業務マニュアルは、新人教育や業務品質の維持向上において重要な役割を果たします。しかし、記載する内容は多岐にわたるため、作成のコツを押さえていないと挫折しがちです。読み手の視点を意識しなければならない難しさもあることから、具体的にどう作成すればよいのか悩んでいる担当者も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、マニュアル作成の目的やタイミング、基本的なコツを紹介します。作成時の注意点や、完成したマニュアルをさらにブラッシュアップしていくポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

マニュアルを作成する4つの目的

業務マニュアルは単なる作業手順書ではなく、組織全体の生産性向上や教育コストの削減を実現する重要なツールです。マニュアルの作成には、主に4つの目的があります。

• 生産性向上とコスト削減につながる
• 品質を安定させる
• 属人化を防止する
• ノウハウとナレッジを共有できる

明確な目的意識を持ってマニュアル作成を進めるためにも、どのようなことを実現できるのかを理解しておきましょう。

生産性向上とコスト削減につながる

新人も含めた従業員一人ひとりが自立し、業務に取り組めるようにするのが目的のひとつです。マニュアルを読むことで、新人や異動直後の従業員でも業務遂行に必要なポイントを簡単に把握し、多くの疑問や問題を自己解決できるようになります。教育期間の短縮や指導役の負担軽減が促進されることで、教育・研修コストを削減できます。

また、マニュアルに書かれた作業手順を自社のベストプラクティスとして共有すれば、初心者の自己判断による予想外のトラブルとその対応業務の発生を防げます。各自の業務が効率化することで、部署全体の生産性の向上や残業代の削減につながります。

品質を安定させる

マニュアルは、業務のクオリティ維持や製品・サービスの品質安定にも役立ちます。

経験豊富な従業員であれば、マニュアルなしでも高いクオリティを維持できるかもしれませんが、経験の浅い従業員には困難です。個人の経験や感覚任せにしていると、製品・サービスの品質は不安定になり、企業の管理体制に対する不信感を招きかねません。

また、マニュアルがない状態で何人かの従業員に教育や指導を任せると、人によって教え方や指示内容にバラつきが生じます。その結果、指導を受ける側の従業員は判断に迷ったり、指導方針に疑問を抱いたりして、成長しづらくなります。マニュアルがあれば指導の仕方も一定にすることが可能です。

属人化を防止する

マニュアルの作成は、業務の属人化を防止する目的もあります。属人化とは、業務の手順や進捗状況を一部の従業員しか把握しておらず、他の人に共有されていない状況のことです。特定の従業員の経験や勘だけに依存してしまうと、その人が不在の時に作業が滞ったり、引き継ぎが困難になったりするリスクがあります。

このような属人化を防ぐのがマニュアルの役割です。業務の手順がわかりやすく記載されたマニュアルがあれば、誰が作業しても一定の品質を確保できます。特定の従業員に業務負担が集中することを避けられ、引き継ぎもスムーズに行えます。

ノウハウとナレッジを共有できる

各従業員が持つノウハウやナレッジを組織全体で共有し、活用できるようにするのもマニュアル作成の目的です。経験豊富な従業員が持っている、業務を効率的に進めるためのノウハウを共有し、他の人でもスムーズに業務を進められるようにします。

必要に応じて図や写真を活用しながら、誰でも理解しやすいマニュアルを作成すれば、言語化や数値化が難しい「暗黙知」も含めてノウハウを共有できます。このようにして、個人の知識を組織の知識へと昇華させられます。

マニュアルを作成するタイミング

マニュアルは必要になってから作るのではなく、業務環境の変化や組織の成長を見据え、早めに準備しておくとスムーズです。例えば、新しい設備を導入する時や業務の効率化を進めたい時、新入社員受け入れのタイミングなどにマニュアルがあると、混乱や手間を減らせます。

新たに設備投資する時

新しい設備は、過去に使用した経験のある人でない限り、仕様や操作方法がわからない未知のものです。下手に使用すれば故障のリスクがあるうえ、企業の機密情報や個人情報が外部に漏れることも考えられます。トラブルを避けるためにも、新たに設備投資する時はマニュアルを活用し、従業員に使い方や注意点を周知することが大切です。

マニュアル作成の際は、新しい設備を使用する従業員はもちろん、仕様や操作方法について説明する担当者にとっても理解しやすい内容にする必要があります。専門知識を持つ人が実際に操作している様子を参考にし、図や写真をマニュアルに掲載するのが効果的です。

なお、最新設備を積極的に取り入れている企業は、マニュアル作成担当者の負担も考慮する必要があります。

業務をより効率化させたい時

業務を効率化させるためには、携わっている人のクオリティを均一化させるのが効果的です。業務フローやシステムの運用方法、作業上の注意点などを細かく記載したマニュアルを作成すれば、従業員全体の業務を効率化できます。

クオリティを維持しながら業務を効率化するには、定期的に社内環境や業務の進め方を見直す必要があります。変更点がある場合は、マニュアルの修正も忘れないようにしましょう。

新入社員が入ってくる時

新入社員が入社するタイミングは特にマニュアルが必要になります。新入社員は、会社のシステムや設備の操作方法に関する知識を持っていません。他の従業員と同じように業務をこなすには、まず基本的なルールや操作方法を覚えなければならないため、研修用のマニュアルがあると効率的です。

また、新入社員は社会人としての基本的なビジネスマナーも学ぶ必要があります。マニュアルは、業務やコミュニケーションに不慣れな新入社員が安心して業務に励む助けになります。

マニュアル作成は経験豊富な従業員が担当するのが一般的ですが、発想を逆転させ、新入社員に作ってもらう手法もあります。以下の記事で、新入社員がマニュアルを作るメリットと事例を紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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基本的なコツ｜最も重要なのは「読みやすさ」

マニュアル作成において最も重要なのは、読み手の視点に立った「読みやすさ」です。いくら内容が正しくても、難解で理解しにくい表現ばかりでは現場で活用されません。シンプルな言葉を選び、写真や図を交えて説明することで、誰でも迷わず業務を進められるマニュアルになります。

特に、業界未経験の従業員や新入社員は、難しい専門用語ばかりのマニュアルでは理解できない可能性があります。その業界で当たり前に使われている専門用語だとしても、より多くの人が理解できるように、わかりやすい表現で説明することが大切です。

読みやすいマニュアルを作るためのポイントは以下の記事で詳しく解説しています。こちらもあわせて参考にしてください。

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読みやすいマニュアルの作り方は？良いマニュアルにするテクニックと注意点

手順のコツ｜マニュアル作成から運用までの流れ

明確な目的を持たずに作成してしまうと、現場のニーズにマッチしない質の低いマニュアルになる可能性があります。作成の際は入念な準備を心がけ、以下の6つの手順に沿って進めましょう。

ステップ1. 作成のスケジュールを決める
ステップ2. マニュアルの内容を検討する
ステップ3. 情報の収集や整理をする
ステップ4. マニュアルのテーマや構成を決定する
ステップ5. マニュアルを完成させる
ステップ6. マニュアルを運用する

それぞれのプロセスについて解説します。

ステップ1. 作成のスケジュールを決める

まずは、いつマニュアルが必要になるのかを把握し、そこから逆算して作成スケジュールを決めましょう。

例えば、新卒社員向けのマニュアルであれば、一般的な入社時期である4月に必要になります。4月までに完成させるには、数週間から数ヵ月前から作成に取りかからなければなりません。製品に関するマニュアルの場合は、製造や商品開発がスタートする時期に間に合うようにします。作成担当者の負担も考慮し、本来の業務に支障が出ないように気を配りながらスケジュールを決めるのがポイントです。

ステップ2.マニュアルの内容を検討する

スケジュールを決めたら、次はマニュアルに記載する内容を検討します。実際の業務の流れをイメージしながら、「どこでつまずきやすいのか」「何に特に注意すべきなのか」などを検討していくと、より実践的なマニュアルを作成できます。

また、マニュアルのフォーマットや、利用する作成サービス選びも重要です。作成にはWordやExcel、PowerPointなどのOfficeソフトを使用するのが一般的ですが、作成担当者の負担を軽減したい場合は、専用ツールやコンサルタントの利用を検討しましょう。

ステップ3. 情報の収集や整理をする

マニュアル作成の作業の中で、特に重要なのが情報収集です。業務の進め方や設備の操作方法をわかりやすく説明するには、マニュアルを作成する担当者が正しい知識を持っておく必要があります。

詳細なマニュアルを作成するには、担当者自身の業務内容だけでなく、業務に関わるあらゆる部署や従業員から情報を集めるのが効果的です。多角的な視点を取り入れながら作成することで、業務の全体像を把握できるマニュアルになります。

ステップ4. マニュアルのテーマや構成を決定する

マニュアル化する業務内容やその目的といったテーマを明確にします。そのうえで、わかりやすいマニュアルを作成するため、適切な構成にすることが重要です。

レストランを例に挙げると、マニュアルを「接客」「調理」「清掃」などに分けることで、従業員が必要な情報にたどり着きやすくなります。接客マニュアルの場合、「席への案内」「メニューの提示」「給仕の仕方」「会計の手順」などを個別項目として記載すれば、より実践的で理解しやすい内容にできます。必要な情報にたどり着きやすいマニュアルになるようにしましょう。

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ステップ5. マニュアルを完成させる

完璧を目指すあまり、いつまで経っても完成しないのはマニュアル作成でよくある失敗です。内容やデザインにこだわりすぎるとキリがないため、期限を設けることが必要です。具体的には、新卒社員の入社や次の会議、納期やワークフローの終了を目安に完成させるようにします。最初から完璧なマニュアルを目指すよりも、現場の声を聞きながら改善を繰り返して精度を高める意識が大切です。

ステップ6. マニュアルを運用する

マニュアルが完成したら、いよいよ運用開始です。マニュアルは、新たに業務に就く従業員はもちろん、今まで業務に携わってきた人たちにとっても自分のやり方を見直すきっかけになります。

作成担当者がそのマニュアルを利用する立場でもある場合は、内容に沿ったワークフローを率先して進めましょう。新たに業務に就く従業員と今まで業務に携わってきた人たちの双方が、マニュアルの内容を実践することで、全員が同じ方向に向かって効率的に働けるようになります。

書き方のコツ｜読み手の理解と行動を促すための工夫

マニュアルを作成する際は、以下の6つの点を意識的に盛り込みましょう。

• 仕事の全体像を把握できるように書かれている
• 考え方の軸が書かれている
• チェックリストが掲載されている
• 業務に関する図や写真が挿入されている
• 到達目標が明確に書かれている
• 仕事のノウハウが書かれている

これらの点を含めることで、従業員が内容を理解しやすく、目的を達成しやすいマニュアルを作成できます。

仕事の全体像を把握できるように書かれている

マニュアル作りのポイントは、使う人が業務内容やワークフローの全体像を直感的につかめるようにすることです。直接的には関わりがない業務も含め、どのような流れで仕事が進んでいるのかを把握できる内容にしましょう。

各業務の目的を従業員に正しく理解してもらうには、その業務が全体の中でどのような役割を担っているのかをマニュアルに記載することが大切です。ある作業が正しく行われないと、他の業務にどのような影響が出るのかを説明すると、自分の役割の重要性を理解しやすくなります。

考え方の軸が書かれている

業務の流れや設備の操作方法だけでなく、根底にある理念や考え方もマニュアルに記載しておくと、従業員一人ひとりが目的意識を持ちやすくなります。各作業を淡々と説明するだけのマニュアルでは、その重要性を従業員に理解してもらえず、ルールや注意点を軽視されてしまう可能性があります。「なぜその作業が必要なのか」「なぜこの方法で行うのか」といった理由についての説明が必要です。誤操作や不注意によるトラブルを避けるためにも、その作業の役割や目的をマニュアルに記載しましょう。

チェックリストが掲載されている

わかりやすいマニュアルにするには、チェックリストの掲載も効果的です。チェックリストにより作業の抜けを防止しやすくなるうえ、自分が担当する業務の全体像を把握しやすくなる効果も期待できます。

チェックリストを作成する際は、業務内容やワークフローに加え、各作業におけるポイントを「大事なことリスト」「理解度チェック」のような形で抜き出して記載するのもおすすめです。わかりやすい内容にすると同時に、「きちんと理解できているか」を確認する意味でもチェックリストが役立ちます。

業務に関する図や写真が挿入されている

文字ばかりのマニュアルでは直感的に理解しづらいため、必要に応じて図や写真を活用しましょう。例えば、機材の操作方法を説明するマニュアルでは、文字だけで部品の名称を記載しても、何を指しているのかがわかりづらいことがあります。操作の仕方や作り方なども、文字だけで把握するのは困難です。文字の説明に加えて、機材の図や写真を挿入しておけば、専門知識のない人でも内容を正確に理解しやすくなります。

到達目標が明確に書かれている

業務全体や個々の作業の目標を明記することも重要です。具体的な到達目標を示すことで、読み手は自分に何が求められているかを把握しやすくなります。ゴールが明確になれば、そこに至るまでの作業の意味や必要性を理解でき、モチベーションを保ちやすくなります。

仕事のノウハウが書かれている

読み手の理解度を深めるには、現場のノウハウをマニュアルに落とし込むことが大切です。業務を外から観察しただけの視点で作成するのではなく、現場で実際に作業した人でなければわからない「気づき」も内容に含めましょう。

マニュアルを読んだ人が実際に作業する段階で、そうしたノウハウが役立つ状況に直面する可能性があります。例えば、よくあるトラブルの対処法が書いてあれば、落ち着いて適切に対処できます。マニュアルを通して、現場で役立つ実践的なスキルを身に付けるよう助けることが可能です。

運用のコツ｜マニュアル作成後も活用してもらうには

マニュアルは一度完成すれば終わりではありません。現場で活用してもらえるよう、以下の3つのポイントを意識しながらマニュアルの精度を高めていきましょう。

• 役職が高い人が率先してマニュアルを使う
• クラウドで管理する
• マニュアルのブラッシュアップをしていく

役職が高い人が率先してマニュアルを使う

上司がマニュアルを軽んじていると、部下もマニュアルに記載されている指示を守らなくなるおそれがあります。マニュアルは未経験者や新入社員向けのものと捉えがちですが、役職の高い人こそマニュアルに沿って行動し、模範を示すことが大切です。全員が同じ方法で業務にあたることで、生産性を向上させることが可能になります。

多くの企業では、業務の責任を負う上司がマニュアルを作成するのが一般的です。作成担当者は誰よりもマニュアルの内容に詳しいため実践しやすく、実践することで修正の必要性にも気づきやすくなります。

クラウドで管理する

完成したマニュアルはクラウド上で管理・共有するのがおすすめです。紙のマニュアルの場合、印刷するのに時間やコストがかかります。従業員全員分を用意したり、改訂のたびに刷り直したりする手間もあります。自社のデバイス上で管理する場合でも、改訂のたびにインストールし直すのは大きな負担です。

その点、クラウド上で管理すれば、紙や自社デバイスのような手間がかかりません。共有やアップデートを手軽に行えるため、最新のマニュアルをスムーズに従業員に開示できるのがメリットです。

マニュアルをクラウド上で管理するメリットや、紙との違いについて以下の記事で詳しく解説しています。

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電子マニュアルとは？紙マニュアルとの比較&効果的な運用方法を解説

マニュアルのブラッシュアップをしていく

マニュアルは完成後も継続的に見直しを行い、改善していく必要があります。運用していく中で問題を発見した場合や、時間が経つにつれて業務をとりまく環境が変化した際に、新たな情報を反映させなければなりません。

また、多くの従業員がマニュアルを参照する中で、「ここはこうした方がいいのでは」というアイデアが生まれることも想定されます。頻繁に業務の進め方を変えるのは避けるべきですが、「半期ごと」「年に1回」などと期間を定めてマニュアルの内容を見直すのは非常に効果的です。

効率化のコツ｜テンプレートやツールの活用がポイント

スケジュール決めや内容の検討、情報収集など、マニュアル作成には多大な労力と時間がかかります。作成担当者の負担を軽減するためにも、テンプレートやマニュアル作成ツールをうまく活用しましょう。

テンプレートを使用する

有料無料問わず、マニュアル作りに役立つ便利なテンプレートがインターネット上で数多く公開されています。デザインやレイアウトの段階から作成するのは手間がかかるため、簡単に質の高いマニュアルを作成したい場合はぜひテンプレートを活用しましょう。マニュアル作成に便利なおすすめテンプレートを以下の記事で紹介しています。

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【保存版】誰でも簡単に業務マニュアルが作成できるテンプレート集をご紹介

マニュアル作成ツールを使用する

クラウド型のツールを活用すれば、簡単にマニュアルを作成できます。質の高いテンプレートを使えることに加え、複数人での編集や従業員への共有もスムーズです。作成と運用にかかる手間が大幅に減るため、専門知識を持つ人材が社内に不足していても問題ありません。

例えば、株式会社スタディストが提供するクラウド型マニュアル作成ツール「Teachme Biz」なら、テンプレートに沿って文字や画像、動画を入れていくだけでわかりやすいマニュアルを簡単に作成できます。インターネット上のテンプレートでうまくいかない場合は、導入を検討してみてください。

コツとあわせて知っておきたいマニュアル作成時の注意点

マニュアル作成は読みやすさや構成の工夫が大切ですが、それだけでは十分ではありません。作成時には、内容の正確性や現場との密な連携、作成コストなどにも注意する必要があります。以下の注意点を参考にしながら、不備がなく、誰にとっても理解しやすい内容のマニュアルに仕上げていきましょう。

• 会社の目標は明文化する
• 現場との連携を怠らない
• 部署ごとの業務内容を理解し反映する
• 作成コストも意識する
• 行き詰まった場合はコンサルタントも活用する
• マニュアル作成ツールは慎重に選定する

会社の目標は明文化する

会社で働く以上、従業員一人ひとりが目標を正しく知っておかなければなりません。「この会社が何を目指しているのか」「従業員の到達目標はどこにあるのか」などを、マニュアルを通して伝えましょう。

目標は、会社が目指すべき方向性を示し、従業員の行動を導く役割を果たします。目標が明確なほど、従業員は一丸となって努力できるため、組織全体のパフォーマンスを向上させやすくなります。従業員が目標を誤解していると、生産性やモチベーションの低下を招くおそれがあるため、マニュアルに明記して周知することが大切です。

現場との連携を怠らない

マニュアルは誰にとってもわかりやすい内容にする必要があります。そのためには、経営層や一部の幹部だけで進めるのではなく、現場の意見も十分反映させながら作成することがカギです。また、マニュアルは完成した後の見直しも重要であるため、現場の従業員が実際使ってみてどうだったかについても、意見や感想を求めるようにします。

部署ごとの業務内容を理解し反映する

基本的な会社のルールや考え方は同じでも、部署によって業務内容はまったく異なります。例えば、営業部門と生産部門では役割が異なるため、部署ごとの業務内容を反映させたマニュアルにしましょう。

同じような業務を担当する部署でも、細かなルールや進め方には違いがあります。マニュアルを読む人が混同しないよう、「他の部署の業務とどう違うのか」や「よく勘違いしやすいポイント」を記載することが大切です。必要に応じて、他の部署の人に聞いたり、他の部署のマニュアルを借りて参考にしたりするようにします。

作成コストも意識する

マニュアル作成にはさまざまなコストがかかります。作成担当者にかかる人的コストや、紙のマニュアルを印刷するためのコストなどが代表的です。「どのようなコストがどれだけ発生するのか」「どれくらいの予算を確保できるのか」を事前に検討しておきましょう。

また、マニュアルは一度完成して終わりではなく、定期的な見直しと改善によって少しずつブラッシュアップしていく必要があります。そのため、作成だけでなく運用も含めたコストの検討が重要です。

行き詰まった場合はコンサルタントも活用する

「もう少し読み手が理解しやすい内容にしたい」「図や表をどう活用するのが効果的なのかよくわからない」などと悩んだ時は、コンサルタントを頼るのも有効な手段です。マニュアル作成の専門家であるコンサルタントであれば、自社の課題や業務内容を踏まえた的確なアドバイスをもらえます。

コンサルタントを活用すれば、マニュアル作成時だけでなく、完成後のフィードバックももらえますし、運用のサポートを受けることも可能です。自分たちの力だけでは行き詰ってしまった時や、運用に不安がある場合はぜひ活用を検討してみてください。

マニュアル作成ツールは慎重に選定する

マニュアルを効率的に作成・運用するには、適切なツール選びが欠かせません。自社の業務内容や作成担当者のスキルに合わないツールを導入すると、かえって手間やコストが増える可能性があります。操作性や更新のしやすさ、共有機能、利用料金などを比較し、自社にとって使いやすいツールを選びましょう。

適切なツールを活用すれば、専門知識を持たない未経験者や新入社員でも直感的に内容を理解しやすいマニュアルを作成可能です。質の高いマニュアルの導入により、業務理解度や作業効率の向上を期待できます。

マニュアル作成ツールなら「Teachme Biz」がおすすめ

最後に、株式会社スタディストが提供する「Teachme Biz （ティーチミービズ）」の特徴と使い方を紹介します。マニュアルを作成する際や、既存のマニュアルをさらにブラッシュアップしたい時は、ぜひ導入を検討してみてください。

Teachme Bizの特徴

マニュアルは従業員の業務理解度や作業効率の向上に役立ちますが、作成・運用には多大な時間と労力がかかります。担当者の負担をできる限り軽くし、より簡単に作成・運用したいなら、株式会社スタディストが提供するクラウドソリューション「Teachme Biz」の導入がおすすめです。

Teachme Bizは、マニュアルを簡単に作成・閲覧・管理できるシステムです。画像や動画を活用した視覚的に理解しやすいマニュアルを作成できるため、作業手順を見える化し、専門用語や言語による障壁を取り払えます。

Teachme Bizを使ったマニュアル作成の手順

Teachme Bizは、用意されたテンプレートに沿ってマニュアルを作成できる点が特徴です。専門知識がない人やPC操作に不慣れな人でも、以下の4ステップで簡単に作成できます。

• スマートフォンやタブレットで写真や動画を撮影する
• 説明文を入力する
• 伝わりやすくするために写真や動画にマーキングをする
• 手順書を公開・共有する

クラウドでデータが同期されているため、改訂する際もすぐに内容を更新できます。マニュアルを運用する中で改善すべき点が見つかった場合や、業務をとりまく環境が変化した場合でも、新たな情報を即座に現場へ伝えられるのがTeachme Bizの魅力です。

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まとめ

マニュアル作成は、単なる業務手順の説明ではなく、組織全体の生産性向上や属人化防止につながる重要な取り組みです。読みやすさを意識した構成や適切なツールの活用により、どの従業員が業務を担当しても同じような品質を保てる作業環境を整備できます。今回紹介したコツと注意点を押さえながら、自社に合ったマニュアルを作成し、効率的で安定した業務運営を実現しましょう。