クラウドでマニュアルを作成する4つのメリットとは
これまではワードやエクセル、パワーポイントといった媒体でマニュアルが作成されていました。生産性を向上するために、クラウドでのマニュアル作成を取り入れる企業が増えてきています。労働人口が減っていることから、効率的な育成・研修するためです。
そこでここでは、クラウドでマニュアルを作成するメリットや支持されている理由、その必要性をご紹介します。クラウドでのマニュアル導入を成功させるためには、どのツールを選ぶかが重要になってきますので、ツール選びのポイントも知っておきたいものです。失敗しないためにも、ぜひ参考にしてみてください。
目次
クラウドでマニュアル作成するメリット
新入社員の研修やソフトの仕様説明、取扱説明書など、マニュアルを目にする機会はよくあるかと思います。これまでワードやエクセル、パワーポイントなどで作成されることが多かったのですが、最近ではクラウドでのマニュアル作成が増えてきています。そのメリットとは何があるのでしょうか。
工数削減で生産性向上を実現できる
「工数削減」とは、手間や時間を短縮することをいいます。工数削減をするためには、効率の悪い作業を見直したり、必要のない作業や手間を削減したりする必要があります。マニュアルをワードやエクセルで作成する場合、一から作成するためものすごい時間がかかってしまいます。
業務や作業の効率化を図るためのマニュアルですが、これまでは作成の負担が大きすぎるという問題点がありました。クラウドでのマニュアル作成はテンプレートが予め存在するため、テキストの入力と画像選択・編集のみでステップが完了します。そのためワードやエクセルと比べて時間が大幅に短縮されるという特徴があります。
マニュアルを確認する際にも、従来のマニュアルでは確認や連絡にも時間がかかってしまっていました。クラウド上のマニュアルではそれぞれが確認するだけではなく、確認したことの通知が届いたり、タスクにアラーム機能をつけたりすることができます。連絡や確認における工数削減により、生産性の向上が実現できます。
新人スタッフの教育時間を削減できる
新入社員や中途採用などで新しく企業に入るときは、必ず研修や教育が行われます。新人研修や教育ではマニュアルが使われることが多いでしょう。口頭での説明だけではメモの取り忘れがあったり、聞き逃したりしてしまう可能性があります。メモ忘れや聞き逃しを防ぐためにも、より理解を深めるためにも、マニュアルは必要だとされています。
企業や仕事内容について知らないことが多い新人を教育するにあたって、教えなければならないことはたくさんありますが、必要以上に時間を掛けることはできません。そのためにも効率的なマニュアルが大切になってきます。
ペーパーレス化ができればコスト削減できる
マニュアルを社員全員で共有しようと思ったとき、これまでは印刷して配ったりファイリングしたりする方法をとることがほとんどでした。しかし全員に配るとなると、一人分で数十枚～数百枚のコピー用紙やインク代がかかってしまいます。またマニュアルを作成したあとも郵送や保管にもコストがかかります。
クラウドのマニュアルを利用すれば、紙で印刷することなく共有することができます。ペーパーレス化は、コピー用紙やインクに掛かるコストの削減につながるのです。地球温暖化や森林伐採を防ぐために、環境への配慮を心掛けている企業が増えてきています。ペーパーレス化することは環境に配慮している企業であることのアピールにもつながるのです。
使い勝手の良さが支持されている
ワードやエクセルで作成した紙媒体でのマニュアルは、共有するためにもコストがかかります。国内外に支店や店舗がたくさんあるような企業の場合、全ての店舗の教育を統一する必要があるため、従来のマニュアルでは共有が難しいかもしれません。ですが、クラウド上のマニュアルは、インターネットさえ通じていればどこからでも見ることができます。
わざわざ本社に全国の社員を集めて研修を行う必要がなくなることや、説明形式の研修はマニュアルにて済ませて、実践形式の研修のみ社員を集める、という使い分けにより効率的に研修を進めることができるのです。
複数の拠点がある場合でもマニュアルの共有を効率的に行える点がクラウドでのマニュアルのメリットだといえるでしょう。
マニュアル作成する目的、必要性
業界や事業規模を問わず、ほとんどの企業がマニュアルを使用していることでしょう。しかしマニュアルを導入することで、マニュアルに従ってしか業務をできなかったり、逆に効率が悪くなったりする場合もあります。マニュアルを作成する目的や必要性を改めて頭に入れておきましょう。
業務を効率化するため
業務内容を全て網羅できている人は別ですが、たまにしか行わない業務までは頭に入っていないという人がほとんどだと思います。たまにしか行わない業務は、手順を思い出そうとすることに時間を費やしてしまうよりも、マニュアルを見て行う方が時間を短縮できます。たまにしか行わないゆえに無理に記憶を辿ることで間違えてしまうリスクもあります。
年に数回といった業務はマニュアルを見ながら行うようにすることで、時間短縮やリスクの軽減につながり、より業務を効率化できます。頻繁に行う業務まで毎回マニュアルを見ていては効率が悪くなってしまうため、頭に入れておくようにしましょう。
新人研修や引き継ぎに活用できる
新入社員や中途採用で新しく企業に入ってきた人には、研修や教育の場が設けられることが多いでしょう。研修や教育は数か月から一年単位の時間を掛けて行われますが、その際にもマニュアルが活用できます。
マニュアルを作成せず、一から現場で教えるという企業もあります。しかし企業理念などの基本的な知識から仕事内容、業界における最低限の知識などを一斉に教えるためには大きな労力がかかり、教育する先輩によって違いが生まれることも考えられます。
異動によって担当者が変わったり、部署が変わったりする際には引き継ぎ作業が行われます。ただでさえバタバタする異動の際に、一から新しい担当者に教える時間がないことも多いでしょう。
マニュアルがあれば、最低限の内容をマニュアルで覚えてもらい、直接教えることだけに注力できるというメリットがあります。
仕事の質が均一化される
マニュアルがなければ、業務内容を知っている社員もいれば知らない社員もいる、という状態になってしまいます。しかしマニュアルがあれば業務において必要な内容が記載されているため、社員による質のバラつきが改善されます。作業の漏れや質の悪さは、後から修正する手間がかかってしまいます。それらを防げるのもマニュアルのメリットです。
また業務内容によっては、一人の社員しか知らないという状況がある場合もあります。その人が休んだり辞めたりしてしまったら大変なことになってしまうため、個人に依存してしまっている業務内容があったとしても、マニュアルに記載されていればリスクが軽減されるのです。
社員の評価基準となる
マニュアルに記載されている業務は、社員が一人でできるべき内容と位置付けることができます。新人のときに直接教えてもらうことができなかったとしても、マニュアルを自分で見れば標準的な作業はこなせるようになるでしょう。社員全体の質を上げることにもつながり、評価基準を明確にすることもできます。
また評価をする際にも、やり方が分からなかったり基準が分からず主観で評価してしまったりということもあるかもしれません。それでは社員から不満の声が上がってしまう可能性もあります。基準を定めることで、評価する際にも役立ちます。
クラウドでマニュアル導入を成功させるためのツール選択チェックポイント
クラウドでのマニュアル作成を考えている場合、どういったツールを選ぶかが重要になってきます。業務の効率化を図るためにマニュアルを整備しようとしても、ツール選びに失敗してしまっては元も子もありません。そこでツール選びにチェックしておきたいポイントをご紹介します。
マニュアル作成機能以外が充実しているか
マニュアル作成のためのツールを選ぶ際、作りやすさや機能が充実しているかどうかは重要です。しかし作成機能が充実していても、見にくかったり共有しづらかったりしては意味がありません。クラウドでのマニュアルであれば、パソコンだけではなくスマホやタブレットを使ってどこでも見られると便利です。
更新されたら通知が来たり、タスクのアラームが鳴ったり、新着情報をチェックできたりと、実際に使うときに便利な機能がついているととても効率良く仕事を進めることができます。作るだけではなく、「見る」「伝える」「実行する」ことを前提とした仕組みになっているツールがおすすめです。
自社に合っているかお試しサポートを利用しよう
マニュアルは、一度作成してしまうと社員で共有することになるため、作り直したりツールを変更したりすることが難しくなります。そのため作成する前に、自社に合っているかどうかを知っておきたいという人も多いでしょう。無料の体験版などのお試しサポートがついているツールもあります。
ツールについている機能を試したり、実際にマニュアルを作成したりすることができます。体験版をダウンロードした人向けに、使い方セミナーが行われる場合もあります。作成してから「この機能があれば……」「ちょっと使いにくいかも……」といったことがないように、お試しサポートを利用してみることをおすすめします。
導入サポートがついているか
マニュアルを作成しようと思っても、どこから手をつけたら良いかわからなかったり、時間がかかったりして他の業務に支障が出ることも多いでしょう。そういったときに導入サポートがあると便利です。
マニュアルに記載するべき業務内容を洗い出してくれたり、操作方法や活用方法を教えてくれたりするサポートになっています。運用体制や担当者の割り振りなど、使い続けていく上で必要な知識を教えてくれるのも導入サポートのメリットです。
導入サポートがついているかどうかで、どれだけマニュアルを活用できるかが変わってきます。提供している会社との信頼関係にもつながるため、ツール選びの際は導入サポートがついているものを選ぶことをおすすめします。
まとめ
これまではワードやエクセルで作成されることの多かったマニュアル。紙に印刷したマニュアルでは、社員全員での共有が難しかったりコストがかかったりしてしまいます。そこでクラウドでのマニュアルのメリットや必要性をご紹介しました。
時間や手間、コストを削減できることがクラウドでのマニュアルのメリットであり、仕事の質の均一化にもつながることがわかりました。
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マニュアル作成ではシンプルであること、わかりやすいことが非常に重要になってきます。
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