業務効率化に強いツールの選び方とおすすめのツールをご紹介

最終更新日: 2022.03.01 公開日: 2019.06.20


仕事で成果を上げていこうと思ったとき、毎日同じことの繰り返しではなかなか上手くいきません。成長していく企業は日々創意工夫を凝らして業務効率化を図り、仕事に向き合っていることでしょう。業務効率化ツールを導入することもその一端です。
とはいえ、「自社も業務効率化のためにツールを導入したいが、何を選べば良いか悩んでいる」という方も多いでしょう。自社に合わせたツールを選ぶには、いくつかのポイントがあります。
この記事ではそんな業務効率化ツールの選び方、そしておすすめツールの紹介をしていきます。

業務効率化とは?

業務効率化とは、文字通り業務効率を改善する活動やその成果のことを指します。「効率の良い状態」といわれてもイメージしづらいかもしれませんが、基本的に業務のムリ・ムダ・ムラが無い状態を想像すると良いでしょう。

    ムリ:社員に余計な負担がかかる業務内容やスケジュールになっていないか
    ムダ:予算・人材面で余計なコストがかかっていないか
    ムラ:人や状況によってアウトプット品質に差が出ていないか

ムリ・ムダ・ムラを排し、社員がスムーズに業務を行える状態が業務効率化の理想像です。

業務効率化は「生産性向上」と混合されがちですが、実際には「業務効率化の効果として生産性向上が見込める」というのが正しい理解です。業務効率化は生産性向上のための手段の一つであると認識しておきましょう。

業務効率化を行う方法はさまざまですが、ITツールの導入も有効な手段です。

ツールによって業務効率化を促進するべき理由

続いて、業務効率化ツールを導入することで得られるメリットを見ていきましょう。業務効率化の意義深さがわかれば、ツールの選定にもより積極的に取り組めるはずです。

生産性の向上

ITツールの目的とは、簡単に言えば今まで人が行っていた業務を自動化する、あるいは手間の軽減です。業務を自動化・省力化することで、その作業に費やしていた人的コストや業務時間の削減が可能となります。

会社として長時間労働が慢性化していた場合は業務時間削減で残業代を減らせますし、社員はワーク・ライフ・バランスの取れた生活を送れるようになり、やる気を持って働けます。また圧縮された業務の時間を使って、新たな仕事に取り組むといった動きも可能です。

これはすなわち、社員一人ひとりの生産性が高くなっている状態です。会社の利益にも直接好影響を与えます。

業務上のミスを減らすことができる

業務効率化ツールによって作業を自動化すると、必然的に人為的ミスが減るでしょう。機械は一度設定した作業を正確に繰り返せるからです。人間の場合、毎回同じように作業をするというわけにはいきませんし、日々のコンディションなどによってもミスは発生します。何より単純作業でのミスというのは、自分では気付きにくいものです。

つまり、常に同じ結果を求めたい単純作業でこそ、ツールによる自動化が力を発揮するということです。単純作業は機械に任せ、人間はより創造性の高い仕事に集中できます。

専門知識がなくても積極的に高度な業務に携われる

業務効率化ツールは社員のクリエイティビティを引き出すのにも一役買っています。例えば専門知識がなくても、きれいなホームページや、画像・動画を用いたわかりやすいマニュアルを簡単に作れるツールがあります。こうしたサポートによって、専門知識がなくてもアイデア次第で高度な仕事に携われる機会が増えるでしょう。

また専門性の高い業務は、大人数で意見を出し合ったほうが良い結果が出ることがあります。そこでクラウドを使えば、社内での情報共有が簡単になり活発な意見交換ができます。いちいちミーティングを設定する必要もなく、時間が節約できるというメリットもあるでしょう。

業務効率化に強いツールの正しい選び方

一口に業務効率化といっても現在は実に多彩なツールが開発されており、同じ用途でもツールによって機能や仕様が微妙に異なります。

数多くの選択肢からより効果の上がるものを選ぶには、どのような基準で選んでいけば良いのでしょうか。以下の項目を念頭に置き、自社にとってぴったりのツールを選定していきましょう。

課題解決に最適な機能と範囲を吟味する

ツール導入で陥りがちなのが、手段の目的化です。「とりあえず導入したが成果が出なかった」ということにならないよう、まずは業務効率化のために自社の労働環境における無駄な部分を把握し、解決したい課題を明確にすることが大切です。

例えば単純作業のミスが課題だとすれば、ツールによって該当する作業を丸ごと自動化するのがおすすめです。
スキルや経験を必要とする作業に課題があった場合は、高度なプログラミングによって効率化できるシステムがあります。完全に自動化は無理でも、作業を簡略化できそうな部分の一部効率化は図れる可能性があります。

ツールによって何を、どのように効率化したいのかを明確にし、そのために必要な機能と実装する範囲を吟味しましょう。

使い方を簡単に把握できるツールがベスト

業務効率化ツールは、使い方が簡単なものを選ぶのがベストです。せっかく業務の無駄を省こうと思っているのに、ツールの設定や扱いに工数が掛かってしまっては元も子もないからです。

あまりに使いにくいツールだと、せっかく導入しても継続して運用するのは難しくなるでしょう。無駄を削減するどころか、ツールを導入したこと自体がコストになってしまう恐れがあります。

使いやすい業務効率化ツールを選ぶには、同業者の使用ツールを調べてみたり、無料お試し期間のあるものを使ってみるのが良いでしょう。じっくり比較検討した上で、長く使っていけるツールを導入しましょう。

現在のシステムとの兼ね合いに注意

ツールを導入する際には、現在社内でどのようなシステムが使われているかを把握しておきましょう。導入するツールと現行の社内システムとの間にある程度の互換性がなければ、ツールを最大限に活用できない恐れがあります。逆に社内システムと相性の良いツールを使えば相乗効果が生まれ、生産性の向上につながります。

つまりツール自体の機能面はもちろん、既存のシステム次第でも使い勝手が変わってくるということです。似たような機能を持つツールでどちらを導入するか迷っているときは、自社で使っているシステムとの相性を考慮すると的が絞れてきます。

セキュリティに配慮する

クラウドを利用して情報共有を考えるときは、特にセキュリティ面が気になるところです。とはいえ多くの企業が利用している有名なツールの場合、セキュリティ性については十分に配慮されているので基本的に問題はないでしょう。

比較するとしたら、「データセンターはどういったものを使っているのか」「サーバーの管理体制はどのようになっているのか」などに注目して、信頼できる状況にあるものを選ぶと良いでしょう。

用途別おすすめツール5選

ここからは、業務効率化を推進するために具体的にどのようなツールがあるのかを、用途別にご紹介します。

業務の自動化

単純作業など一定のタスクを自動化するなら、RPAを用いる方法があります。RPAとはRobotic Process Automationの略称で、簡単に言えば「ロボットが自動で作業をしてくれるソフトウェア」の総称です。
特に受発注データの入力やチェックなど定型業務は自動化しやすいため、RPAは主にバックオフィス系の業務効率化で活躍します。

<RPAツールの例> Win Actor

    Win ActorはNTTグループが提供する純国産のRPAです。導入のために必要なのはライセンス購入のみで、システム改修やツール開発、プログラミングなどは不要。導入ハードルが低く、幅広い業務に活用できます。

社内コミュニケーション

これまでメールや口頭、電話で行われていた社内コミュニケーションは、チャットツールなどを用いることでより手軽になり、活性化します。
チャットツールはLINEのように会話形式でコミュニケーションが取れるため、メールよりリアルタイム性があるのが特徴です。グループトーク機能などを活用することで、プロジェクトや部署ごと、あるいは全社など、一定の範囲内での情報共有が非常にスムーズになります。

コミュニケーションによるタイムロスが少なくなるため業務スピードが速くなり、業務効率化に貢献します。

<チャットツールの例> Slack

    SlackはこれまでWebエンジニアなどを中心に使われていた、SaaS型のビジネスチャットツールです。気軽なやり取りはもちろん、ファイル共有や音声・ビデオ通話なども簡単に行えます。

タスク管理

これまでマネージャーや各社員が個別に管理していたタスクは、タスク管理ツールを用いることで可視化できます。
タスク管理ツールはプロジェクトの全体像や進捗を俯瞰し、メンバーごとに必要なタスクを割り当てるためのものです。誰がいつ、どんな作業をしているのかが一覧化されるので、メンバーのマネジメントがしやすくなります。
誰か一人に負担がかかりすぎていないか、逆に手が空いている人はいないか、ヌケモレはないか、作業の優先度は適切かなど、プロジェクトのボトルネックになりえる要素を把握でき、常に最善な業務の割り振りを検討できます。

<タスク管理ツールの例> Backlog

    Backlogは社内のみならず、外注先や取引先も巻き込んでプロジェクト進捗を管理できるタスク管理ツールです。各担当者の作業内容と完了期限をタイムライン形式で設定することで進捗を正確に把握し、プロジェクトの遅れやミスを防ぎます。

会議、打ち合わせ

これまで対面で行っていた会議や打ち合わせも、オンライン会議ツールを使えば遠隔で実施可能です。
オンライン会議ツールは、PCやタブレットなどを用いていわゆる「テレビ電話」ができるサービスです。離れた場所にいても複数人が同じ会議に参加できるので、場所を移動するコストの削減や業務時間の効率化につながります。画面共有をすれば同じ資料を見ながら会話できるため、対面の会議と遜色ないディスカッションが可能です。

<オンライン会議ツールの例> Zoom

    ZoomはPCやタブレット、スマホなどを問わずどのデバイスでも利用できるミーティングツールで、チャットでの会話も可能です。コロナ禍でテレワークが浸透しオンライン会議ツールが取り沙汰された際は、Zoomの「バーチャル背景」が話題になりました。

ペーパーレス化

ツールを用いて紙の書類を電子化すれば、これまで必要だった印刷コストや保管、破棄の手間などを省けます。
ペーパーレス化ツールは文書を電子化できるものであれば全てが当てはまるので、種類も機能もさまざまです。例えばあらゆるドキュメントを保存・共有できる文書管理システムやオンラインストレージ、書類手続きを電子化するワークフローシステムなどが該当します。

このほかクラウド型のマニュアル作成サービスも、紙のマニュアルを電子化するためのペーパーレス化ツールの一つです。マニュアルを電子化すれば、場所を問わずマニュアルを作成・閲覧・修正できるため、印刷物を都度配布する手間は不要です。

<ペーパーレス化ツールの例> Teachme Biz

    Teachme Bizは当社(株式会社スタディスト)が提供するクラウド型のマニュアル作成・共有システムです。写真や動画を用いたステップ形式の「伝わる」マニュアルを、誰でも簡単に作成できます。

Teachme Bizが業務効率化のツールとしておすすめの理由

「Teachme Biz」は単にマニュアルペーパーレス化できるだけではなく、それに付随してあらゆる業務の効率化に繋がります。

その中でも重要な要素が新入社員の教育です。新入社員からしてみると、自分がこれから行う業務に対して、わかりやすいマニュアルが用意されているのは大きな安心感につながります。
教える側の手間も減らすこともできるので、先輩社員は別の仕事に割ける時間が増え、新入社員もわかりやすいマニュアルによってどんどん成長していく……といった流れを作れるでしょう。

人材育成は会社の発展の鍵を握っており、マニュアル作成はその人材育成の根幹を担う部分です。「わかりやすいマニュアルを簡単に作れる」ということが、業務効率の良い体制を作っていくことにつながるのです。

欲しい業務効率化ツールが見つからなければ内製か外注で開発できる

既に世に出ているものの中に、ニーズに合ったツールが見つからないこともあるでしょう。その場合の選択肢は、ツールそのものを内製するか外注するかになります。

内製で開発するメリットは、低コストかつ仕様変更や修正などに柔軟に対応しやすい点でしょう。社内にシステム開発の知見も蓄積されていきます。
一方で、品質は社内のエンジニアの技術力に左右される点や、そもそも開発のための技術者の確保・育成が難しい点がデメリットです。

外注すると必要な社内の人的リソースは最低限で済み、高度な技術が必要なツールでも開発可能な点がメリットです。
ただし相応の費用負担がかかりますし、成果物の良し悪しを判断するために社内にもITの知見を持った人は必要です。仕様に対する認識があいまいなまま外注先任せにすると、思ったようなツールが完成しない可能性が高くなります。

身近なエクセルを業務効率化ツールとして使いこなすポイント

新しくツールを導入するのも有用ですが、普段使っているエクセルの活用方法も見直してみましょう。実はエクセルも、もともとは業務効率化のために開発されたもの。普段何気なく使っているだけでは気付かない、効率化のテクニックがあるはずです。

またエクセルは業務効率化ツールを導入する際に併用する場面が多いソフトなので、熟知しておいて損はありません。今回は簡単なポイントを紹介しておきますので、ぜひ業務の参考にしてみてください。

使いやすいレイアウトにカスタマイズ

エクセルを使った作業の効率を上げるには、よく使う機能を呼び出しやすい画面レイアウトに整えておくことが大事です。
「ソフトのレイアウトを変える」といっても難しいことはなく、ウィンドウの最上部左側、「上書き保存」や「元に戻す」などのアイコンの右側にある矢印マークのボタンを使います。これは「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」を行うためのもので、ウィンドウ左上に並んでいるボタン列に自分好みのコマンドを追加可能です。

よく使われるものはプルダウンメニューの中に含まれていますが、「その他のコマンド」を選ぶことでより自分好みに近付けられます。例えば「セルの挿入」をよく行うのであれば、そのコマンドをツールバーとして登録しておきましょう。

クイックアクセスツールバーによって簡略化できるのはほんの数クリックかもしれませんが、毎日使うことを考えるとレイアウトが少し違うだけでも使い勝手が大きく向上します。

マクロで作業時間を短縮させる

エクセル上で「いつも行っているな」と感じる作業がある場合は、マクロに記録しておくと便利です。マクロとは、複数の操作を記録しておき、必要に応じて呼び出す機能のことです。

例えば、「文字を太字にして黄色に塗りつぶす」という作業をマクロ化したいときは、表示タブにある「マクロの記録」という機能を使い、作業自体を記録しておきます。その作業が必要になったら、呼び出しましょう。

「クイックアクセスツールバー」や「マクロの記録」はエクセルだけでなくワードにも共通する機能なので、どちらにも応用できます。

関数をフル活用していく

エクセルを全て手打ちで済ませているという方もいるかもしれませんが、せっかく表計算ソフトを使っているのに関数を利用しないのはもったいない話です。

関数は一度覚えてしまえば便利さを実感するはずです。例えば目視で計算して合計を出していたものも、「SUMIF」などの関数を使えば一瞬で計算してくれます。速い上に計算結果も正確です。
そのほか、対象のセル内の検索文字列を任意の置換文字列に置き換えられる「SUBSTITUTE」関数を使えば、指定した文字列を一度に修正するなども可能です。簡単に言えば、同じ文字列を大量にコピペして必要部分だけを手打ちで修正する必要がなくなります。

全ての関数を覚えるのはさすがに難しいですが、面倒な作業があったら、関数が使えないか調べてみることをおすすめします。

まとめ

会社を発展させていこうと思うと、やはり業務効率化は欠かせません。そのために業務効率化ツールを導入するなら、まずは自社の労働環境をよく踏まえた上で選択肢を絞っていくことが重要です。

その中で人材育成にも効果を発揮するような業務効率化ツールは、どのような企業にとっても有用な選択肢だといえます。
当社のTeachme Bizは2015年にリリースされた比較的新しいサービスながら、国内で2000社以上の企業に愛用されている実績もあります。業務効率化が課題となっている企業の方は、ぜひ良質なマニュアル作成を検討してみてください。

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