生産性向上

生産性を向上させる方法|仕事で押さえておきたい生産性を向上させる7つの方法

人口減少・少子高齢化による労働人口の減少、政府の提言する「働き方改革」に象徴される社会的な時短要請。今後、企業が成長を図る上で、従業員一人ひとりの生産性向上はもはや不可欠です。

実際に取り組むとなると、どこから手をつけていいのか分からない……特に長年ほぼ同じルーチンで業務をこなしてきたような会社にとっては、きっかけづくりが難しいところです。具体的な実践方法には、どのようなものがあるのでしょうか。

生産性とはどのようなものか

机を挟んで働く人の画像

そもそも企業にとって、生産性とは何なのでしょうか。ざっくりと言えば、投資したインプットに対して、得られるアウトプットの量の比率を言います。
より少ないインプットでより多くのアウトプットを出すことができれば、生産性は高いと言えます。

例えば1つの部署で得られる利益が100として、その部署が20人であれば、1人あたり5の利益です。もし部署の人員が10人で同じ100の利益を得られるのであれば、1人あたり10の利益です。この場合、後者の方が1人あたりの生産性は高くなります(実際にはここまで単純ではありませんが、あくまで概念の話です)。

同様に、100の利益を生むために80の投資が必要だとします。もし50の投資で同じように100の利益を生むことができれば、こちらも後者の方が生産性は高くなります。

生産性を向上させる方法7選

ポイントを説明する人の画像
では、生産性を向上するためには具体的にどのような方法があるのか見ていきます。さまざまな方法がありますが、基本的には従業員1人あたり・時間あたりの能率をいかに向上させていくか、というアプローチです。企業全体としての業務の見直しや改善も重要な要素ですが、あくまで人が中心と考えるべきでしょう。

業務の見直しを行う

業務に無駄な部分がないか・省ける部分がないかを突きつめ、不要な部分を削減することで生産性の向上を図ります。いわゆる業務効率化です。

業務の見直しを行うためには、まず業務の全体像や流れを正確に把握することが何より重要です。業務に関わる人たちでミーティングを持ち、それぞれがワークフローごとに感じている問題点を提出し、実際に効率を妨げているものは何かを洗い出していきましょう。Aさんが問題と思っていなかった部分でステップも、Bさんから見れば大きな問題である可能性もあります。また、「そもそもこの業務は何のためにやっているんだっけ?」といった気づきもあるでしょう。

生産性を向上させるITツールを導入する

ツールから生産性の向上を考えた場合、パソコンやスマートフォン上で動作するツールの導入が挙げられます。中でも、近年大きな注目を集めているのが、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)です。簡単に言えば、パソコンでの事務作業を自動化するものです。今まで1時間かかっていたパソコン作業を30分で終わらせられれば、生産性が倍に向上します。

特に定型の繰り返し作業で効果を発揮し、半分どころか数十分の一の時間にまで効率化する場合もあります。ただし、導入にはそれなりの費用や手間が必要です。RPAほど大がかりではなくても、従業員のスケジュールやタスクを管理して効率化を図るツール(ソフトウェア)もあります。

適切な人材配置を行う

適切な人材配置とは、社員一人ひとりのスキルや適正や本人の希望を考慮して、個々の人材がが最も効果的に価値を生み出すことができるポジションに配置することです。
それぞれの業務において適性が高い社員や意欲の高い社員を割り当てることで生産性向上につながります。

アウトソーシングを活用する

最近では、生産性向上のための手段の1つとして「アウトソーシングの活用」も注目を集めています。
コア業務以外の業務(ノンコア業務)を外注化することでコスト削減や社員の負担軽減につながります。
社員には本来、集中してもらいたい業務でバリューを発揮してもらえるので、生産性向上さらには事業成長にも寄与します。

社員同士のコミュニケーションの機会を作る

従業員同士がコミュニケーションできる場、学び合う場を設けるようにしましょう。社内に交流スペースを作ってもいいですし、目的を定めずに顔を合わせるミーティングを設けてもいいでしょう。生産性向上に取り組んでいくと、どうしても「減らす」ことにフォーカスしてしまう傾向がありますが、こういった機会は長い目で見れば、会社の生産性向上につながる投資となるはずです。

社員のモチベーションを高める

当然のことですが、社員のモチベーションが上がれば、それだけ時間あたりの生産性向上につながる可能性は高くなります。
例えば、社員がワークライフバランスを実現できるようにフレックス勤務やテレワークなど柔軟な働き方を取り入れることが挙げられます。社員が働きやすい環境を構築し、社内の雰囲気が明るい状態を維持することは生産性向上にもつながります。

社員のスキルアップを図る

個々の従業員のスキルが向上させることで、時間あたりの生産性向上につながります。具体的な手段としては、資格の取得支援や研修、今までよりワンランク上の業務の経験の機会を与えるなどでしょう。

業務効率化ハンドブック

生産性向上を図る上でおこなうべきこととは

腕時計を確認する人のが像

生産性向上のための方法を見てきましたが、では実際に社内で行動にうつす場合、どのような情報や、どのようなアクションが必要でしょうか。まずは会社や業務の現状を把握することからはじめ、その上で目標となる地点を設定します。生産性向上につながる「地図」を描き、社内で共有することが重要です。

仕事におけるムダ・問題点を整理する

まずは現状を把握するために業務を洗い出して、その中に潜むムダや問題点を見つけます。
業務に関わる人たちでミーティングを持ち、それぞれがワークフローごとに感じている問題点を提出し、実際に効率を妨げているものは何かを洗い出していきましょう。Aさんが問題と思っていなかった部分でも、Bさんから見れば大きな問題である可能性もあります。また、「そもそもこの業務は何のためにやっているんだっけ?」といった気づきもあるでしょう。

改善策を検討する

業務に潜むムダや問題点を整理したら、続いてその解決策を検討していきます。
例えば「見積書にミスが多い」という問題があったとした場合、その原因が何かを考えていきます。見積書の作成方法に問題があるのか、作成依頼の仕方に問題があるのではないか、といった形です。
そうして改善するべき箇所を考えていきます。

標準化・マニュアル化をする

業務を標準化・マニュアル化することによって属人化を防止し、業務品質の均一化につながります。すべての業務を標準化・マニュアル化するのは難しいですが、ルーチンワークや複雑性がない業務はマニュアル化することで業務効率化を図ることができます。

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生産性向上のチャンスとなる時期|とり組みやすいタイミング

2人の人を引き連れて歩く人の画像

個々の業務での生産性向上は、各従業員が常に意識するべき事項です。しかし問題点の洗い出しなど、多くの人が同時にとり組まなければならない課題については、時期やタイミングを見計らって実施する必要があります。会社全体としてとり組むきっかけとなる時期/とり組みやすいタイミングについて見ていきます。

新入社員の新人研修

最初にその業務にとり組む時から生産性の高いワークフローでとり組めれば、そのまま全体の生産性向上につながります。そのためにも、研修の際に使用する業務マニュアルや資料を練り込んでおきましょう。

生産性の向上という面で見れば、実際の研修よりも、事前にどのような準備をしたかで効果がほぼ決定されると言っても過言ではありません。研修したままでは問題があり、新入社員がようやく仕事に慣れた頃に業務内容が変わるようでは、仕事を覚える効率も下がります。

新入社員への研修は、会社が日々どのように業務にとり組んでいるかを示す場でもあります。仕事を覚えてもらえればいいという姿勢ではなく、自分たちの業務を見直す姿勢を忘れないようにしましょう。

中間管理職のマネジメント研修

中間管理職に研修を行う場合も、新入社員に対する研修と同じことが言えます。

中間管理職は業務を管理する立場で、個々の社員に対する研修に比べ、より広範囲の業務内容にその影響が及びます。新入社員の研修と違うのは、中間管理職の場合は責任が大きく伴ってくることです。部下に対するマネジメントやコーチング教育についても研修内容に含みます。

中間管理職は会社の上層部と現場をつなぐ役割であり、部下の業務に対して監督・指導する立場です。中間管理職が生産性向上への意識を持つかどうかが、会社全体の生産性向上に大きく影響することは言うまでもありません。その管理下にある業務や部下全体にまで影響が及ぶわけですから、中間管理職の研修は、生産性向上の絶好の機会でしょう。

社員数が不足しているとき

人手不足の時は、業務の見直しを行いやすいタイミングです。関わる人数が少なくなれば、それだけ現状の業務内容を把握しやすくなるからです。ただし、個々の従業員の生産性を上げれば人手不足を補うことにつながる、といった単純な図式で考えることはやや問題があります。

個々の従業員の生産性を上げることは、それ相応のコストも必要になる場合がほとんどです。生産性の向上とはより少ないリソースでより大きな成果を上げられることであり、コストというリソースにも気を配らなくてはなりません。人員を補充した場合や業務量を縮小した場合と比較してどうかなど、複合的に考えなければ、生産性向上を図っても成果にはつながりにくいでしょう。

コストを削減したいとき

コストを削減して成果が同じになるならば、生産性の向上につながります。何らかの事情でどうしてもコストを削減しなければならない時は、業務そのものを見直すチャンスであり、同時に生産性の向上を図るべきチャンスとも言えます。「ピンチをチャンスに」の発想です。

ほとんどの場合、コストの削減量が多ければ多いほど、成果を維持することは難しくなります。生産性を向上すること、それ自体にもコストが発生します。だからと言って、成果すなわち目標も大きく下げ、コストも下げて成果も下がる状態になってしまっては、生産性が向上したとは言えません。

コストを削減するにしても、資金が限界に近いような状態ではなく、余裕のあるうちに生産性の向上を図った方が、成果には結びつきやすいでしょう。

まとめ

生産性の向上は、何かの魔法ではありません。ただ企図するだけで必ず向上するとは限りませんが、成功すれば大きな成果をもたらします。ヒット商品や人気コンテンツを開発しなくとも、会社の内部で利益を上昇させられるのです。

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