コスト削減

コスト削減のアイデアとは?事例を3つ挙げてご紹介!

会社を経営するために不可欠な人件費や通信費などの経費・コスト。いくら売上を伸ばしても、それ以上にコストがかかってしまうと利益率が下がり、収益力の弱い組織になってしまいます。そのため、コスト削減は会社にとって必要不可欠です。しかし、いざコスト削減しようと思っても、具体的に何をすればいいのか分からない場合も多いのではないでしょうか。そこで、本記事ではコスト削減に関する目的やポイント、さらに実際の事例もご紹介していきたいと思います。

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そもそもコスト削減とは?


コスト削減に取り組むにあたり、そもそもコストとは何を指すのか、コスト削減のメリットは何かを解説します。

企業にかかるコストとは

コストとは主に、会社を運営するために必要な費用のことです。人件費・賃料・水道光熱費など、以下に記すような目に見えるコストから、時間や社員同士のコミュニケーションなど目に見えないコストまで、会社を運営する為にはさまざまなコストが発生します。

  • 事務用品・消耗品
  • 水道光熱費・通信費
  • 賃料
  • 交通費
  • 採用コスト
  • 人件費 ...など

特に人件費は削るのが難しい

特にコストの中でも削るのが難しいといわれています。人件費の中には社員の給与以外にも人が稼働することで発生するコストとしてこのようなコストも含まれます。 

  • 出張を伴う場合の旅費交通費
  • 人手不足のために対応するための採用費
  • 社員のスキル向上のための教育費
  • 業務を委託する場合の外注費

さらに、業界によって様々ではありますが、売上に占める人件費の比率は平均して20~30%を占めています。






このデータからも人件費削減がいかに経営へ影響を及ぼすのかをご理解いただけると思います。

人件費削減の3つのアプローチ

では実際に人件費削減を行っていくためにはどうすればよいのでしょうか?
アプローチ方法としては以下の3つが挙げられます。

業務コストの削減

業務コストの削減の一つとして、業務手順の見直しと周知徹底を行い仕事のムダを徹底的に無すことが有効です。
例えば、社内で以下のような状態が蔓延している場合、業務のムダ(コスト)が発生している状態と言えます。

  • 業務手順が定まっていないので、各々が試行錯誤しながら業務を行っている
  • 業務の手順・フローが定まっておらず、ミスが発生している
  • 業務手順に潜む無駄に気づかず、ずっと非効率な手順で業務が行われている
  • 新人が業務手順を教わる機会がないので、半信半疑で業務を行っている

このような状態の場合、業務の手順を明確に定義してマニュアル・手順書を作成し、社内に浸透させていくことによって解消することができます。

>>あわせて読みたい!社内の86%の業務はマニュアル化できる!

採用コストの削減

そもそも採用コストの増大は、業務過多を人員数の拡大によってカバーするという採用」に依存しすぎた体制が原因です。
職場で以下のような事態に陥ってないでしょうか?

  • 業務量=人員数となっており人員の調整や融通が効かない
  • 特定の人じゃないとできない業務があり、それがボトルネックとなっている
  • 退職者が出ると採用が必須となる

特に「業務量=人員数となり、調整や融通が効かない」は陥りがちな問題ではないでしょうか。
同じ会社内なのに部門Aと部門Bでは業務量や忙しさに著しい差がある場合、忙しい部門Aのために新たに人員を補充し、比較的暇のある部門Bは人員の削減もなく見過ごされるという事象がよく見られます。
これは 各部門のピーク時に合わせた人員採用を行っているがために、生じてしまう問題です。

これらも属人化を排除し、社員一人ひとりのスキルアップに努め、既存社員のパフォーマンスを最大化することで解消することが可能です。

>>あわせて読みたい!属人化の特長やリスクとは?業務を標準化して解消しよう

育成コストの削減:研修を効率的・効果的に行う

集合研修などを定期的に実施している場合、外部講師依頼費用であったり、会場費など様々なコストが発生します。実際に集合研修などを運営されたことのある方は以下のような問題を感じたことはないでしょうか?

  • 移動,宿泊,会場に要する多大な経費
  • 講師と受講者の時間と体力の負荷
  • 講義日程の都合つかず、育成が長期化

例えば、この育成コストも業務手順を社内に浸透・共有することで削減することが可能です。
業務に関する手順書を作成しておくことで、新人社員が自学自習できる環境を構築することができます。その結果、一からすべて手取り足取り教える必要がなくなり、研修時間の削減につながります。
特に新型コロナの影響でリモートワークを導入によって非対面・非接触での研修においても業務の手順書があることで離れた環境でもスムーズに研修が行えている事例もあります。

テレワーク環境下で研修時間を4分の1に圧縮

ビジュアルSOPマネジメントプラットフォーム「Teachme Biz」の開発・販売を行っている株式会社スタディストでは、コロナウイルスの影響により集合研修からオンライン研修へシフトしました。業務手順書と反転学習を掛け合わせ研修スタイルによって従来集合研修で2時間かけてレクチャーしていた講座が、事前学習を徹底することで30分に短縮されました。

上記でご紹介した通り、業務の手順書の作成、共有は人件費削減のための有効な方法の一つと言えます。

マニュアルを用いたコスト削減の事例3選

実際にマニュアルを用いた人件費削減とはどのようなものなのか、具体的にどのように人件費を削減しているのか、Teachme Bizの導入事例を用いて紹介します。

離職を防ぐオンボーディングを実現

株式会社Phone Appli(IT・情報通信業 )
 組織が拡大していく中で「質問しなければ分からない」という状態が続いていました。そのため、新人社員のエンゲージメントは下がり、質問される側もフラストレーションがたまっていました。この問題を解決するため、簡単に検索できるマニュアルを導入したところ、「どうしよう」と思ったときに人に聞かなくてもその場で解決できるようになり、早期離職を防ぐオンボーディングの実現に成功しました。
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新人研修の時間を削減

株式会社ビッグ・エー(卸売業・小売業)
 従業員が入れ替わる現場では、新人研修に多くの時間がかかります。株式会社ビッグ・エー様では年間1,000人程度の従業員が入れ替わる状況で、新人従業員が独り立ちするまでに14日間かかっていました。しかし、Teachme Bizを用いたことにより、研修時間は10日間に短縮。年間16,000時間の研修時間が削減され、大幅なコストカットを実現しました。さらに、今まで誰に質問をすればいいかわからず困っていた従業員も簡単にマニュアルを検索することで解決できるようになったため、離職率の低下にもつながりました。
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ペーパーレスによるコスト削減

株式会社富士薬品(卸売業・小売業)
 A4の紙に印刷された530種類に及ぶマニュアルが存在していましたが、マニュアル作成・改訂における不便さ、検索性の悪さから、現場では活用されず不満の声が上がっていました。Teachme Bizを利用したことで、マニュアルを見る側の負担も作る側の負担も軽減したうえ、紙のマニュアルを全てペーパーレス化できたため、紙のマニュアルを使用していた時に比べて2,000万円のコスト削減を実現させました。
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その他の導入事例はこちらからご覧いただけます。

コスト削減の具体的な手法とは?

その他、人件費以外のコスト削減の具体的方法について、コストの種類ごとに分けて紹介します。

事務用品・消耗品

  • 白黒印刷やペーパーレス化を進め、コピー・印刷費を削減する
  • 事務用品・消耗品の管理方法を見直す
  • 消耗品はなるべく安く買えるオンラインで購入する

事務用品・消耗品は節約の意識をもち、無駄にたくさん使わない、買わないようにすることで削減できます。中でも、ペーパーレス化を進めることは紙や印刷代の削減だけではなく、ホッチキスやのり、ペンなどのその他の事務用品の削減にもつながります。

水道光熱費・通信費

  • LED照明に交換する
  • 使っていない部屋の電気はこまめに消す
  • エアコンの使用時間を制限する
  • テレワークの利用によってオフィスにいる人員を削減する
  • 電力会社、プロバイダを見直す

水道光熱費・通信費は一見削るのが難しそうなコストですが、電気をこまめに消す、使わない部屋のエアコンを切るなどのちょっとした工夫で削ることができます。また、契約プランを見直すことも有効です。

事務用品・水道光熱費ともに、必要最低限に設定し無駄にたくさん使わないということを徹底することが重要です。エアコンや電気のスイッチ、コピー機などに注意喚起のポスターを貼り、社員の意識に呼び掛けることも有効です。

賃料

  • 賃料の安いオフィスへ変更する
  • テレワークの利用によってオフィスを縮小する
  • シェアオフィスを利用する

 新型コロナウイルスの影響でテレワークの導入が進み、オフィスの縮小や契約解除をする企業が増えています。業務において何人オフィスに出社する必要があるのか、テレワークでどこまで補えるのか、これを機にオフィスの必要性を再確認しましょう。

交通費・出張費

  • 定期代を1ヵ月定期ではなく3ヵ月や6ヵ月定期の代金にして支給する
  • 最短・最安経路であるか確認を行う
  • タクシー利用を制限する
  • 出張の際は安い出張パックなどを利用する
  • テレワークを利用する

テレワークの利用によって、社員が通勤する際にかかる通勤交通費が削減できます。しかし、就業規則の通勤手当がテレワークに対応していないと、通勤していないのに交通費を支払わなくてはいけなくなってしまう場合があるため、テレワークの導入に伴い、就業規則を見直すことも必要です。

採用コスト

  • 社内環境を整え、早期離職率を下げる
  • 採用フローを見直す
  • 社員紹介採用を行う
  • 求人広告媒体を見直す

採用にコストをかけたにも関わらず、採用した人がすぐに辞めてしまうと、その人にかかった採用コストが無駄になってしまいます。さらに、新たな人材を採用するための採用コストもかかってしまうため、採用コストを見直す際には離職率を下げることを最優先させましょう。離職率が高い場合は、何が離職の原因なのか、どうすれば早期離職を防止できるのか根本から見直しましょう。

人件費

  • 研修を効率化し、準備や実施の時間を短縮する
  • 組織体制や業務フローを見直す
  • システム導入によって作業時間を短縮する
  • マニュアルを用いて業務効率化する
  • 多能工化する

先にも述べたように、人件費を削るために安易に人員を削減するのは得策ではありません。システムやマニュアルを活用し、無駄な作業の削減や業務効率化を図ることで残業や労働時間の見直しをしましょう。

まとめ

 「リストラ」を筆頭とした嫌なイメージを持たれることが多いコスト削減ですが、会社を経営するためには避けては通れない重要な課題です。なぜコストを削減するのか、何を削減するべきなのかを考え明確にすることで、社員の意識を変え、全員で協力してコスト削減を成功させましょう。

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