わかりやすいマニュアルの目次・構成とは?ポイントと3つのメリット

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わかりやすいマニュアルの目次・構成とは?ポイントと3つのメリット

わかりやすいマニュアルの目次・構成とは?ポイントと3つのメリット

わかりやすいマニュアルを作成するには、詳細な目次や構成をあらかじめ作っておくことが大切です。どれだけ細かく目次と構成を用意できるかによって、作り手としては作りやすく、読み手にとってはわかりやすいマニュアルになります。
ここでは、マニュアルにおける目次や構成の意義のほか、構成を組み立てる際のポイントについてご紹介します。

マニュアルにおける目次や構成の意義

目次や構成は、マニュアルを作成する際の、全体の骨組みとなります。建物であれば、細部を仕上げる前に、丈夫な土台や柱などの骨組みを作るように、マニュアルにもしっかりとした骨組みが必要なのです。
骨組みとなる目次や構成があることで、マニュアルに掲載する業務の全体像を見渡すことができます。マニュアルを作成する際は、いきなり本文の執筆に取りかかるのではなく、まずはきちんと構成を作成し、目次にして並べてみることで、質の高いマニュアルとすることができます。

マニュアルの良し悪しは目次で決まる?

マニュアルを作成する段階で構成を考えたら、それを目次として書き出していきます。それによって、業務全体を見渡すことができ、見落としている業務フローや作業手順をチェックすることができます。
また、良いマニュアルというものは、本文がわかりやすいことも重要ですが、「知りたいことがすぐに見つかる」ことも重要です。マニュアルの目次から読むべき項目を探す際、すぐに該当する箇所が見つからなければ、読み手はマニュアルを読む気が削がれてしまいます。マニュアルがきちんと読まれるように、見やすくわかりやすい目次を作る必要があるのです。

目次・構成を整理することの3つのメリット

目次や構成がきちんと整理されているマニュアルを作ることで、作り手にも読み手にもメリットがあります。
ここでは、その3つのメリットを見ていきましょう。

マニュアル担当者が作成しやすい

マニュアル全体の構成を立てずにいきなり本文を作成し始めると、テーマと関係のない内容を冗長に書いてしまったり、肝心なポイントが抜けてしまったりして、「結局、何を伝えたいのかわからないマニュアル」になってしまうおそれがあります。あれもこれも記載しなければと、思い付く情報を手あたり次第に入れようとすると、作成者の負担が大きくなるばかりか、マニュアルの質も下がってしまいます。
あらかじめしっかりと構成を決め、それに沿って執筆することで、本筋から逸れずに一貫した内容のマニュアルを作ることができます。

読み手の読みたい箇所がすぐに見つかる

読み手にマニュアルを活用してもらうためには、知りたい内容をすぐに見つけられる目次を用意することがポイントとなります。どれだけ良い内容のマニュアルであっても、目次で読むべき項目が見つけられなければ、目を通すことすらしてもらえない可能性があります。
目次が整理されていて、構成が細かく記載されているマニュアルであれば、読みたい箇所がすぐに見つかるため、活用してもらいやすくなります。

マニュアル全体の流れがわかる

目次で構成がわかりやすく網羅されていれば、マニュアル全体の流れを一目で把握することができます。つまり、そのマニュアルの本題である業務フローや社内ルールの概要を、目次ページだけで理解することができるのです。
多くの人は、初めての業務に入る前に、概要や全体の流れをつかもうとします。マニュアルにおいても、まずは目次で全体の流れがわかるようにしておくと、読み手にとって親切なのです。

わかりやすいマニュアルの目次・構成とは?ポイントと3つのメリット

目次・構成を作成する際のポイント

マニュアルの使用者が実際にマニュアルを開くのは、ある業務に関してわからないことがあって、作業が止まってしまったり、トラブルに直面したりしたときがほとんどです。その際、最初にチェックするマニュアルの目次は、「困っているときに、すぐに知りたいことがわかる」ことが大切です。
目次や構成を作成する際に、具体的にどのようなポイントに注意すべきか、見ていきましょう。

構成は時系列で区切る

マニュアルに記述する業務内容が時系列で並ぶように、構成を作成していきます。リストアップする際は、業務をできるだけ網羅できるように、業務の最初から最後にかけてどんどん書き出していきます。
マニュアルは、完成した後も改善して、バージョンアップしていくものです。そのため、この段階ですべて完璧に業務を網羅する必要はありません。リストアップが完了したら、それらが時系列で仕事の流れに沿っているか、もう一度見直します。間違っていたら、その箇所を並べ替えましょう。

機能別ではなく目的別に作る

マニュアルの目次や構成は、使用者の目的別に組み立てていきます。マニュアルを作るとなると、作成者の視点で機器やシステムの機能別に書いてしまいがちです。しかし、マニュアルは、業務の目的別に、使用する側の視点で書かれているほうが使いやすくなります。

例えば、ある顧客情報の管理システムに関するマニュアルについて見ていきましょう。顧客管理システムに登録してある顧客情報を変更したいときに、変更方法がわからずマニュアルを使う人がいるとします。マニュアルの目次を開くと、「顧客情報を登録する」「顧客情報を検索する」といったシステムの「機能別」の見出しが並んでおり、顧客情報の変更方法についてはわかりません。
そこで、「顧客情報を検索する」ページを読んでみると、顧客情報の検索画面に「情報の変更」ボタンが表示されるため、ここで顧客情報の編集や削除ができるシステムであることがわかりました。
この場合、マニュアルには「顧客情報を登録する方法」「顧客情報を変更する方法」「顧客情報を削除する方法」と、目的別の見出しがあったほうが、読み手にとって使いやすくなります。

知りたいことがどこに書かれているか、目次でわかるようにする

目次には、マニュアルの本文に書かれているすべての見出しを並べることが大切です。目次を見ても知りたい情報に関する見出しが見当たらず、実際に関連性の高そうな本文のページを見なければ、知りたい情報が載っているかどうかわからないマニュアルは、読み手にとってストレスの溜まるものです。その結果、マニュアルが活用されなくなっていく可能性があります。
マニュアルの内容がどれほど充実していてわかりやすく書かれていても、知りたいことがすぐに見つからなければ使用者は読む気になれません。業務や作業の手順を網羅したマニュアルの記事内容が整ったら、目次も手を抜かずに、知りたいことはすべて目次から見つけられるようにしましょう。

主要な見出し以外に小見出しも必要

見やすくて知りたいことが必ず見つけられるのであれば、目次の項目は多少細かくても問題ありません。例えば、1つの見出しの中に「Aの場合」「Bの場合」と小見出しでさらに枝分かれする説明がある場合は、これらの小見出しもすべて目次に載せましょう。

ほかにも、コラム記事のように「困ったときは」「便利な使い方」「その他」といった小見出しがある場合、その小見出しも目次に記載しましょう。
マニュアル使用者の多くは、ある業務に関して困ったときやトラブルに直面したときにマニュアルを開きます。そのため、「困ったときは」といった小見出しが目次に記載されていれば、すぐに目的のページにたどり着くことができます。

マニュアルの更新に伴って、目次も追加・修正する

忘れてはならないのが、マニュアルの内容を更新した際に、目次も忘れずに追加・修正することです。マニュアルは一度作成したらそれで完了というものではなく、業務内容の変更や会社の状況などに応じて、随時改善や変更が行われるものです。その際は、目次も忘れずに編集し、奥付などで改訂した年月日もしるしておくようにしましょう。
目次を常に最新の内容にしておくことと、いつバージョンアップしたものかを明記することで、どのマニュアルを参照して業務にあたればいいのかがわかるようになります。

クラウドでマニュアルの構成・管理ができるサービスも

マニュアルというと、紙に印刷した本や冊子のほか、PCで閲覧する文書ファイルなどで用意する企業も多いと思います。
しかし、現在ではクラウド型のプラットフォームでマニュアルを作成・管理できるサービスも登場しています。

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スマホやタブレットなど、さまざまなデバイスで閲覧できますので、マニュアルの活用度もアップします。業務内容や部署・店舗等に応じてフォルダでマニュアルを分類しておけば、適切な権限管理をしながら、クラウド上でマニュアルを構成することもできます。

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