おすすめの無料Web会議ツールを徹底比較!各ツールの特徴から選び方まで解説

最終更新日: 2022.08.03 公開日: 2022.07.26

無料Web会議ツールOGP

近年働き方改革などの取り組みによって、多くの企業でリモートワークが推進されるようになりました。自宅から会議に参加できる環境を整えるため、Web会議ツールを導入した企業は増加してきています。

最近ではさまざまなWeb会議ツールが提供されているため、実際にどのサービスを利用すれば良いのか分からない方もいらっしゃるのではないでしょうか?

この記事では、Web会議の利点からそれぞれのツールの特徴、選び方のポイントまでご紹介いたします。

Web会議ツールとは

そもそもWeb会議とは、インターネットを利用してオンライン上で映像や音声を通して行われる会議のことです。Web会議は同じ場所にいなくても、いつでもどこでも会議を行えるため、自宅でのリモートワークやテレワークには必要不可欠な要素になっています。

似ている言葉としてテレビ会議がありますが、テレビ会議は会議室などの数人が集まる場所に据え置き型の専用端末をおいて行う会議のことです。専用端末を用いているため、Web会議よりも接続が安定しており、より快適な会議を行うことができますが、自宅でのリモートワーク向けのサービスではありません。

Web会議ツールのメリット

Web会議のメリットとして、人と会うことなくだれでも利用しやすいことが挙げられます。インターネットが使える場所であれば、会社でも自宅でも利用できるため、実際に他の人と集まる必要がありません

これによりリモートワークやテレワークでの新型コロナウイルスのような感染症の拡大が防止できるだけでなく、遠く離れた地域や海外に住んでいる人との会議も行えます。

また、Web会議ツールを使うことで、従業員の通勤日数や出張を減らしたり、場所にとらわれずに顧客との商談がおこなえるようになるため、今後も需要が高まっていくでしょう。

無料で手軽に利用できる

Web会議ツールには無料のものから有料のものまで、様々なサービスが提供されています。有料の場合は人数や時間の制限がなく多くの機能を使うことができます。
今では無料でも十分な機能を持ち合わせているものが多いため、まずは無料版を使ってみて使用感を確認し、更に多くの機能を使いたい場合には有料版を使用することをおすすめします。

無料で使えるWeb会議ツール おすすめ3選

ここからはWeb会議ツールのなかでも、利用者が多くおすすめの無料Web会議ツールを3つご紹介いたします。すぐに使える使い方マニュアルも公開中のため、ぜひご活用ください。

Zoom Meetings

Zoomロゴ

Zoomは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスを使用して、オンラインでセミナーや会議を開催するために開発されたアプリケーションです。世界中で利用されているツールのため、一度は耳にしたことがある人も多いのではないでしょうか。

2021年の調査では日本の企業の約6割がZoomを利用していることが報告されており、導入しやすく他の企業との会議に利用しやすいことも人気の理由になっています。

Zoomについて詳しくはこちら
【マニュアル付き】Zoom(ズーム)とは? 使い方から便利機能を画像付きマニュアルで徹底解説!

Microsoft Teams

Microsoft Teams

Microsoft Teamsとは、マイクロソフトが開発、提供するコラボレーションプラットフォームで、Microsoft 365アプリケーションの一部です。2017年3月14日に世界中でサービスを開始しました。以前はOffice 365ではSkype for Businessというコミュニケーションツールが提供されていましたが、サービスが終了したためMicrosoft Teamsへの移行が推進されています。

Microsoft WordやMicrosoft Excelなどの他のMicrosoft 365ファイルであれば、複数人で同時編集できるなど、ファイル共有の互換性が高いことや、Office 365のサービスを利用している場合は追加で出費する必要がなくすぐに使えることが大きなメリットです。

Microsoft Teamsについて詳しくはこちら
【マニュアル付き】Microsoft Teamsとは?導入のメリットから使い方まで徹底解説!

Google Meet

Googe Meetロゴ

Google MeetはGoogleが提供するオンライン会議ツールです。以前は有料のG Suiteユーザーのみ利用できるサービスでしたが、2020年5月から無料のGoogleアカウントユーザーも利用可能になりました。

Google MeetはGoogleアカウントユーザーであれば誰でも利用でき、専用アプリケーションをインストールする必要がなく、手軽にオンライン会議を導入しやすいという点が大きなメリットです。

Google Meetについて詳しくはこちら
【マニュアル付き】Google Meetの使い方を徹底解説!便利な機能から他ツールとの違い

おすすめの無料Web会議ツール3選を比較

無料Web会議ツールのおすすめ3選の機能の違いを以下の表にまとめました。利用目的にあわせて適切なWeb会議ツールを選びましょう。

無料Web会議ツールの比較

Zoom Google
Meet
Teams
参加可能人数 100人 100人 100人
(*1)
アカウントなしで参加
表示可能人数 49人 49人 98人
画面共有
時間制限 40分
(*2)
60分
(*3)
60分
(*4)
ブレイクアウト
ルーム

*1 ビデオまたは音声通話でチャットに参加できるユーザーの数は20名
*2 参加人数が2人以下の場合は無制限
*3 参加人数が2人以下の場合は24時間
*4 参加人数が2人以下の場合は30時間
(2022年7月26日現在)

Web会議ツールを選ぶポイント

利用人数や利用時間

Web会議ツールによって利用人数や利用時間に制限が設けられているため、どの規模でどれくらいの時間利用する予定なのかは非常に重要な要素になります。
定例会議のように短時間で終わる会議に利用する場合は、使える機能の便利さが重要になりますが、大人数を集めて行うセミナーや講義として利用する場合は利用人数や利用時間をよく見て選びましょう。

セキュリティ

会議における危機管理対策は企業にとって必要不可欠な要素です。今回ご紹介している3つのWeb会議ツールはいずれもセキュリティ対策が行われていますが、安いからという理由でセキュリティ対策のさせていないツールを使ってしまうと、情報漏洩やハッキングの被害にあってしまう可能性もあるため、信頼度の高いツールを利用するようにしましょう

また、ツールによっては会議の入室を制限するために待機室を設置したりパスワードを設定できるものもあるため、セキュリティ対策の機能がどれくらいあるのかも必ず確認しましょう。

Web会議ツールの利用状況

多くの企業でWeb会議は、社内だけではなく取引先や顧客との商談にも利用されています。Web会議ツールはアプリや会員登録が必要なものが多く、使い勝手も異なるため、なるべく多くの企業が利用しているWeb会議ツールを利用することでより円滑に会議を開催することができます。

グループ会社や関わりの多い取引先がすでにWeb会議ツールを利用している場合は、同じものを利用することをおすすめします。

利用状況を見るとZoomが最も利用されているため、Zoomを導入する企業も多いですが、Google MeetもGoogleアカウントを持っているユーザーが多く、新規登録が不要なことから人気を集めています。

Web会議ツールを有効活用するためのポイント

仮想背景

仮想背景は主に家の中の様子などを隠すプライバシー保護として利用されます。しかし、仮想背景にはプライバシー保護だけではなく、より分かりやすく快適な会議にする方法があるのをご存じでしょうか?
それは、仮想背景に参加者の情報を映し出すことです。

仮想背景活用方法

どのツールでも参加者の映像と共に名前が表示されますが、表示できるスペースが少ないために基本的には名前しか情報を載せられません。しかし、仮想背景を利用することで会社のロゴや役職、担当についての情報を伝えることができるため、相手の印象に残りやすく、フォーマルな場でも参加者について分かりやすい会議を行うことができます。

特にセミナーや講演会などを開く際には会社名と共にロゴを載せたり背景に使用することで自社の宣伝にもつながり、覚えてもらいやすくなるといった効果もあります。

録画・録音

Web会議ツールには、録画や録音の機能がついているものがあります。会議としてWeb会議ツールを用いる際は議事録として利用でき、セミナーや講演会を開いた際には録画して保存をしておくことで後にオンデマンド資料として利用することもできます

逆に、参加者に勝手に録画・録音をされて悪用されてしまうリスクもあるため、録画・録音に対して制限をかけられるかどうかも確認しておきましょう。

ファイル共有

見落としがちな部分ですが、会議を行う際にはファイルを共有して確認する場面が多々あります。Web会議ツールにファイル共有機能がある場合は簡単に共有できることもありますが、ファイル共有機能がない場合や大きなサイズのファイルを共有しようとすると会議が止まってしまう原因になります。

そのため、ファイルの共有をWeb会議ツール上で行うのか、それとも他のツールを用いて共有するのかを事前に決めて、共有方法についてルールを決めておくことが有効です。

オンライン上で共有できるシステムを併用すると、チャットにリンクを貼るだけでどのようなサイズのデータも簡単に共有ができるため、おすすめです。

Teachme Bizならリンクを貼るだけで簡単にマニュアルが共有できるため、オンライン上でも共通のマニュアルを見ながら会議を行うことが可能になります。

テレワーク

まとめ

今回は無料で使えるWeb会議ツールについてご紹介いたしました。業務の中でも特に会議は長時間に及んでしまうことが多く、生産性に大きな影響を与えてしまいます。会議を快適に行うためにも、これを機に現在利用しているWeb会議ツールを見直してみてはいかがでしょうか?

本ブログでは、Web会議ツールであるZoom MeetingsやMicrosoft Teams、Google Meetについてより詳しくご紹介しておりますので、ぜひご覧下さい。

Zoom Meetingsについて詳しくはこちら
【マニュアル付き】Zoom(ズーム)とは? 使い方から便利機能を画像付きマニュアルで徹底解説!

Microsoft Teamsについて詳しくはこちら
【マニュアル付き】Microsoft Teamsとは?導入のメリットから使い方まで徹底解説!

Google Meetsについて詳しくはこちら
【マニュアル付き】Google Meetの使い方を徹底解説!便利な機能から他ツールとの違い

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