動画マニュアルのメリットとは?マニュアルの作成方法もご紹介します!


企業の業務を効率化させたいときや、無駄な作業を省きたいときはマニュアルを利用すると便利です。マニュアルのなかでも、今後動画マニュアルを導入していきたいという人もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、動画マニュアルを作成するメリットや、作成するためのツールをご紹介します。まだまだ文字を中心としたマニュアルが一般的ですが、動画マニュアルは特に業務効率化に有効です。どうすれば職場で生産性が向上するか悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

動画マニュアルの4つのメリット

動画でマニュアルを作成しようと考えている方は、まずはどんなメリットがあるのかを確認しましょう。

以下で動画マニュアルの4つのメリットについて解説します。メリットを一つ一つ確認して、自分の会社にはどのように役立つのか考えてみてください。

メリット1:視覚に訴えるので理解が早い

マニュアルを動画にすることで、業務を行う人の理解が早くなります。動画はイメージが湧きやすく、作業の手順を一目で理解できるからです。

文字ベースのマニュアルだと、細かい意味を理解して、自分で内容を咀嚼した上で業務を始める必要があります。文字からイメージした動作と実際の作業内容が異なる場合もあります。つまり、マニュアルの内容を理解するのに時間がかかわりに、さらにはきちんと理解できない可能性があるのです。また、マニュアルを作成する側にとっても、文章では業務内容を説明しづらいことがあります。

一方、動画であれば表現できる幅が広がるため、より分かりやすいマニュアルを作ることができます。動画マニュアルを観た人も、文字ベースのマニュアルよりも短時間で内容を理解できるため、業務を効率的に進めやすいのです。

メリット2:マニュアルを観ることへのストレスが少ない

マニュアルが文字だけだと、文章を読み慣れていない人はストレスが溜まります。長々と書いてある文章を見るだけで、仕事に対するモチベーションが下がることもあるかもしれません。文章を読み始めるまでに時間がかかる人もいるため、作業の効率は上がりにくいといえるでしょう。

動画であれば文章を読むストレスはなくなります。誰でも気軽に見始められるため、時間的なコストも削減できることがメリットです。文章を読むことに苦手意識がある人にも最適と言えます。

メリット3:どのような場所・時間でも繰り返し視聴することができる

動画マニュアルであれば場所や時間を選ばず、いつでもどこでも繰り返し視聴できるメリットがあります。データをスマホやクラウド上に保存できれば、さまざまな端末を通じて動画を見られるからです。

紙ベースのマニュアルの場合、いつも持ち歩いていないと見たいときに内容を確認できません。さらに、移動中や空き時間にマニュアルを見たくなったら、その紙を毎回取り出す手間が必要になります。しかし動画マニュアルであれば、移動時間や空き時間に気軽に何度も見直すことができます。

メリット4:習熟度があがりやすい

動画は実際に業務を行っている瞬間を目にすることができます。そのため、文章のみで業務を説明しているマニュアルと比較して習熟度が上がりやすいのです。

また、文章だけだとどうしてもイメージが付かず、実際に行った内容が意図とずれてしまう可能性があります。結果として頻繁に修正が必要になり、それまでの作業時間が無駄になるかもしれません。動画マニュアルはその心配がないため、効率的なスキルアップにもつながります。

動画マニュアルのデメリットとは?


動画マニュアルにはメリットがたくさんありますが、デメリットも存在します。主なデメリットは動画の尺が長くなると見られなくなる可能性があることです。

なかには通して見ることが面倒に感じて飛ばしながら見る人も出てくるかもしれません。そうすると業務内容をしっかり把握することなく作業をしてしまい、結果的にミスするケースもあるでしょう。また、尺が長いと、気になる部分だけピンポイントに確認するのが難しいという問題もあります。

加えて、動画マニュアルだと実際の作業は記憶頼りになることもあります。特に手順が細かい場合はその傾向が強くなります。動画を見ながら作業をできれば良いものの、手順があまりに細かいと、一通り覚えた上で記憶に頼りながら作業を行わなければならないケースも出てくるかもしれません。動画マニュアルにはこうしたデメリットがあることも覚えておきましょう。

動画マニュアルの3つの作成方法

動画マニュアルを導入するためには、作成方法を知っておく必要があります。主な作成方法は、自分で作成する、制作会社に依頼する、専門のサービスを利用するといった3つです。それぞれの作成方法の詳細やリスクについても確認しましょう。

自分で動画を撮影して社内で管理する

自分で撮影した動画を用いてマニュアルを作成し、社内で管理する方法があります。コストを抑えて制作できる反面、制作する手間も生じます。作成したマニュアルの管理まですべて行わなければならないからです。

動画マニュアルは作成して終わりではありません。そのマニュアルを他の人もスムーズに活用できるように環境を整え、閲覧できる社員の範囲を制限するなど、管理する必要があります。

自分で制作すると運用やセキュリティ管理といったことまで、すべて行わなければなりません。また動画制作作業に慣れていないと、マニュアルが複雑になりやすいものです。

動画マニュアル制作会社に依頼し社内で管理する

動画マニュアルを制作する会社に依頼する方法もあります。自分で制作するよりも高品質の動画に仕上げられることがメリットです。プロのスキルで自分の要望通りに制作できます。

1動画につき◯◯円、といったように費用が決まるため、動画を複数制作してもらう場合は費用が高くなりやすいという特徴があります。プロの仕上がりに期待できますが、コストがかかりすぎる傾向にあることを覚えておきましょう。

また、制作会社に依頼する際は、制作後の管理は任せられないケースが多いことに注意しましょう。納品してもらった動画を自社で管理しなければならないため、自社での制作同様、セキュリティ面に注意を払う必要があります。

マニュアルクラウド型プラットフォームサービスを利用する

マニュアルクラウド型プラットフォームサービスを利用すると、制作した動画マニュアルの保管や共有が楽になります。クラウド上に保管するため、自社のサーバーの容量を節約でき、全ての部署への共有も簡単です。

会社によっては拠点ごとにマニュアルを保管しているところもあるでしょう。その場合、マニュアルを全社で共有するまでに手間や時間がかかります。制作したマニュアルを全体で業務に活かすまでに時間がかかると、その分生産性も下がってしまうかもしれません。

しかし、マニュアルクラウド型プラットフォームサービスならクラウド上でデータを一元管理できるため、マニュアルを変更・更新してもすべての拠点ですぐに反映できます。

有料の動画マニュアル作成ツールがおすすめの理由

動画マニュアルを導入する際には、有料の動画マニュアル作成ツールを使うことをおすすめします。費用をかけることに抵抗がある人もいるかもしれませんが、有料ツールの利用をおすすめすることには理由があります。

まず、有料ツールを利用すると適切なサポートを受けられるため、何かトラブルがあったときでも対応してもらえる点です。セキュリティ面でもしっかりしているため安心できます。また、さまざまな機能を使用できることもメリットです。動画に写真や文字を入れることで分かりやすいマニュアルを作成できます。

動画を使ったマニュアルなら「Teachme Biz」がおすすめ!

動画を使ってマニュアルを作成したい方には「Teachme Biz」をおすすめします。動画だけでなく静止画も組み合わせた制作も可能で、セキュリティ面でも安心の対策をしているといったことが特徴的です。

動画マニュアルだけでなく静止画マニュアルにも対応している

「Teachme Biz」は動画だけではなく、静止画でもマニュアルを制作できます。スマホやタブレットで撮影した画像を使用できる上に、PC上の画像もマニュアルに使えるため、幅広いデバイスを用いることができます。

さらに、静止画メインで制作して、分かりづらい部分のみ動画を取り入れたマニュアルにすることも可能です。用途に合わせて、動画、静止画のどちらも取り入れられることが魅力的なポイントで、動画マニュアルのデメリットである動画の尺が長くなると見られなくなる可能性を抑え、全体の手順を手間をかけず確認することができます。

Teachme Bizを使った、マニュアル導入の成功事例

ここで、動画・静止画を使ったマニュアルを導入して、成功した事例をご紹介します。クレーム減少や研修費のカット、新入社員の育成に活用した会社をまとめました。

ヤマトクレジットファイナンス株式会社

Teachme Bizを導入して、社員育成や業務効率化に有効活用した企業の1つがヤマトクレジットファイナンスです。

導入前は社員育成においてギャップが出るという問題がありました。先輩社員が実際にやってみせて教えていたため、教える側のスキルによって教育に差異が生まれていたという課題があったのです。しかしTeachme Bizでその差異をなくして指導に統一感を出しました。

また、マニュアル作成の手間を削減できたのも大きなポイントです。これまで1週間かけて作成していたマニュアルも、1日で完成させられるようになったため生産性が向上しています。

詳細はこちら『ヤマトクレジットファイナンス株式会社の成功事例』

ジェイアール東日本フードビジネス株式会社

分厚いマニュアルをなくして、動画や静止画マニュアルをうまく活用した企業がジェイアール東日本フードビジネス株式会社です。

Teachme Biz導入前は8冊の分厚いマニュアルを使用していたものの、手軽に手に取るにはハードルが高く、実用性に欠けていました。しかし、Teachme Bizを導入することで、場所を選ばずスマホやタブレットで手軽にマニュアル内容を確認できるようにしたのです。

また、お客様から頂いた意見をすぐに更新してマニュアルに反映、共有することでクレーム減少や人件費削減につなげることに成功しました。

詳細はこちら『ジェイアール東日本フードビジネス株式会社様の成功事例』

安心のセキュリティ機能

「Teachme Biz」はセキュリティ面で安心です。データセンターは、Amazonが運営していて豊富な実績を誇るAWSとなっており、定期的なバックアップも取っているため万が一の事態が起きても心配は必要ありません。

自社マニュアルの情報漏洩が不安な方もいるかもしれませんが、「Teachme Biz」ではサーバーへのアクセスを常時監視しており、不正アクセスへのアラートやログの取得もしているため情報管理面もついても安心です。

各種言語への設定変更も可能

マニュアル制作に当たって、日本語以外の言語に切り替えたい場合でも「Teachme Biz」であれば簡単に切り替えられます。英語、タイ語版のホームページも用意しており、言語の切り替えが簡単にできます。

日本で働く海外出身の方にも対応しやすい設計のため、現場のスタッフが海外の言葉を話すことができなくても、言語を切り替えてマニュアルを渡すことでスムーズに作業を進められます。

30日間無料お試し利用することができる

「Teachme Biz」で動画を使ったマニュアルを作成したい方は、まずは30日間無料のお試しサービスを利用してみることをおすすめします。30日の期間が終了しても、自動で課金されるわけではないためご安心ください。

会社名、部署(任意)、氏名、メールアドレス、電話番号を入力して登録完了するまではわずか3分、すぐにマニュアル制作や共有機能などをお試しいただけます。クラウド型のマニュアルによる業務効率化をご検討中の方は、ぜひお気軽にご利用ください。

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