オンボーディングとは？実施するメリットや具体的な施策例を紹介
近年、新入社員の入社に際して、オンボーディングの実施を検討する会社や人事部門があります。一方で、「OJTや研修と何が違うのかわからない」「具体的にどのような施策を行えばよいのかイメージできない」といった悩みを抱える担当者もいるでしょう。
本記事では、オンボーディングの基本的な意味から混同されやすいキーワードとの違い、実施するメリット、具体的な施策例などを解説します。
オンボーディングとは
オンボーディングとは、新しくチームに加わったメンバーが職場にいち早く馴染み、実力を発揮できるようにサポートする一連のプロセスや施策を指します。また、新入社員の早期離職を防ぐ、組織への定着を早めるといったことも、オンボーディングを実施する目的のひとつです。
オンボーディング例としては、メンターとの定期的な面談や社内ルールのレクチャー、他部署のメンバーを交えたランチ交流会などが挙げられます。「せっかく採用した新人がすぐに辞めてしまう」という悩みを抱えている場合、オンボーディング施策の実施がおすすめです。
オンボーディングと混同されがちなキーワード
オンボーディングと混同されがちなキーワードとしてOJTや研修（Off-JT）が挙げられます。これらのキーワードの概要やオンボーディングの違いについて紹介します。
OJT
OJTとは、職場の先輩や上司が、実際の業務を通じて、仕事に必要な知識やスキルを習得させる教育手法です。「やって見せ、説明し、やらせてみる」といった一連のサイクルであり、いわば現場教育全般を指します。
OJTは実務をこなすためのスキル習得を目的にしているのに対し、オンボーディングは新しい環境への早期定着や組織への馴染みやすさまで含めた包括的なサポートです。
そのため、新入社員に現場で役立つ業務スキルを身に着けてほしいという場合は、OJTのほうが適しています。
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研修（Off-JT）
研修（Off-JT）とは、セミナーや座学などを通じて知識・スキルを習得することを指します。研修（Off-JT）は、特定の専門知識を体系的に学ぶインプットに特化しているのが特徴です。
そのため、「新入社員全員に専門的なノウハウを一斉に学ばせたい」「理論的な基礎をじっくりと理解してほしい」という場合は、研修（Off-JT）の実施がおすすめです。
オンボーディングを実施するメリット
オンボーディングを実施するメリットとして、早期離職の防止や組織全体の生産性向上などが挙げられます。オンボーディングを実施することで、どのようにこれらが実現するのか紹介します。
早期離職の防止
オンボーディングを実施するメリットとして、早期離職を防止し、定着率を高められることが挙げられます。新入社員は「新しい環境に馴染めるのか」という不安を抱えています。こうしたなかで、新しい職場で孤立してしまうと、孤独感やストレスから離職してしまうことも珍しくありません。
そこで、オンボーディングを通じて、業務の流れや社内ルールの理解、人間関係の構築を組織的にサポートすることで、孤独感を与えず、会社への定着を高められるのです。
「せっかく採用しても定着率が上がらない」と悩んでいる方は、オンボーディングの実施も検討してみましょう。
また、以下の資料では中途社員を受け入れるための体制づくりについて解説しています。中途社員をどのように受け入れたらいいのかわからないという方は、以下より詳細をご覧ください。
組織全体の生産性向上
オンボーディングを実施することで、新入社員の早期戦力化を実現し、組織全体の生産性を向上させられます。通常、新入社員は会社の業務やルールに慣れるまでに時間がかかり、さらに教育担当者のリソースも削られてしまいます。これにより、一時的ではあるものの組織全体の業務パフォーマンスが落ちてしまうのです。
オンボーディングを通じて業務フローや組織のルールを早期に共有することで、新入社員も早い段階で自身の業務をこなせるようになるでしょう。
「新メンバーが入るたびに現場が混乱してしまう」「新入社員への対応で教育担当者の業務効率が落ち込んでいる」という場合、オンボーディングの実施が解決策となります。
採用コストの削減
オンボーディングを実施することで、新入社員の早期退職を防ぎ、結果的に採用コストを抑えられます。新入社員が早期に退職してしまうと、採用にかけた広告費や工数がすべて無駄になってしまい、再び欠員を埋めるための追加費用が発生してしまいます。
オンボーディングを通じて定着率が向上すると、採用のやり直しにかかるコストを大幅に削減できます。「せっかく採用した社員がすぐに辞めてしまう」「採用単価が高騰していてコストを抑えたい」という方は、オンボーディングの実施によって、定着率を向上させましょう。
社員全体のエンゲージメント強化
新入社員へ向けたオンボーディングを実施することで、既存社員も含めて組織全体のエンゲージメントを高められます。
オンボーディングの過程で育成に携わる既存社員も、あらためて自社のミッションや価値観を再確認することになります。これにより、新人と既存社員の間で共通認識が生まれ、双方向のコミュニケーションが活性化を促せるのです。結果、チームに一体感が醸成され、組織全体のモチベーション向上にもつながります。
「チームの結束力を高めて現場の士気を上げたい」という場合も、オンボーディングを実施してみましょう。
【実施時期別】オンボーディング施策例
オンボーディング施策例として人事担当者とのコミュニケーションやメンター・バディ制度などが挙げられます。各オンボーディング施策がどの時期にどのようなことをするとよいのかを紹介します。
【入社前】人事担当者とのコミュニケーション
新入社員の入社を控えた内定期間には、人事担当者との継続的なコミュニケーションを実施しましょう。具体的には、内定者懇親会の開催やチャットツールを用いた相談窓口の設置、社内報の共有などを行います。単なる事務連絡ではなく、会社の雰囲気が伝わるような双方向のやり取りが大切です。
こうした施策を実施することで、「本当にこの会社でやっていけるのか」と不安に感じている新入社員に対して安心感を与えられます。
【入社直後】全社オリエンテーション
続いて、入社当日から数日以内の早い段階にて、全社オリエンテーションを実施しましょう。会社のビジョンや組織図、福利厚生といった会社全体の共通ルールを共有します。あわせて、PCの設定やツールの使い方など、次の日から迷わずに実務に取り組めるようなサポートも同時に行います。
これにより、社内ルールや業務環境への理解が深まり、早期戦力化を促すことができるでしょう。
【入社1ヶ月まで】メンター・バディ制度
入社から1ヶ月までの初期段階には、現場の先輩が教育担当として寄り添う「メンター・バディ制度」の実施もおすすめです。年齢の近い先輩や他部署の社員がペアとなり、業務の進め方やマニュアルには載っていない社内の暗黙のルールなど、細かな悩みをトータルでサポートします。
また、週に一度のランチやカジュアルな面談も定期的に行い、新入社員が「いつでも、どんなことでも質問できる」という環境を整えましょう。
メンター・バディ制度によって、新入社員は実務や業務評価とは関係のない相談相手を作ることができ、「誰に何を聞けばよいのかわからない」という孤独感を解消できます。
【入社3ヶ月まで】オンボーディング・サーベイ
入社3ヶ月目を目安に、新入社員の現状を可視化するオンボーディング・サーベイを実施しましょう。オンボーディング・サーベイとは、新しく入社した社員が組織にスムーズに馴染めているかを把握するために、定期的かつ継続的に行われるアンケート調査です。
具体的には、業務内容の理解度や人間関係の悩み、周囲のサポート状況などを、5段階評価や自由記述形式で回答してもらいます。
これにより、新入社員がどのような不安や不満に直面しているのかをキャッチすることができ、適切なフィードバックや面談でのフォローを実施できます。
オンボーディングを実施する際のポイント
オンボーディングを実施する際のポイントとして、現場社員や関係部署とも連携する、新入社員のフィードバックをもとに調整を行うといったことが挙げられます。オンボーディングを成功させるための要点を押さえていきましょう。
明確な目標を設定し、施策のスケジュールを組む
オンボーディングを実施するにあたって、「いつまでに、どのような状態を目指すのか」という目標を設定し、そこから逆算したスケジュールを組むのが大切です。
目標が曖昧なままでは「この施策では何を教えればよいのか」「新入社員をどのような状態へと導けばよいのか」が共有できず、現場担当者の対応にばらつきが生じます。その結果、既存社員の業務を圧迫するだけでなく、新入社員にとっても「人によっていうことが違う」といった不信感を与えてしまうでしょう。
そのため、オンボーディングを実施する際には、「1ヶ月でツール習得」「3ヶ月でひとり立ち」といった時期ごとのKPIを設定し、現場の教育担当者全員で共有しましょう。
現場社員や関係部署とも連携する
オンボーディングを実施する際には、人事部門やマネージャー層だけで完結するのではなく、現場の社員や関係部署と密に連携する必要があります。本来、実務の具体的な流れや現場独自のルールなどは、実際に現場で働く従業員にしかわかりません。そのため、現場目線の意見を取り入れることで、より実態に即した効果的な施策を実施できるようになります。
もし、このポイントを意識できていなければ「人事が言っていることと現場のリアルが違う」というギャップが生じ、モチベーションの低下や早期離職を招く恐れがあります。
オンボーディングを実施する際には、あらかじめ関係者に計画を共有し、全員で新入社員を受け入れる体制を整えましょう。
新入社員のフィードバックをもとに調整を行う
オンボーディングを実施する際には、新入社員からのフィードバックを反映させ、施策の内容を柔軟に調整し続ける必要があります。
実施すべきオンボーディング施策は、会社の状況や新入社員のスキルによっても変化します。そのため、実際に施策を体験した新入社員の意見を収集し、より実態に即した施策へとアップデートしていくことが大切です。
具体的には、オンボーディング・サーベイをはじめとするアンケート調査にて、「もっとしてほしいサポート」や「現場で困ったこと」などを把握しましょう。
担当者への教育も実施する
オンボーディングを成功させるためには、新入社員のサポートを行う担当者への教育をセットで行うのも大切です。
現場の担当者全員が「何を・どこまで・どう教えるか」を共通認識として持っていないと、指導内容にバラつきが出てしまいます。そのため、担当者に対しても正しい教え方やコミュニケーション術を教えることで、より効果的なオンボーディング施策を実施できるようになります。
オンボーディングを実施する際には、教育担当者に対する指導マニュアルの整備やコーチング研修も同時に行い、組織全体で均質なサポートができる体制を整えましょう。
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新入社員の早期戦力化が目的なら「マニュアル整備」が効果的
新入社員の早期戦力化を目指しているならばオンボーディングではなくマニュアル整備の方が効果的です。業務マニュアルを効率的に作成できるTeachme Bizについて紹介します。
Teachme Bizは、短時間で誰でもマニュアルを作成できるマニュアル作成・共有システムです。Teachme Bizには独自のAI機能が備わっており、マニュアル作成を支援します。
たとえば、業務の様子を撮影した動画をアップロードするだけで、AIが手順ごとに自動で分割し、音声をもとに字幕や説明文を生成します。これにより、業務手順をわかりやすく解説した動画マニュアルを即座に作成することが可能です。
AI機能を活用することで、マニュアル作成にかかる時間を3時間から約15分まで短縮した事例もあります。「業務が忙しくマニュアル作成に時間を割けない」「対応できる人材が限られている」といったお悩みをお持ちの方には、Teachme Bizがおすすめです。
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まとめ
オンボーディングは、入社前から入社後数か月にわたって継続的に実施される施策です。オンボーディングを実施することで、早期離職の防止や生産性向上といった効果が期待できます。
具体的なオンボーディング施策として、入社前からの継続的なコミュニケーション、入社直後のオリエンテーション、メンター制度やアンケートの実施などが挙げられます。段階的に支援を行うことで新入社員の不安を軽減しながら、会社への定着を促すことが可能です。
一方で、新入社員の早期戦力化を目指すのであれば、オンボーディングよりもマニュアル作成の方が効果的です。「Teachme Biz」は独自のAI機能によって、誰でも効率的に業務マニュアルを作成できます。
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