マニュアル作成の目的と必要性とは？上手に活用するためのポイント
職場などでマニュアルを作成する場合、その目的や必要性、マニュアル活用のメリットを確認しておくことは重要です。事前に社内における位置付けを明確にすることで、実際に役立つマニュアルになるかどうかが分かれます。
そこで、マニュアルの目的や必要性、さらに上手に活用するためのポイントなどについてご紹介します。
目次
そもそもマニュアルとは
まずは、マニュアルがどういったものなのか確認することから始めましょう。マニュアルの実態を知ることで、マニュアルの導入から作成まで具体的に検討できるようになります。マニュアルがあるからこそ会社は効率的に機能していくのです。
マニュアルは「手順書」
マニュアルとは「手順書」のことを指しており、具体的にどんな手順で何をするのかが記載された説明書のようなものです。マニュアルにも種類がありますが、主に使われるものとしては「業務マニュアル」があります。
業務マニュアルは業務の全体像や仕事に対する考え方、作業フローなどが記されています。たとえば、「〇〇の製品を扱う際の注意点」や「〇〇の操作手順」などです。
「誰が」「いつ」「どこで」「何をする」などが記載されていることで、読み手が作業しやすくなります。このようなマニュアルがないと、作業スピードだけでなくクオリティまで落ちてしまい、それが結果的に会社全体の業績にも影響してきます。マニュアルの導入は業務が複雑化している現代の社会では必須とも言えるでしょう。
マニュアルが業務にもたらすもの
マニュアルが業務にもたらすのは「業務の明確化と標準化」です。業務における方法や作業スピードは人によって違います。すべて同じような人はいないため、目標の達成度合いも変わってくるでしょう。
しかし、組織で働く上で足並みが揃っていないというのは問題です。仕事は一人で行うものではありませんので、業務における到達目標を明確にさせる必要があります。マニュアルには、そのために必要な情報や知識を組織内で共有する機能があるのです。
そして、業務の「標準化」も重要な役割のひとつです。すべての社員が同じレベルの業務ができるように、目標達成のための最適なプロセスをマニュアル化することが業務効率化に繋がります。
マニュアルを作成する目的や必要性
どこの会社や職場でも、マニュアルを作成し運用していると思います。しかし、一度マニュアルを導入すると、それが単なる守るべきルールとして定着してしまい、本来の目的から違った形で運用されてしまう可能性もあります。どういう目的や必要性からマニュアルが作られたのかが忘れられ、間違った運用をしてしまうと、業務の効率化を目指していたはずマニュアルが逆に障害となってしまう場合もあるのです。そのため、社内におけるマニュアルの位置付けについて再度見直し、いつまでもマニュアルを有効活用できるようにしておくことが大切です。
本来マニュアルとは、指導者がいなくても仕事が回るようにするものであり、適宜、改善や更新がされていくべきものです。指導係が新人や部下などの指導やサポートに時間を取られず、自分の仕事に集中できるようにするためにもマニュアルを作る必要があるのです。マニュアルを用意しておくことで、多くの社員は指導係がいなくても、仕事のやり方を学ぶことができます。そうして、どうしてもわからない点だけを指導係に聞く状況になれば、効率的に仕事を進めることができるでしょう。
マニュアル作成の目的や必要性は、その職場での業務が自律的に行われていくことにあります。そのため、マニュアルは、「絶対のものではない」ということを念頭に置いておくことが大切です。
マニュアルを社内で浮いた存在にしないために
マニュアルを運用するには、こうしたマニュアルの目的や必要性が、経営組織や社内システムとどう関連するのか、明確に把握できるようにしておくことがポイントとなります。その点を把握せずにマニュアル作成をスタートしてしまうと、そのマニュアルが社内のどこでどのように活用されるものなのかわからなくなり、経営全体の枠組みから浮いた存在となってしまいます。
それでは、マニュアルを社内で浮いた存在にしないための2つのポイントをご紹介しましょう。
マニュアルを管理する部署や担当を設置する
マニュアルは、常に全社的な視点から検証されていることが必要です。実際の業務に直結したものであることで、社内で浮いた存在となることを防ぐことができます。そのため、社内にマニュアル全体を統括して管理する部署やチーム、担当者を設置することが理想です。
マニュアルには経営・管理者の注視が必要
マニュアルを実際に使用するのは一般的な社員ですが、その作成にあたっては経営者やマニュアル管理者が注視して更新していく作業が必要です。そのことで、マニュアルを通して組織の責任者が社員の行動を管理監督しているという意識が生まれ、業務に責任を持って取り組むことにもつながります。
経営者や管理者の視点が盛り込まれているマニュアルによって、従業員の組織に対する信頼感も高められるといえるでしょう。
それさえ見れば誰でも間違いなく作業をこなせるマニュアルがあることで、離職率の低下や社員の成長を加速することにつながり、結果として組織力強化につながります。
マニュアル作成は非常に労力を要することですが、作って終わりではなく、せっかく作ったマニュアルをしっかりと管理し、運用していくことが重要です。
マニュアルがあることのメリット
マニュアルを整備することで、以下のような3つのメリットが得られます。
作業時間や教育時間を短縮できる
マニュアルがあれば、業務の最中に作業手順などで迷ったり悩んだりするリスクが大幅に軽減され、結果として、作業時間の短縮につながります。
また、新入社員への指導や業務の引き継ぎの際にも活用できるため、教育時間の短縮にも大きな効果を発揮します。
仕事の品質が安定する
マニュアルで業務に必要なステップを一つひとつ明記し、着実にこなせるようにしておくことで、作業の抜けや従業員ごとのレベル感のばらつきを減らすことができます。それによって、仕事の品質が安定し、後から作業の抜けやもれなどを修正する手間も省くことができます。
個人依存のリスクが軽減される
「この業務内容は担当者しか知らない」「あの社員にしか作業できない仕事」といった、個人に依存した業務が社内に潜んでいることもあります。マニュアルは、そうした業務を減らすことにも役立ちます。
その業務をこなせる唯一の人材が休んだり、突然退職してしまったりした場合でも、マニュアルを整備しておけば、個人依存・属人化のリスクをなくすことができるでしょう。
マニュアルを活用している企業の3つの特徴
マニュアルは、業務を円滑に回したり仕事の質を高めたりする上で、とても重要です。どのような業種や業界であっても、そして企業の規模を問わず、必要になります。
では、マニュアルを上手に活用できている企業には、どのような特徴があるのでしょうか？マニュアルを活用できている傾向を持つ企業の特徴を、以下の3つに分類してみました。
マニュアルの重要性を理解して意識的に取り組んでいる
マニュアル自体は、「業務内容や手順をわかりやすくまとめたもの」にすぎません。そのため、マニュアルを上手に活用している企業は、マニュアルをうまく運用できている企業ということになります。「どのような目的でマニュアルを作成したのか」「マニュアル作成後、どう運用するのか」といった点をよく理解して、意識的に取り組んでいる企業といえるでしょう。
業務の標準化・効率化を目指してマニュアルを作成している
マニュアルを作成している企業の担当者は、業務の個人依存・属人化を解消したいと考える傾向があります。「業務が特定の社員に集中するようになったため、個人依存を解消したい」「明文化されていないノウハウを社内全体で共有したい」という目的から、マニュアルを作成しているのです。
次に、「社員が増えて業務の進め方にばらつきが出てきたため、業務の標準化や質の安定につなげたい」と考える傾向もあります。「新規採用や新規出店の度に、同じ業務指導をすることは非効率的であるため、マニュアルで教育の手間を省きたい」というのも、マニュアルを活用できている企業の特徴といえるでしょう。
“攻めたい”企業にとってマニュアルは重要な施策と考えている
業務の標準化や効率化、見える化など、マニュアル活用によるメリットは、一見すると地味で保守的な印象と受け止められるかもしれません。しかし、マニュアルを最大限に活用することは、会社や業務の現状に満足せず、「人手不足に陥ることなく優秀な人員を増やす」「新事業に挑戦する」など、企業が新たなステージに進むための重要な足場固めの施策といえるでしょう。
反対にマニュアルを整備せず、人も増やさず、業務もそのままで回していくことこそが、保守的な姿勢であるといえるのではないでしょうか。企業が新しいステージに進むためにも、社内の業務体制にメスを入れてマニュアルを整備することは、実はかなり“攻め”の姿勢が必要な施策なのです。
マニュアルの作成や活用がうまくできないのはなぜ？
マニュアルの目的や必要性を理解したのに、マニュアルがなかなか完成しなかったり、作成したのに活用されず、メリットが得られなかったりという企業もあります。
その原因は、マニュアルの作成の仕方や、運用・整備の方法に問題がある可能性が高いといえます。そこで、マニュアルの作成・運用・整備における、失敗しやすいポイントについて確認していきましょう。
マニュアルの作成にリソースを取られすぎている
マニュアル作成の際、作成方法や内容を明確に決めずに着手してしまうと、想定外のリソースを作成作業に奪われてしまうおそれがあります。
実際の作成作業に時間はかけすぎず、業務に支障がでない程度にリソースを割いていくことが大切です。そして、作成・運用を繰り返しながら改善していきます。現場の必要に応じて、その都度更新していけば、マニュアルの活用もスムーズになります。
配布・保管など運用方法が整備されていない
マニュアル作成後、どのように現場の従業員に配布するのか、そしてどのように保存・管理するのかを事前に決めておく必要があります。そうした計画性がなければ、せっかく作ったマニュアルも活用が難しくなってしまうでしょう。
セキュリティと利便性の両方を重視しながら活用するためにも、マニュアルは配布や管理の方法も明確にしておくことが大切です。
内容の更新ができていない
マニュアルを作成して実際に運用する上で、忘れてはならないのはマニュアルの更新作業です。会社の状況や業務内容の改善に応じて、マニュアルもその都度更新していく必要があります。
更新作業を怠ってしまうと、マニュアルは古い内容のままとなってしまい、実際の業務と違うため活用できなくなります。マニュアルの更新担当者を必ず決め、定期的な見直しや更新のルール化をしておきましょう。
わかりやすく効果が見込めるマニュアルを作ることが大切
マニュアルの目的を達成し、最大限の効果を得るためには、効果の見込める活用しやすいマニュアルを作成することがポイントとなります。
最近は、マニュアルをクラウド上のプラットフォームで作成し、配信や更新管理ができるサービスもいくつか登場しています。「Teachme Biz（ティーチミー・ビズ）」も、マニュアルを現場の担当者がスムーズに作成し、スマートフォンやタブレットで共有することもできるクラウド型のプラットフォームサービスです。
マニュアル管理ツールの選択肢として、ぜひ参考にしてみてください。
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