『マニュアルの作り方』記事一覧|「Teachme Biz」ブログ

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ブログ マニュアルの作り方 一覧

  • 動画マニュアルの作り方や作成手順のコツとは?動画のメリットも紹介!

    企業におけるマニュアルというと、昔は紙に印刷した冊子やパンフレットの形式が主流でした。しかし、パソコンやインターネットの普及によって、PDFファイルなどによる、印刷コストのかからないマニュアルも登場しています。さらに最近では、より効率的に業務の手順を学べる「動画マニュアル」も注目を集めています。 ここでは、そんな動画マニュアルのメリットや作成方法、よりわかりやすい動画マニュアルを作成するためのポイントなどについてご紹介します。 動画マニュアルとは? 動画マニュアルには、いくつかの種類があります。さまざまな業務に適した動画マニュアルを作成するためにも、まずは動画マニュアルの特徴や種類について確認していきましょう。 動画マニュアルの特徴 ... 企業におけるマニュアルというと、昔は紙に印刷した冊子やパンフレットの形式が主流でした。しかし、パソコンやインターネットの普及によって、PDFファイルなどによる、印刷コストのかからないマニュアルも登場しています。さらに最近では、より効率的に業務の手順を学べる「動画マニュアル」も注目を集めています。 ここでは、そんな動画マニュアルの...

  • マニュアル(業務手順書)の作成方法とうまく運用するため6つのコツ

    見やすくわかりやすいマニュアル(業務手順書)をスムーズに作成するためには、マニュアルの役割をとらえ、きちんとポイントを押さえた作成方法で仕上げていくことが大切です。マニュアルをすぐに作り始めるのではなく、まずは構成や内容をよく確認することが重要です。 そこで、マニュアルの役割や基本的な作成手順、よりわかりやすいマニュアルにするためのテクニックなどをご紹介します。 マニュアルとは? マニュアルは手順書とも呼ばれ、特定の業務や作業などに対して、具体的にどのようなフロー(流れ)で行っていくのかをわかるようにした文書等のことです。 マニュアルと聞くと、どのような仕事にも必要不可欠なもので、あらゆる業務にマニュアルや手順書を完備しなければならないというイメージを... 見やすくわかりやすいマニュアル(業務手順書)をスムーズに作成するためには、マニュアルの役割をとらえ、きちんとポイントを押さえた作成方法で仕上げていくことが大切です。マニュアルをすぐに作り始めるのではなく、まずは構成や内容をよく確認することが重要です。 そこで、マニュアルの役割や基本的な作成手順、よりわかりやすいマニュアルにするた...

  • レイアウト、動画などマニュアル作成の見本になるおすすめサイト7選

    マニュアルは、業務をスムーズに行うために参照する書類です。いつでも誰でもその業務ができるよう簡潔に説明し、すぐに行動に移せる内容であることが求められます。 ここでは、マニュアルを作成する際に見本となる、おすすめのサイト7選をご紹介します。 一般財団法人テクニカルコミュニケーター協会 一般財団法人テクニカルコミュニケーター協会(TC協会)は、製品やサービスの使用説明を扱う専門家の団体として、1992年に設立されました。 マニュアルや取扱説明書などの使用説明の品質改善と向上を目指して活動していますが、その中で最も代表的な活動が「日本マニュアルコンテスト」の開催です。 マニュアルコンテスト憲章を制定し、日本マニュアルコンテストを主催 ... マニュアルは、業務をスムーズに行うために参照する書類です。いつでも誰でもその業務ができるよう簡潔に説明し、すぐに行動に移せる内容であることが求められます。 ここでは、マニュアルを作成する際に見本となる、おすすめのサイト7選をご紹介します。 一般財団法人テクニカルコミュニケーター協会 一般財団法人テクニカルコミュニ...

  • わかりやすいマニュアルの目次・構成とは?ポイントと3つのメリット

    わかりやすいマニュアルを作成するには、詳細な目次や構成をあらかじめ作っておくことが大切です。どれだけ細かく目次と構成を用意できるかによって、作り手としては作りやすく、読み手にとってはわかりやすいマニュアルになります。 ここでは、マニュアルにおける目次や構成の意義のほか、構成を組み立てる際のポイントについてご紹介します。 マニュアルにおける目次や構成の意義 目次や構成は、マニュアルを作成する際の、全体の骨組みとなります。建物であれば、細部を仕上げる前に、丈夫な土台や柱などの骨組みを作るように、マニュアルにもしっかりとした骨組みが必要なのです。 骨組みとなる目次や構成があることで、マニュアルに掲載する業務の全体像を見渡すことができます。マニュアルを... わかりやすいマニュアルを作成するには、詳細な目次や構成をあらかじめ作っておくことが大切です。どれだけ細かく目次と構成を用意できるかによって、作り手としては作りやすく、読み手にとってはわかりやすいマニュアルになります。 ここでは、マニュアルにおける目次や構成の意義のほか、構成を組み立てる際のポイントについてご紹介します。 ...

  • マニュアルの書式はどうすれば見やすくなる?読みやすいフォントの選び方

    マニュアルの読みやすさは、読み手に理解しやすい内容であることが前提です。 しかし、書式やフォントが読みやすいといったデザイン面の要素も重要です。書式やフォントは文面の読みやすさに大きな影響を与えるため、適当に設定したものと、きちんと読みやすさを考慮して選んだものとでは、マニュアルの質にも大きな差が出てきます。 そこで、マニュアルの書式について、書式を使い分けるポイントや、フォントのサイズや色の選び方についてご紹介します。 マニュアルの書式が重要な理由 マニュアルの「読みやすさ」を追求するためには、書式についてきちんと考慮する必要があります。特にマニュアルの場合は、業務を行う上で読んでもらわなければならないという必要性があるため、読みやすさには徹底し... マニュアルの読みやすさは、読み手に理解しやすい内容であることが前提です。 しかし、書式やフォントが読みやすいといったデザイン面の要素も重要です。書式やフォントは文面の読みやすさに大きな影響を与えるため、適当に設定したものと、きちんと読みやすさを考慮して選んだものとでは、マニュアルの質にも大きな差が出てきます。 そこで、マニュア...

  • 読まれるマニュアルとは?活用されやすいマニュアルの書き方のコツ

    読まれるマニュアルとは?活用されやすいマニュアルの書き方のコツ マニュアルを作成する担当者は、そのマニュアルがきちんと「読まれる」ように注意しなくてはなりません。どれだけ時間と手間をかけてマニュアルを作成したとしても、実際にその業務を担当する従業員に読んでもらえないのでは、意味がなくなってしまいます。 しかし、せっかく作成したマニュアルが読まれていないことが多いのも現実です。この原因は、マニュアルの内容がわかりにくいためでもあります。 そこで、読まれるマニュアルにするためにはどうすればいいのか。マニュアルを作成する担当者が心掛けるべきポイントや、作成の際に取り入れたいテクニック、読んでもらえないマニュアルの特徴などについてご紹介します。 マニュ... 読まれるマニュアルとは?活用されやすいマニュアルの書き方のコツ マニュアルを作成する担当者は、そのマニュアルがきちんと「読まれる」ように注意しなくてはなりません。どれだけ時間と手間をかけてマニュアルを作成したとしても、実際にその業務を担当する従業員に読んでもらえないのでは、意味がなくなってしまいます。 しかし、せっかく作成した...

  • 【マニュアル作成から運用まで】マニュアルで挫折しないコツとは?

    マニュアルを作るためには予想以上に様々なことを考える必要があり、挫折してしまった方も多いのではないでしょうか? そんな中でも 「どれくらい詳しく書けばいいのか?」 「そもそもどんな業務をマニュアルにすればいいのか?」 といった悩みを持つ方は多いと思います。 こうした悩みの原因は正しいマニュアルの作成方法を知らないことにあります。正しい手順を知り、作成時のポイントをおさえていればマニュアルを作成し、実際に運用することはそこまで難しいことではありません。 そこで今回はマニュアル作成のポイント、手順から運用のコツまで解説していきます。 この記事を読めば、マニュアル作成がずっと楽になるはずです! マニュアル作成 の目的 ... マニュアルを作るためには予想以上に様々なことを考える必要があり、挫折してしまった方も多いのではないでしょうか? そんな中でも 「どれくらい詳しく書けばいいのか?」 「そもそもどんな業務をマニュアルにすればいいのか?」 といった悩みを持つ方は多いと思います。 こうした悩みの原因は正しいマニュアルの作...

  • 身近なムダは仕組み化で解決!?定義・メリット・方法をポイント解説!

    もしあなたが「今やっている仕事全部ムダです。」と言われたらどうでしょう。 いい気はしませんよね。それは誰しもムダなことをやろうとしているわけではないからです。ではそのムダな状態が生まれないためにできることは何なのか。有効な解決方法を紹介しながら考えていきましょう。 ムダの正体 一口に「ムダ」と表現しても、それが具体的にどんな状況か考えたことがある人は少ないのではないでしょうか。 ここで業務に関する3つの観点、Why(なぜやるのか)、What(何をやるのか)、How(どうやるのか)で整理してみます。 この3つはそれぞれ ・Why(なぜやるのか):目的・ねらい ・What(何をやるのか):施策の設定 ・How(どうやるのか):具... もしあなたが「今やっている仕事全部ムダです。」と言われたらどうでしょう。 いい気はしませんよね。それは誰しもムダなことをやろうとしているわけではないからです。ではそのムダな状態が生まれないためにできることは何なのか。有効な解決方法を紹介しながら考えていきましょう。 ムダの正体 一口に「ムダ」と表現しても、それが具体的...

  • 業務効率化 に取り組むべき7つの「ムダ」を 事例 でチェック!

    業務効率化 について、皆さんは普段このような悩みを抱えていないでしょうか? 「この業務のこの工程は本当に必要なのか...」 「どうにか時間をかけないで仕事できないか」 このように悩んでいても、後回しになりがちで中々本腰を入れて取り組めていないのが現状でしょう。ですが、本当にそのままでいいのでしょうか? 今この時代になぜ 業務効率化 が必要で、対処することでどんな恩恵があるかお伝えします。 なぜ 業務効率化 は必要なのか 昨今話題に話題になっている「働き方改革」。なぜここまで政府は肩入れしているのでしょうか。 具体的に数字で考えてみましょう。 今の労働力は「労働力=労働力人口(人)×労働時間(時間)×生産性(%)」で表すことができま... 業務効率化 について、皆さんは普段このような悩みを抱えていないでしょうか? 「この業務のこの工程は本当に必要なのか...」 「どうにか時間をかけないで仕事できないか」 このように悩んでいても、後回しになりがちで中々本腰を入れて取り組めていないのが現状でしょう。ですが、本当にそのままでいいのでしょうか? 今この時代...

  • テンプレを使ってサクッとマニュアル作成!サンプル・テンプレート集・例

    マニュアルは、うまく作れば様々な業務をわかりやすく伝えることができますが、マニュアル作成で苦戦している人は多くいます。マニュアルを作るのはそれなりに大変なことですが、一回作成してしまえば長期的なメリットを生み出します。 しかし、実際に作成するとなると気が重くなりがちですよね。 もっと簡単に早くマニュアルを作れれば、と画面を見ているあなたもまさに今、困っているはずです。 今回はマニュアルのテンプレ、サンプルをお探しの皆様に様々なサイトのご紹介とマニュアルを作成する際の4つのステップをご紹介したいと思います。 マニュアルの例、テンプレを使うことによって作業時間が大幅に縮小されることでしょう。また、マニュアル作成のポイントを参考にすることで、わか... マニュアルは、うまく作れば様々な業務をわかりやすく伝えることができますが、マニュアル作成で苦戦している人は多くいます。マニュアルを作るのはそれなりに大変なことですが、一回作成してしまえば長期的なメリットを生み出します。 しかし、実際に作成するとなると気が重くなりがちですよね。 もっと簡単に早くマニュアルを作れれば、と画...

  • マニュアルを「わかりやすく」するための3つのポイント

    「わかりやすさ」ってなんですか? マニュアル作成に着手されたばかりの方から「どうすればわかりやすいマニュアルを作れますか?」と質問をいただくことがあります。 わかりやすさってなんでしょう? いつもお答えしているのが「マニュアルを読んだ人が、同じように作業を実行できるように=再現性があるように書いてください。」と言うことです。 ・・・と言っても、じゃあ再現性があるってどういうこと?・・・ですよね。 そこでわかりやすい(=再現性のある)マニュアル作成のポイントを整理しましょう。 粒度:「作業の区切り」を意識する 一挙手一投足を細々と指示する必要はありません。例えば、先輩から後輩に教えるようなイメージで「まずあれを」「次にこれを」の単位で区... 「わかりやすさ」ってなんですか? マニュアル作成に着手されたばかりの方から「どうすればわかりやすいマニュアルを作れますか?」と質問をいただくことがあります。 わかりやすさってなんでしょう? いつもお答えしているのが「マニュアルを読んだ人が、同じように作業を実行できるように=再現性があるように書いてください。」と言うことで...

  • マニュアルの説明を「音声入力」するのもアリ

    Teachme Bizは、写真を撮って文字を入力するだけで、簡単にマニュアルが作成できます。ですが、その「文字を入力するのも面倒だ・・・。」という方もいらっしゃいます。そんな方のために、音声入力によるマニュアル作成の方法をご紹介します。 音声認識機能、使っていますか? iPhone,Androidともに、スマートフォンには「音声認識機能」がついています。マイクに話しかけるときちんと言葉を認識し、こちらの望む答えや結果を返してくれます。iPhoneではその機能はSiriと呼ばれており、少し無理難題をSiriにして困った様子を楽しむ、というような遊びに使われたりもしています。 しかし、その機能が実用的に役目を果たしているケースは少ないです。下のように、天気を聞けば教... Teachme Bizは、写真を撮って文字を入力するだけで、簡単にマニュアルが作成できます。ですが、その「文字を入力するのも面倒だ・・・。」という方もいらっしゃいます。そんな方のために、音声入力によるマニュアル作成の方法をご紹介します。 音声認識機能、使っていますか? iPhone,Androidともに、スマートフォンには「音声認識機...

  • マニュアルが増えたら、どう整理すればいい?

    マニュアルが誰でも簡単に作成できる、というのはマニュアル活用のサイクルを回すための大事なポイント!一方で、「でも、マニュアルが増えたらどうなるの?どうやって整理するの?」という疑問も生まれてきます。 今回はマニュアルの整理方法について、これまでの導入事例などから、3つのタイプを紹介したいと思います。 タイプ1:きっちり型 マニュアル作成にとりかかる前に、きっちりと業務全体像の把握とマニュアルのテーマ決めをする方法です。作成担当者や納期を決めれば、短期間に一気にマニュアル作成ができます。「本棚をきっちり作ってから、本(マニュアル)を買っていく」というイメージです。大企業が本社主導で行う場合などに多いです。 ・本部主導で進めたい ・短期集中で網羅的にマニ... マニュアルが誰でも簡単に作成できる、というのはマニュアル活用のサイクルを回すための大事なポイント!一方で、「でも、マニュアルが増えたらどうなるの?どうやって整理するの?」という疑問も生まれてきます。 今回はマニュアルの整理方法について、これまでの導入事例などから、3つのタイプを紹介したいと思います。 タイプ1:きっちり型 マ...

  • マニュアルを「階層化」しても弊害だらけ

    階層の分け方は、答えがひとつではない 「マニュアルは何階層まで分類できますか?」という質問をいただくことがあります。会社全体のマニュアルを会社全体>部門別>用途別のように多層的に分類したいというご要望です。 ところが、この階層化は決定的な弱点を持っています。それは、階層の分け方をひとつに決められないということです。 例えば、以下の2つのパターン。どちらが適切かは場合によりけりです。 ・パターン1)本社>経理部>申請関連>平成26年度 ・パターン2)本社>平成26年度>申請関連>経理部 このようにマニュアルの階層化には、『複雑になりすぎる』『分りにくくなる』という弊害が伴います。 マニュアルは「1階層」でも十分。 Teachme Bizで... 階層の分け方は、答えがひとつではない 「マニュアルは何階層まで分類できますか?」という質問をいただくことがあります。会社全体のマニュアルを会社全体>部門別>用途別のように多層的に分類したいというご要望です。 ところが、この階層化は決定的な弱点を持っています。それは、階層の分け方をひとつに決められないということです。 例えば、...

  • マニュアルのツール選びは「3つの視点」を忘れずに

    マニュアルをとりまくツールは様々 マニュアルに関する手段(ツール)は、手書きのメモにはじまり、文書作成ツール、動画作成ツールなど様々。どの方法が一番よいのか悩んでしまうのもムリはありません。しかしツール選びの視点は、とてもシンプルです。 1.マニュアルの作成・更新のしやすさ 何はさておき、マニュアルが作れないことにははじまりません。簡単に、手間をかけずに、わかりやすいマニュアルが作れることが重要です。 文書作成系ソフトや動画編集系ソフトは多彩な表現ができる反面、作成の手間がかかります。「マニュアル作りは面倒」というイメージは、その体験が元になっているのかもしれません。 2.マニュアルの共有・配信のしやすさ せっかく作ったマニュアルも、使ってもらえな... マニュアルをとりまくツールは様々 マニュアルに関する手段(ツール)は、手書きのメモにはじまり、文書作成ツール、動画作成ツールなど様々。どの方法が一番よいのか悩んでしまうのもムリはありません。しかしツール選びの視点は、とてもシンプルです。 1.マニュアルの作成・更新のしやすさ 何はさておき、マニュアルが作れないことにははじまり...

  • マニュアルは「完成度60%」でも十分伝わる

    マニュアルを「カンペキ」に作るのはムリ マニュアル作成時には、つい「カンペキ=完成度100%」を目指してしまいがちです。しかし、これがなかなか大変。 内容にヌケモレや間違いがなく 図表がわかりやすく 文章も誰が読んでも分かるように しかもキレイに見やすく もし、こんなマニュアルを作ろうとすると、相当なスキルと時間、労力が必要になります。 人から人に直接教えるくらい「カジュアルに」 カンペキなマニュアルは、言い方を変えれば過剰なマニュアルとも言えます。例えば、先輩から後輩に仕事を教えるような場面を想像してください。丁寧に教えてくれることはあっても、多少のヌケモレやざっくりとした説明もあるはずです。それでも十分に仕事のやり方は伝わります... マニュアルを「カンペキ」に作るのはムリ マニュアル作成時には、つい「カンペキ=完成度100%」を目指してしまいがちです。しかし、これがなかなか大変。 内容にヌケモレや間違いがなく 図表がわかりやすく 文章も誰が読んでも分かるように しかもキレイに見やすく もし、こんなマニュアルを作ろうとすると、相当なスキルと時...

  • マニュアルを「新入社員」が作ると、意外とうまくいく

    マニュアルは知識がないと作れない? マニュアルは、誰が作成するのがよいのでしょうか?一般的にマニュアルは、業務ルールや手順を【教える】ためのものと考えられているので、業務の知識や経験を持った先輩社員が作成するケースが多いです。 この場合、先輩社員は通常業務にも忙しく、ついマニュアル作成に手が回らなかった、、、なんてことも起こりがちです。 発想の転換で「新入社員」がマニュアルを作ってみたら この課題に、発想の転換で取り組んだ企業様があります。gCストーリー株式会社様は、新人研修の一環として【教わる】側の新入社員がマニュアルを作る、という取り組みを行いました。 新入社員が率先して、社内の業務ルールや作業方法など、教わりながらひとつひとつマニュアル... マニュアルは知識がないと作れない? マニュアルは、誰が作成するのがよいのでしょうか?一般的にマニュアルは、業務ルールや手順を【教える】ためのものと考えられているので、業務の知識や経験を持った先輩社員が作成するケースが多いです。 この場合、先輩社員は通常業務にも忙しく、ついマニュアル作成に手が回らなかった、、、なんてことも起こりがち...

  • マニュアルはデザインに凝るほど深みにハマる

    まず考えてしまうのが「デザイン」 マニュアル作成に着手しよう!という場面で、まず考えるのが「デザイン(フォーマット)」です。ところが、これがなかなか難しい。 画像やイラストは、どんなサイズでどう配置する? タイトルや説明文は、どこにどれくらい書く? 項目番号のルールはどうする? フォントはどうする?色はどうする? 画像への注意書きはどうやって書きこむ? などなど、考えればキリがありません。 よかれと思った「デザイン改善」が悲劇の始まり 作り始めて実際にマニュアルが形になってくると、「もっとこうしたほうが見やすいかな。」「ここ、変えたいな。」と、どうしても気になり始めます。さらに周囲からもアドバイスや提案(や文句)が聞こえてき... まず考えてしまうのが「デザイン」 マニュアル作成に着手しよう!という場面で、まず考えるのが「デザイン(フォーマット)」です。ところが、これがなかなか難しい。 画像やイラストは、どんなサイズでどう配置する? タイトルや説明文は、どこにどれくらい書く? 項目番号のルールはどうする? フォントはどうする?色はどうする? ...

  • PC画面を画像化(キャプチャ)してマニュアルに使うには?

    Teachme Bizは、スマホやタブレットのモバイル端末はもちろん、パソコンでもマニュアルを作成できます。店舗や作業現場で写真を撮影する場合はモバイル端末が適していますが、「パソコンの操作方法を仲間に説明したい。」「文書の記入方法をわかりやすく説明したい。」という場面では、パソコンの画面そのものを画像にしてマニュアルに使います。 この場合に重宝する「PC画面」をさくっと画像化(キャプチャ)できる便利なツールや方法をご紹介します。 Windowsの場合 Windowsには「プリントスクリーン(Printscreen)」という標準機能があります。これは文字通りスクリーン全体をコピーする機能です。 ところが、これがなかなか不便。コピーした画像をペイントツー... Teachme Bizは、スマホやタブレットのモバイル端末はもちろん、パソコンでもマニュアルを作成できます。店舗や作業現場で写真を撮影する場合はモバイル端末が適していますが、「パソコンの操作方法を仲間に説明したい。」「文書の記入方法をわかりやすく説明したい。」という場面では、パソコンの画面そのものを画像にしてマニュアルに使います。 ...

  • マニュアルにも男女差がある(かもしれない)

    マニュアルに携わってきて10年以上。マニュアルについてはあれやこれやと考えてきましたが、初めて「男女差」について考える機会がありました。 導入サポートサービスの現場にて感じたこと。 先日、あるTeachme Biz導入企業様にて「導入サポート」を実施しました。このサービスは「マニュアル活用を始めたいけど、いろいろ大変そう。。」というお客様の”最初の一歩”をお手伝いするものです。具体的には、以下のようなグループワークを数日かけて行います。 ・業務の洗い出し:どんな業務があって、どんなマニュアルが必要かの整理 ・マニュアル作成・運用支援:操作サポート、マニュアル作り方のコツ講座、運用方針決め 今回のお客様は「サービス業」。接客時の説明方法や事務処理方法などのマニ... マニュアルに携わってきて10年以上。マニュアルについてはあれやこれやと考えてきましたが、初めて「男女差」について考える機会がありました。 導入サポートサービスの現場にて感じたこと。 先日、あるTeachme Biz導入企業様にて「導入サポート」を実施しました。このサービスは「マニュアル活用を始めたいけど、いろいろ大変そう。。」とい...