業務効率化

業務改善にお困りの方必見!役立つフレームワークから3つの成功事例までご紹介

働き方改革の推進や、人口減少による人手不足などにより、業務改善は企業において欠かせない取り組みとなっています。生産性向上のためにも重要視されている業務改善ですが、いざ取り組もうと思ってもポイントを知らなければなかなか上手く行きません。そこで、業務改善について、進め方から役に立つフレームワークやポイント、成功事例まで分かりやすく紹介いたします。

業務改善とは具体的にどういうこと?

業務改善とは一体何を意味している言葉なのでしょうか?

業務改善とは?

業務改善とはその名の通り、業務の内容や目的、業務全体のフローを見直し、改善することです。同じような言葉で、業務削減、業務効率化や経費削減がありますが、それらは業務改善の一貫になります。そのため、業務改善を行う際には必然的に業務削減、業務効率化、経費削減のいずれか、または全てを行うことになります。

業務改善による効果とは?

業務改善は業務を効率化し、生産性を上げることを目的としています。業務改善を行うことで、業務の無駄が省けるだけではなく必要な業務に必要なだけ時間をかけられるようになるため、残業時間の削減や生産性の向上が見込めます。

業務改善のより良い進め方

業務改善を行う際には闇雲に一つ一つの業務を見直していくのではなく、業務改善に適切な手順に沿って進めることで成功へと近づけることができます。ここからは業務改善を成功に導く進め方をご紹介いたします。

業務の見える化をする

まず始めに既存業務の見える化を行いましょう。誰がどのような業務を行い、どこにどれだけ時間がかかっているのかをはっきりさせることで、改善するべきポイントの洗い出しができます。見える化をする際にはマニュアル化することが有効です。業務をマニュアルとして可視化することは、既存業務の効率化が進むだけではなく、特定の人しか行えない業務を減らす役割もあります。

業務のマニュアル化について詳しくはこちらをご覧ください。
▶業務効率化に欠かせない「SOP」とは? 標準作業手順書の良い例・悪い例を見本でわかりやすく解説

改善目標を設定する

業務の見える化により改善ポイントが見つかったら、「何が問題でどのように改善していくのか」を明確にした上で、改善目標を立てましょう。ここでの改善目標は個々の業務についてだけではなく、業務フロー全体から部署ごと、個人ごとについてそれぞれ目標を立てましょう。

優先順位をつける

目標を立てたら、それぞれの改善点について

  • ・取り組みやすさ
  • ・改善による効果の大きさ
  • ・かかる費用

などについて考慮しながら業務改善の優先順位を付けましょう。

改善計画マニュアルを作成する

優先順位を付け業務改善の見通しを立てたら、改善計画の手順をまとめた改善計画マニュアルを作成しましょう。業務の見える化を行う際は一つ一つの業務についてマニュアル化を行いますが、ここでは業務ごとの詳細な改善計画だけではなく、これから行う改善計画全体についてのマニュアルを作成しましょう。計画を具体的なマニュアルにすることで、施策の目的から目標達成までの手順が明確になるため、計画の方向性がブレることなく業務改善を進めることができます。

マニュアル作成について詳しくはこちらをご覧ください。
▶マニュアル作成・運用のコツやポイントをご紹介「マニュアル作成ナレッジ」

業務改善に役立つフレームワークを6つご紹介

業務改善をする際は業務改善のフレームワークを利用することが有効です。フレームワークとは枠組みのことで、フレームワークを利用することで基準や方針が定まり円滑に業務改善を進めることができます。業務改善に利用されるフレームワークの中から、特に利用されている6つを厳選して紹介いたします。

ECRS(イクルス)

ECRS(イクルス)とはEliminate(排除)、Combine(結合)、Rearrange(交換)、Simplify(簡素化)の頭文字をとったもので、ECRSの4つの視点から業務改善を行うフレームワークです。

Eliminate(排除)
不必要な業務、工程がないかを検討
例)形骸化している会議の廃止

Combine(結合)
複数の部署や複数の業務にまたがる業務を1つにまとめ、同時に行えないかを検討
例)連携が必要な部署の会議を同時に開催して伝達時間を削減する

Rearrange(交換)
既存業務、工程を変更し、より効率的になる方法はないかを検討
例)業務の担当部署の変更

Simplify(簡素化)
複雑な業務、工程を一部省略、簡素化できないかどうかを検討
例)工程の一部をIT化、RPA化

PDCAサイクル

PDCAサイクルとはPlan(計画)、Do(実行)、Check(確認)、Action(改善)の頭文字を取ったもので、PDCAの順に1つのサイクルとして回す、業務効率化によく用いられるフレームワークです。

Plan(計画)
目標達成のための実現性の高い計画を立てる
例)残業時間〇〇時間削減のために業務削減

Do(実行)
計画に沿って実行を行い、実行した記録を残す
例)〇月〇日残業時間〇〇時間

Check(評価)
実行した記録から実際にどのように機能し目標がどこまで達成しているのかを評価する
例)目標達成まであと残業時間〇時間削減

Action(改善)
評価をもとに、悪い点は改善し良い点は継続して続けられるように計画を改良する
例)業務時間あたりの業務量が減っていないため、業務削減、効率化をより促進。

ロジックツリー(決定木分析)

ロジックツリーは木構造をしたフレームワークで、一つのキーワードから派生するキーワードを広げていき、問題の原因を多角的に掘り下げることができます。ロジックツリーを活用するためには、まず一つ問題となってること(例:残業が多い)を書き出し、その周りに原因(例:業務が多い、人手不足など)を書き出します。書き出した原因においても同様に繰り返すことで、問題を解決するための根本的な原因を分析することができます

BPMN(ビジネス・プロセス・モデリング表記)

BPMNは業務プロセスを可視化し、課題点を発見するためのフレームワークです。フローチャートのように図形や矢印などを用いることで業務工程のフローや担当者などを可視化します。

出典:Questetra BPM Suite「SaaS BPMS for Workflow Automation」

KPT

KPTとはKeep(継続)Problem(問題)Try(トライ)の頭文字を取ったもので、業務改善の基本方針を示したフレームワークです。

Keep
上手く機能しているため、今後も継続していきたいもの
例)作業を一部自動化したことにより作業時間が削減された

Problem
実行してみたが問題があり改善が必要なもの
例)操作が複雑で操作ミスが多発する

Try
KeepやProblemを踏まえ、これから新たに実行したいもの
例)操作ミスを減らすために分かりやすい作業マニュアルを作成

バリューチェーン分析

バリューチェーンとは、開発、生産からマーケティングやアフターサービスまでの一連の事業に関わる業務を機能ごとに分類し、どの工程において価値が生まれるのかを分析するフレームワークのことです。バリューチェーンを用いて業界分析をすることで競合と有意差を付けるポイントを把握することができます。バリューチェーン分析を行う際には、製造、販売などの主活動と、それに伴う調達活動、技術開発などの支援活動の2つに分類し、どこにどれだけコストがかかっているのか、どこが強みになるのかを分析します。

業務改善を進める上で重要なポイントと注意点

QCDを考える

QCDとは、Quality(品質)、Cost(費用)、Delivery(納期)の頭文字をとったもので、業務改善を行う上で重要な鍵となる三要素を示しています。品質を高め、費用を抑えつつ納期を早めることは理想ですが、品質を求めると費用は上がり納期が延び、費用を抑えたり納期を早めたりすると品質は下がるように、これらは互いにトレードオフの関係になっています。そのため、以下に示す優先順位を念頭に置きながら、QCDそれぞれを向上させる施策を行いましょう。

Quality(品質)> Cost(費用)> Delivery(納期)

目的を明確にする

業務改善を行う上で重要なことは、目的を見失わないことです。経費削減のための業務改善と働く環境の改善のための業務改善では、改善内容の優先順位が変わってきます。ただ業務改善を行う、といった抽象的な目的に向かって行動するのではなく、具体的な目的を設定しましょう。また、目的を明確にすることで、従業員の業務改善への理解、協力にもつながります

現場の意見を聞く

業務改善を計画するのは主に管理職や上層部ですが、実際に業務を行う現場の状況を知らないまま業務改善を行っても、成功にはつながりません。例えば、これまで1週間かけて行っていた業務を3日で行うように指示をだしても、現場は対応できません。時間がかかる業務には部署間でのやり取りや外部企業との連携の必要があるなど、何かしらの理由があります。そのため、現場の意見を聞きながら、本当に改善が必要なのか、どうしたら業務改善ができるのかを考えましょう

長期的な目線で計画する

業務改善は長期的な目線で計画を立てましょう。長期的に継続できないその場しのぎの業務改善では、その後の業務に影響が出たり、同じ課題に再びぶつかるなどの無駄な工程が増える可能性があるため、注意しましょう。

業務改善に成功した事例をご紹介!

業務改善といっても、具体的にどのような取り組みをすればいいのか分からない、という場合も多いのではないでしょうか。そこで、業務改善に成功した事例を3つほどご紹介いたします。業務改善に取り組む際にぜひ参考にしてみてください。

標準化を進めて生産性を向上を実現(卸売業・小売業)

商圏ニーズに応じたさまざまな形態の店舗を展開する株式会社ベイシア様。生産性の向上を目指して、店舗オペレーションの再構築を決めた際、マニュアルの整備のためにクラウド型マニュアルサービスを導入しました。マニュアルをペーパーレス化することによって、年間数百万円のコストを削減できただけでなく、これまでは1つあたり1時間以上かかっていたマニュアル作成も10分以内でできるようになりました。また、作業が標準化され、作業のコツが簡単に共有できるようになったことにより、生産性の大幅アップを実現しました。

既存のマニュアルを整理して残業時間を前年度比11時間/月削減(卸売・小売業)

オフィスの仕事を円滑に進めることを目的としたサービスを提供している株式会社山崎文栄堂様。WordやExcelなどで作成したマニュアルが点在し、せっかく作ったマニュアルが活用されていないことが問題となっていました。そこでクラウド型マニュアルサービスを導入したところ、マニュアルがどこでも簡単に閲覧できるようになり、コミュニケーションロスや雑務が大幅に減少残業時間を前年度比で11時間削減することに成功しました。

年間で20,000時間の業務のRPA化を実現(物流・運輸・運送・配送業)

低温輸配送・低温保管等を営む関係会社の管理を行うニチレイロジグループ様では、物流業界全体に存在するの労働不足問題に際して、業務革新に向けた取り組みを開始しました。その1つがRPAによる業務の自動化です。より効果的な業務革新を行うために、全国50箇所で業務革新に関するセミナーを開催。さらに、RPAについて学ぶ女性限定合宿の実施や、クラウド型マニュアルサービスの導入といった工夫を凝らし、年間20,000時間の業務のRPA化を達成しました。

まとめ

ここまで業務改善について解説いたしましたがいかがでしたでしょうか?業務改善のフレームワークを用いながら事前にしっかりと計画を立て、目標に向かって従業員全員で協力しながら取り組むことが、業務改善の成功につながります。成功事例からも分かるように、業務改善は従業員の働く環境や今後の収益にも大きく影響します。新型コロナウイルスの感染防止により、業務の仕方や働き方が大きく変わるこの機会に業務改善に取り組んでみてはいかがでしょうか?

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