業務効率化

業務効率化に欠かせない「SOP」とは? 標準作業手順書の良い例・悪い例を見本でわかりやすく解説


「SOP」と聞くと、皆さんは何を想像しますか?あまり聞き慣れない言葉ですが、SOPは自動車業界や医療・製薬業界などをはじめとした製造業で比較的使用されることが多く、また、海外においては日本以上にその浸透している言葉のようです。わかりやすく言い換えるとSOPは「手順書」や「マニュアル」を指します。

私たちが提供するTeachme Bizは「ビジュアルSOPマネジメントプラットフォーム」という名称でサービスを展開していますが、マニュアルではなく意図して「SOP」という言葉を用いています。わかりやすく言い換えると、動画や画像を使った手順書を管理・共有できるプラットフォームということになります。同じような意味で使用される「マニュアル」と「SOP」にはどのような違いがあるのか、わかりやすく解説します。

SOPとは?

SOPとは、Standard Operating Proceduresの略で、日本語では「標準作業手順書」と表し、「スタンダード・オペレーティング・プロシージャーズ」と発音します。
「Procedure」は「手順」を意味し、SOP(標準作業手順書)は、業務や作業を進めるための手順について詳細に記された指示書のことです。「標準作業」とは、手順に無駄がなく、安全で効率的な作業方法のことです。SOP(標準作業手順書)があることで、作業が標準化され、業務品質を均一に保つことが可能です。SOP(標準作業手順書)には、製品やサービスの信頼性や確実性を担保するために守られるべき事項や作業順序がまとめられています。SOP(標準作業手順書)があれば、作業や業務をスムーズに進められることで、業務効率化につなげることができます。

SOP(標準作業手順書)とマニュアルの違いは?

SOP(標準作業手順書)と似た性質をもつものとして「マニュアル」があります。マニュアルは、作業や業務に関するノウハウや注意点についてまとめた文書のことです。
マニュアルには、手順だけでなく業務を円滑に進めるための規定や規則など、総合的な内容が求められます。一方、SOP(標準作業手順書)は、作業工程や動作についてまとめたものですので、SOP(標準作業手順書)とマニュアルは、情報範囲の広さに違いがあります。

SOP(標準作業手順書)作成のコツや注意点

SOP(標準作業手順書)の目的は、作業を無理なく、ミスなく、早く、安全に確実に行うためのものですので、正しい作業工程や作業の進め方を記す必要があります。今の作業方法を書き記すのではなく、正しい作業を設計し、SOP(標準作業手順書)を作成しましょう。

作業者に正しい作業をさせるためには、会社として正しい作業を設計しなければなりません。
職人やエンジニアの技術や知恵などの暗黙知をSOP(標準作業手順書)にして共有することは、技能伝承にもつながります。属人化している業務があれば、今すぐにSOP(標準作業手順書)の作成に取り組むべきです。
また、JIS規格やISO規格などの規格や、業界団体の規格などの規定要求に対応する必要があるかどうかを確認しておきましょう。

SOP(標準作業手順書)を作成するツールを決める

SOP(標準作業手順書)を作成する際には、Teachme Bizのようなマニュアル・手順書作成ツールを使用する場合や、ワードやパワーポイント、エクセルなどのoffice系ソフトを使用して作成するなど、人によって異なりますが、まずは最適なツールを選び、ひな形を決定します。SOP(標準作業手順書)を使用する人数も、何で作成するか、どのように共有するかが重要な判断要素になります。

SOP(標準作業手順書)の文章は簡潔にわかりやすく

SOP(標準作業手順書)の説明文は、読みやすい文章で完結にしましょう。また、作業順序ごとに、ステップバイステップになっていると、使用する人の理解が進みます。また、専門用語や業界用語には説明をつけましょう。

ビジュアルSOPマネジメントプラットフォーム「Teachme Biz」は、5名規模の町工場から数万人規模の企業まで、企業規模を問わずご利用いただいています。PCやスマホ、タブレットなどさまざまなデバイスでいつでも手順書を確認できます。

SOP(標準作業手順書) の良い例・悪い例

では、どのようなSOP(標準作業手順書)が、使用する人に理解しやすく、業務効率化につながるのでしょうか。
見本のSOP(標準作業手順書)をご用意しましたので順番に見ていきましょう。

【悪い例】SOP(標準作業手順書)


こちらは、SOP(標準作業手順書)の悪い例です。
ご覧の通り、文字だらけで真っ黒です。文章を読むのが苦手であれば、SOP(標準作業手順書)を開いただけで閉じてしまいたくなります。読む気がしない手順書は、使われず、理解が進まない。わからないから人に聞く、これにより教える人の業務が増えるという悪循環に陥ります。

SOP(標準作業手順書)の悪い例

  • ・長文で書いてあり文字だらけで読みづらい
  • ・難しい文章で書いてあり人によって理解が進まない
  • ・専門用語や難しい単語が随所に使われている
  • ・1つの作業を流れで追えない

【良い例】SOP(標準作業手順書)

続いて、SOP(標準作業手順書)の良い例です。

画像と合わせて簡潔な文章で補足されています。作業工程がステップバイステップでわかるのも良いSOP(標準作業手順書)の特長です。
これを見ながら作業をすれば、誰でも間違いなく標準作業を行うことができれば、業務品質の均一化や業務効率化が実現します。

■SOP(標準作業手順書)の良い例

  • ・読みやすい文章で簡潔に書かれている
  • ・要所に画像や動画が使用されている
  • ・図解やフローチャート、リストなどでわかりやすく整理されている
  • ・作業方法が手順に沿ってステップごとに記されている

まとめ

いかがでしたか。SOP(標準作業手順書)は作って終わりではありません。使用して、更新して、どんどんアップデートしていく必要があります。SOP(標準作業手順書)を小さいサイクルでしっかりと運用していく「アジャイル型」運用が必要です。

また、SOP(標準作業手順書)の出来栄え以上に、SOP(標準作業手順書)に準拠して業務に取り組んでいるかが重要です。SOP(標準作業手順書)に準拠して業務にあたっているかどうかの実施状況を記録していくと、SOP(標準作業手順書)の運用定着が加速します。