身近なムダは 仕組み化 で解決!?定義・メリット・方法のポイント解説

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身近なムダは仕組み化で解決!?定義・メリット・方法をポイント解説!

もしあなたが「今やっている仕事全部ムダです。」と言われたらどうでしょう。

いい気はしませんよね。それは誰しもムダなことをやろうとしているわけではないからです。ではそのムダな状態が生まれないためにできることは何なのか。有効な解決方法を紹介しながら考えていきましょう。

ムダ の正体

一口に「ムダ」と表現しても、それが具体的にどんな状況か考えたことがある人は少ないのではないでしょうか。
ここで業務に関する3つの観点、Why(なぜやるのか)、What(何をやるのか)、How(どうやるのか)で整理してみます。

この3つはそれぞれ

・Why(なぜやるのか):目的・ねらい
・What(何をやるのか):施策の設定
・How(どうやるのか):具体的な手段

を表しています。

ここで、よく業務を観察すると目的・ねらい(Why)はあっているが施策の設定(What)がズレていて、実行する手段(How)が洗練されていないという状況が多く見られます。
つまり、これが目的意識は正しいにも関わらず、施策設定や手段の最適化が十分ではない状況に溢れている「ムダ」なのです。

ここで「ムダ」を解消するのが今回紹介する「仕組み化」というアプローチです。ここからは「仕組み化」とは何なのかご紹介したいと思います。

仕組み化 って何?

「仕組み化」とは端的に言えば、手動から自動に切り替える過程のステップのことです。
例えば、一人の優秀な社員がやっていることを他の社員にもできるように環境を整えることが当てはまります。

仕組み化前(全手動):あらゆる業務を手動で行う。限られた人の感覚知に依る部分が大きい。属人性が高い。

仕組み化後(全自動):業務が機械・コンピューターで行われる。あいまいな意思決定がなく、何度も高速で業務を繰り返すことが可能。属人性が低い。

ここまでで「仕組み化」がどういったものかはご理解いただけたかと思います。では、何のためにするのか、紹介していきたいと思います。

仕組み化のメリット

仕組み化を行うメリットは端的に言うと3つの観点にあります。
それは「能力」「モチベーション」「記憶力」に依存しないで仕事が進むことです。

「能力」に依存しない

優秀な社員が業務をすべてこなしてしまうようでは長期的な視点で見た時に、部下の成長は見込めません。特別優秀でなくとも、初めて業務に触れる人でもマニュアル通りにすれば、一定の水準の結果が出せる流れを作ることが大切です。

「モチベーション」に依存しない

人なら誰しも、気分の乗る日もあれば乗らない日もあります。どんな時でも各々のモチベーションに左右されず、タスクをこなせば作業が完了するような仕組みをを作ることが大切です。

「記憶」に依存しない

ミーティングや会議で話し合った議題を全員がその場で理解できているとは限りません。作成した議事録を全員が共有できる仕組みをと整えることが大切です。

また、仕組み化された制度は一度作ってしまえば、なくなることはありません。会社の財産として残り続けるのです。これもまたメリットと言えるでしょう。
では、具体的に「仕組み化」を進めていく方法について紹介していこうと思います。

この「5つの化」を一連の流れとして循環させることで恒常的な業務品質の改善を見込むことができます。

何事も「段取り」は入念に

仕組み化には具体的に4つのステップがあります。

1.見える化:業務の実態を記述、集計してわかりやすく分類すること
2.標準化:一番良い方法を模索し、業務の在り方を決定すること
3.マニュアル化:標準化された業務を誰もが理解できるようにデザインすること
4.ツール化:繰り返す頻度が高い業務を機械などに代替すること

ただ、こうした仕組み化を通して、すべてが自動化されるわけではありません。
むしろ、手動のままの方がよい業務もあります。
では自動化したほうがよい業務と手動のまま残しておいたほうがいい業務はどこが異なり、どのように見分ければよいのでしょうか。

ここで簡単な見分け方をお伝えできれば、と思います。

業務タイプの3つの分類

「仕組み化」を成功させる上で重要なのは、どのタイプが自動化しやすいのか手動のほうがいいのか見極めることです。
ここではその業務タイプを3つに分類します。

A.感覚型:経験・知識から高度に判断する業務
B.選択型:一定のパターンから選択してこなす業務
C.単純型:誰がやっても同じ業務

Aに当てはまる業務は、いわゆる「本来業務」で、付加価値を左右する重要な領域です。ここではマニュアル化するというよりも、経験を積むことで精度を上げていくことが理想です。

一方、BやCはパターンや手順を定めることが容易な領域です。この業務はできるのが当たり前であり、できないことは問題になってしまいます。この領域は業務に当たる人が迷ったり悩んだりしないように、マニュアル化していく必要があります。

また、当社の長年のコンサル実績からこのうちB.「選択型」とC.「単純型」が全体業務に占める割合は80%以上であり、ここをいかに自動化していくかが「仕組み化」の命運を分けます。
そしてこの3つの分類を経て全自動と全手動の二項対立で考えるのではなく、自分たち好みのブレンドを模索することが仕組み化においては重要になってくるのです。

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