生産性を向上させる方法|仕事で押さえておきたい生産性を向上させる7つの方法 | マニュアル作成・共有ツール - 「Teachme Biz」

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生産性向上

生産性を向上させる方法|仕事で押さえておきたい生産性を向上させる7つの方法

人口減少・少子高齢化による労働人口の減少、政府の提言する「働き方改革」に象徴される社会的な時短要請。今後、企業が成長を図る上で、従業員一人ひとりの生産性向上はもはや不可欠です。

実際に取り組むとなると、どこから手をつけていいのか分からない……特に長年ほぼ同じルーチンで業務をこなしてきたような会社にとっては、きっかけづくりが難しいところです。具体的な実践方法には、どのようなものがあるのでしょうか。

生産性とはどのようなものか

そもそも企業にとって、生産性とは何なのでしょうか。ざっくりと言えば、得られる利益が同じであれば、その利益を生むのに必要なリソースが少なければ少ないほど、生産性は高いといえます。

1つの部署で得られる利益が100として、その部署が20人であれば、1人あたり5の利益です。もし部署の人員が10人で同じ100の利益を得られるのであれば、1人あたり10の利益です。この場合、後者の方が1人あたりの生産性は高くなります(実際にはここまで単純ではありませんが、あくまで概念の話です)。

同様に、100の利益を生むために80の投資が必要だとします。もし50の投資で同じように100の利益を生むことができれば、こちらも後者の方が生産性は高くなります。

生産性を向上させる方法7選

では、生産性を向上するためには具体的にどのような方法があるのか見ていきます。さまざまな方法がありますが、基本的には従業員1人あたり・時間あたりの能率をいかに向上させていくか、というアプローチです。企業全体としての業務の見直しや改善も重要な要素ですが、あくまで人が中心と考えるべきでしょう。

生産性を向上させるツールを導入する

ツールから生産性の向上を考えた場合、パソコンやスマートフォン上で動作するツールの導入が挙げられます。中でも、近年大きな注目を集めているのが、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)です。簡単に言えば、パソコンでの事務作業を自動化するものです。今まで1時間かかっていたパソコン作業を30分で終わらせられれば、生産性が倍に向上します。

特に定型の繰り返し作業で効果を発揮し、半分どころか数十分の一の時間にまで効率化する場合もあります。ただし、導入にはそれなりの費用や手間が必要です。RPAほど大がかりではなくても、従業員のスケジュールやタスクを管理して効率化を図るツール(ソフトウェア)もあります。

業務の見直しを行う

業務に無駄な部分がないか・省ける部分がないかを突きつめ、不要な部分を削減することで生産性の向上を図ります。いわゆる業務効率化です。多くの場合、業務効率化を実現することは同時に生産性の向上につながります。トヨタの工場における有名な「カイゼン」も、この方法を極限まで突きつめたものと言えるでしょう。

見直すためには、業務の全体像や流れを正確に把握することが何より重要です。すぐに気付くような無駄は、すでに何らかの対策を施されている場合がほとんどで、できていなければむしろそのこと自体が問題です。気付きにくい無駄をいかにあぶり出すかが、この方法の一番のポイントです。

会社の規模を見直す

一般的に、会社の負債が多くなれば不採算部門を整理し、立て直しを図ります。利益が上昇すれば、事業を拡大してさらに利益向上を図ります。これは経営判断になりますが、どの程度の規模にすればもっとも会社が機能するかを検討するのは、生産性向上の観点からも重要です。

会社の規模が利益に見合うものなのかという視点から始め、人員や店舗数などのリソースを減らせばどの程度利益が下がるのか、増やせばどの程度上がるのか。これらをシミュレーションしつつ、最適な規模を検討します。1つの部署だけではなく会社全体で検討しなければならない問題であり、現実的には生産性の向上のためのみならず、会社全体の浮沈に伴い行われるでしょう。

社員同士のコミュニケーションの機会を作る

業務見直しの項目でも述べましたが、業務見直しにせよ生産性の向上を図るにせよ、現在の業務の状態を把握することが重要です。まずは「己を知る」ということです。そのためには、業務に当たっている従業員が、ありのままに現在の状況をお互いに報告できなければなりません。

普段から心がけておくべきことではありますが、従業員同士がコミュニケーションできる場や、機会を設けておきましょう。社内に交流スペースを作ってもいいですし、目的を定めずに顔を合わせるミーティングを設けてもいいでしょう。お互いに相手の業務内容に普段から触れることで、しっかりとした現状把握につながり、より良い業務改善化につながります。

社員のモチベーションを高める努力をする

当然のことですが、モチベーションが上がれば、それだけ時間あたりの生産性向上につながる可能性は高くなります。ワークフローや業務内容がそのままでも生産性向上が見込め、即効性も期待できるでしょう。

もっともシンプルに考えると、待遇を改善することです。報酬のアップや福利厚生の充実、休日の増加などです。ただし会社から見れば支出の増大になるため、生産性向上という観点からは成果に応じたインセンティブにするなど、工夫は必要でしょう。

従業員のモチベーション向上は、企業は常に気にかけなければならない問題です。生産性向上のためだけにモチベーションを上げようとするのではなく、日頃からとり組む姿勢を見せておかなければ信頼も得られないでしょう。従業員からの会社への信頼なくしては、生産性の向上は望めません。

社員のスキルアップを図る

従業員の人数を増やさなくても、個々の従業員のスキルが向上すれば、時間あたりの生産性向上につながります。具体的な手段としては、資格の取得支援や研修、今までよりワンランク上の業務の経験などでしょう。モチベーションと同様、これらもコストがかかるため、費用対効果を考えながら行うことが必要です。

日々の業務ワークフローやマニュアルを見直すことも、スキルアップにつながる手段のひとつです。同じ業務でも、今までとは違ったやり方でとり組むことで、これまで見えてこなかった個人の能力を引き出す可能性があります。生産性の向上としては効果が見えにくいですが、会社の「地力」を強化するという面からも、常にとり組むべき課題です。

人材不足を解消する

規模の項目で会社の適正な規模を考慮すべきだと述べましたが、人手が不足していては、生産性の向上どころか業務の遂行が困難です。日本では、人口減少と少子高齢化の進行により、あらゆる業種で人手不足が叫ばれています。その中で、業務に適したスキルを持った人材を確保するのは、さらに困難になるでしょう。要求されるスキルが高度なものになればなるほど、その傾向に拍車がかかります。

人材確保にはコストがかかりますが、スキルアップの項目でも述べた通り、スキルのある人材がそろえば生産性向上につながります。今後時間が経てば経つほど人材確保が難しくなるという状況を考えれば、早目に対策すべき課題と言えるでしょう。

生産性向上を図る上でおこなうべきこととは

生産性向上のための方法を見てきましたが、では実際に社内で行動にうつす場合、どのような情報や、どのようなアクションが必要でしょうか。まずは会社や業務の現状を把握することからはじめ、その上で目標となる地点を設定します。生産性向上につながる「地図」を描き、社内で共有することが重要です。

仕事における問題点を整理する

業務の流れやワークフローの洗い出しを行わずとも、日頃から感じている問題点やネックは少なくないはずです。同じ部署・同じ業務でも、人が変われば感じている課題が違うというのもありがちなことです。

業務に関わる人たちでミーティングを持ち、ワークフローごとに感じている問題点を提出し、実際に効率を妨げているものは何かを洗い出していきましょう。Aさんが問題と思っていなかったステップも、Bさんから見れば大きな問題である可能性もあります。

さまざまな角度から問題点を整理し、その現状を元に解決策を考えていきましょう。問題点と感じる部分に一人で対策をとっていても、他の人から見れば生産性の向上にあまりつながっていない、というケースも十分考えられます。

会社の目標を見直す

どんな会社でも、売上や出店数など何らかの目標となる数字を掲げているはずです。企業である以上、目標となる数値には、現状よりさらに上の数値が掲げられることになります。一概には言えませんが、その目標となる数値に合わせ、配置される人員や資金などの投入リソースの量が定まります。

企業活動としてはごく一般的なことですが、目標となる数値が高くなればなるほど、必要となるリソースの量も増えていきます。

もし目標を達成できなければ、結果として生産性も下がることになってしまいます。場合によっては非常に大きなリソースの浪費につながりかねないのが、この目標設定です。達成した場合ばかりでなく、未達の場合、どれくらいのリソースのロスが出るのかも考える必要があります。

目標を達成するためのプランを設定する

適切な目標が達成できたら、達成に到るまでの具体的なプランを設定しましょう。1人あたりどれだけの業務量になり、どれだけの人員を配置し、どれだけの目標量をこなさなければならないのか。資金はどの程度、どの時期に投入/用意しなければいけないのか。

こうしたリソースの必要量や必要になる時期を、できるだけ具体的にプランとしてまとめてみましょう。どれだけのリソースを割けばどれだけの結果を出せるか、これこそが生産性そのものです。

あくまで「見込み」ではありますが、ここを細かく計画できれば、未達という結果になったとしても、何が原因だったかを特定しやすくなります。できるだけ少ないリソースで、できるだけ成果を上げるようにするのが生産性の向上です。

仕事の優先順位を明確にする

誰にでも得意・不得意はあります。一人でやると能率が上がる仕事/誰かに任せて能率が上がる仕事があるはずです。能率が上がるということは、それだけ生産性が上がるということです。個々の従業員が、日々業務の中で仕事の順番を考える際には、時間的に余裕のない業務(納期が迫っているなど)は必然的に優先順位が上がります。

能率の上がる仕事から手がけていくことを心がけていれば、会社全体として、生産性の大幅な向上にもつながります。仕事に優先順位をつけることはあらゆる業務にとって重要ですが、何から優先するかを決めるプロセスの中で、自分が一番能率の上がる業務は何かを常に意識してもらうようにしましょう。

生産性向上のチャンスとなる時期|とり組みやすいタイミング

個々の業務での生産性向上は、各従業員が常に意識するべき事項です。しかし問題点の洗い出しなど、多くの人が同時にとり組まなければならない課題については、時期やタイミングを見計らって実施する必要があります。会社全体としてとり組むきっかけとなる時期/とり組みやすいタイミングについて見ていきます。

新入社員の新人研修

最初にその業務にとり組む時から生産性の高いワークフローでとり組めれば、そのまま全体の生産性向上につながります。そのためにも、研修の際に使用する業務マニュアルや資料を練り込んでおきましょう。

生産性の向上という面で見れば、実際の研修よりも、事前にどのような準備をしたかで効果がほぼ決定されると言っても過言ではありません。研修したままでは問題があり、新入社員がようやく仕事に慣れた頃に業務内容が変わるようでは、仕事を覚える効率も下がります。

新入社員への研修は、会社が日々どのように業務にとり組んでいるかを示す場でもあります。仕事を覚えてもらえればいいという姿勢ではなく、自分たちの業務を見直す姿勢を忘れないようにしましょう。

中間管理職のマネジメント研修

中間管理職に研修を行う場合も、新入社員に対する研修と同じことが言えます。

中間管理職は業務を管理する立場で、個々の社員に対する研修に比べ、より広範囲の業務内容にその影響が及びます。新入社員の研修と違うのは、中間管理職の場合は責任が大きく伴ってくることです。部下に対するマネジメントやコーチング教育についても研修内容に含みます。

中間管理職は会社の上層部と現場をつなぐ役割であり、部下の業務に対して監督・指導する立場です。中間管理職が生産性向上への意識を持つかどうかが、会社全体の生産性向上に大きく影響することは言うまでもありません。その管理下にある業務や部下全体にまで影響が及ぶわけですから、中間管理職の研修は、生産性向上の絶好の機会でしょう。

社員数が不足しているとき

人手不足の時は、業務の見直しを行いやすいタイミングです。関わる人数が少なくなれば、それだけ現状の業務内容を把握しやすくなるからです。ただし、個々の従業員の生産性を上げれば人手不足を補うことにつながる、といった単純な図式で考えることはやや問題があります。

個々の従業員の生産性を上げることは、それ相応のコストも必要になる場合がほとんどです。生産性の向上とはより少ないリソースでより大きな成果を上げられることであり、コストというリソースにも気を配らなくてはなりません。人員を補充した場合や業務量を縮小した場合と比較してどうかなど、複合的に考えなければ、生産性向上を図っても成果にはつながりにくいでしょう。

コストを削減したいとき

コストを削減して成果が同じになるならば、生産性の向上につながります。何らかの事情でどうしてもコストを削減しなければならない時は、業務そのものを見直すチャンスであり、同時に生産性の向上を図るべきチャンスとも言えます。「ピンチをチャンスに」の発想です。

ほとんどの場合、コストの削減量が多ければ多いほど、成果を維持することは難しくなります。生産性を向上すること、それ自体にもコストが発生します。だからと言って、成果すなわち目標も大きく下げ、コストも下げて成果も下がる状態になってしまっては、生産性が向上したとは言えません。

コストを削減するにしても、資金が限界に近いような状態ではなく、余裕のあるうちに生産性の向上を図った方が、成果には結びつきやすいでしょう。

まとめ

生産性の向上は、何かの魔法ではありません。ただ企図するだけで必ず向上するとは限りませんが、成功すれば大きな成果をもたらします。ヒット商品や人気コンテンツを開発しなくとも、会社の内部で利益を上昇させられるのです。

「Teachme Biz」は画像・動画・テキストを駆使することで、より分かりやすく、より業務効率化を図ることを可能にしたビジュアルSOPプラットフォームです。

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