マニュアル作成のコツ|作成方法や手順をまとめました

多くの業種や職種で用意されている業務マニュアル。しかしいざ作ってみると、使う人にどうもうまく理解してもらえなかったり、実践してみると記述通りにはいかなかったり……。そんな経験のある方も少なくはないでしょう。

マニュアルは、単に業務の手順や流れを記載しただけのものでは意味がありません。その仕事の理念や意義など本質的な部分から記述することで応用も効き、それが分かりやすさにもつながります。この記事では、マニュアル作成の上でのポイントをご紹介していきます。

マニュアル作成の際の基本的なコツ

流れや手順「だけ」になってはいけないと冒頭で触れましたが、マニュアルを作成する上では、まずは今現在の業務のワークフローや流れを洗い出しましょう。現状をしっかり把握することで改善にもつながり、マニュアル化の際のポイントもみえてきます。できるだけ情報収集をした上で、「その仕事・業務における本質は何か」を見極めていきます。

内容を見通せるテーマにする

業務マニュアルといっても、その職場全員に共通のものをひとつ作ればいいとは限りません。部課や職種、場合によっては一人ひとりに別々のマニュアルが必要な場合もあるでしょう。重要なのは「その仕事・職場での本質は何か」という部分です。

その職場・仕事が何を目指しているのか、マニュアルの対象となる人たちに何を期待しているのか、作成の際には常にこれらを意識しましょう。スピードを期待したいなら業務の流れの速度を重視し、逆に正確さを期待するなら時間がかかっても漏れがないワークフローに……といった具合です。ひとつひとつのマニュアルに「テーマ」を設定し、それにそった仕事の流れや考え方を記述していくのです。

マニュアルを使う側も、何がテーマで何を重視した内容になっているかが分かれば理解の度合いも深まります。それにより、将来的に業務や仕事をとりまく環境に変化があったとしても、自分に課せられている目的やテーマを理解していることで、柔軟な対応が可能になります。

読み手のことを考えた文体にする

分かりやすいマニュアルにするためには文体も配慮すべき部分です。マニュアルもビジネス文書ですから、基本的には「です・ます」調の丁寧な文体で記述します。

同時にその仕事や業務の理念や考え方・目的など、まさに本質的な部分を伝えたい「ここぞ」という部分では、丁寧さにとらわれない書き方も必要でしょう。いわゆる「熱い」書き方など、話し言葉に近いような書き方も有効です。意識的に文体を変えることで、どこが本質的な部分なのかが分かりやすくなる効果も期待できます。

全体でどこが一番伝えたい部分なのかが分かりやすくなり、同時に業務の流れ全体の把握のしやすさにもつながります。

図解を入れる

マニュアルに限りませんが、ドキュメントを理解しやすくするためには図解が非常に有用です。数字にあらわせる部分だけでなく、業務の流れや手順など、さまざまな部分で図解を入れていきましょう。

文章を書いていて複雑あるいは冗長に思える部分があれば、積極的に図解を活用していきましょう。図にするのはもちろん、カラーで分ける(説明する)ことでより理解しやすくなります。当たり前ですが、どんな業務内容のマニュアルでも、まずは分かりやすさを重視した方が良いでしょう。

これまで述べたように、マニュアルでは手順やワークフローだけでなく理念や考え方を伝えることが重要です。図解も手順の説明のためだけでなく、特に伝えたい部分を強調するのにも有効です。

要点を明確にする

ドキュメントの分かりやすさは、どこがポイントであるかの分かりやすさにかかっているといっても過言ではないでしょう。全体としてもっとも伝えたい部分はもちろんのこと、手順ごと・あるいは業務内容ごとなど、ブロックごとにどこが一番重要か、ポイントを意識しながら作成していきましょう。

マニュアルを作成する側からしても、全体の重要ポイント → ブロック(項目)ごとの重要ポイントという流れを意識することにより、作成しやすくなります。作成する側はどこがポイントなのかをしっかり把握し、マニュアルを使う側にも伝えなければなりません。テーマの項目でも述べましたが、ポイントをしっかりつかむためには、作成する側の業務への深い理解がなにより重要です。

完璧なものは目指さない

業務をとりまく環境は日々変化していくものです。昨今のように、あらゆる面でIT化やグローバル化が進む世の中では尚更でしょう。いったんマニュアルを作成しても、運用するうちに内容と実際の業務との間で乖離が生じることはむしろ自然なことです。

もちろん最初にその仕事や業務に入る方にとっては、具体的な手順やワークフローの説明が重要です。しかしくり返し述べていますように、それ以上に重要といえるのが業務そのものの理念や考え方をいかに伝えられるか、ということなのです。

実際の業務内容がマニュアルの内容と相違してしまうことがあっても、理念や考え方がしっかり伝わっていればいくらでも応用がききます。手順やワークフローにおいては完璧でなくとも、理念や考え方・そのポジションに求められるものはしっかり伝えられるマニュアルを目指しましょう。

利用しやすいマニュアルの特徴

マニュアルを作成する際のポイントについてみてきましたが、今度は実際に使いやすいマニュアルとはどのようなものかについてみていきます。

作成する際のポイントを押さえそれを盛り込んだマニュアルになっていても、読み手にとって使いにくいマニュアルになってしまっていては意味がありません。内容的におさえるべきポイントがあるのと同様、使いやすいマニュアルに仕上げるのにもポイントがあります。

仕事の全体像を把握できる

使う人にとっての業務内容やワークフローがつかめることは、マニュアルにとって必要不可欠なことです。直接は関わりがない部分も含め、業務の全体像が俯瞰できる内容にすることを心がけましょう。

どんな業務でも、さまざまな要因が有機的にからみあって成り立っています。その業務に関する理念や考え方など重要な部分を伝えるにも、業務の全体像から説明する方が理解しやすい場合が多いでしょう。全体から説明することで、自分のその業務におけるポジションや意義についても理解しやすくなります。

考え方の軸が書かれている

仕事の全体像の項目ともつながるものがありますが、一つひとつの作業について「なぜその作業が必要なのか」「なぜこの時間でこなさなければならないのか」といった意味や意義が理解できるようになることが重要です。そのためには、軸となる理念や考え方の説明が不可欠です。

マニュアルに記述した内容が一つひとつの作業についての説明に終始していないか、全体の作業の中での立ち位置を説明できているかは、マニュアル作成の際に常に意識した方が良い項目です。

チェックリストが掲載されている

マニュアルを分かりやすくする上で、ひとつの有効な方法がチェックリスト方式にすることです。作業の抜けを防止するというチェックリスト本来の効果だけでなく、最初から最後までしっかり読みこなさなくとも、全体像を把握しやすくなる効果が期待できます。

業務内容やワークフローだけでなく、パート毎・カテゴリ毎にマニュアルに記述した内容のポイントを抜き出してチェックリスト項目にするのも良いでしょう。分かりやすくするのと同時に、「理解しているかどうか」を逐次確認するためにも、チェックリスト方式は有効です。

到達目標が明確に書かれている

業務全体に対してもそうですが、ひとつひとつの作業について目標や目的が何なのかが明記されていることもマニュアルにとって重要な点です。作業のワークフローや手順だけではなく、その作業の意味や意義を理解できるかどうかが重要であると述べましたが、具体的なゴールを示すのはその手助けになるものといえます。

ゴールが見えれば、そこにいたる手続きや作業の意味・必要性も明確になってきます。最終地点から逆算して考えることは、分かりやすさや理解しやすさという意味でも非常に有用な考え方であるといえます。

仕事のノウハウについて載っている

どんなマニュアルにも業務の流れや手順が記載されているはずですが、同時に、実際にその作業にあたった人からのノウハウもあればより理解しやすくなるでしょう。

現場で作業にあたった人でなければ見えてこない、「気づき」というのは必ずあります。マニュアルを読んだ人が実際に作業にあたる段階になれば、そうしたノウハウが役立つ局面が出てくるでしょうし、そのノウハウを実践することでマニュアルへの信頼や、業務や作業そのものに対し理解も深まるでしょう。

マニュアルを作成する際の手順

ここからは、実際にマニュアルを作成する上での具体的な手順についてみていきます。作成者自身の業務を含め、まずは業務や作業内容について情報を集め、しっかり把握することが何より重要です。得られた情報の内容を分かりやすくし、作業の流れやワークフローの立ち位置、全体の理念や考え方・目標との関わり方を盛り込んでいきます。

作成のスケジュールを決める

いつからマニュアルが必要なのかに合わせ、どの時点から作成作業に入るかを考えていきましょう。新卒採用なら4月スタートになりますが、4月に間に合わせるならいつからはじめればいいのかを逆算する必要があります。

業務の流れを把握するのなら、納品時期や商品の販売開始に合わせるより、新しい製品の製造を開始する時期や、商品開発がスタートする時期に合わせた方がより有利です。実際の業務の流れに合わせてマニュアルの内容もチェックできれば、より実践的なマニュアルに仕上がるでしょう。

情報の収集や整理をする

マニュアル作成の実際の作業の中で、非常に重要になるのがこの情報収集です。業務の内容を説明・解説するには、その業務の内容をできるだけ正確に把握できていなければなりません。

ケースにもよりますが作成者自身の業務内容だけでなく、可能なかぎり、ひとつの業務ワークフローに関わる多くの人や部署から情報を集めるようにしましょう。より正確な全体像の把握につながりますし、それがマニュアル自体の分かりやすさにもつながります。

マニュアルのテーマや構成を決定する

マニュアルの中で業務全体の理念や考え方を伝えると同時に、そのマニュアルを使用する人にあわせ、ポジションに特化した目的や考え方を盛り込んでいきます。これがそのマニュアルのテーマとなっていきます。

到達目標の項目で述べましたように、全体の理念や考え方から俯瞰してみた方が、個別のテーマも設定しやすくなるでしょう。作成者のその過程をそのままマニュアル内に盛り込むことで、読む側にとっても作業の意義や立ち位置が分かりやすくなります。

マニュアルを完成させる

今までみてきましたように、業務ごとに情報を集め、理念や考え方と照らしあわせて整理し、図版などを組み合わせて分かりやすくしていくといった作業は、やり始めればきりがないものです。ですから、どこかの時点で「完成させる」という区切りが必要です。

新卒社員の入社に間に合わせる、次の会議までに完成させる、など必要となる時期が明確な場合はそこで区切って完成させなければなりません。また実際の事業の流れに沿ってマニュアルを製作している場合は、納期などワークフロー終了の時点を目安にすれば良いでしょう。

マニュアルを運用する

マニュアルが完成したら、いよいよ実際の運用を開始します。新しく業務に就く人はもちろんですが、今まで同じ業務にあたってきた人たちにとっても、普段の業務を見直す大きなきっかけとなりえます。

マニュアル作成者自身も、そのマニュアルを利用する立場でもある場合は、マニュアルの内容にそったワークフローを率先して進めていきましょう。全体でマニュアルの内容を実行していくことで、業務に関わる人全員が同じ方向に向かって動き、それが業務遂行力の向上につながります。

マニュアル作成後の運用のポイント

完成したマニュアルを実際に運用する上でのポイントについてみていきます。多くの場合、マニュアルには仮運用というものはありません。完成すれば現場での作業に適用していくことになります。どんなに注意して作成したとしても、実際に使ってみれば想定と違った部分が出てくるのは多くあります。

修正する部分が出てきた際こそ、そのマニュアルが単なる手順書にとどまっていないかが問われるのです。

役職が高い人が率先してマニュアルを使う

上のマニュアル運用の項目でも触れましたように、実際に運用する際にはマニュアルが想定している利用者全員が利用し、同じ方向をむいて業務にあたることが重要です。そのためにも、その業務の中で役職の高い人が率先して、マニュアルの内容を実践していくのが大事なポイントとなります。

マニュアルの作成者となるのは、部・課長など業務の責任を負う立場の人になる場合も多いでしょう。作成者は誰よりもそのマニュアルの内容を把握していますから、実践もしやすく、修正が必要となった場合もどこを修正すべきなのかが最もよく分かる立場です。

クラウドで管理する

マニュアルも、今や紙で配布されることは少なくなりつつあります。ただデータで配布する場合でも、個別に渡すのではなく、クラウドなどで一元管理した方が運用は楽になります。修正があった場合も、個々に渡したファイルを削除してもらって配布しなおすといった手間が不要になるからです。

マニュアルのブラッシュアップをしていく

何度か述べたように、実際に運用する中ではマニュアルの変更は必要になってきます。運用する中で想定外のことが起こった場合もそうですが、時間がたつにつれ業務をとりまく環境が変化すれば、それも反映させていかなければなりません。

もちろんそれだけでなく、多くの人がマニュアルを参照する中で「ここはこうした方がいいのでは」といったアイデアも出てくるでしょう。あまりにも頻繁に業務内容が変わるのは避けたいことですが、ワークフローごとの区切りなど、期間を定めてマニュアルの内容を見直すのは有意義なことです。

Teachme bizでマニュアルを作成する方法

「Teachme Biz」は画像・動画・テキストを駆使することで、より分かりやすく、より業務効率化を図ることを可能にしたビジュアルSOPプラットフォームです。

先述の通りSOP(Standard Operating Procedures)とは、具体的な作業や手順を作業ごとに順序立てて説明したものです。ビジュアルSOPプラットフォームを用いることで、テキストだけでなく画像や動画を効果的に使った「誰でも簡単に内容を理解できる手順書」を作成することができます。

また、クラウドでデータが同期されているため、改訂時もすぐに内容を更新でき、即座に現場へ伝えることができます。

「Teachme Biz」を運営するスタディストは、「伝えることを、もっと簡単に」をモットーに掲げています。そのため「Teachme Biz」も、手順の共有・管理をシンプルにすることで誰でも簡単に使うことができるツールになっています。

手順書作成ではシンプルであること、わかりやすいことが非常に重要です。

手順書作成にお悩みの方、業務効率化を図りたい方はぜひ一度「Teachme Biz」にご連絡ください。

無料体験デモを行うことができるので、Teachme Bizがあるとどのように業務を効率化することができるのかを実体験していただくこともできます。

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