部署異動さえ進められなかった属人化状態から
現場の半数がコツを共有される文化ができるまで

  • 製造業
  • #100名以上500名未満
  • #マニュアル作成・更新の効率化
  • #業務の標準化
  • #人材育成・研修
  • #属人化解消
導入目的 属人化の解消、業務効率の向上
課題 業務の属人化 、非効率なマニュアル運用
効果 属人化の解消、作成効率の向上、労務環境の改善

「発見と創造によって世の中にないモノを」をミッションに掲げ、1979年に創業した株式会社ルミカ様。折り曲げると光るケミカルライトや釣り具、コンサート・イベント用のLEDペンライトをはじめ、最近では高所撮影用一脚やペット用サプリメント、フードスプレー、感染症対策製品など、多種多様なアイテムを展開しています。以前は、製造プロセスにおける品質の担保は、口頭伝達が基本で、知見を持った一部の従業員に負担が集中する形で支えられていたそうです。ジョブローテーションもなかなか進められない状態で、「誰かが休んでも仕事が止まらない組織」をめざし、Teachme Bizの導入・活用を進められました。そんな同社の執行役員 管理部長の古賀 朱紀子様、管理部情報システムの沖田様、製造部リーダーの和田 茂樹様にお話をうかがいました。

標準化したいのに、ジョブローテーションを進められなかった

―――導入の背景を教えてください。
古賀様(以下、敬称略) 属人化を解消し、人が育ち、かつ休みを取りやすい会社にしたかったのです。

当時は、業務に詳しい一部の従業員が支えていた現場も多く、なかなか休みを取りづらい部署もありました。しかし、従業員の年齢層も上がってくるにつれ、様々な家庭の事情を抱える社員も増えてきています。お子さんが熱を出したときに「申し訳ありません」と繰り返しながら頭を下げて休む従業員に対して、「そんなに申し訳ないことなんだろうか」「もっと簡単に休めたらいいのに」という思いがありました。

執行役員 管理部長 古賀様(左)と管理部 沖田様(右)

はじめは、ジョブローテーションを促進すれば、属人化の解消につながると踏んでいましたが、新しい業務の習得が難しかったり、そもそも今の業務から離れるのが簡単ではなかったりと、なかなか進められませんでした。

そこで、業務をマニュアルに落とし込んで“見える化”すれば、新しい業務を習得しやすくなるし、誰か休んだとしても仕事が止まることは減ると考えたのです。そんな中でTeachme Bizに出会い、情報システム担当の沖田といっしょに社内で検討メンバーを募ったところ、製造部門の和田を含む数名から手が挙がりました。

管理部 沖田様(以下、敬称略) 管理部門はどうしても少人数で幅広い業務をこなす必要があり、業務が属人的になりがちでした。とはいえ、私自身も家族の体調不良などで休まざるを得ない事が増えたので、当時の仕事の進め方では新しいことに取り組む余裕は持てなかったですね。

製造部 和田様(以下、敬称略) Teachme Bizを検討する前から、社内で最もマニュアルを整備していたのが製造部門でした。

製造本部 リーダー 和田様

実は、私が製造部門に入ったとき、現場に業務を標準化する習慣が無かったので、私が主体となってマニュアルを作成するようになった経緯があります。

10年以上前に勤めていた工場で教えられた通り、ISO規格に準拠する品質のマニュアルを手間暇かけてExcelで作ってきましたので、実はTeachme Biz導入によって品質が損なわれないか不安を感じていました。

しかし、毎回8時間以上かけて作っていた従来マニュアルの運用を「伝統だから」という理由だけで続けていくのはどこか違う気がしたので、ちゃんと試してから判断しようと考えました。

10倍以上のスピードで作成できたのに、分かりやすいマニュアル

―――導入の決め手はどんなところでしたか?

古賀 自前でマニュアルを作っても、部署ごとの作成者の手元に残ったままになるだろうと推測できたんですよね。オンラインでマニュアルを管理できれば、どこにあるかで悩まなくて済むのでトップも導入に前向きでした。

ひと目でOKとNGが分かる

また、Teachme Bizは動画も載せられますし、ステップ構造の分かりやすいマニュアルを誰でも簡単に作成できるのは、経営陣が魅力に感じた点の一つです。さらに、ゆくゆく海外子会社にも展開できそうだったことは、Teachme Biz導入の後押しにもなりましたね。

和田 実際にTeachme Bizを使ってみると、自分のやってきたマニュアル管理方法で不要な部分に気づけました。

Excelで運用していた頃は、15年以上前のISOの基準でマニュアルを作成しており、写真をPCに取り込み、管理台帳を作って、マニュアル用の採番をして、上司の印鑑も押し、配布場所も明記して…と手間をかけていた結果、自分しかマニュアルの作成と管理ができない状況でした。

当時の管理台帳とExcelマニュアル

Teachme Bizを使ってみると、いままで8時間はかかっていたマニュアルづくりが、30分~1時間で完成したのです。また、今までもマニュアルは揃えていましたが、作業を直接教わったスタッフでないと操作方法を身につけられなかったのが実情です。

マニュアルをTeachme Bizに移行してからは、製品名で検索できるようになりましたし、ステップごとに画像や動画を確認しながら作業できるので、私が現場に行かなくてもスタッフが作業できるようになりましたね。

ツールを使うことで、「マニュアルには管理用の採番や押印が不可欠だ」と思い混んでいた自分の固定概念を改める機会になり、製造部内の標準化や権限委譲を一気に進めることができました。

トレーニングとポータルページ機能で、だれでも業務が習得できるように

―――どういった機能を活用されていますか?
古賀 導入当初はレポート機能を重宝していました。作ったマニュアルがどれほど閲覧されているかすぐに分かるので、作成のモチベーションにもなっていました。

マニュアルが揃ってきたので、現在はトレーニング機能が便利ですね。新人研修における自習用教材からテストまでカバーできています。それまでは毎年、私が管理系の資料の更新・印刷・配布・説明を担当していましたが、今では別のメンバーでも対応できるようになり、とても楽になりました。

一方で、研修内容を1回で定着させるのは難しいと思うので、「ルミカガイドブック」というポータルページを作って、いつでも誰でも振り返ることができるようにしています。

トレーニングコースとポータルページによる「ルミカガイドブック」

和田 製造現場ではQRコード出力機能が便利です。操作方法のQRコードを機械に貼り付けておき、現場のタブレット端末で読み取れば、マニュアルを探す手間が省けます。

また、類似した機械操作ならマニュアルを複製すれば更に作成が効率化しますし、分かりにくい点はスタッフがコメント機能で指摘してくれて改善できます。使えば使うほどTeachme Bizが便利になるのを感じますね。

機械に貼り付けたQRコードから使用方法がわかる

現在はスタッフにもマニュアルを作ってもらっており、承認ワークフロー機能を使えば、スタッフに作成経験を積んでもらいながら品質も維持できるため、属人化の解消も進めやすくなりました。

沖田 基礎的な部分も、どんどん使いやすくなりますよね。最近だと、複数の画像を結合できるようになったのは嬉しかったです。管理部内ではシステムのマニュアルも多く、WindowsとMacの操作の違いを並べて表示できたり、変化を示しやすかったりと、使い勝手が良い機能だと感じました。

分かりやすいシステムマニュアルを作れる

システムのマニュアルは、頻繁に更新することもあるので、単純に作りやすく、更新しやすいこと、いつも最新版が閲覧できることなど、基本機能の使いやすさにいつも助けられています。

安心して休めるようになり、属人化の解消もデジタル化も加速した

―――導入の効果はどのように感じられていますか?

沖田 子どもの発熱などの事情で休まざるを得ない時でも、部内の方に「Teachme Bizにマニュアルがあるから、問い合わせを受けたらURLを送っておいて」と伝えるだけで業務が回るようになっていますね。

また、昔は新システム導入時に説明会を開催していたのですが、今はマニュアルのURLを知らせるだけで済みますし、問い合わせも減りました。新しい仕組みに対する従業員の心理的な抵抗も薄れてきて、デジタルツールを取り入れるスピードも早くなりました。

和田 製造部門では、マニュアル作成の時間を8時間から30分まで短縮できた上、作業伝達のコスト削減や属人化解消も進み、大きな生産性向上を実感しています。

以前なら、福岡で製造した機械や装置を茨城工場へ送るとき、私も出向いて操作方法を説明していました。しかし、今ならマニュアルのURLを伝えるだけで操作してくれています。

担当者が不在のときでも製造を止めずに対応できた

コロナ禍で私が出社できなかった期間にも、出社していたスタッフが「和田がマニュアルを作ってるだろう」と自発的にマニュアルを見つけて機械の操作に対応してくれたときは、属人化の解消が進んでいるのを実感できましたね。

見ることの習慣化から、作ることの習慣化まで進化したい

―――今後はどのような活用の計画をお考えですか。

古賀 労務管理や経費精算、各システムの使い方など、管理部門が管掌する手順の大半はマニュアル化でき、「従業員がマニュアルを見ること」は習慣化しました。

最近、Teachme Bizのプラン変更でアカウント権限が柔軟になり、全従業員が作成権限を持てるようになったので、「マニュアルを作ること」を習慣化させたいですね。
今は全従業員の3割程度がマニュアルを作ったことがある状態なので、この割合をもっと増やしていきたいです。

私は、「ルミカを人が育つ会社にしていきたい」と密かに思ってきたのですが、それがこの数年でかなり現実に近づいてきたと感じています。

和田 まずは全員が知見を共有する部門にしていきたいですね。

現在は、製造部門の50%以上が自身の持つ知見をマニュアル化するようになり、知見を共有する文化まで醸成されつつあります。 自分しかマニュアルを作ってなかった時代には、想像もできなかった状態になっています。

だれでも作成できるようにするためのコツや手順

更に、製品の需要の変化に合わせて従業員が柔軟に対応できる状態に持っていきたいです。

弊社も新しい製品が増えてきた上、世の中の変化も早くなってきたので、需要に対して作業人員を合わせることが難しくなっています。

Teachme Bizにより、属人化が解消し、現場でもマニュアルを作成できる人が増えて、もっと柔軟にだれでも各地の製造をヘルプできる状態にしていきたいですね。

会社名 株式会社ルミカ
URL https://www.lumica.co.jp/
所在地 福岡県古賀市糸ケ浦65
事業内容 化学発光体事業、LED事業、撮影周辺機器プロダクト事業、感染予防事業、ペット事業、エアゾール事業、パオ事業、芳香剤事業

事例一覧に戻る