業務効率化に強いツールの選び方とおすすめのツールをご紹介
業務効率化とは、その言葉の通り、業務の効率アップを図ること、つまり日頃の業務の無駄を省いていくことです。仕事で成果を上げていこうと思ったとき、毎日同じことの繰り返しでは成果をなかなか伸ばすことができません。成長していく企業は日々創意工夫を凝らして仕事に向き合っていることでしょう。業務効率化ツールを導入することもその一端です。
「もっと効率よく作業ができればとは思うけれど……」「ツールを選ぼうにも何を選べば良いか悩んでいる」という方も多いでしょう。自社に合わせたツールを選ぶには、いくつかのポイントがあります。
この記事ではそんな業務効率化ツールの選び方、そしておすすめツールの紹介をしていきます。
目次
業務効率化に強いツールの正しい選び方
一口に業務効率化といっても、実に多彩なツールが開発されています。用途に合わせて選んでいく必要があるのはもちろん、同じ用途でもツールによって仕様が微妙に違っているものです。
せっかく導入するなら、より効果の上がるものを選んでいきたいところですが、どのような基準で選んでいけば良いのでしょうか。以下の項目を念頭に置き、自社にとってぴったりのツールを選定していきましょう。
労働環境に最適なツールを導入する
業務効率化を図ろうと思うと、まずは自社の労働環境における無駄な部分を把握しなければいけません。例えば、「誰がやっても同じようにできる」と思える単純な作業はツールによって自動化できる場合も多いでしょう。どういった部分を無駄に感じるか社内で話し合ってみてください。
「さすがに自動化するのは無理だろう」と思うようなスキルや経験を必要とする作業でも、高度なプログラミングによって効率化できるシステムもあります。完全に自動化は無理でも、作業を簡略化できるケースは多く、探してみると色々と方法があるのです。
「重要ではあるけど時間がかかりすぎる」「どうしても人手がいる」と感じている業務でも一度見直してみる価値はあります。
使い方を簡単に把握できるツールがベスト
業務効率化ツールは、それ自体の使い方が簡単なものがベストです。せっかく無駄を省こうと思っているのに、そのためのツールの設定に時間が掛かってしまっては元も子もないからです。
あまりに使いにくいツールだと、せっかく導入しても継続して運用するのが難しくなるでしょう。無駄を削減するどころか、ツールを導入したこと自体がコストになってしまう恐れもあります。
使いやすい業務効率化ツールを選ぶには、同業者の使用ツールを調べてみたり、無料お試し期間のあるものを使ってみたりするのも良いでしょう。じっくり比較検討した上で、長く使っていけるツールを導入しましょう。
現在のシステムとの兼ね合いに注意
ツールを導入する際には、現在社内でどのようなシステムが使われているかを把握することも大切です。導入するツールと現行の社内システムとの間にある程度の互換性がなければ、ツールを最大限に活用できない恐れがあります。また相性の良いツールを使うことで、生産性をより伸ばすこともできるでしょう。
つまりツール自体の機能面はもちろん、既存のシステム次第でも使い勝手が変わってくるということです。似たような機能があるツールでどちらを導入するか迷っているという場合、自社で使っているシステムとの相性も考慮すると的が絞れてきます。
セキュリティに配慮する
クラウドを利用して情報共有する場合などは特にセキュリティ面も気になってくるところです。しかし多くの企業が利用しているような有名なツールの場合セキュリティ性については十分に配慮されているので基本的に問題はないでしょう。
比較するとしたら、「データセンターはどういったものを使っているのか」「サーバーの管理体制はどのようになっているのか」に注目すると良いでしょう。データセンターやサーバーに問題があっても自社だけでは対処が困難です。これらが信頼できる状況にあるかを確認しておきましょう。
業務効率化を促進するべき理由
続いて、業務効率化ツールを導入することで得られるメリットを見ていきましょう。業務効率化の意義深さがわかれば、ツールの選定にもより積極的に取り組めるはずです。
人件費が削減できる
人件費削減は業務効率化をすることで得られる最も直接的なメリットだといえるでしょう。業務を自動化・省力化することで、その作業に費やしていた人員が不要になります。
その作業に掛けていた時間の分、新しい仕事に取り組めたり、仕事が終わらず遅くまで残っていた社員が残業をせずに済んだりということが考えられます。ただでさえ人手不足が問題となっている昨今、人を増やすよりも、一人一人の生産性を向上させるというアプローチは理にかなっているでしょう。
会社の利益を増やしていくためには、無駄を減らしていくことが一番の近道ではないでしょうか。
業務上のミスを減らすことができる
業務効率化ツールによって作業を自動化すると必然的に人為的ミスは減るでしょう。一度設定してしまえば、機械は同じ作業を正確に繰り返すことができるからです。人間の場合、毎回同じというわけにはいきませんし、そのときのコンディションなどによってもミスは出てきます。何より単純作業でのミスというのは自分では気付きにくいことも多いでしょう。
作業を自動化して無駄を省けば、働いている社員にそれだけの余裕が生まれます。心身ともに余裕が生まれることで社員のモチベーションアップにも繋がることが期待できるのです。
専門知識がなくても積極的に業務に携われる
業務効率化ツールは社員のクリエイティビティを引き出すのにも一役買っています。中には、専門知識がなくてもホームページが作れたり、画像や動画を用いたマニュアルが簡単に作れたりするツールもあります。こうしたサポートがあれば、予備知識がなくてもアイデア次第で高度な仕事に携われる機会が増えるでしょう。
また専門性の高い業務であっても、より大人数で意見を出し合ったほうが良いものに仕上がることがあります。クラウドを使えば社内での情報共有も簡単に行えるので、直接議論を交わさなくても意見交換が可能になります。いちいちミーティングを設定する必要もないので時間が節約できるというメリットもあるでしょう。
欲しい業務効率化ツールが見つからなければ作成できる？
既に世に出ているものの中に、ニーズに合ったツールが見つからないこともあるでしょう。その場合、自社に専門のプログラマーがいれば内製するか外注するかになります。
自社開発する場合は、「外注費用を抑えられる」「より細かな要望に沿って作れる」などがメリットでしょう。一方で外注すると相応の費用負担はありますが、企業がどういった要望を持っているのかについても熟知しているプロに任せることで高い品質が期待できます。
ツールを開発する時間を別のことに回せるのも利点でしょう。優秀なプログラマーがいる場合でも外注する意味は十分にあります。
自社が何を優先するべきなのかをよく考えて検討していきたいところです。
身近なエクセルを業務効率化ツールとして使いこなすポイント
新しくツールを導入するのも有用ですが、普段使っているエクセルの活用方法も見直してみましょう。今では当たり前になっていますが、エクセルも業務効率化のために開発されたものです。中には意外と知られていない効率化テクニックもあるでしょう。
他にツールを導入するにしても、エクセルと併用する場面も多いはずです。簡単なポイントを紹介しておきますのでぜひ参考にしてみてください。
使いやすいレイアウトにカスタマイズ
エクセルを使った作業の効率を上げるには、よく使う機能を呼び出しやすいレイアウトにしておくことが大事です。レイアウトを整えるといっても難しいことではありません。
ウィンドウの左上、「上書き保存」や「元に戻す」などのボタンの右側に「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」というボタンがあります。これを使えば、ウィンドウ左上に並んでいるボタン列に自分好みのものを追加することが可能です。
よく使われるものはプルダウンメニューの中に含まれていますが、「その他のコマンド」を選ぶことでより自分好みに近付けていくことができます。例えば「上書き保存」だけでなく、「名前を付けて保存」がこのスペースにあれば便利、などが例として挙げられます。
毎日使うことを考えるとレイアウトが少し違うだけでも使い勝手が大きく向上します。
マクロで作業時間を短縮させる
社内で作成するデータや書類などは、それぞれ内容が違ったとしても少なからず共通する部分が出てくるものです。エクセル上で「いつも行っているな」と感じる作業がある場合はマクロに記録しておくと便利です。
例えば列ごとに「1・２・3・4……」と数字を打たなければいけない場合があったとします。すべて同じフォーマットを利用できるのなら、一度数字を打ってブック自体をテンプレートとして保存しておけば良いでしょう。
しかし、すべて同じというわけにはいかない場合もあります。このとき、表示タブにある「マクロの記録」という機能を使って数字を打つ作業自体を記録しておけば、その作業だけを好きなタイミングで呼び出すことができます。
書類やデータごとに共通する作業を見付けたら、すぐマクロに記録する癖を付けましょう。これで驚くほど作業が効率化できるはずです。「クイックアクセスツールバー」や「マクロの記録」はエクセルだけでなくワードにも共通する機能なので、どちらにも応用することができます。
関数をフル活用していく
エクセルを使ってはいても、「すべて手打ちで済ませている」という方もいるかもしれませんが、せっかく表計算ソフトを使っているのに関数を利用しないのはもったいない話です。
「関数を覚えるのは面倒」と思うかもしれませんが、一度覚えてしまえばその便利さを実感するはずです。例えば、目視で計算して合計を出していたものも、「SUMIF」などの関数を使えば一瞬で計算してくれます。速い上に計算結果も正確です。
また「SUBSTITUTE」関数を使えば指定した文字列を一度に修正するなども可能です。同じ文字列を大量にコピペしたものを修正するのは骨が折れます。こういうときも関数を知っていれば効率的に対応が可能だということです。
すべてを覚えようとするのはさすがに難しいですが、「自分でやるのは少し面倒」と感じることがあれば、関数が使えないか調べてみることをおすすめします。
Teachme Bizが業務効率化のツールとしておすすめの理由
「Teachme Biz」は新人教育などのマニュアルを作成するためのツールですが、今回のテーマである「業務効率化」という面においても特におすすめのツールです。単にマニュアル作成が簡単に行えるだけではなく、それに付随してあらゆる業務の効率化に繋がるからです。
「Teachme Biz」は画像・動画・テキストを駆使することで、より分かりやすく、より業務効率化を図ることを可能にしたビジュアルSOPプラットフォームです。
SOP（Standard Operating Procedures）とは、安全確保や品質保持などのために具体的な作業や手順を作業ごとに順序立てて説明したものです。ビジュアルSOPでは、このSOPをテキストだけでなく、画像や動画を効果的に使うことで、より誰でも簡単に内容を理解できるマニュアルを作成することができます。
「伝えることを、もっと簡単に」をモットーに掲げており、作成・共有・管理をシンプルにすることで、誰でも簡単に使うことができるマニュアル作成ツールになっています。
自分がこれから行う業務に対して、わかりやすいマニュアルが用意されているということは、業務効率化に大きく貢献できます。またクラウドを通してマニュアルが社員全体に行きわたることで、誰もが効率良く業務に取り組めるような状況を作ることができます。
質の高いマニュアルがあるなら、その分教える側の手間を減らすこともできるので、先輩社員は別の仕事に割ける時間が増え、新入社員もわかりやすいマニュアルによってどんどん成長していく……といった流れを作ることができます。
人材育成は会社の発展の鍵を握っていて、マニュアル作成はその人材育成の根幹を担う部分です。「わかりやすいマニュアルを簡単に作れる」ということが、効率の良い体制を作っていくことにどれほど貢献するかも、ご理解いただけるでしょう。
まとめ
会社を発展させていこうと思うと、やはり業務効率化は欠かせません。そして業務効率化ツールに関しても、まずは自社の労働環境をよく踏まえた上で選択肢を絞っていくことが重要です。その中で人材育成にも効果を発揮するような業務効率化ツールは、どのような企業にとっても有用な選択肢だといえます。
先ほどご紹介したTeachme Bizは2015年にリリースされた比較的新しいサービスながら、国内で2000社以上の企業に愛用されている実績もあります。良質なマニュアル作成による業務効率化が課題となっている企業の方は、ぜひ検討してみてください。