埼玉県深谷市に本社を置くアイスクリーム・氷菓の製造・販売会社である赤城乳業様。「あそびましょ。」というスローガンのもと、遊び心のある商品を提供しています。それらを支えるのが従業員への学びや技能伝承に対するモチベーションであり、かねてよりマニュアル作成にも積極的に取り組んできました。しかし、Office系ソフトを用いて各部門で作成したマニュアルでは継続活用がされない状況に課題を感じてTeachme Bizを導入されました。
赤城乳業株式会社 生産管理本部 本部長 大川 圭祐様、生産製造本部 本庄工場長 柴田 恵一様、同部 在庫管理課 課長 大野田 篤様、同部 製造二課 課長 松村 隆夫様、財務本部 情報システム部 副主任 伊藤 奏様にお話を伺いました。
部内で眠りがちなOffice系ソフトのマニュアルから、アクセスしやすいTeachme Bizへ
―――以前のマニュアルにはどのような課題がありましたか？
大川様（以下、敬称略） 安全・品質を担保するためにも、当社では部署ごとに機械の洗浄や保守、作業方法などをOffice系ソフトでマニュアル化していました。
従来のマニュアルでは、部署で保存場所が異なり探す手間がかかる、更新が大変なので忙しい時期は後回しになってしまう課題がありました。現場が忙しい中作ったマニュアルが、どうにか継続して活用される良い方法はないかとツールを探し始めました。
また、少子高齢化が進み、ベテラン社員の退職や採用難による人手不足が弊社でも大きな課題になりつつあります。人が集まりにくい時期だと、新規採用をしても十分にフォローアップができません。時間をかけてマニュアルを作成したにもかかわらず、育成に人手を割けない、内容も正しく伝わっていない等の状況をなんとかしたいと思っていました。
赤城乳業株式会社 生産管理本部 本部長 大川 圭祐様
―――導入の決め手はどんなところでしたか？
大川 決め手は、運用まで見据えた使いやすさです。パソコンのほかスマホやタブレットでも使えるので、製造現場で撮影・閲覧がしやすく、閲覧数等のデータも分析できるため、作成・運用から改善まで継続的に運用できています。
また、クラウド上で一元管理されるので検索性の観点でも非常に合理的で、カメラ搭載の端末なら画像や動画を用いたマニュアルも簡単に作成できるので、生産性向上や用途拡大を期待できました。
未然防止もマニュアル化。現場学習にも若手が貢献できるように
―――どのようにマニュアル作成を進めましたか？
松村様（以下、敬称略） 若手従業員にも権限を委譲し、積極的にマニュアルを作成してもらいました。業務を習得しつつマニュアルを作成してもらったので、業務に対する理解がさらに深まり、結果的にスキルが向上するというメリットもありました。マニュアル公開前には管理職がチェックする「承認ワークフロー」機能を使いながら、品質の高いマニュアルを作ることを第一優先にしながらも、徐々に作成できる人の裾野を広げていきました。
―――具体的に作成しているマニュアルを教えてください。
大野田様 （以下、敬称略） 原料課からはじまり、製造や生産管理と生産ラインに関わる幅広い部署で活用しており、作業工程はもちろん、各部で機械保全のマニュアルも作成しています。また、食品安全に関わる重要な作業工程にもマニュアルを活用することで手順の標準化が進みました。
柴田様（以下、敬称略） ベテラン従業員にお願いして、過去10年で発生した注意が必要な現場実例をまとめてマニュアル化してもらう取り組みも進めました。ベテラン従業員の頭の中の情報をTeachme Biz上に出していってもらい、画像や動画を用いることで、当時の状況をわかりやすく伝えることができるんです。新しく入ってきた人にマニュアルを見てもらうことが予防策の一つになればと考えています。
画像や動画を使ってわかりやすく伝達が可能
―――社内浸透において工夫した取り組みはありますか？
大川 マニュアルをまとめて配信できる「トレーニングコース」で、Teachme Bizを閲覧する習慣が組織に浸透していきました。
製造現場ではシフトもわかれているので、研修のために全員が集まることがなかなか難しいんですよね。そうした中で、非対面で一斉に情報を共有するにはこうした機能を使うと有効なことがわかりました。
コースの受講完了率を各部門の責任者の評価と紐づけたところ、さらに活用が広がりました。
3ヶ月かかっていた業務習得が1週間になり、異動時の早期戦力化を実現
―――導入の効果はいかがでしたか？
柴田 業務の習得スピードが向上していると感じます。以前は3ヶ月要した業務習得が、Teachme Bizのマニュアルで1週間まで短縮された部署もありました。動画や画像のわかりやすさに加え、1ステップごとに手順が整理されているのでOffice系ソフトで作成したマニュアルより業務習得を早めているのだと思います。
大川 部署異動の時期は、異動したスタッフが作業手順に迷うケースもあるので現場からの報告に気を配っているのですが、Teachme Biz導入後の直近の異動時期は新しい業務を正しく作業できる人が増えている実感がありますね。
正しく業務習得ができている上に、習得の時間が短くなった背景には、間違いなくTeachme Bizの貢献があると感じています。
大野田様 動画もうまく活用できるようになりました。過去、動画マニュアルの作成にトライした時期があったんですが、作成にかかる時間がネックで挫折した経緯がありまして…。Teachme Bizであればスマホで撮影から作成・編集までできるので、「忙しいときは動画だけ撮っておいて、手が空いた時にマニュアルに切り出して共有する」というやり方が、特に製造現場にマッチしているなと感じています。
―――現場の反応はいかがでしょうか。
大川 導入して1年経った時にアンケートを取ったのですが、80%の従業員がマニュアルは必要、Teachme Bizは使いやすいと回答をしていました。また、言葉やテキストで理解しづらい部分が、動画や画像で見るほうが分かりやすいといった声も多かったです。
伊藤様（以下、敬称略） 若い人は慣れるのも早く、すぐに使いこなしていましたね。作成しやすいという声もありましたし、若い方がベテランの方に教えるコミュニケーションも生まれていました。
―――今後はどのような活用の計画をお考えですか。
松村 現在は社員中心ですが、パート・アルバイトの従業員向けにも展開していく予定です。新しく入社した人を即戦力にできるよう現場教育を強化していきたいですね。また、弊社では、海外出身の従業員も増えているので、自動翻訳機能を利用しながら、安全教育や作業の標準化も進めていきたいと考えています。
大川 段階的に複数の部署でTeachme Bizを導入したことで、品質管理から製造まで一気通貫で運用できるようになりました。新たに全部署で導入することが決まり、今後はマニュアルを通じて他部門の業務への理解を深めることで、部門間の留学制度を活性化させつつ、異動時にすぐキャッチアップできる体制を構築します。お互いに足りないところは情報共有により補完し、作業ベースで改善しながら現場の負担を減らすことで、もっと少ない労力で高い品質を達成したいですね。