企業も増加しています。

本記事ではペーパーレス化の必要性を改めて振り返り、ペーパーレス化のポイントやメリット、便利なツールをご紹介いたします。

ペーパーレス

目次

ペーパーレス化とは

ペーパーレスとは、文字通り「紙をなくすこと」という意味合いの言葉です。「ペーパーレス化」といえば、これまで紙で取り扱っていた書類などを電子化する活動を指します。

    <ペーパーレス化の例>

  • 見積もりや請求書送付などをオンラインのみで完結
  • 会議資料は印刷せず、PPTやPDFを各自の端末で閲覧
  • パンフレット、カタログ資料などの営業ツールをデータ化
  • 業務マニュアルをクラウドで運用

ペーパーレス化の現状

実際にペーパーレス化を進めている企業はどれくらいあるのでしょうか?

推進の進捗は全体の4割程度

2021年に行われた一般社団法人日本能率協会の調査によると、この1年で職場におけるペーパーレス化が進んでいると答えた企業は、約4割でした
ペーパーレス化の調査

一般社団法人日本能率協会 2021年「ビジネスパーソン1000人調査」【ペーパーレス化の実施状況】より)

このデータからわかるのは、多くの企業がペーパーレス化に多かれ少なかれ取り組んではいるものの、実際のところ、半数以上の企業はこの1年で進捗を感じていないということです。
「紙をデジタル化する」と言葉で言うのは簡単ですが、実際に取り組もうとすると壁が発生し、推進が滞ることが多いのです。

ペーパーレス化の推進がうまくいかない理由

ペーパーレス化の推進がうまくいかない理由としては、まず導入コストが挙げられます。また、電子化やオペレーションの変更に対する抵抗や、システム障害への懸念によってペーパーレス化が阻害されるケースも少なくありません。

導入コストがかかる

ペーパーレス化には、さまざまな機器やツールの導入が必要です。PCやタブレット端末などのデバイスをはじめ、サーバーのセキュリティ対策、クラウドサービスの導入などの費用が発生します。
このように、さまざまなコストが発生することでペーパーレス化が妨げられてしまうのです。低コストで実現できるのならまだしも、ペーパーレス化には多額のコストが生じます。そのため、ペーパーレス化を進めたいと考えてはいるものの投入できる資金がなく現実的には難しい、といった企業が少なくありません。

導入コストを抑えたい場合、IT機器の導入やデジタル化に関連する補助金の利用を検討してみましょう。国や自治体が、企業のIT化やデジタル化を促進するための補助金を用意しています。要件を満たせば補助金を利用できるため、導入コストの抑制につながります。

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電子化やオペレーション変更への抵抗感

ペーパーレス化に伴う電子化やオペレーション変更に対して従業員が抵抗感を抱くために、移行が進まないパターンもあります。特に、これまで長く紙媒体を用いたアナログな手法で業務に携わってきた従業員であれば、電子化やオペレーション変更に抵抗を抱いても不思議ではありません。

このような従業員が多いと、ペーパーレスの推進はうまく進まないでしょう。無理に取り組みを進めようとした場合、抵抗感をもつ従業員からの強い反感を買う恐れがあります。組織に亀裂を生み、業務に支障をきたす懸念もあるため、強引に取り組みを進めるのはおすすめしません。ペーパーレス化の必要性や業務にどのようなメリットがあるのかなどをきちんと説明した上で理解を得ることが大切です。

システム障害などの心配

ペーパーレス環境ではさまざまなIT機器やツール、サービスを利用するため、システム障害への懸念を持つ従業員も少なくないでしょう。組織の役員や多くの従業員が、システム障害やハッキング、情報漏洩などのリスクに懸念を抱いている場合、ペーパーレス化を進めるのは難しいかもしれません。

実際、上記のようなリスクが生まれる可能性は十分あります。万が一、ハッキングを受けて重要な情報が外部に漏れたとなると、企業としての信頼も失いかねません。ただし、これらの懸念は解決できるものです。例えば、「電子データと紙媒体を併用して保管する」「障害時の復旧対策を万全にする」「強固なセキュリティ環境を構築する」といった対策を取ることでリスクを軽減できます。

ペーパーレス化が求められる理由

これまでビジネスにおいて紙は欠かせない存在でしたが、テクノロジーの進化によって徐々にデジタルへの移行が進められるようになっています。ではなぜ、昨今はペーパーレス化がしきりに叫ばれているのでしょうか。大きな理由は以下の4つです。

  • 生産性向上のため
  • 環境保全につながるため
  • 国が推進しているプロジェクトのため
  • 働き方改革推進につながるため

生産性向上のため

前述の通りテクノロジーは日進月歩で進化を続けており、これに伴ってビジネスのスピードも加速度的に速くなっています。社会情勢のめまぐるしい変化についていこうとする際に、足かせとなるのが紙の書類の存在です。

情報伝達や文書管理を紙にのみ依存すると、印刷や内容の確認、保管、検索といったあらゆる業務に対して手間とコストがかかります。これでは生産性が低下し、競合他社のスピードに追いつけません。

また現在は労働人口の減少も叫ばれているため、ペーパーレス化を通して業務を効率化し、生産性を向上させる必要があります

環境保全につながるため

紙の利用と森林伐採の問題はセットです。ペーパーレス化に取り組むことは、間接的に森林保全につながります。現在多くの企業が取り組みをスタートしているSDGsのターゲットでも森林の保全活動が挙げられており、企業にとってペーパーレス化は最も身近な環境問題への取り組みだといえるでしょう。

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国が推進しているプロジェクトのため

国としてもペーパーレス化の動きは盛んです。遡ると1998年には電子帳簿保存法が策定され、国はこれまで段階的にビジネス書類の電子保存を推奨してきました。2022年の法改正では、文書の電子保存がさらに容易になります。

働き方改革の文脈においても、時間や場所にとらわれない働き方を実現するための具体策の一つとして、ペーパーレス化が挙げられています。

働き方改革推進につながるため

ペーパーレス化への取り組みは、働き方改革の推進にもつながります。全ての国民が活躍できる社会を実現するための取り組みである働き方改革の課題としては、長時間労働の解消や雇用の促進などがあります。

ペーパーレス化を進めることで、紙やインク代などが不要になることによるコスト削減だけでなく、資料の印刷の手間や、データの送受信が楽になるなど業務の効率化につながります。また、テレワークも導入しやすくなり、介護や子育てなどの理由で自宅を離れられない人や遠隔地に居住している人など、広く人材を募れるのです。煩雑な書類の管理や押印、稟議の手間など物理的な制約からも解放されるため、多くの従業員にとって働きやすい環境が整うでしょう。これらの施策によって優秀な人材が確保しやすくなるのです。

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ビジネスにおけるペーパーレス化のメリット

上記で紹介した生産性の向上や働き方改革にも関連して、実際の業務の中でペーパーレス化を行うメリットをより具体的にご紹介します。

業務の効率化

デジタルデータとして保存された資料は、紙媒体と異なり検索・閲覧が簡単です。また情報の共有も、デジタルデータならばメールやチャットツールを介することで容易に行えます。
特に近年はクラウドストレージを利用することで、アクセスする場所や端末を選ばずに、いつでも同じ環境を利用できるようにもなりました。外出先や自宅からでも資料を閲覧しダウンロードできるようにすれば、より一層業務の効率化を進められます

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快適な在宅勤務の実現

ペーパーレス化が進んでいれば、企業が在宅勤務を導入するのは比較的容易です。自宅でも外出先でも社内と同じ環境で働ければ、より柔軟な人員配置も可能でしょう。

逆に、資料がほとんど紙媒体という状態では、従業員は社外で満足な仕事ができません。「紙の書類に判子を押す」という行為もテレワークを阻害してしまうため、現在はペーパーレス化とともに脱はんこ化が叫ばれています。

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コストの削減

ペーパーレス化によって、印刷コストや保管コストが削減できます。例えば、A4サイズのモノクロコピー1枚あたり3円のコストがかかりますから、マニュアル全てで1,000ページ、店舗が100店舗あれば、合計で30万円ものコストカットになります。

会議の資料などもペーパーレス化すればさらなるコストカットが見込めるでしょう。従来は紙で郵送していた書類を電子化すると、郵送費も削減できます。

セキュリティ面の強化

紙で書類を保管しようとすると、資料保護のためのスペースや警備会社への依頼コストが発生しがちです。かといって誰でも閲覧できる場所に紙の資料を放置してしまうと情報漏洩のリスクが高まるうえ、破損・紛失することもあるでしょう。

一方、デジタルデータで保存されている資料ならば資料ごとにアクセス権限をかけることも可能なため、セキュリティを担保した情報管理が非常に容易です。紙媒体と異なり、破れたり汚れたりすることもありません。

特に企業が作成する資料には、法定保存期間に則り長期保存をしなければいけないものが多く、中には永久保存や30年間保存しなければならない資料なども存在します。こういった重要な書類こそ、セキュリティ面でも保存面でも安心できるデジタル媒体にするべきです。

バックアップやアップデートが容易

資料のデジタル化は、有事のためのバックアップを保持し、資料を更新する際の負担を軽減する点でもメリットがあります。紙媒体は万が一火事などで焼失すれば、失われた書類を復元することはほぼ不可能です。しかしデジタル化した資料をクラウド上に保存していれば、バックアップから容易に復元できます

またマニュアルなどは改定を重ね日々アップデートをしていくものですが、紙のマニュアルを使用していた場合、検索・作成・編集・管理全てに多大な工数がかかります。こういった資料のアップデートにおいても、ペーパーレス化は非常に有益です。

ビジネスにおけるペーパーレス化のデメリット

さまざまなメリットが得られるペーパーレス化ですが、いくつかのデメリットがあることも覚えておく必要があります。従来の使い慣れた紙に対する優位性が実感できない場合、導入が失敗してしまう恐れがあるのです。

無差別なペーパーレス化は逆効果になる

ペーパーレス化は「組織を一つ上のステージに押し上げ、より高いビジネス目標の達成を可能にすること」という「目的」を達成するための「手段」でしかありません。そこを履き違え無差別に紙を削減してしまうと、足下の作業効率が大幅にダウンし、本末転倒です。

  • 書き込みし易い、記憶に残りやすいなど、紙媒体の良さも把握しておく
  • 電子媒体にすることでメリットがあるもののみをペーパーレス化する
  • 紙媒体の資料なども利用しやすい環境で、セキュリティに注意して保管する

上記を踏まえずに電子化し、「紙のほうが便利だった」あるいは「紙がなくて困った」という状況になると、ペーパーレス化は浸透せず、結局元の状態に戻ってしまうこともあります。

ペーパーレス化の目的や意義の周知が必要になる

オフィスでの運用に関わる施策は、従業員全員の理解を得て合意形成を行うことが重要です。当然ペーパーレス化でも以下のような内容をしっかり周知し、従業員の理解と協力が得られる環境作りが重要です。

  • 会社としてのペーパーレス化の必要性と目的
  • 従業員にとってのメリット
  • ペーパーレス化の具体的方法

もしペーパーレス化を推進するチームが周知を蔑ろにしてしまえば、「彼らは何が目的なのだろう」「現状のままでも何か不都合があるのか」と周囲は感じてしまうでしょう。その結果、ペーパーレス化が中途半端に頓挫してしまったり、結局紙の資料が使われたりすることになってしまいます。

従業員のITリテラシーに歩調を合わせる必要がある

せっかくペーパーレス化をするためにツールの導入などを進めても、使いこなせないのであれば却って不便です。また単に不便に感じるだけならまだしも、使用者のセキュリティ意識が欠けていれば取り返しのつかない事態を招くこともあるでしょう。

特に注視すべきは、デジタルネイティブではないシニア世代の従業員と、導入を決定する経営者や管理職自身です。上の世代がペーパーレス化やそのためのツールの有用性を理解して使いこなさなければ、社内浸透にはなかなか至りません。従業員ごとに異なるITリテラシーの度合いを測り、ペーパーレス化の推進と同時並行して教育を行う必要があります。

端末や通信環境に左右されやすい

ペーパーレス化の実現によって、PCやタブレット端末などで電子化したデータを閲覧できるようになります。一方で、デジタルデバイスでは端末によっては紙資料のように複数のページを同時に閲覧できなかったり、目的のページへ一気に飛べなかったりすることも起こります。

例えば、「作業手順書の5ページと10ページを見比べたい」「資料を行き来しつつ閲覧したい」といったケースがあるとします。このような場合、紙媒体であれば大して難しい作業ではありませんが、デジタルデータでは難しい可能性があります。
また、文字の大きさはデバイスの画面に依存するケースが多く、見にくくなる懸念もあります。文字を拡大できる機能があれば問題なさそうですが、今度はページ全体が見にくくなってしまいます。
さらに、オンラインでデータをやり取りするため、通信環境によって操作の快適性が左右されやすいことも覚えておきましょう。データが送れず業務に支障をきたす恐れもあるため、安定した通信環境の構築が求められます。

直感的なメモや書き込みがしにくい

紙の資料であれば、そのとき感じたことや必要なことをメモとして書き留められます。会議のときに書き込んだメモをあとから振り返る、といったことも容易です。一方、デジタルデータの形式によっては気軽に書き込みができないため、不便さを感じることもあるでしょう。

そのため、資料はタブレット端末などのデバイスで閲覧しつつ、別途用意したメモ帳に書き込む、といったことが必要になるケースも考えられます。従業員にとっては余計な持ち物が増えるため、不満を募らせる恐れもあるでしょう。

ペーパーレス化ができる書類とできない書類

ペーパーレス化といっても、あらゆる文書を電子化できるわけではありません。法律でペーパーレス化ができない文書もあるため、把握しておく必要があります。

ペーパーレス化できる書類

企業が扱う文書の種類は多岐にわたるため、ペーパーレス化を実現できれば管理コストの削減や管理スペースの縮小効果が見込めます。電子保存できる書類としては、ビジネス文書やパンフレット、チラシ、カタログ、会議資料などが挙げられます。

電子帳簿保存法やe-文書法の要件を満たせば、さらなる文書の電子化が可能です。例えば、国税関連の書類や帳簿などをはじめ、請求書や領収書、注文書、契約書、稟議書、損益計算書、監査報告書といった文書も電子化できます。

ペーパーレス化できない書類

法律により電子保存が認められていない書類があるため、覚えておきましょう。電子保存が認められない文書に関しては、従来通り紙媒体で保管しなくてはなりません。

ペーパーレス化できない書類としては、許可証や免許証のように現物を保有、携帯することで効果を発揮する文書が挙げられます。また、船舶に常備する手引書など、緊急時の閲覧を要する文書などはペーパーレス化ができません。
なお、e-文書法には罰則規定が設けられていないため、違反したとしても罰則を受けることはありません。ただ、e-文書法の要件を満たさない電子文書は認められないため注意が必要です。

ペーパーレス化の進め方

ペーパーレス化をスムーズに進めるには、経営層や従業員に必要性やメリットなどの理解を得た上で協力してもらえる体制を整える必要があります。また、「資料を使いやすいよう整頓する」「段階的に取り組みを進める」「リスクへの備えを万全にする」といったことも大切です。

1.経営層にペーパーレス化の目的を伝え、必要性を理解してもらう

そもそも会社としてどういった課題があり、それを解決するためになぜペーパーレス化という手段を用いるのかを経営層に伝えましょう。ペーパーレス化は日頃の業務そのものを変えることであり、経営層の許可なしには進められません。ペーパーレス化を成し遂げることで具体的にどのようなメリット・デメリットがあるのか、計画推進の上で障害となりそうなものは何かを整理しましょう。

2.従業員の理解を得て、ペーパーレス化に協力してもらえる体制を整える

ペーパーレス化の取り組みを支えるのもペーパーレス化がなされた環境で働くのも、従業員です。現場は普段の自分たちの仕事の進め方に慣れていますから、それを少しでも変化させるのは大きな負荷がかかります。ペーパーレス化を社内全体で推進していくためには、現場の声を聞きながらペーパーレス化の目的と意義を従業員全員で共有し、理解しましょう

3.社内の資料を「整理」し、資料を利用しやすいように「整頓」する

社内で保管しているさまざまな文書を整理しましょう。必要なものとそうでないものに仕分けし、さらに電子化できるものと紙のまま保管するものとに分類します。

書類の整理ができたら、使いやすい状態へと整頓をしましょう。カテゴライズや保管場所、方法などを考えます。整頓時に重要となるのは、必要なときに求める文書をすぐ取り出せるかどうかです。

4.段階的にペーパーレス化を実践する

最初から組織全体で一斉にペーパーレス化を進めることはおすすめできません。オペレーションが大幅に変わることで業務に支障をきたす恐れがあります。現場が混乱し、従業員の反感も招きかねません。

ペーパーレス化を進める目的は、業務効率化や生産性の向上であるにもかかわらず、現場の混乱や従業員の反感を招いて業務に支障をきたすようでは本末転倒です。ペーパーレスを実現するには、従業員の理解を得ることが不可欠であるため、現場の混乱や反感を買うような進め方はおすすめしません。

いきなり全社挙げてのペーパーレスに取り組むのではなく、段階的に移行する方法がおすすめです。まずは、一部の部署やグループから取り組み、徐々に対象となる範囲を広げていくとよいでしょう。このようなスモールスタートであれば、失敗したときのリスクも最小限に留められます。また、試験的に運用できるため、課題の抽出もできるでしょう。試験運用で発生した課題の分析により、対象範囲を広げた際にも改善策を反映させられます。

5.システム障害などリスクへの備えをする

ペーパーレス化の懸念として、システム障害が挙げられます。システム障害が発生した場合、求めるデータを取り出せなくなり、取引先や顧客への対応の遅れを招く恐れもあります。また、大切なデータが消失し、甚大な被害を被る可能性もあるでしょう。

このようなリスクを軽減するため、しっかりとした備えが必要です。具体的な対策としては、データのバックアップが挙げられます。万が一、システムのトラブルなどでデータが消失しないよう、定期的にデータをバックアップしましょう。

また、システム障害が発生したときの復旧措置も考えておく必要があります。迅速な復旧が行われなければ、業務に支障をきたし機会損失にもつながります。障害が発生した際は誰に連絡をするのか、どのように対処するのかなど、具体的な対策を整理しておくとよいでしょう。

ペーパーレス化に活用できるサービス・ツール

ペーパーレス化を実現するサービスやツールには、オンラインストレージやWeb会議システム、OCRツールなどがあります。また、既存文書を効率的に電子化するには、外部のスキャニングサービスの利用が有効です。

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネット上でデータを保存・共有できるディスクスペースのことです。
チームで作業をする際には一つの資料やタスクを複数人で共有することがありますが、これらのサービスを利用すると、リアルタイムで作業が同期され情報の共有が可能になります。無料で使えるサービスも多いのでぜひ利用しましょう。

Web会議システム

最近はWeb会議システムの機能や付随サービスを利用して、Web会議もペーパーレス化できるようになっています。
例えば資料共有機能を使って各拠点と資料を画面共有しモニターやプロジェクターに映すことも可能ですし、会議自体を録画して手書きの議事録代わりにもできます。

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OCRツール

OCRツールとは、印刷された文章や手書き文字を認識し、デジタルデータへと変換できるツールです。一般的にカメラやスキャナーなどで文書を読み取った場合、画像として取り込まれますが、OCRツールを利用した場合テキストデータが読み取られるのです。

テキストデータを保持した書類のメリットとしては、検索しやすい点が挙げられます。タイトルや文章内の文字列などで検索できるため、求める情報へスピーディーにアクセスできるのです。ただ、OCRツールの読み取り精度によっては癖の強い文字を認識できなかったり、誤って認識されてしまったりすることも起きるため注意が必要です。

OCRツールはさまざまな製品がリリースされていますが、選定時には読み取り精度のチェックが欠かせません。ツールによって読み取りの精度が異なるため注意が必要です。レビューや口コミを参考にするほか、トライアル利用できるのであれば実際に試用してみるとよいでしょう。

また、対応している言語も確認が必要です。業務において外国語の書類を扱う場合、多言語に対応していないOCRで読み取ると精度が下がる恐れがあります。処理したい言語に対応している製品を選定しましょう。

PDFなどの電子文書保存

PDFは、複合機やスキャナー、Wordのエクスポート機能などを用いることで容易に作成できます。紙と同様のレイアウトを実現でき、必要に応じてプリントアウトも容易に行えます。

PDFはあらゆるOSや端末で閲覧でき、ファイルサイズを小さくできるのもメリットです。メール添付での送信や共有ファイルの保管も気軽に行えるため、テレワーク環境下においても有効です。

スキャニングサービス

スキャニングサービスは、書類のスキャンを代行してくれるサービスです。自社でスキャンを行う必要がなくなり、従業員への負担軽減やコスト削減につながります

膨大な文書の電子化に対応してもらえるほか、大判サイズのスキャニングをサポートしている業者も少なくありません。データの納品形式やトータルの費用、サービスの範囲などは各業者により異なるため、慎重に検討を進めましょう。

サービス選定時には、納期の確認も必須です。期間を定めてペーパーレス化を進めるのであれば、いつまでにスキャンが完了するのかも把握しておかなければなりません。また、解像度の設定やOCR処理、ホチキス留めされた書類や付箋への対応、納品方法などもあわせて確認をしておくと安心です。

電子マニュアル作成サービス「Teachme Biz」

紙で作成した既存のマニュアルを電子に移行すれば、大量のマニュアルを紙で保管する必要がなくなり、より運用が簡易になります。

「Teachme Biz」の場合なら、画像・動画・テキストを駆使することで「誰でも簡単に内容を理解できる手順書」を作成できます。
また、クラウドでデータが同期されているため、改訂時もすぐに内容を更新でき、即座に現場へ伝えられます。手順書作成にお悩みの方、業務効率化を図りたい方はぜひ一度「Teachme Biz」にご連絡ください。

ペーパーレス化の取り組みに悩んだらまずはマニュアルから

上記でご紹介したオンラインストレージやWeb会議システムは、すでに自然に利用しているという企業が多いかもしれません。その上でもし「ペーパーレス化の取り組みに行き詰まりを感じている」「さらなる効果を得たい」という場合は、マニュアルの電子化に取り組んでみてはいかがでしょうか。

    マニュアルをペーパーレス化するメリット

  • いつでもどこでも誰でも参照することができ、活用が活発化
  • わからないことがあればワード検索で参照できる
  • 変更や更新があった場合に即座に周知し、社内浸透を図れる
  • テレワークでも新人教育が容易になる

以上のように、マニュアルのペーパーレス化は日常的なあらゆる業務において、従業員の生産性向上に結び付くものです。ぜひ、わかりやすいマニュアルの作成をご検討ください。

マニュアル作成の教科書1

マニュアルのペーパーレス化の成功事例

Teachme Bizをご利用いただいているお客様は、業務効率化やDX、人材育成の効率化など様々な効果を実感されていますが、中でもペーパーレス化に成功した導入事例をご紹介します。

 

 

まとめ

ペーパーレス化は国策としても推進されている、ビジネス上欠かせない取り組みとなっています。一方で推進が進まない現状があるとすれば、経営層や従業員にペーパーレス化の目的がしっかりと伝わっていないことが原因かもしれません。きちんと社内全体が歩調を合わせながら少しずつペーパーレス化を進めていくことが、成功の鍵となります。
もし取り組みに行き詰まりを感じていたら、生産性向上につながるマニュアルのペーパーレス化を検討してみてください

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