赴任してみて驚いた海外拠点のマニュアル実態

Mr.Nakayama：江戸幕末の造船所に端を発する当社は、航空・宇宙、エネルギープラント、橋梁といったインフラシステムのほか、機械事業、物流事業など幅広く業務を手掛けています。このうちIHI ASIA PACIFICでは、自動倉庫や立体駐車場、ファクトリーソリューションなどの各事業を展開しています。

創業170年という長い歴史を持つ企業ですから、社内ルールやマニュアルといった類いのものはバッチリと整備されているという印象を持たれますが、こと海外拠点においては、実態はそうではありませんでした。私自身、赴任してみて驚きを覚えました。

日本国内では、どこに行けば何があるかということは全社員がしっかりと認識しているのですが、少なくともタイではこれが追いついていません。このことが業務の遂行や引き継ぎ、社員教育に少なからず影響を与えていました。ルール集やマニュアルの整備が喫緊の課題として浮上していたはずなのですが、しっかりとした対策が講じられてきませんでした。

Mr. Katsumi Nakayama , Managing Director

存在するものとしないものを検索機能で把握

Mr.Nakayama：Teachme Bizを導入する以前も、ルール集やマニュアルが全く存在しなかったということではありません。それぞれの担当者は、自身の業務としてこれら資料の作成を必要に応じて行ってきました。ただ、各人がWordで作成し、各々のパソコン上のフォルダーで保管していたため、ファイルがどこにあるのか分からない、仮に見つけられたとしても、それが最新版なのかどうかも分からないという状態でした。

また、Wordを活用すると言っても、文章の入力はもとより写真の貼り付けや、見出しを立てる、見やすくするために着色するといったことも全てが手作業なため、パソコンをよく利用する人であっても労力を要し、とても時間がかかっていました。キャプチャー画面の取り込みにも、別のアプリケーションを立ち上げてファイルを加工しなければならないなど大変な作業でした。

早急にこの課題に対応しなくてはならないと考えていた中でTeachme Bizの存在を知り、すぐに導入を決めました。まさに、探し求めていたシステムでした。

属人性を排すことが海外では大切

Mr.Nakayama：Teachme Bizは現在、大きく二つの場面で活躍しています。まず一つ目は作業現場における業務のマニュアル化です。タイ法人の主要な事業である自動倉庫、立体駐車場、ファクトリーソリューション。いずれの業務についても長年培ってきたノウハウや知見、技術といったものがあります。これを確実に次の世代に引き継ぐことが会社として重要になってきます。

こうした伝統の技を、属人的に一握りの社員が独占しているようではいけません。その社員が退職してしまったとしても、安心して引き継ぎが行われるようなそんなマニュアルが必要です。Teachme Bizはその点、とても分かりやすくできていますので、誰もがこれに目を通せば業務を継続していくことが可能です。属人性を可能な限り排し、技術を伝承していくことが、特に海外においてはとても重要となってきます。

もう一つがバックオフィス関連のさまざまなルール集やマニュアルの作成です。例えば、新入社員向けのオリエンテーション資料や各種諸手続のためのルール集。それから業務に使用する各種ソフトウエアの操作マニュアルの作成にもTeachme Bizを活用しています。

ビデオマニュアルでトレーニングの負荷を軽減

K.Duke：新入社員が入社する度に、安全講習を行う必要があります。Teachme Bizに出会う以前は、2人のトレーナーが参加する3時間にも及ぶ研修を行っており、時間も工数もかかっていました。Teachme Bizを導入してからは、動画トレーニング教材をプラットフォームにアップロードするだけで済むので、大幅に時間を削減できています。これによって生まれた余剰時間を、他のタスクの管理に向けることができます。

国籍を問わず、すべての社員が業務プロセスを理解できるように

K.Nita：人事・総務部門においては、外国人社員の入社時や、その他さまざまな活動の管理・サポートを行っています。外国人社員の入社手続きの際にはビザや労働許可証の申請・取得が必要になりますが、その書類は複雑なうえに、英語で入手できないものもあります。このようなシーンで、Teachme Bizのマニュアルが役に立っています。

必要書類のサンプルをアップロードし、テキストや記号を追加して手順を示すだけで、簡単にビジュアルベースのマニュアルが完成します。これを活用することで社員は各自で簡単に書類作成できるようになり、結果的に社内における問い合わせが減り、その対応工数が大幅に削減されました。

またメールでマニュアルを簡単に配信できるため、社員が自主的に書類作成の流れを理解し、必要な事務処理を一人で完結できるようになりました。

(Left) K. Chalee Chalayon (Duke), Safety Officer
(Right) K. Tanyatorn Wasookoonsirirax (Nita), HR & Admin

業務の大幅改善と会社組織の再構築を期待

Mr.Nakayama：IHI Asia Pacific (Thailand) Co.,Ltd.は日系企業のタイ法人ではありますが、れっきとしたタイ企業でもあります。現在は、赴任した親会社の日本人が日本での長年のノウハウを伝え、業務指導を行っていますが、いずれはタイ人マネージャーによる指導体制に切り替えなくてはなりません。そうなることが会社の成長としてもとても大切です。

その障壁の一つとなっているのが、人材の流動性です。キャリアアップのために転職を繰り返すことはタイではよくあることで、そのこと自体を否定するものではありませんが、会社としてはせっかく育てた中堅以上の幹部候補の人材を失うこととなります。

この連鎖を断ち切るために必要とされてきたのが、先にも触れたルール集やマニュアルの存在でした。わずかながらもWordを駆使してマニュアル作りを続けては来ましたが、効果が薄かったのは始めにご説明したとおりです。それを一気に解決に導いてくれたのがTeachme Bizでした。業務の大幅な改善と会社組織の再構築が図られるものと期待しています。