テレワークでも生産性を上げる!マネジメントのコツ

最終更新日: 2022.05.17 公開日: 2022.02.19

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すでに多くの企業にとって当たり前の存在になっているテレワークですが、新しい働き方に課題を抱いている企業も多いはずです。特に社員の様子に気を配り、最適なマネジメントを行わなければならないマネージャー層にとって、テレワークには問題が山積みというケースも珍しくありません。そこで今回は、マネジメント視点から見たテレワークの課題と、その解決方法をご紹介します。
記事の最後には新人教育に関するお役立ち資料もご用意していますので、ぜひ併せてチェックしてみてください。

テレワーク

日本人の約4割がテレワークで生産性の低下を実感

テレワークについて考えるとき最も気になるのが、そもそも出社時と同じように、効率的に働けているかどうかです。そこでまず大枠として触れておきたいのが、日本企業がテレワークに対して感じている全体的な印象です。

Adobeのグローバル調査「COVID-19禍における生産性と在宅勤務に関する調査」によると、日本人労働者の約4割が「在宅勤務は生産性が下がる」と回答しました。

調査は2020年のものではありますが、現在もテレワークか出社か、どちらが良いのかは人によって大きく意見が割れます。

実際のところ、日本において自宅で生産性高く仕事を行える環境はまだまだ完全には整っていないというのが実情でしょう。一方、今後は新型コロナウイルス感染症の状況のみならず、働き方改革の側面でテレワークという働き方が推奨される可能性は非常に高いです。

こうした状況も踏まえて企業がテレワークを成功させるためには、長期的な目線を持った対策が必要です。以下ではまず、テレワークでどのような課題が発生しているのかを分析してみます。

マネジメント視点で考えるテレワークの課題

社内のコミュニケーションが希薄になる

テレワークとオフィスの最も大きな違いは、社員同士が同じ空間にいるかどうかです。マネージャーからしてみると、社員の顔が見えないことで些細な変化に気付きづらく、悩みがありそうなメンバーにフォローを入れるといった動きが難しくなっています。

仮に「あの人に悩みがありそうだから話を聞いてみよう」と思ったとしても、テキストチャットで気軽に話しかけるのはハードルが高いですし、即座にレスが返ってこないなどやり取り自体にやきもきする場面も出てきます。非対面では、相手の気持ちを細やかに察するのがどうしても難しいのです。

また社員自身も、テレワーク環境では力を発揮しきれないケースがあります。特に対面コミュニケーション能力が高く、ちょっとした仕草から相手の感情を読み取ることに長けている人は、テレワークによって自分の強みが失われた状態になるかもしれません。

チャットやスタンプを通した不慣れなコミュニケーションでは細かなニュアンスが伝わりづらく、ストレスが溜まったりモチベーションの低下につながったりする恐れもあります。

メリハリを付けて働けない

自宅では仕事とプライベートタイムのオン・オフを切り替えづらい側面もあります。出社なら職場と自宅ではっきりと場所を変えて活動するため、始業・終業はもちろん休憩時間などもほかの社員に合わせてしっかりとメリハリがつけられますが、テレワーク環境ではそうはいきません。

誰も見ていないからといって業務時間中についサボってしまう人もいれば、逆に私生活にまで仕事を持ち込み、終業時間以降も働きづめになってしまう人もいます。仕事モードのまま過ごすせいで、通知が来たら深夜でもメール返信をしてしまう、といった状態がその一例です。

環境が整っておらず仕事がしづらい

Adobeの調査で労働者が「テレワークで生産性が下がった」と感じた理由の1位は「勤務環境が整っていない」が68%と圧倒的でした。
コミュニケーションの問題以外にも、オフィスに行かなければ閲覧できない資料があったり、書類の処理のために判子の押印が必要だったりと、小さなタスクのためだけに出社しなければならないケースが出てくると、当然業務効率は大きく低下します。セキュリティ面で、社外で仕事をすることに気を使う場面もあるでしょう。

そのほかにも、例えば自宅で使っているPCのスペックが低い、Wi-Fiの速度が遅いなど、周辺機器の整備ができておらず、仕事をするのに不都合が発生するパターンもあります。

会社として社員にテレワークを要求するのであれば、まずは仕事をしやすい環境を整えるための制度を新たに設けるなど、工夫が必要です。

タスク管理や進捗状況の把握が難しい

これまで社員の日々の様子を見て仕事の指示をしたり、口頭で社員からの報告を受けたりといった形でタスク管理や進捗状況の把握をしていた場合、テレワーク化では同じようなマネジメントは通用しません。

スムーズに仕事を振り分けられないと社員が手持ち無沙汰になる、あるいはムダな作業をしてしまう、一部の人にだけタスクが積み重なるなど、業務が滞る原因になります。

こうした状況を回避するためには社員の「自立」が重要で、上司の指示を仰がずとも自律的に自分たちで考えて業務をこなす必要もあります。しかし、これまで企業にそういった文化がなかった場合、テレワーク環境でいきなり「自立せよ」と言われても、難易度は非常に高くなってしまうでしょう。

テレワークの生産性を向上させる施策

以上のような課題を踏まえ、テレワークをスムーズに行い生産性を高めるための施策についていくつかご紹介します。
大きくはテレワークで活用できるツール・制度を導入し、それらを使いこなしながら新しい働き方を考える必要があります。

コミュニケーションを取る機会を業務に組み込む

大前提として、社内コミュニケーションを行うためのビジネスチャットツールやWeb会議ツールを導入しましょう。その上で、いつ、どのくらいの時間、社員とコミュニケーションを取るべきなのかを考えて、意図的に業務時間に組み込む必要があります。

「テレワーク下でも毎朝Web会議をつないで朝会を行い、その日の業務内容について確認する」といったことがその一例です。あえて終礼を行うことで終業時間を意識してもらい、生活にメリハリをつけるなどの取り組みもできます。

そのほか、社員と定期的な1on1の面談を行うのも有効です。毎日の仕事の中で「社員やマネージャーとコミュニケーションを取れる」という状況を作ることが心理的安全性を高め、業務の生産性向上につながるでしょう。

雑談ができる時間、方法を意図的に設ける

上記でご紹介したのは、あくまで業務として「目的の決まった」コミュニケーションを取る方法でした。それ以外にも、社員が何気ない悩みや相談を同僚や上司に話せる場づくりも重要です。

     <雑談の場づくりの例>

  • チャットツール上に「雑談」のチャンネルを作る
  • 休憩時間を決め、その間はWeb会議でつながり話したい人同士が雑談できるようにする
  • ランチの補助金を出して、少人数のチーム単位でリモートランチ会を行う

このような取り組みによって、会社にいるときに発生していた「すれ違った人と情報交換をする」「ちょっとしたことを休憩時間に相談する」といったコミュニケーションを、擬似的に作り出すことは可能です。

オフィスという「場所」が生んでいたメリットをテレワークでも享受し、社員がガス抜きできるようにしましょう。

文書の電子化(ペーパーレス化)を推進する

テレワークでスムーズに業務を行うための環境づくりで大きな要素となるのが、「紙の電子化」です。

各種書類を電子化し、書類の申請や見積書・請求書の送付などをオンラインだけで完結できるよう整備を進めましょう。現在はそのための各種ツールも、普及が進んでいます。

このときポイントとなるのは、上司であるマネジメント層のメンバー自身がきちんとツールを使いこなすことです。導入したツールにはどんなメリットがあり、どのように運用すればより便利なのか。こういった要素をマネージャー自身が理解した上で社員に導入を進めることで、何かあれば部下の相談に乗りやすくなりますし、「上司が率先して使っている」という状況が、ツールの社内浸透を早めてくれるでしょう。

労務管理やタスク管理に適したツールを導入する

これまで出社していたからこそ成立していた出退勤管理システムやタスク管理方法も、テレワーク環境に即したものに変更しましょう。

例えば出退勤管理のツールを導入し、PCのログイン等によって労働時間を計るようにするといったこともできます。タスク管理であれば、BacklogやTrello、Jiraなど、タスク一つひとつを誰がどのような進捗で進めているのか、細かく管理できるツールを導入するのがおすすめです。
タスクの指示や完了がログとして残る形にすることで、実際のところ会社として生産性が上がっているのかどうか、指標も算出しやすくなります。

タスク管理をする際は、テレワーク下で評価しやすい・しづらいタスクがあることも頭に入れておく必要があります。
例えば単純なデータ入力などであれば、労働時間ではなくアウトプットだけで成果を測れますが、業務によってはアウトプットだけではなく成果とプロセスも併せて評価しなければなりません。
タスク管理によってこうした業務内容の特性も洗い出し、テレワークに即した評価制度の導入も検討しましょう。

テレワーク下で新卒教育を行うには?

ここまでにご紹介してきたのは、これまでずっと社内で働いてきたメンバーをテレワークでどうマネジメントすべきか、という内容でした。
もう一点、企業が抱えるテレワークでの大きな課題が新人育成です。この問題についても考えてみましょう。

「入社したときからテレワーク」の新卒社員は育成が難しい

テレワーク中に入社してきた社員がいた場合、大半の企業はオンボーディングに苦労します。これまでのようにOJTで業務をしながら直接先輩が手取り足取り教えたり、新入社員を集めて対面で研修をしたりといったことがやりづらいためです。

入社してからチームメンバーとろくに顔も合わせずに業務を進めるとなると、新人にとっては仕事の悩みやちょっとした疑問などが相談しづらくなります。
またテレワークではどうしても自分から仕事を見つけるといったことが難しく、指示待ちにならざるを得ない側面があります。将来的に会社の成長に寄与してくれるような、自ら考えて動く「自律型」の社員が育てられないと、会社としては大きな損失です。

上手く教育が捗らなかった結果、最悪の場合は離職につながるでしょう。

Z世代の多くはオンラインのコミュニケーションに慣れている

マネジメント層が苦労する新人のオンボーディングですが、少し発想を変えてみましょう。1990年代後半から2010年頃に生まれたZ世代と呼ばれる若者の多くは、デジタルネイティブ世代でもあります。彼らは、常日頃からLINEやSNSを通した顔を合わせないコミュニケーションには慣れている人々です。

つまり適切な手法で教育を行えば、オンラインであっても新人はしっかり自ら学びを得て、即戦力として活躍してくれる存在になるはずです。課題を持っているのはむしろマネジメント側であり、オンライン時代に適した育成方法を早急に習得しなければいけません。

では従来の育成とオンラインでの育成は何が違うのでしょうか。ポイントになるのは、やはり「コミュニケーション」です。オンラインでもきちんとお互いの考えを伝え合い、業務に必要な知識・技術を教えるためのコミュニケーションを意識して、施策を打ちましょう。

例えば以下は、実際に当社(株式会社スタディスト)が取り組んだ新卒教育の施策例です。

  • 日報のオープン化
  •  

  • 部外メンター制度の導入
  •  

  • 業務のマニュアル化
  •  

  • ゲーム性のある研修と実況スレッドの作成

まとめ

テレワーク下において、マネジメント層が抱える課題は数多くあります。大切なのは、テレワークでも生産性を高められるような環境を一つずつ整えること、そして社員としっかりコミュニケーションを取れるような場づくりを行うことです。

また、オンラインでの新人教育を実施する際も、いくつかポイントを押さえておく必要があります。ぜひ自社ならではのテレワーク施策を進めてみてください。

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