マニュアル作成を行うために重要な7つのコツとは!?フォーマットの選び方などもご紹介します | マニュアル作成・共有ツール - 「Teachme Biz」

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マニュアル作成を行うために重要な7つのコツとは!?フォーマットの選び方などもご紹介します

マニュアルは、社内における業務を行っていく上で非常に大切なものです。業務を円滑に遂行したり、業務効率化を図ったりするために使用されるマニュアルですが、マニュアルの作成は一朝一夕で完成するものではありません。しかし、コツを掴むことで大幅に時間短縮することが可能なのです。

今回の記事では、どのような点に気を付けることでマニュアル作成の効率が上がるのかを7つのコツに分けて解説します。マニュアルを作成しようとしている方は、手を付ける前にぜひご覧ください。

マニュアル作成を行う際のコツ

マニュアル作成には多くの時間がかかります。誰に対してのマニュアルなのか、どのような内容にするのか、最終到達点はどこになるのか、などを考えることからスタートしなくてはいけないからです。

そのため、マニュアルを作成するにはコツやポイントを押さえて作成していくのが基本となります。ここからは、マニュアル作成を行う際のコツやポイントについて紹介していきますので参考にしてみてください。

分かりやすく丁寧に作成する

マニュアルで最も大事なことは、読み手がしっかりと理解できるような内容にすることです。適当に単語を羅列しただけでは理解することができませんし、詳しく専門用語などを使って作成したとしてもマニュアルとしては不十分なのです。

内容は丁寧にまとめつつ、読み手が読みやすい工夫をしなくてはいけません。「漢字ばかりを使わない」「句読点を使いすぎない」「改行してスリムな文章を作る」など、できることは沢山あります。まずは、自分で書いたものを自分で読んでみましょう。変な言い回しの部分はないのか、誤字・脱字はないか、改行して読みやすい文面になっているのか、などが分かってきます。

説明する際は図表を入れる

マニュアルは読みやすく理解しやすいのが前提ですが、担当者の人数や業務フローが複雑な場合、どうしても文章だけでは伝わりにくい部分がでてきます。そのような場合は、図や表、イラストなどを挿入することで理解を早めることができます。

図や表を使用する場合は、すべてを詰め込むのではなく段階ごとに整理して作成しましょう。その際、適切な図表のタイプ選びも大切になります。

普段の業務内容を整理する

普段の業務内容をまとめるのは難しいことではありません。普段行っている業務を書き出して整理してみましょう。「いつ」「どこで」「誰が」「どのような業務を行っているのか」ということを一つ一つ書き出してみると、どのようなマニュアルを作成すべきかが徐々に見えてきます。

業務を整理することで課題を明確にすることができ、より課題にフォーカスしたマニュアル作成をすることができます。問題を見逃さないよう、できるだけ細かく具体的に書き出してみましょう。

適度な範囲にすること

マニュアルを作成すると決まったら、まずは「どの範囲まで書くのか」という点を考えましょう。マニュアルというのは一つ作成するだけでも時間がかかるものです。「できれば一つのマニュアルにすべて詰め込みたい」という気持ちも分かりますが、範囲を決めずにマニュアル作成を進めると、内容がぶれてしまい何が伝えたいのか分からなくなる可能性がでてくるのです。

分かりにくいマニュアルの代表例として、長い文章で業務の手順が延々と書かれているものが挙げられます。このようなことにならないためにも、読み手が知りたい情報を瞬時に見つけ出すことのできるマニュアルにしなくてはいけません。それには、マニュアルの内容を適切な範囲で作る必要があるのです。

社員同士で共有してマニュアルの修正を加える

マニュアルというのは、一人だけに与えられるものではありません。社員の業務効率を均一化するために、マニュアルが必要とされる社員全員に与えられるものです。そのため、社員全員にとって「読みやすく理解しやすいマニュアル」が必要です。

理解や読むスピードは人それぞれ違います。早い人もいれば、どうしても遅れてしまう人もいるのです。そうなった場合、どのような点が分かり辛かったのか、読みにくい箇所があったのか、などを話し合って修正する必要があります。

現場のリアルな意見だからこそ価値があります。このような意見は、今回のマニュアル作成だけでなく、今後のマニュアル作成でも大いに役立つ情報になるでしょう。漠然とした意見でも良いので、本音で話し合うことが大事です。

読み手のレベルに合わせる

マニュアルを作成する担当者の多くが、「すでに会社内のシステムや管理方法に熟知している」ことが前提となっています。そうでなければマニュアルを作成することはできませんし、マニュアルを通して本当に伝えたいことを伝えられません。

ここで注意したいのが、実際にマニュアルを使用するのは知識のない社員である、ということです。基本も覚えていないところに応用編のマニュアルを渡しても効果がありません。マニュアル作成者は、基本から教えていくことを前提に考えながら作成する必要があります。

早く戦力になってほしいという気持ちも分かりますが、基本ができていなければいずれ大きなミスを招くこともあるでしょう。読み手のことを考えて、理解しやすく適切なレベルになっているかを意識しましょう。

研修における目標をハッキリさせる

マニュアルを利用して研修を行う場合、この研修でどのようなことを覚えるのか、どのレベルにまで引き上げたいのか、などの最終目標をハッキリとさせておきましょう。ここがぶれてしまうと、マニュアルの内容にもぶれがでてきてしまいます。

まずは、研修の目的を決めましょう。たとえば以下のようなものがあります。

・新入社員に社会人マナーを身につけてもらいたい
・業務フローが変更になったため、全員の認識を統一させたい
・業務の基礎を理解してもらいたい

これらを明確にすることによって、自分がどのようなマニュアルを作るべきなのか分かってくるのです。「範囲を決める」の項目でも触れましたが、目的以外の内容を伝えすぎないことも大切なポイントです。

マニュアル作成でコツ以外に意識すべきポイント

マニュアル作成において押さえておくべきコツが理解できたところで、次はコツ以外の部分で意識すべき点について理解していきましょう。コツを押さえて作業の効率を上げると同時に、注意すべき点を理解することでミスの少ないマニュアルを作れるようになります。

どのフォーマットを使用するか

マニュアル作成には「フォーマット」というものが必要になります。それぞれに特徴やメリットがあり、マニュアル作成者にとって、使いやすい・作りやすいフォーマットは違ってきます。

一番良いのは、実際にすべてを触ってみて自分に合っているものを見つけることです。今まで使ってきたものがあればそれを使うと良いでしょう。問題なのは、会社で指定されたフォーマットしか使えないときです。まずはフォーマットの使い方から学ばなくてはいけませんので、できるだけ柔軟に対応していきましょう。

部署ごとに適したマニュアルを作成する

企業というのは、多くの部署が存在しています。当然、それぞれの部署で担当する業務は異なるため、各部署に合ったマニュアルを作らなければいけません。同じマニュアルでは、会社のルールや考え方は共有できたとしても、業務に関して適切にインプットすることができません。

共通で認識を持つべきものはあくまで会社の基本的なルールや考え方だけであり、業務内容はまったく違うものだと認識しておきましょう。

新しいシステムを導入する度にマニュアル作成を行う

会社のシステムというのは、定期的にアップデートされたり新規で導入したりするものです。そのため、使い方を全社員にレクチャーしなくてはいけません。そこで活用されるのがマニュアルです。業務効率を高めるには、導入した時点でマニュアルが必要になります。

マニュアル作成者は、新しいシステムを導入すると聞かされた時点でマニュアル作成の準備に入りましょう。どのようなシステムなのか、いつから導入するのか、どの部署が使うのかを聞き出しておきます。導入した時点で読みやすいマニュアルを使えるようにしておくことが大事なのです。

マニュアル作成にかけるコスト

マニュアル作成はコスト0で行うことはできません。マニュアル作成者に人的コストがかかりますし、完成したマニュアルを人数分印刷したり外部にお願いしたりすると、その分コストがかかってきます。そのため、いかにコストを抑えるかが重要になるのです。

特にコストに関しては、工夫次第で抑えることができるので実践してみましょう。たとえば、マニュアルを紙媒体で配布するのではなく、各パソコンなどにデータとして配布したり、クラウドで確認できる仕様にするなどです。すると、紙代だけでなく印刷機の電気代、インク代も節約することができるのです。

多くの社員が陥りがちなトラブルは何か

業務を行っていく上で、特に問題やトラブルになりやすい事象があります。「ベテランは大丈夫だが、新入社員だとトラブルになりやすい」こともあれば、「若い社員は大丈夫だが、ベテランになるほどミスが多くなる(システム関係など)」こともあるのです。

そういった部分は、必ずマニュアル化して問題やトラブルを少なくする努力をしましょう。マニュアルは、新しいことを覚えるためにも使いますが、ミスを減らすためにも用いられるものです。ミスを減らしていくことで、業務の効率化は加速していきます。社員や上司に聞き込みなどをして問題点を見つけ出しましょう。

社員や外部のコンサルタントとのコミュニケーションができているか

マニュアルというのは、作成者一人だけの力で作られるものではありません。もし一人の力で作れたとしても、それが完璧なマニュアルになることはないでしょう。大事なのは、社員やコンサルタントと綿密なコミュニケーションを取れているかどうかです。

読み手の意見や気になっていることを聞かずに完成させてはいけません。マニュアルを最も必要としているのは、マニュアル作成者ではなく読み手・利用者です。何が分かりにくかったのか、どういった部分にトラブルが多いのか、マニュアルに落とし込める部分はすべて聞いておきましょう。

マニュアル作成のコツを知るための方法

マニュアルを効率よく作成するには、コツやポイントを押さえておく必要がありますが、どのようなコツがあるのかを調べるのもマニュアル作成者の仕事です。一番はじめに思いつくのはネットで情報を集めることだと思いますが、ネットには間違った情報もあります。そのため、以下のような方法も試してみてください。

先輩に質問する

会社の先輩に聞くのが最も簡単で確実な方法です。直接コツやポイントなどが聞けるので、その場で作成の指導をしてもらえることもあります。できればマニュアル作成に携わったことのある先輩を選ぶようにしましょう。業務の内容を知っていても、マニュアル作成をしたことがない先輩であればコツなどを聞き出せないこともあります。

マニュアル作成に関する本を読む

マニュアル作成に関する情報はネットなどにも多く存在していますが、専門書などの紙媒体の資料の方が詳しく書かれています。それに加えて、基本的に信頼できる情報しか書かれていませんので作成時に困ることはありません。どの専門書にすれば良いのか分からない場合は、レビューなどを事前に調べておくと良いでしょう。

他の会社が用意しているマニュアルを参考にする

他の会社が利用しているマニュアルを参考にしてみるのも一つの手です。自分が作っているマニュアルとどういった違いがあるのか、読みやすいようにどんな工夫をしているのか、などが分かります。マニュアル作成に携わっているからこそ分かる技術もあるはずです。ただし、そっくりそのまま作成すると資料のコピペと同じで問題に発展する可能性もあるので注意してください。

専門家に相談する

どの分野でもそうですが、やはり専門家に相談するのが確実な方法です。コツだけでなく、できあがったマニュアルなども評価してくれます。どうすればわかりやすいマニュアルになるのか、どのようなところが間違っているのかを直接指導してくれるので、すぐに修正することができるでしょう。

「Teachme biz」では、無料セミナーを開催しています。無料体験会だけでなく、わからないところを専門家に直接質問できる勉強会も開催していますので、ぜひ一度参加してみてください。

仕事のマニュアル作成に用いるフォーマット選びのコツ

実際にマニュアル作成をすることになった場合、フォーマットと呼ばれるものを使うことになります。どのフォーマットを使うかによって完成するマニュアルも違いますし、時間効率も変わってくるのです。そこでここからは、マニュアル作成に用いるフォーマット選びのコツについて解説します。

フォーマットのメリット・デメリットをチェックする

各フォーマットにはメリット・デメリットがあります。作りやすさを重視したフォーマットもあれば、作り込みを重視したフォーマットもあります。重要なのは、メリットだけでなくデメリットまで理解しておくことです。

メリットの部分だけでなくデメリットを知っておくことで、事前に対応策を準備できます。マニュアル作成は非常に大変な作業ですので、フォーマット選びから慎重に行いましょう。

いくつかのフォーマットを比較する

フォーマットが多くあって決まらない場合は、それぞれを比較してみましょう。比較する対象は複数ありますが、「対応OS」「価格」「使いやすさ」「図や表の作成手順」「そのフォーマットにしかない特徴」などを比較してみてください。

基本項目として特に重要なのが「対応OS」と「使いやすさ」です。対応していないフォーマット(Macを使っているのにMicrosoftのWordなど)であれば使うことができません。また、マニュアル作成は時間のかかる作業ですので、使いやすいフォーマットでなければ作業効率が落ちてしまいます。

気になるフォーマットのレビューをチェックする

気になるフォーマットが見つかったら、一度ネットなどを使ってレビューをチャックしてみてください。レビューというのは、実際に使ってみた人の感想です。どのようなフォーマットだったのか、使いやすかったのか、実際に作成したマニュアルの評判はどうだったのか、などを見ることができます。

レビューだけでなく同時に口コミなども検索するようにしてみましょう。このとき一人の意見だけでなく多くの人の意見を見て総合的に判断することが大切です。良いレビューは、細かいところまで評価しています。

トライアルで使い心地をチェックする

各フォーマットをトライアル(お試し版)で一度使ってみるのも一つの手です。トライアルであれば期間中は無料で使えますので、実際に使ってみて自分に合ってないと感じたらそのまま使わずに契約しなければ問題ありません。

使い心地を確かめる際には、文字の打ちやすさだけでなく図や表の作りやすさなども大事になってきます。一度すべてのフォーマットで簡単なマニュアル作成をしてみて、どのマニュアルが一番作りやすく、読み手にとって読みやすかったかを確認してみるのも良いでしょう。

まとめ

マニュアル作成のコツを押さえることで作成効率が上がります。最初は試行錯誤するかもしれませんが、難しいことはありません。マニュアルは業務に必要なものです。できる限り品質を高めましょう。

「Teachme Biz」は画像・動画・テキストを駆使することで、より分かりやすく、より業務効率化を図ることを可能にしたビジュアルSOPプラットフォームです。

SOP(Standard Operating Procedures)とは、安全確保や品質保持などのために具体的な作業や手順を作業ごとに順序立てて説明したものです。ビジュアルSOPでは、このSOPをテキストだけでなく、画像や動画を効果的に使うことで、より誰でも簡単に内容を理解できるマニュアルを作成することができます。

「Teachme Biz」は「伝えることを、もっと簡単に」をモットーに掲げており、作成・共有・管理をシンプルにすることで、誰でも簡単に使うことができるマニュアル作成ツールになっています。

マニュアル作成ではシンプルであること、わかりやすいことが非常に重要になってきます。
マニュアル作成にお悩みの方、業務効率化を図りたい方はぜひ一度「Teachme Biz」にご連絡ください。

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