マニュアル活用がうまくいかない「三重苦」

必要だけど「大変」なのがマニュアル マニュアルは、いろいろな用途・目的で必要になります。ところが、いざ始めてみると大変なことが多く、頓挫してしまうことも少なくありません。そこで今回はマニュアル活用の「大変さ」を整理してみましょう。 マニュアル活用に伴う「三重苦」とは。。 これまで、様々な業種・業態でのマニュアルの実態をヒアリングしてきましたが、うまくいかない理由は大きく以下の3つに集約されます。これを私たちは「マニュアルの三重苦」と呼んでいます。 1.作成が大変 まず一番最初に直面するのが「作成」の壁です。どんなツールを使って、どんなデザインにして、だれが作成を担当して、、、と決めることが多すぎて、実際の作成作業も大変。「作ろうと思っていたけど時... 必要だけど「大変」なのがマニュアル マニュアルは、いろいろな用途・目的で必要になります。ところが、いざ始めてみると大変なことが多く、頓挫してしまうことも少なくありません。そこで今回はマニュアル活用の「大変さ」を整理してみましょう。 マニュアル活用に伴う「三重苦」とは。。 これまで、様々な業種・業態でのマニュアルの実態...

マニュアルに「賞味期限」はあるか?

ついつい気になる「最終更新日」 手にとったマニュアルを開いてみると、「あれ?ちょっと内容が古いなあ。。。」と感じる。そして「最終更新日」を見ると、もう何年も更新されていない。。そんなガッカリを感じたことはありませんか? マニュアルは、業務の流れを伝えるもの。業務が変わればマニュアルも変わります。しかし、業務の変化に合わせてマニュアルもきっちりと更新するのは至難の業。数年間ほったらかしになってしまうのも無理はありません。古いマニュアルを見てしまうと、すべての信ぴょう性がぐっと下がってしまいます。 気がついたときに、気がついた人が直せるように かといって紙のマニュアルに「赤ペン」で修正を書く、というのも現実的ではありません。気がついたときに気がついた人がその場... ついつい気になる「最終更新日」 手にとったマニュアルを開いてみると、「あれ?ちょっと内容が古いなあ。。。」と感じる。そして「最終更新日」を見ると、もう何年も更新されていない。。そんなガッカリを感じたことはありませんか? マニュアルは、業務の流れを伝えるもの。業務が変わればマニュアルも変わります。しかし、業務の変化に合わせてマニ...

マニュアルを「新入社員」が作ると、意外とうまくいく

マニュアルは知識がないと作れない? マニュアルは、誰が作成するのがよいのでしょうか?一般的にマニュアルは、業務ルールや手順を【教える】ためのものと考えられているので、業務の知識や経験を持った先輩社員が作成するケースが多いです。 この場合、先輩社員は通常業務にも忙しく、ついマニュアル作成に手が回らなかった、、、なんてことも起こりがちです。 書類作成や後輩や部下の教育、上司への報告など、日々の業務に忙殺され残業ばかり・・・。 Teachme Bizなら、その残業時間をゼロにできるかも知れません。 減らない残業時間にお悩みの方は、ぜひ以下のページをご覧ください。 ムダな残業時間、ゼロにできます! 発想の転換で「新入社員」がマニュ... マニュアルは知識がないと作れない? マニュアルは、誰が作成するのがよいのでしょうか?一般的にマニュアルは、業務ルールや手順を【教える】ためのものと考えられているので、業務の知識や経験を持った先輩社員が作成するケースが多いです。 この場合、先輩社員は通常業務にも忙しく、ついマニュアル作成に手が回らなかった、、、なんてことも起...

マニュアルが活用される秘訣は「検索性」にあり!効率的なマニュアル運用

ぱっと探して、さっと使いたいのは当然 マニュアルが増えてくると「どうやって必要なマニュアルにたどり着けるようにするか?」が、問題になってきます。紙ベースのマニュアルであれば、書棚やファイルに見出しや目次をつけたりすることが多いでしょう。しかし、見出しや目次を更新し続けるのも大変。長続きしません。そして「かたっぱしから探す」か、「探すのも面倒になって使わなくなる」という風になってしまいます。 「探すストレス」に我慢できなくなっている いまは、なんでもかんでも「ネットで検索」をする時代です。ふと気になったときにスマホからぱっと検索する人も少なくありません。それは、すぐに見つからないと「なんだよーもう!」と、ストレスを感じる人が増えているという見方もできま... ぱっと探して、さっと使いたいのは当然 マニュアルが増えてくると「どうやって必要なマニュアルにたどり着けるようにするか?」が、問題になってきます。紙ベースのマニュアルであれば、書棚やファイルに見出しや目次をつけたりすることが多いでしょう。しかし、見出しや目次を更新し続けるのも大変。長続きしません。そして「かたっぱしから探す」か、「...

マニュアルのデザインに凝りすぎてはいけない理由

わかりやすい、見やすいマニュアルを作成するためには文章だけではなく、画像の挿入や、重要ポイントを目立たせるデザインの利用が効果的です。しかし、画像の作りこみやデザインにこだわりすぎて、マニュアル作成に多大な時間がかかっていた!という経験はありませんか? 本記事では、マニュアルにおけるわかりやすさ、見やすさとは何かをお伝えし、マニュアルのデザインを考える上でおさえておきたいポイントをご紹介します。 マニュアル作成はデザインが命と考えていませんか マニュアル作成に着手しよう!という場面で、まず考えるのが「デザイン(フォーマット)」です。ところが、これがなかなか難しいと感じる人も多いでしょう。 ・画像やイラストは、どんなサイズでどう配置する? ・タイト... わかりやすい、見やすいマニュアルを作成するためには文章だけではなく、画像の挿入や、重要ポイントを目立たせるデザインの利用が効果的です。しかし、画像の作りこみやデザインにこだわりすぎて、マニュアル作成に多大な時間がかかっていた!という経験はありませんか? 本記事では、マニュアルにおけるわかりやすさ、見やすさとは何かをお伝えし、マニュア...

業務をマニュアル化する4つのメリットとは?

「何度ども同じことを教えている気がする...」「人によってやり方がバラバラで統一性がない」そんなお悩みをお持ちではないでしょうか? なんとなく「マニュアルを作ってみれば解決するかも...」とイメージされている方も多いのではないかと思いますが、本記事では実際に業務をマニュアル化することによる4つのメリットを解説していきます。 業務をマニュアル化する目的 まず第一に、マニュアルを作る目的とは「正しい方法や手順を伝えること」にあります。 業務をマニュアル化し、「マニュアルを見れば業務の正しい手順がわかる状態」にすることで、ミスや手戻りの削減など様々なメリットをもたらします。 また従業員教育という観点においても、マニュアルがあることで、多くの人は指導係が... 「何度ども同じことを教えている気がする...」「人によってやり方がバラバラで統一性がない」そんなお悩みをお持ちではないでしょうか? なんとなく「マニュアルを作ってみれば解決するかも...」とイメージされている方も多いのではないかと思いますが、本記事では実際に業務をマニュアル化することによる4つのメリットを解説していきます。 ...

導入サポート

飲食店でのマニュアル導入サポート(株式会社ゴリップ様)

熟成ステーキ専門店「ゴッチーズ・ビーフ」、牛カツ専門店「京都勝牛」、サムギョプサル専門店「ベジテジや」を運営する株式会社ゴリップ様にて、Teachme Biz導入サポートを実施しました。導入サポートとは、「マニュアルを整えたいがどこから手をつけてよいかわからない」「マニュアル作成を一気に進めたい」といった場合に、業務の洗い出しからTeachme Bizの操作方法レクチャー、マニュアルの作成支援までを短期間で集中的に行うプログラムです。今回は2日間で実施しました。 第1日:業務の洗い出し まず初日は、本部・各地のマネージャーの方々にお集まりいただき「業務の洗い出し」を行いました。 今回は東京・名古屋・京都の3つの拠点をWeb会議でつないで、リモートで実施しまし... 熟成ステーキ専門店「ゴッチーズ・ビーフ」、牛カツ専門店「京都勝牛」、サムギョプサル専門店「ベジテジや」を運営する株式会社ゴリップ様にて、Teachme Biz導入サポートを実施しました。導入サポートとは、「マニュアルを整えたいがどこから手をつけてよいかわからない」「マニュアル作成を一気に進めたい」といった場合に、業務の洗い出しからTeac...

税理士法人でのマニュアル作成・共有 古田土会計様

税理士法人古田土会計様へ、ユーザーインタビューに伺いました。活気あふれるオフィスで、たくさんの元気をいただきました。 今までもきちんとマニュアルが整備されていたそうですが、紙での管理のため更新性に欠けることが課題でした。今では、起きたミスをすぐにマニュアルに反映させることで、再発防止にも役立っているそうです。 今後もますますお役に立てるよう、サービス向上に努めます。 導入事例記事 Teachme Bizは「読むマニュアル」ではなく「見るマニュアル」(Teachme Biz) ... 税理士法人古田土会計様へ、ユーザーインタビューに伺いました。活気あふれるオフィスで、たくさんの元気をいただきました。 今までもきちんとマニュアルが整備されていたそうですが、紙での管理のため更新性に欠けることが課題でした。今では、起きたミスをすぐにマニュアルに反映させることで、再発防止にも役立っているそうです。 今後もますますお...

セミナー「業務マニュアルの電子化・クラウド化講座」を開催しました。

2015年5月27日(水)、大阪の御堂筋税理士法人様にて「業務改善・業務効率化のプロが教える実践的 業務マニュアルの電子化・クラウド化講座」が開催され、弊社取締役の庄司が講師を務めました。 マニュアルの作成・活用は、ともすれば手段(ツール)の議論に陥りがちです。セミナーでは、マニュアルが企業の中で求められてきた時代的背景、マニュアル活用のメリット・デメリット、企業内で実際に運用していく際の考え方やポイントなどをお伝えしました。 参加者同士の簡単なグループワークも行い、いろいろな立場・経験からのマニュアルに対するメリット・デメリットの考え方を共有することができました。その他、業務分析のエッセンスを取り入れたワークなども行いました。 <参加者からの声> ・マニ... 2015年5月27日(水)、大阪の御堂筋税理士法人様にて「業務改善・業務効率化のプロが教える実践的 業務マニュアルの電子化・クラウド化講座」が開催され、弊社取締役の庄司が講師を務めました。 マニュアルの作成・活用は、ともすれば手段(ツール)の議論に陥りがちです。セミナーでは、マニュアルが企業の中で求められてきた時代的背景、マニュアル...

「民間企業におけるマイナンバー適正運用セミナー」に登壇しました。

株式会社パソナ様主催の「民間企業におけるマイナンバー適正運用セミナー」に弊社代表取締役の鈴木が登壇しました。 ・「煩雑な入退社管理に伴うマイナンバー管理」における適正な制度理解と運用方法について  (内閣官房 社会保障改革担当室 審議官 向井治紀氏) ・「人材ビジネス業界の特性を踏まえた制度運用方針の紹介」  (株式会社パソナ 営業総本部 執行役員 藤枝朋子氏) ・「取扱規程と従業員教育について」  1.取扱規程に求めれる策定レベル(現状)、課題と解決案(マニュアル作成ソフト紹介)  2.従業員教育の課題と解決案  3.マイナンバー対応を契機とする人事業務効率化のご提案  (株式会社パソナ ドゥタンク本部 東日本ソリューション事業部 荒川竜彦氏)  (株式会社スタ... 株式会社パソナ様主催の「民間企業におけるマイナンバー適正運用セミナー」に弊社代表取締役の鈴木が登壇しました。 ・「煩雑な入退社管理に伴うマイナンバー管理」における適正な制度理解と運用方法について  (内閣官房 社会保障改革担当室 審議官 向井治紀氏) ・「人材ビジネス業界の特性を踏まえた制度運用方針の紹介」  (株式会社パソナ 営業...

クラウド定期研究会に登壇しました

一般社団法人士業ITアドバイザー協会の2015年5月度クラウド定期研究会にて弊社執行役員の豆田が登壇させていただきました。 豆田からTeachme Bizの概要を紹介後、ご活用いただいている、税理士法人アクセスの鈴木先生から実際の使用感や具体的な活用事例をお話いただきました。 税理士法人アクセス様のTeachme Biz導入事例記事はこちら 活用例として、総務における荷物の発送方法や、マネーフォワードなどの外部ツールの使い方、新人教育などでの実際のマニュアルを公開いただきました。 マニュアルを鵜呑みにするのではなく、より良い方法を追求し、マニュアルを日常的に更新していくことで業務を効率化する意識を高めていらっしゃるそうです。 後半は、... 一般社団法人士業ITアドバイザー協会の2015年5月度クラウド定期研究会にて弊社執行役員の豆田が登壇させていただきました。 豆田からTeachme Bizの概要を紹介後、ご活用いただいている、税理士法人アクセスの鈴木先生から実際の使用感や具体的な活用事例をお話いただきました。 税理士法人アクセス様のTeachme Biz導...

Teachme Biz 活用セミナーを開催しました。

4月16日、グローバルブレインズ様の主催で Teachme Biz活用セミナーを開催し、17社、28名の方にご参加いただきました。 今回のセミナーは、スマホ・タブレット楽習クラブ「IT楽習 iClub」様とのコラボ企画で、 デモンストレーションは、TeachmeユーザーでもあるiClubの工藤様にご実施いただきました。 工藤様は、主にご自身のセミナーで教えた操作マニュアル等を トリセツ簡単作成キットを使用して作成、受講者に公開しています。 また、グループ内公開用フォルダで 家族間のマニュアルを作って奥様と共有されているそうで、 Teachme Bizの幅広い活用方法をご紹介いただくことができました。 質疑応答の時間では、業種・業界毎に抱えている課題感に対して ... 4月16日、グローバルブレインズ様の主催で Teachme Biz活用セミナーを開催し、17社、28名の方にご参加いただきました。 今回のセミナーは、スマホ・タブレット楽習クラブ「IT楽習 iClub」様とのコラボ企画で、 デモンストレーションは、TeachmeユーザーでもあるiClubの工藤様にご実施いただきました。 工藤様は、...

社労士事務所でのマニュアル作成・共有 筒井社労士事務所様

社会保険労務士法人 筒井社労士事務所様にお伺いしました! 主にクライアントごとの給与計算のマニュアルとしてご活用いただいております。 クライアントごとに計算方法が若干異なるため、 数が少ないうちは記憶とメモで何とかなってきたそうですが、 複数人に作業を任せるようになり、Teachme Bizできっちりマニュアル化されました。 必要な時に必要なものを作って、着実にマニュアル化進めていらっしゃるそうです。 参考ご契約プラン:Premium 5 CORPORATE PROFILE 会社名 社会保険労務士法人 筒井社労士事務所 URL http://sr-tsutsui.com/ 所在地 福岡県大野城市南ヶ丘6丁目21番12号 事業内容 労... 社会保険労務士法人 筒井社労士事務所様にお伺いしました! 主にクライアントごとの給与計算のマニュアルとしてご活用いただいております。 クライアントごとに計算方法が若干異なるため、 数が少ないうちは記憶とメモで何とかなってきたそうですが、 複数人に作業を任せるようになり、Teachme Bizできっちりマニュアル化されました。 必要な...

第27回「中小企業優秀新技術・新製品賞」授賞式に参加しました。

4月9日、「中小企業優秀新技術・新製品賞」の授賞式が開催されました。 「Teachme Biz」は、ソフトウェア部門の優秀賞を受賞し、 開会時の審査講評でも取り上げていただきました。 授賞式では、一社ずつ賞状と記念の盾、副賞の贈呈が行われました。 後半のレセプションでは、受賞各社の交流が行われ、 こちらでも大勢の方から「Teachme Biz」についてのご質問をいただいたり、 現状のマニュアル作成でのお悩みを伺ったりしました。 その後の座談会にも、ソフトウェア部門の代表として参加させていただきました。 こちらは少人数での実施で、製品化への苦労や今後の展望、 日本の製造業が置かれている状況などを語り合う場面も見られました。 今回の中小企業優秀新技術・新... 4月9日、「中小企業優秀新技術・新製品賞」の授賞式が開催されました。 「Teachme Biz」は、ソフトウェア部門の優秀賞を受賞し、 開会時の審査講評でも取り上げていただきました。 授賞式では、一社ずつ賞状と記念の盾、副賞の贈呈が行われました。 後半のレセプションでは、受賞各社の交流が行われ、 こちらでも大勢の方から「Teac...

士業向けマニュアルセミナーを開催しました @AppleStore,Ginza

「iPhoneとiPadの活用で大きく変わる士業ビジネス」 2014年12月1日(月)AppleStore銀座にて、「iPhoneとiPadの活用で大きく変わる士業ビジネス」を開催いたしました。予約受付段階から非常に多くのお申込みがあり、当日も多くの方々にご来場いただきました。 士業を取り巻く環境とクラウドサービスの活用 はじめに一般社団法人士業ITアドバイザー協会代表/トリプルグッドグループ代表の実島誠さんより、士業ビジネスの動向とクラウドサービスの活用状況について講演いただきました。 クラウドサービスを徹底活用して差別化を図る 実島誠氏(以下、実島)「1997年に税理士事務所を開業し、現在トリプルグッドグループでは税理士法人をはじめとして社労士、行政書士、司法書... 「iPhoneとiPadの活用で大きく変わる士業ビジネス」 2014年12月1日(月)AppleStore銀座にて、「iPhoneとiPadの活用で大きく変わる士業ビジネス」を開催いたしました。予約受付段階から非常に多くのお申込みがあり、当日も多くの方々にご来場いただきました。 士業を取り巻く環境とクラウドサービスの活用 はじめに一般...

マニュアルは「採用難」と「就職難」を同時に解決する(後編)

前編では、採用活動でのアンマッチに直面した経緯を書きました。採用活動に費用をかけるのではなく、まずは自社内のしくみを整えることで結果的に採用しやすい状況が作れるのではないかと考え、「社内業務の徹底的なマニュアル化」×「ハローワークでの求人掲載」を行うことにしました。 1.社内の業務を徹底的にマニュアル化する もともと社内業務の多くはマニュアル化していました。名刺の発注、経費の精算、、といった細々したルーチンワークもマニュアルになっており、いつでも誰でも迷わない状況になっていました。 今回は、そこをさらに進めて個人が行っていた細かい作業もマニュアル化しました。例えば、Teachme Bizの運営状況のデータ整理のような作業です。 Google Ana... 前編では、採用活動でのアンマッチに直面した経緯を書きました。採用活動に費用をかけるのではなく、まずは自社内のしくみを整えることで結果的に採用しやすい状況が作れるのではないかと考え、「社内業務の徹底的なマニュアル化」×「ハローワークでの求人掲載」を行うことにしました。 1.社内の業務を徹底的にマニュアル化する もともと社内業務の...

マニュアルは「採用難」と「就職難」を同時に解決する(前編)

なぜ「採用難」と「就職難」が同時に起こるのか? 採用難、人手不足といったニュースをよく目にするようになってきました。一方で、就職難、仕事不足という問題も慢性的に生じています。まったく正反対のようにも見える「採用難」と「就職難」は、なぜ同時に起きるのでしょうか? それは「雇用と人材のアンマッチ」という一言に尽きます。少子高齢化、東京への一極集中、職種による求職ニーズの違い、といった背景が複雑に絡まり合うことで、企業側が求める人材と求職者側が働きたいと思える職業が、うまくマッチしない場面が顕在化するようになってきました。(参考記事) 人手=リソースの確保は喫緊の課題 ITベンチャーである当社も、やはりいろいろな場面で人手=リソース不足に直面して... なぜ「採用難」と「就職難」が同時に起こるのか? 採用難、人手不足といったニュースをよく目にするようになってきました。一方で、就職難、仕事不足という問題も慢性的に生じています。まったく正反対のようにも見える「採用難」と「就職難」は、なぜ同時に起きるのでしょうか? それは「雇用と人材のアンマッチ」という一言に尽きます。少子高齢...

ISMSへの道

第6回:外部審査を経て、正式認定を受けました

外部監査とは? さて、ISMS認証取得までの道のりも、いよいよ終盤。外部の第三者審査機関による審査を受けます。現在、日本国内には約30社の審査機関がありますが、その中から選んだ機関に審査を依頼します。(審査費用などに若干の違いがあるようなので、各社に問い合わせてみるのがよいと思います。)今回、当社はBSIグループジャパン様に依頼しました。 二回に分けて行われる審査 外部審査は2回に分けて実施されます。それぞれStage1、Stage2と呼ばれ、次のような内容と位置づけられています。 ・Stage1:「ISO27001規格」と「当社ルール」の適合審査 ・Stege2:「当社ルール」と「当社の実態」の適合審査 各ステージの所要期間は企業規模や拠点数によって... 外部監査とは? さて、ISMS認証取得までの道のりも、いよいよ終盤。外部の第三者審査機関による審査を受けます。現在、日本国内には約30社の審査機関がありますが、その中から選んだ機関に審査を依頼します。(審査費用などに若干の違いがあるようなので、各社に問い合わせてみるのがよいと思います。)今回、当社はBSIグループジャパン様に依頼しました...

マニュアルの画像加工は「やりなおし」ができないとツライ

画像のわかりやすさが、マニュアルのキモ 例えば、社内の事務処理マニュアルを作ろうとして「書類をどこの引き出しに提出するか」を説明しなくていけない場合を想像してみてください。下のような書類棚の場合、どうやって説明しますか? 「真ん中の列、上から三段目、紫色の引き出し。」とわざわざコトバで説明するのは、説明する側にもされる側にとってもかなり不便です。下のように、写真の中にマークをつけて場所をはっきりと示し(さらに補足説明を足しておくと)とてもわかりやすくなります。比べてみれば一目瞭然です。 マニュアル作りでは、このように写真・画像の中で一部分を示したり、強調したりする場面が頻繁に起こります。例えば、システムの操作方法を示す場合も「どのメニューの、どのボタンを押し... 画像のわかりやすさが、マニュアルのキモ 例えば、社内の事務処理マニュアルを作ろうとして「書類をどこの引き出しに提出するか」を説明しなくていけない場合を想像してみてください。下のような書類棚の場合、どうやって説明しますか? 「真ん中の列、上から三段目、紫色の引き出し。」とわざわざコトバで説明するのは、説明する側にもされる側にとっても...

デジタル技術伝承セミナー 開催報告

2014年9月3日(水)「デジタル技術伝承 事例共有&勉強会」を開催いたしました。今回は【製造業限定】とし、製造業に従事する方にフォーカスした内容となりました。 製造業における”技術伝承”の変遷を振り返る はじめに株式会社スタディスト庄司より、製造業における技術伝承の変遷についてふりかえりを行いました。 団塊世代が一斉に定年退職を迎えることで、中核技術者がいなくなってしまうのでは?と「2007年問題」がクローズアップされました。様々な対策が講じられましたが、実際に2007年を迎えた時に多くの企業は「再雇用」を選びました。その結果、技術伝承という問題自体は先送りされ、いまだに「うまく伝承できている」と答えられる企業は限られています。 また、スマホやタブレ... 2014年9月3日(水)「デジタル技術伝承 事例共有&勉強会」を開催いたしました。今回は【製造業限定】とし、製造業に従事する方にフォーカスした内容となりました。 製造業における”技術伝承”の変遷を振り返る はじめに株式会社スタディスト庄司より、製造業における技術伝承の変遷についてふりかえりを行いました。 団塊世代が一斉に定年...

ISMSへの道

第5回:ISMSマニュアルだけでは、現場は動けない

スピード違反をなくすために、現場のルールは必要 速度制限の標識は、いたるところに立っています。制限速度は、道路状況や交通量など現場の状況にあわせて決められており、これを守ることで安全な交通環境が保たれています。 実は、この根拠となっている「道路交通法」という法律には、拍子抜けするほどあっさりとしか書かれていません。 ・・・たったこれだけなんです。道路交通法ではあくまでも「総論」のみ。現場のルールは現場に則した「各論」を定め、総論と各論の”役割分担”をすることで、きちんと現場の運用が機能しています。 ISMSで決めるのは「総論」が大半 ISMS認証取得に向けて、さまざまなマニュアルを規定します。主要なものは下記の4点です。 ・マネジメントシステム管理マニュアル ・事業継続管... スピード違反をなくすために、現場のルールは必要 速度制限の標識は、いたるところに立っています。制限速度は、道路状況や交通量など現場の状況にあわせて決められており、これを守ることで安全な交通環境が保たれています。 実は、この根拠となっている「道路交通法」という法律には、拍子抜けするほどあっさりとしか書かれていません。 ・・・たったこれだけな...

マニュアルセミナー@Apple Store 開催報告

2014年8月26日(火)Apple Store,Ginzaにて、セミナー「ビジネスの現場を支えるiPhone、iPadを使ったマニュアル活用術」を開催いたしました。 Teachme Bizのご紹介(株式会社スタディスト 取締役 庄司啓太郎) はじめに、マニュアル作成・共有サービスTeachme Bizの概要をスタディスト庄司よりお話しました。写真を撮影して文字を入力するだけで簡単にマニュアルが作成できるというデモンストレーションの他、業種・業界・規模問わず導入いただいているケースが増えていることを説明いたしました。 飲食店での活用事例(株式会社ゲイト 代表取締役 五月女圭一様) 続いて、株式会社ゲイト五月女様より、活用に至った経緯などを詳しくお話いただきました。... 2014年8月26日(火)Apple Store,Ginzaにて、セミナー「ビジネスの現場を支えるiPhone、iPadを使ったマニュアル活用術」を開催いたしました。 Teachme Bizのご紹介(株式会社スタディスト 取締役 庄司啓太郎) はじめに、マニュアル作成・共有サービスTeachme Bizの概要をスタディスト庄司より...

ISMSへの道

第4回:内部監査を実施しました

内部監査とは? 内部監査とは「社内もしくは関係者による監査」です。認証機関による「本番の審査」に先立って行う事前チェックのような位置づけです。今回は、認証取得コンサルティングのLRM様に内部監査員を務めていただきました。 内部監査では、これまでに決めてきた各種セキュリティのルールと社内の実態にギャップがないかをひと通り確認します。紙資料の保管状態やデータの管理状態など、実際に社内を見て回り、直接確認をします。 当社はまだオフィスも一箇所で規模も小さいため、監査に要する時間も比較的少なくて済みますが、拠点が複数あったり事業が多岐にわたる企業であれば相応の時間を要することになります。 社員教育と理解度チェック ひととおりの内部監査が終わった後、社員教育を... 内部監査とは? 内部監査とは「社内もしくは関係者による監査」です。認証機関による「本番の審査」に先立って行う事前チェックのような位置づけです。今回は、認証取得コンサルティングのLRM様に内部監査員を務めていただきました。 内部監査では、これまでに決めてきた各種セキュリティのルールと社内の実態にギャップがないかをひと通り確認します。...

「社員数」に頼らない経営を実現するには

「社員数」は何を意味するもの 企業の事業規模を見る上で社員数は、非常にわかりやすい指標です。「10人の会社」と「100人の会社」では、後者の方が10倍大きなビジネスを行っているように見えます。 しかし、「業績のよい10人の会社」と「業績のよくない100人の会社」はどちらがよいと言えるでしょうか?事業の成否を「社員数」だけで単純に測ることはできません。 「社員数」に頼らないしくみづくり 当社は、できるだけ少ない人数で大きな成果をあげる=経営効率を徹底的に高めることを意識した、社内のしくみづくりを行っています。(下記のような事例も参考にしています。) 経営効率を高めるための手段のひとつが「社内業務マニュアル化の徹底」です。(実はTeachme... 「社員数」は何を意味するもの 企業の事業規模を見る上で社員数は、非常にわかりやすい指標です。「10人の会社」と「100人の会社」では、後者の方が10倍大きなビジネスを行っているように見えます。 しかし、「業績のよい10人の会社」と「業績のよくない100人の会社」はどちらがよいと言えるでしょうか?事業の成否を「社員数」だけで...

人手不足は、採用だけで解決しない

高まる「人手不足」のリスク 最近「人手不足」のニュースを目にすることが増えてきました。震災復興やオリンピックで需要が高まる「建設業」や、深夜のアルバイトスタッフが集まらず営業に支障が出ている「飲食業」など、話題にのぼる業界もさまざまです。 「人手不足」という社会的課題に対し、どのように立ち向かっていくべきでしょうか。 人手不足の背景 そもそも「人手不足」はなぜ起きているのでしょうか?ここでは、人口×地域×職種の3つの切り口でデータを読み解いてみましょう。 1.人口減少と高齢化 日本は人口減少に転じており高齢化率は高まる一方です。2060年時点では、人口8,674万人(2010年比4,132万人減(32.3%減))、高齢化率39.9%(2010年... 高まる「人手不足」のリスク 最近「人手不足」のニュースを目にすることが増えてきました。震災復興やオリンピックで需要が高まる「建設業」や、深夜のアルバイトスタッフが集まらず営業に支障が出ている「飲食業」など、話題にのぼる業界もさまざまです。 「人手不足」という社会的課題に対し、どのように立ち向かっていくべきでしょうか。 人...

PC画面を画像化(キャプチャ)してマニュアルに使うには?

Teachme Bizは、スマホやタブレットのモバイル端末はもちろん、パソコンでもマニュアルを作成できます。店舗や作業現場で写真を撮影する場合はモバイル端末が適していますが、「パソコンの操作方法を仲間に説明したい。」「文書の記入方法をわかりやすく説明したい。」という場面では、パソコンの画面そのものを画像にしてマニュアルに使います。 この場合に重宝する「PC画面」をさくっと画像化(キャプチャ)できる便利なツールや方法をご紹介します。 Windowsの場合 Windowsには「プリントスクリーン(Printscreen)」という標準機能があります。これは文字通りスクリーン全体をコピーする機能です。 ところが、これがなかなか不便。コピーした画像をペイントツー... Teachme Bizは、スマホやタブレットのモバイル端末はもちろん、パソコンでもマニュアルを作成できます。店舗や作業現場で写真を撮影する場合はモバイル端末が適していますが、「パソコンの操作方法を仲間に説明したい。」「文書の記入方法をわかりやすく説明したい。」という場面では、パソコンの画面そのものを画像にしてマニュアルに使います。 ...

マニュアルセミナー@大阪 開催報告

2014年8月5日(火)「マニュアル作成工数60%削減!片手でマニュアル作成 Teachme Biz 活用実践講座」を開催いたしました。(会場:キヤノンマーケティングジャパン大阪支店内セミナールーム)今回は13時半~16時半のたっぷり3時間。全体を3部に分けて、体験型・実践型のワークショップ中心の内容としました。 第1部:業務マニュアルはもっと簡単になる! 第1部は、株式会社スタディスト取締役の庄司より「業務マニュアルはもっと簡単になる!」と題した講演を行いました。従来からある「マニュアル」が、なぜうまくいかないのか?その時代背景やマニュアル作成業務に10年以上携わってきた経験からの気付き、Teachme Bizの開発経緯などを説明しました。また、Teachme Bi... 2014年8月5日(火)「マニュアル作成工数60%削減!片手でマニュアル作成 Teachme Biz 活用実践講座」を開催いたしました。(会場:キヤノンマーケティングジャパン大阪支店内セミナールーム)今回は13時半~16時半のたっぷり3時間。全体を3部に分けて、体験型・実践型のワークショップ中心の内容としました。 第1部:業務マニュア...

ISMSへの道

第3回:ISMS取得までの活動内容を大公開!

さて、認証取得コンサルティング会社との契約が完了すれば、いよいよ取得に向けた準備作業を始めます。「具体的にどんな作業をするのか」というのは、私たちもやってみてはじめて理解しました。そこで、今回お世話になったLRM株式会社様の全面協力のもと、活動の流れをご紹介したいと思います。 取得までのスケジュール 一般的には、取得までに1年近くかけるケースが多いようですが、今回は半年程度で取得したいとお願いしました。そこで、開始前にご提示いただいたのが下記のスケジュール(案)です。現時点まで(タイトでしたが)概ねこの計画通りで進んでいます。 具体的には、何をするのか? 上記スケジュールの各項目がどういう内容なのかについても、説明しておきましょう。 1.認証取得範囲の検討 ... さて、認証取得コンサルティング会社との契約が完了すれば、いよいよ取得に向けた準備作業を始めます。「具体的にどんな作業をするのか」というのは、私たちもやってみてはじめて理解しました。そこで、今回お世話になったLRM株式会社様の全面協力のもと、活動の流れをご紹介したいと思います。 取得までのスケジュール 一般的には、取得までに1年近くかけ...

マニュアルにも男女差がある(かもしれない)

マニュアルに携わってきて10年以上。マニュアルについてはあれやこれやと考えてきましたが、初めて「男女差」について考える機会がありました。 導入サポートサービスの現場にて感じたこと。 先日、あるTeachme Biz導入企業様にて「導入サポート」を実施しました。このサービスは「マニュアル活用を始めたいけど、いろいろ大変そう。。」というお客様の”最初の一歩”をお手伝いするものです。具体的には、以下のようなグループワークを数日かけて行います。 ・業務の洗い出し:どんな業務があって、どんなマニュアルが必要かの整理 ・マニュアル作成・運用支援:操作サポート、マニュアル作り方のコツ講座、運用方針決め 今回のお客様は「サービス業」。接客時の説明方法や事務処理方... マニュアルに携わってきて10年以上。マニュアルについてはあれやこれやと考えてきましたが、初めて「男女差」について考える機会がありました。 導入サポートサービスの現場にて感じたこと。 先日、あるTeachme Biz導入企業様にて「導入サポート」を実施しました。このサービスは「マニュアル活用を始めたいけど、いろいろ大変そう。。」...

ISMSへの道

第2回:ISMS認証取得コンサルティング会社の選び方

前回記事では、ISMSの認証取得を目指すことにした経緯をお伝えしました。今回からは、具体的な作業の流れを紹介したいと思います。まずは、コンサルティング会社の選び方です。 そもそも独力ではできないの? コンサルティング会社に依頼すると100万円前後の費用がかかります。自分たちだけで情報を整理し書類にまとめ審査を受ける、というのはムリではないとは思いますが、決して簡単ではないと感じました。「お金で時間を買う」=試行錯誤を繰り返しながら自分たちでやるよりも、専門家に依頼したほうが確実に早くゴールできると判断しました。 コンサルティング会社はどうやって選ぶ? 当社は、認証取得をするかどうかを検討している段階で、同じくBtoB系ITベンチャーであるチャットワーク株式... 前回記事では、ISMSの認証取得を目指すことにした経緯をお伝えしました。今回からは、具体的な作業の流れを紹介したいと思います。まずは、コンサルティング会社の選び方です。 そもそも独力ではできないの? コンサルティング会社に依頼すると100万円前後の費用がかかります。自分たちだけで情報を整理し書類にまとめ審査を受ける、というのは...

ISMSへの道

第1回:ISMSって必要?

ISMSって? ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)とは、平たく言うと「企業が情報資産を安全に管理・運用するためのしくみ」です。国際規格で定められた要求事項を満たしていることを第三者機関が認定すれば、晴れて「ISMS認証取得企業」となります。(※正確には(財)日本経済社会推進協会 や情報セキュリティマネジメントシステム概要資料をご覧ください。)Teachme Bizを運営する株式会社スタディストは、2014年4月にISMS認証取得に向けた取り組みを開始しました。年内の認証取得を目指し、現時点(7月末)ではその準備をしています。 少し前の私たちと同じように「ISMSって必要?」「具体的に何するの?」と悩まれている企業様も少なくないはず。この数カ月... ISMSって? ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)とは、平たく言うと「企業が情報資産を安全に管理・運用するためのしくみ」です。国際規格で定められた要求事項を満たしていることを第三者機関が認定すれば、晴れて「ISMS認証取得企業」となります。(※正確には(財)日本経済社会推進協会 や情報セキュリティマネジメントシステ...