ブログ 作り方 一覧|「Teachme Biz」

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    マニュアルを「わかりやすく」するための3つのポイント

    「わかりやすさ」ってなんですか? マニュアル作成に着手されたばかりの方から「どうすればわかりやすいマニュアルを作れますか?」と質問をいただくことがあります。 わかりやすさってなんでしょう? いつもお答えしているのが「マニュアルを読んだ人が、同じように作業を実行できるように=再現性があるように書いてください。」と言うことです。・・・と言っても、じゃあ再現性があるってどういうこと?・・・ですよね。そこでわかりやすい(=再現性のある)マニュアル作成のポイントを整理しましょう。 粒度:「作業の区切り」を意識する 一挙手一投足を細々と指示する必要はありません。例えば、先輩から後輩に教えるようなイメージで「まずあれを」「次にこれを」の単位で区切って行くと読みやすいマニュ... 「わかりやすさ」ってなんですか? マニュアル作成に着手されたばかりの方から「どうすればわかりやすいマニュアルを作れますか?」と質問をいただくことがあります。 わかりやすさってなんでしょう? いつもお答えしているのが「マニュアルを読んだ人が、同じように作業を実行できるように=再現性があるように書いてください。」と言うことです。・・・と...

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    マニュアルの説明を「音声入力」するのもアリ

    Teachme Bizは、写真を撮って文字を入力するだけで、簡単にマニュアルが作成できます。ですが、その「文字を入力するのも面倒だ・・・。」という方もいらっしゃいます。そんな方のために、音声入力によるマニュアル作成の方法をご紹介します。 音声認識機能、使っていますか? iPhone,Androidともに、スマートフォンには「音声認識機能」がついています。マイクに話しかけるときちんと言葉を認識し、こちらの望む答えや結果を返してくれます。iPhoneではその機能はSiriと呼ばれており、少し無理難題をSiriにして困った様子を楽しむ、というような遊びに使われたりもしています。 しかし、その機能が実用的に役目を果たしているケースは少ないです。下のように、天気を聞けば教えてくれ... Teachme Bizは、写真を撮って文字を入力するだけで、簡単にマニュアルが作成できます。ですが、その「文字を入力するのも面倒だ・・・。」という方もいらっしゃいます。そんな方のために、音声入力によるマニュアル作成の方法をご紹介します。 音声認識機能、使っていますか? iPhone,Androidともに、スマートフォンには「音声認識機能」...

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    マニュアルを「階層化」しても弊害だらけ

    階層の分け方は、答えがひとつではない 「マニュアルは何階層まで分類できますか?」という質問をいただくことがあります。会社全体のマニュアルを会社全体>部門別>用途別のように多層的に分類したいというご要望です。 ところが、この階層化は決定的な弱点を持っています。それは、階層の分け方をひとつに決められないということです。 例えば、、、以下のふたつのパターン。どちらが適切かは場合によりけりです。 ・パターン1)本社>経理部>申請関連>平成26年度 ・パターン2)本社>平成26年度>申請関連>経理部 このように階層化には、複雑になりすぎる、わかりにくくなるという弊害が伴います。 「1階層」でも十分。 Teachme Bizでは、グループの中を「フォルダ」という単位で1階... 階層の分け方は、答えがひとつではない 「マニュアルは何階層まで分類できますか?」という質問をいただくことがあります。会社全体のマニュアルを会社全体>部門別>用途別のように多層的に分類したいというご要望です。 ところが、この階層化は決定的な弱点を持っています。それは、階層の分け方をひとつに決められないということです。 例えば、、、以下の...

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    マニュアルのツール選びは「3つの視点」を忘れずに

    マニュアルをとりまくツールは様々 マニュアルに関する手段(ツール)は、手書きのメモにはじまり、文書作成ツール、動画作成ツールなど様々。どの方法が一番よいのか悩んでしまうのもムリはありません。しかしツール選びの視点は、とてもシンプルです。 1.マニュアルの作成・更新のしやすさ 何はさておき、マニュアルが作れないことにははじまりません。簡単に、手間をかけずに、わかりやすいマニュアルが作れることが重要です。 文書作成系ソフトや動画編集系ソフトは多彩な表現ができる反面、作成の手間がかかります。「マニュアル作りは面倒」というイメージは、その体験が元になっているのかもしれません。 2.マニュアルの共有・配信のしやすさ せっかく作ったマニュアルも、使ってもらえな... マニュアルをとりまくツールは様々 マニュアルに関する手段(ツール)は、手書きのメモにはじまり、文書作成ツール、動画作成ツールなど様々。どの方法が一番よいのか悩んでしまうのもムリはありません。しかしツール選びの視点は、とてもシンプルです。 1.マニュアルの作成・更新のしやすさ 何はさておき、マニュアルが作れないことにははじまり...

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    マニュアルは「完成度60%」でも十分伝わる

    マニュアルを「カンペキ」に作るのはムリ マニュアル作成時には、つい「カンペキ=完成度100%」を目指してしまいがちです。しかし、これがなかなか大変。 内容にヌケモレや間違いがなく 図表がわかりやすく 文章も誰が読んでも分かるように しかもキレイに見やすく もし、こんなマニュアルを作ろうとすると、相当なスキルと時間、労力が必要になります。 人から人に直接教えるくらい「カジュアルに」 カンペキなマニュアルは、言い方を変えれば過剰なマニュアルとも言えます。例えば、先輩から後輩に仕事を教えるような場面を想像してください。丁寧に教えてくれることはあっても、多少のヌケモレやざっくりとした説明もあるはずです。それでも十分に仕事のやり方は伝わります。Teachmeは、人か... マニュアルを「カンペキ」に作るのはムリ マニュアル作成時には、つい「カンペキ=完成度100%」を目指してしまいがちです。しかし、これがなかなか大変。 内容にヌケモレや間違いがなく 図表がわかりやすく 文章も誰が読んでも分かるように しかもキレイに見やすく もし、こんなマニュアルを作ろうとすると、相当なスキルと時間、労力が必要に...

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    マニュアルを「新入社員」が作ると、意外とうまくいく

    マニュアルは知識がないと作れない? マニュアルは、誰が作成するのがよいのでしょうか?一般的にマニュアルは、業務ルールや手順を【教える】ためのものと考えられているので、業務の知識や経験を持った先輩社員が作成するケースが多いです。この場合、先輩社員は通常業務にも忙しく、ついマニュアル作成に手が回らなかった、、、なんてことも起こりがちです。 発想の転換で「新入社員」がマニュアルを作ってみたら この課題に、発想の転換で取り組んだ企業様があります。gCストーリー株式会社様は、新人研修の一環として【教わる】側の新入社員がマニュアルを作る、という取り組みを行いました。新入社員が率先して、社内の業務ルールや作業方法など、教わりながらひとつひとつマニュアルに残していきました。 その結果、新... マニュアルは知識がないと作れない? マニュアルは、誰が作成するのがよいのでしょうか?一般的にマニュアルは、業務ルールや手順を【教える】ためのものと考えられているので、業務の知識や経験を持った先輩社員が作成するケースが多いです。この場合、先輩社員は通常業務にも忙しく、ついマニュアル作成に手が回らなかった、、、なんてことも起こりがちです。 発...

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    マニュアルはデザインに凝るほど深みにハマる

    まず考えてしまうのが「デザイン」 マニュアル作成に着手しよう!という場面で、まず考えるのが「デザイン(フォーマット)」です。ところが、これがなかなか難しい。 ・画像やイラストは、どんなサイズでどう配置する? ・タイトルや説明文は、どこにどれくらい書く? ・項目番号のルールはどうする? ・フォントはどうする?色はどうする? ・画像への注意書きはどうやって書きこむ? などなど、考えればキリがありません。 よかれと思った「デザイン改善」が悲劇の始まり 作り始めて実際にマニュアルが形になってくると、「もっとこうしたほうが見やすいかな。」「ここ、変えたいな。」と、どうしても気になり始めます。さらに周囲からもアドバイスや提案(や文句)が聞こ... まず考えてしまうのが「デザイン」 マニュアル作成に着手しよう!という場面で、まず考えるのが「デザイン(フォーマット)」です。ところが、これがなかなか難しい。 ・画像やイラストは、どんなサイズでどう配置する? ・タイトルや説明文は、どこにどれくらい書く? ・項目番号のルールはどうする? ・フォントはどうする?色はどうす...

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    PC画面を画像化(キャプチャ)してマニュアルに使うには?

    Teachme Bizは、スマホやタブレットのモバイル端末はもちろん、パソコンでもマニュアルを作成できます。店舗や作業現場で写真を撮影する場合はモバイル端末が適していますが、「パソコンの操作方法を仲間に説明したい。」「文書の記入方法をわかりやすく説明したい。」という場面では、パソコンの画面そのものを画像にしてマニュアルに使います。 この場合に重宝する「PC画面」をさくっと簡単に作ることができる便利なツールや方法をご紹介します。 Windowsの場合 Windowsには「プリントスクリーン(Printscreen)」という標準機能があります。これは文字通りスクリーン全体をコピーする機能です。ところが、これがなかなか不便。コピーした画像をペイントツールなど他のツールに貼り付... Teachme Bizは、スマホやタブレットのモバイル端末はもちろん、パソコンでもマニュアルを作成できます。店舗や作業現場で写真を撮影する場合はモバイル端末が適していますが、「パソコンの操作方法を仲間に説明したい。」「文書の記入方法をわかりやすく説明したい。」という場面では、パソコンの画面そのものを画像にしてマニュアルに使います。 この...

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    マニュアルにも男女差がある(かもしれない)

    マニュアルに携わってきて10年以上。マニュアルについてはあれやこれやと考えてきましたが、初めて「男女差」について考える機会がありました。 導入サポートサービスの現場にて感じたこと。 先日、あるTeachme Biz導入企業様にて「導入サポート」を実施しました。このサービスは「マニュアル活用を始めたいけど、いろいろ大変そう。。」というお客様の”最初の一歩”をお手伝いするものです。具体的には、以下のようなグループワークを数日かけて行います。 ・業務の洗い出し:どんな業務があって、どんなマニュアルが必要かの整理 ・マニュアル作成・運用支援:操作サポート、マニュアル作り方のコツ講座、運用方針決め 今回のお客様は「サービス業」。接客時の説明方法や事務処理方法などのマニュアル整備が... マニュアルに携わってきて10年以上。マニュアルについてはあれやこれやと考えてきましたが、初めて「男女差」について考える機会がありました。 導入サポートサービスの現場にて感じたこと。 先日、あるTeachme Biz導入企業様にて「導入サポート」を実施しました。このサービスは「マニュアル活用を始めたいけど、いろいろ大変そう。。」というお客...