コスト削減のアイデアとは？削減方法6つと事例もご紹介！
経営者や管理職にとってコスト削減は悩みのタネのひとつです。利益率向上にコスト削減は欠かせませんが、事業の仕組みを変えるのは簡単なことではなく、下手をすれば生産性低下や離職率増加につながります。そこで重要なのが、他社の先行事例を参考にすることです。実績のある方法を応用すれば、効果的にコストを削減できます。
この記事では、削減可能なコストや具体的なアイデア、各業界の先行事例を紹介します。
目次
コスト削減によるメリット
まずは、コスト削減で得られるメリットを把握し、なんのために取り組むかを明確にしておきましょう。
具体的には、以下のようなメリットが挙げられます。
- 増益：コスト削減をすれば、売上が変わらなくても利益を増やせます。利益率が高まると、企業の収益力や競争力が向上します。
- 業務効率化の実現：コスト削減の意識が社内に浸透すれば、無駄な時間や手間を省き、業務の効率化につながります。効率化した分、他の業務や新たな取り組みに時間を割くことも可能です。
- 企業価値の向上：コスト削減によって得られた利益を設備や事業などへの投資に回すことで、企業の成長や発展につながります。また、利益増によってステークホルダーからの評価や信頼も高まります。
上記のように、コスト削減は企業経営にとって重要な取り組みです。
しかし、やみくもに削減すると経営が悪化する恐れもあるため、「どのコストをいかに削減するか」という戦略が必要になります。
削減可能な4種類のコスト
企業のコストにはさまざまな種類がありますが、その全てを削減するのは現実的ではありません。あくまで無駄を省くことが重要であり、コストをかけるべき部分には集中して資金を注ぐべきです。
ここでは、削減可能な4種類のコストについて紹介します。これらのコストは、企業の経営において大きな割合を占めるもので、効果も実感しやすいポイントです。
1. 人件費
従業員に支払う給与や賞与、社会保険料などの人件費は、企業コストの中でもとくに大きな割合を占めます。割合が大きいゆえに、削減できれば大きな効果を得られます。
検討の優先順位が高い手段は、解雇などによる人員削減です。方法としては、退職勧奨や希望退職者の募集が挙げられます。ただし、企業からの解雇には法律の厳しい規制がありますし、従業員のモチベーションや士気の低下にもつながるので注意が必要です。また、解雇予告手当など一時的な費用も生じます。
次に考えられるのは、給与や賞与を減らす賃金削減ですが、これも法的な制限があります。業績不振や職務怠慢など合理的な理由をもって、対象者本人もしくは労働組合と交渉しなければなりません。
最後は、業務の一部を外部の専門業者に委託するアウトソーシングです。アウトソーシングによって人件費を変動費にすれば、その時々の業務量に応じてコストをコントロールできるので、正社員を雇用するより安上がりになる場合があります。また、専門性の高い業務を外部へアウトソーシングし、自社の人材はコア事業に集中させることで、生産性を高められるメリットもあります。
人件費の削減は、急速に進めると労使トラブルに発展しかねないため、法律面の問題をクリアしながら慎重に行いましょう。
2. 採用コスト
採用コストとは、新たな人材を採用するためにかかる費用のことで、企業説明会や求人媒体への広告出稿などが該当します。リクルートグループの就職みらい研究所が公開している「就職白書2020」によると、新卒採用には一人あたり平均93.6万円、中途採用では一人あたり平均103.3万円のコストがかかるとされています。また、同調査では新卒採用の課題として「採用にかかるコスト」を挙げる企業が39.4%にのぼり、採用コストは多くの企業に共通する課題です。
採用コストを削減するには、まず採用計画を策定することが重要です。採用する人数や時期、職種やスキルなどを明確にすれば、無駄な時間や費用を省けます。
次に、採用する人材に合わせた効果的な採用媒体の選定が大切です。新聞や雑誌、インターネット、SNSなど、採用媒体にはさまざまな種類があるため、採用対象者の属性や嗜好からマッチ度の高い媒体を選びましょう。
採用基準や評価方法を明確にし、採用プロセスを最適化すれば、内定辞退や早期離職の防止にも効果的です。また、採用した人材へのフォローアップを充実させることも、従業員の定着（欠員補充の頻度を減らす）という意味で採用コストの削減になります。
3. IT機器費
IT機器費とは、パソコンやサーバーなどのIT機器を購入・保守・更新するのにかかる費用です。社内インフラの構築に欠かせないコストですが、それゆえになるべく節約したい部分です。
IT機器費の削減方法としては、クラウドサービスの利用が挙げられます。サーバーやソフトウェアなどのITリソースを必要な分だけ利用できるので、自社でIT機器を購入・保守する必要がなくなります。
また、リース契約の活用もIT機器費のコスト削減に効果的です。初期投資や保守費用を節約できるほか、更新や廃棄も業者に一任できるので、手間やリスクを減らせます。
ただし、クラウドサービスやリース契約は外部業者への依存度が高まるため、業者側の不具合で業務に支障が生じる恐れもあります。料金やサービス内容だけでなく、緊急時の補償なども確認しておきましょう。
4. オフィスコスト
オフィスコストとは、賃料や光熱費、清掃費、備品費など、オフィスを運営するためにかかる固定費を指します。こちらもオフィスを構える限り必須なので、可能な限り節約したいコストです。
オフィスコストの中でもとくに大きな割合を占めるのは、入居物件の賃料です。金額は地域や企業規模によって千差万別ですが、一般的には粗利の10～20%程度が目安です。
参照元：ELK「オフィスの家賃はどれくらいが目安？適正賃料の計算方法、相場の動向も解説」
賃料は値下げ交渉が可能なので、近隣の賃貸相場より高い場合はオーナーに相談しましょう。交渉がうまくいかない場合、業務や利益に見合った場所へ移転するか、テレワークなどでオフィスを縮小することも考えられます。
また、先述したアウトソーシングやクラウドサービスの導入も、オフィスコストの削減に有効です。作業スペースや機器の設置スペースを削れるので、オフィスの縮小化につながります。
他には、ペーパーレス化による消耗品や保管費の削減も効果的です。細かい部分ですが、積み重ねれば大きなコスト削減になります。
6つのコスト削減方法・アイデア
ここからは、さまざまな場面で発生するコストをいかに削減するか、6種類の方法・アイデアを紹介します。
アイデア1：業務効率化による人件費の削減
人件費を削るために安易に人員を削減するのは得策ではありません。システムやマニュアルを活用し、無駄な作業を削減して業務効率化を図ることで、残業や労働時間を見直しましょう。
具体的には、以下の方法が挙げられます。
- 研修を効率化し、準備や実施の時間を短縮する
- 組織体制や業務フローを見直す
- システム導入によって作業時間を短縮する
- マニュアルを用いて業務効率化する
- 多能工化する
属人化している業務をなくして仕組みづくりに注力すれば、効率化を進められます。
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アイデア2：交通費や出張費を見直して人件費を削減
交通費や出張費の削減は、支給する金額を減らす工夫や、そもそも移動を不要とする方法を取り入れましょう。
具体的な方法は以下の通りです。
- 定期代を1か月定期ではなく3か月や6か月定期の代金にして支給する
- 最短・最安経路であるか確認を行う
- タクシー利用を制限する
- 出張の際は安い出張パックなどを利用する
- テレワークを利用する
とくにテレワークは近年急速に広まり、通勤交通費の削減に大きな効果があります。ただし、就業規則の通勤手当がテレワークに対応していない場合、通勤していないのに交通費を支払わなくてはならなくなってしまうケースもあるので、事前に就業規則の見直しも検討しましょう。
アイデア3：離職防止から始める採用コスト削減
採用に手間と時間をかけたにもかかわらず、採用した人がすぐに辞めてしまうと、その人にかけた採用コストが無駄になってしまいます。採用コストを見直す際には、離職率を下げることを最優先にしましょう。
具体的には、以下の取り組みが挙げられます。
- 従業員からの意見も取り入れ、働きやすい職場づくりを推進する
- 採用フローを見直す
- 社員紹介採用を行う
- 求人広告媒体を見直す
離職率が高い場合は、何が離職の原因なのか、どうすれば早期離職を防止できるのか、労働環境を根本から見直す必要があります。
アイデア4：モノの無駄をなくして消耗品コストを削減
消耗品は細かい出費ですが、積み重ねれば大きな負担としてのしかかります。社内全体で事務用品・消耗品は節約するという意識を浸透させ、無駄に使わない・買わないようにしましょう。
具体的な方法としては、以下がおすすめです。
- 白黒印刷やペーパーレス化を進め、コピー・印刷費を削減する
- 事務用品・消耗品の管理方法を見直す
- 消耗品はなるべく安く買えるオンラインで購入する
中でもペーパーレス化は、紙や印刷代の削減だけではなく、書類とじ器やのり、ペンなど事務用品の削減にもつながるため、ぜひ実行したい取り組みです。
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アイデア5：節電による光熱費・通信費を削減
光熱費や通信費については、ちょっとした工夫で少しずつ節約するのがポイントです。
具体的には以下の通りです。
- LED照明に交換する
- 使っていない部屋の電気はこまめに消す
- エアコンの使用時間を制限する
- テレワークの利用によってオフィスにいる人員を削減する
- 電力会社、プロバイダを見直す
エアコンや電灯、コピー機などのスイッチオフを注意喚起するポスターを貼り、従業員のコスト意識向上を図っていくのも効果的です。小さなことからコツコツと積み重ね、コスト削減につなげましょう。
アイデア6：オフィスの賃料を再確認し固定費を削減
オフィスの賃料削減については、先述した通り賃料の値下げ交渉やテレワークなどが有効です。
- 賃料の安いオフィスへ変更する
- テレワークの利用によってオフィスを縮小する
- シェアオフィスを利用する
新型コロナウイルスの影響でテレワークの導入が進み、働き方も多様化しています。通常業務で出社が必要な人員はどれくらいなのかや、臨時でオフィスへ出勤しなければならないケースはあるのかどうかなど、オフィスの必要性について再確認しましょう。
コストを削減する具体的な手順
コスト削減に取り組む際、分析もせずやみくもに実施すると、効果を生まないばかりか逆に効率が悪くなってしまいます。労力や時間を無駄に使わないためにも、計画性をもった取り組みが大切です。
コスト削減の手順として、次の4つをおさえておきましょう。
手順1：現在の支出の洗い出し
現在、何にどれだけコストがかかっているのかを知らずにコスト削減は実現できません。そのため、日々の業務プロセスはもちろん、会社が経営していく中で発生するコストも含め、全ての支出を洗い出すことから始めましょう。
全コストをリストアップして可視化すると、これまでの慣習でなんとなく無駄に使っている項目を発見しやすくなり、削減すべき対象がおのずと絞れます。
手順2：得られる効果のシミュレーション
削減の対象をいくつかピックアップした後は、その削減でどのような効果が得られるのかシミュレーションします。ただし、どのようなコスト削減も労力や時間がかかるので、取り組みにかかるコストと得られる効果とを比較することが重要です。
また、シミュレーションすると、プラスの効果だけではなくマイナス面のリスクも同時に見えてきます。例えば、CMなどの広告宣伝費を削減すると、認知度の低下や販売機会の損失といったリスクが想定できます。
このように、プラス面・マイナス面を総体的に見たうえで、取り組む価値があるものを見極めましょう。
手順3：目標やプランの設定
シミュレーションによって削減すべき項目が決まったなら、具体的な目標値を設定します。
- どの項目を削減するか
- いつまでに削減を実行するか
- どこまで削減するのか
タイムリミットを決めて、現実的な目標を定めることがポイントです。
また、目標達成のためにどのような方法やプランを用いるのかについても明確にし、従業員への周知徹底もしましょう。目的意識を共有できれば、全員が迷うことなく、一丸となってコスト削減に取り組めます。
手順4：プランの実行・改善
コスト削減のためのプランを一通り実行した後は、目標の達成率や影響を検証します。目標に達しなかった、あるいは効果として芳しくない項目については、その原因を探っていきます。
原因を分析した結果、より効果的に削減させるためのポイントが見つかれば、そこに焦点を当てて改善していきましょう。コスト削減は一度きりで完了できるものではありません。分析と改善を繰り返すことで、より大きなコスト削減の効果を生み出せます。
コスト削減を成功させる4つのポイント
コスト削減の手順を解説しましたが、実際に取り組む際はどのような点を意識すればよいのでしょうか。
ここからは、コスト削減を成功させるためのポイントを4つ紹介します。
1. 大きい効果が期待できるものから取り組む
コスト削減は、より大きな効果が期待できるものを優先的に実施していきましょう。細かい部分をコツコツ削減するより、効果の大きなものを先に進めたほうが成功時のインパクトが大きくなります。
とくに、人件費や賃料のような固定費は一朝一夕で削減できるような項目ではないため、早めに取り掛かるのがおすすめです。
ただし、水道光熱費や消耗品の削減はすぐにできる取り組みなので、あまり難しいことは考えずスタートさせましょう。できることはすぐに始めてしまうのが、スムーズにコストを削減するコツです。
2. PDCAサイクルを意識する
一度コスト削減を実施して効果が出ても、効果が持続しないことは珍しくありません。そのため、PDCA（計画→実施→確認→改善）サイクルを常に回す仕組みづくりが大切です。
例えば月末、四半期末、年度末といった節目に、データによる効果の分析を行いましょう。また、分析の結果、効果が薄れてきていれば、どの項目をどう改善すればよいかを検討する機会や場を設けると、継続して高いコスト削減の効果を得られるようになります。
3. ムダ・ムラ・ムリをなくす
何気なく行っている業務をより効率化させたいときは、「ムダ・ムラ・ムリ」に注目しましょう。「ムダ・ムラ・ムリ」とは、本来は必要ないものに余分な労力や時間をかけてしまっている状態を指します。
例えば、特定の従業員しか対応できないような業務は属人化という「ムラ」であり、担当者の不在時や退職後には「ムリ」へと発展します。また、日々のルーティン作業は本来の目的を見失いがちで、実施することが目的化してしまうと「ムダ」が発生します。臨機応変な対応を求められる業務でも、人材や予算、時間をかけられなければ、現実的に「ムリ」になるかもしれません。
このように、従業員の作業量とキャパシティのバランスがとれているかを確認し、人員の配置や仕事の割り振り、目標設定などを適宜見直すことが重要です。
4. 従業員全員で取り組む
コスト削減は、経営者や管理職が意気込むだけでは効果を得られません。従業員全員から理解を得たうえで、全社一丸となって取り組む必要があります。
従業員の協力を得るためにはコスト削減の必要性や目的だけでなく、意義や背景、具体的な目標や方法まで説明しましょう。また、上から押し付けるのではなく、従業員にコスト削減のアイデアや意見を募集し、採用することも大切です。
個々の参加意欲や責任感を高め、成果や貢献に対しては適切に評価することで、従業員のモチベーションを下げずにコスト削減を進められます。
コスト削減を行う際の注意点
メリットの多いコスト削減ですが、取り組む際に注意すべき点もあります。失敗を防ぐために重要な注意点を2つ紹介します。
必要なコストまで削減しない
削減する対象を決める際、目的を無視して効果だけに着目するとかえってコストを増大させる結果になりかねません。コスト削減の必要性だけでなく、業務を行う従業員全員が心身ともに健康的に働けるかどうかも含めて検討しましょう。
ある一部の部署に負担を強いたり、高すぎる削減目標を設定したりすると、従業員のモチベーションが低下し、業務効率も下がります。削減のために無理をさせた結果、離職率が高まれば、欠員補充などで逆に余計なコストが生じるかもしれません。
コスト削減は効果だけに着目せず、一部の従業員のみに負担がかからないか確認したうえで対象や方法を検討しましょう。
手段と目的を混同しない
コスト削減に取り組んでいると、それがいつしか目的化してしまうケースがあります。コスト削減はあくまで手段であり、無理やりに実行するのは本末転倒です。
コスト削減は、業務効率化や利益増加を図り、ひいては従業員への還元や自社の成長を目的とするのが本来の形です。このような目標やビジョンを明確にし、全従業員に周知徹底しましょう。なぜコスト削減に取り組むのか、その先に何があるのかがはっきりすれば、一人ひとりの意識も上がり、コスト削減を成功に導けます。
マニュアルを用いたコスト削減の事例
実際にマニュアルを用いた人件費削減とはどのようなものなのか、具体的にどのように人件費を削減しているのか、ビジュアルSOPマネジメントプラットフォーム「Teachme Biz」の導入事例を用いて紹介します。
事例1：マニュアル整備で一年目の離職率を大幅に低減
株式会社インテンツ（運輸業・郵便業）
同社では、業務マニュアルを紙媒体で配布するスタイルでしたが、事業拡大に伴う変化に追い付いていないという課題を抱えていました。最新版のマニュアルが行き届かず、せっかくのやる気をなくして自己流になってしまう従業員も増加したそうです。
そこでオンラインツールへの切り替えを検討し、ITツールが苦手なスタッフでも扱いやすい直感的な操作性に魅力を感じてTeachme Bizを導入しました。導入後は研修期間が短縮され、入社後一年以内の離職率も目に見えるレベルで低下するなど、事業改善を実現しています。
事例2：ペーパーレスで消耗品コストを削減した例
株式会社富士薬品（卸売業・小売業）
同社では、A4の紙に印刷された530種類に及ぶマニュアルが存在していましたが、マニュアル作成・改訂における不便さ、検索性の悪さから現場では活用されず、不満の声が上がっていました。
そこでTeachme Bizを利用して紙のマニュアルを全てペーパーレス化し、画像を主体とすることでマニュアルを見る側、作る側双方の負担を軽減しました。
結果として、紙のマニュアルを使用していたときに比べ、2,000万円のコストを削減しています。
500超のマニュアルをクラウド化、2,000万円のコストカットを実現
事例3：研修の効率化で育成コストを削減した例
株式会社ビッグ・エー（卸売業・小売業）
従業員が頻繁に入れ替わる現場では、新人研修に多くの時間がかかります。同社では、年間約1,000人の従業員が入れ替わる状況で、新人従業員が独り立ちするまでに14日間もかかっていました。
しかし、Teachme Bizを用いたことにより、研修時間は10日間に短縮。年間16,000時間の研修時間が削減され、大幅なコストカットを実現しました。さらに、今まで誰に質問すればいいのか分からず困っていた従業員も、マニュアルを検索することで簡単に疑問を解消できるようになりました。
その結果、エンゲージメントが改善され、離職率も低下するという効果が出ています。
事例4：オンライン研修の活用で育成コストを削減した例
株式会社スタディスト（情報通信業）
Teachme Bizの開発・販売を行っている株式会社スタディストでは、コロナウイルスの影響により集合研修からオンライン研修へシフトしました。
従来は業務手順書と反転学習を掛け合わせた集合研修で、2時間かけてレクチャーしていたところ、事前学習を徹底することで30分に短縮されました。またオンラインでの実施により、育成にかかるコストを大幅に削減しています。
これらの事例からもわかるように、効果的な業務マニュアル手順書の作成・共有は、人件費削減のための有効な方法として期待できるでしょう。
その他の導入事例はこちらからご覧いただけます。
まとめ
コスト削減は、会社を経営するためには避けては通れない課題です。人件費や採用コストなど、企業の根幹に関わる部分でも必要であれば着手しなければなりません。
しかし、適切な手順で行わなかったり、不必要に予算を削ったりすれば、経営を効率化するどころか状況は悪化の一途を辿ります。コスト削減を成功させるためには、なぜコストを削減するのか、何を削減するべきなのかを周知徹底し、従業員の意識を変えることが重要です。
経営者・管理者を含む全社員が目的を共有し、協力して取り組めば、スムーズな業務改善を実現可能です。
＼Teachme Bizで効果的な人材教育を／
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