業務マニュアルは、新人教育や業務の質を保つために欠かせないものです。しかし、いざ作成しようとすると、具体的にどうすればよいのか迷ってしまう人も多いのではないでしょうか。

本記事では、マニュアル作成のコツを解説します。目的や作成手順、注意点もまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

よいマニュアルとは？

よいマニュアルとは、一言でいえば「読み手が迷わず動けて、現場で使われ続けるもの」です。とくに以下の3点を重視しましょう。

• 探しやすさ：目次や見出しが整理され、必要な情報がすぐ見つかる
• 読み手目線：図解や動画を活用し、初心者でも直感的に理解できる
• 最新の情報：現場の声や業務変更を反映し、定期的に内容がアップデートされる

マニュアルは作ること自体がゴールではなく、数ヵ月後も現場で使えるかが重要です。作成はもちろん、その後の運用まで見据え、仕組み作りをしましょう。

よく比較されるマニュアルと手順書について、それぞれの違いを表にまとめました。

マニュアルは業務の全体像を示し、手順書はその中の具体的な一作業を示します。それぞれの文書を正しく使い分け、業務効率化に役立てましょう。

マニュアルのくわしい種類についてはこちらの記事で紹介しています。

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関連記事：マニュアルにはどんな種類がある？作成するメリットもあわせて解説

マニュアルを作成する4つの目的

マニュアルの作成する目的は、主に4つあります。質の高いマニュアルを作成するためにも、まずはどのようなことを実現できるのか理解しておきましょう。

生産性向上とコスト削減のため

マニュアル作成のおもな目的は、生産性の向上とコスト削減です。

業務の要点をまとめたマニュアルがあれば、新人でも自ら判断して動けるようになり、教育担当者の負担や研修コストを減らせます。また、正しい手順を全員で共有すれば、自己判断によるミスや無駄な対応も防げるでしょう。

一人ひとり業務が効率化されることで、組織全体の残業も減り、会社全体の利益にも貢献します。

業務の品質を安定させるため

マニュアル作成の目的には、業務やサービスの質を一定に保つこともあります。

個人の感覚で仕事を進めると、結果にバラつきが出やすくなります。また、人によって教える内容が違うと、教わる側も何が正しいのか迷うでしょう。マニュアルという共通の基準があれば、誰もが安心して仕事に取り組めます。

属人化を防ぐため

業務の属人化を防ぐこともマニュアル作成の目的のひとつです。

特定の人だけが手順や状況を把握している状態では、不在時に仕事が止まってしまいます。手順をマニュアル化して共有すれば、誰でも一定の品質で対応可能です。さらに、担当変更や引き継ぎもスムーズに行えます。

ノウハウを共有しやすくするため

マニュアル作成の目的のひとつは、個人のノウハウやナレッジを組織に蓄積することです。経験者の工夫やコツを共有すれば、チーム全体のスキルアップにつながります。

言葉では伝えにくい「暗黙知」も、図解や写真を活用したマニュアルならわかりやすく共有可能です。個人の知識を見える化して蓄積し、組織全体の業務クオリティを底上げしましょう。

マニュアル作成の6ステップ

マニュアル作成の手順を6ステップで解説します。はじめて作成する方でも、以下の手順で書き進めるだけで、マニュアルがスムーズに完成します。

ステップ1. 目的を明確化する

マニュアルを作成する際は、まず目的をはっきりさせましょう。

「誰が・いつ・何のために」使うのかを明確化します。目的が曖昧なまま進めると、情報が増えすぎて読みづらくなったり、逆に必要な内容が抜け落ちたりするおそれがあります。

ステップ2. 作成スケジュールを決める

目的を決めたら、次は無理のないスケジュールを立てましょう。

完成までの期限を決め、そこから逆算して作業を小分けにするのがポイントです。期限がないと後回しになり、短すぎると途中で止まってしまうため、ある程度余裕を持った日程を組むようにします。

ステップ3. 必要な情報を集めて整理する

スケジュールが定まったら、マニュアルに必要な情報を集めて整理します。

いきなり文章を書きはじめるのではなく、業務の棚卸しを行うのがポイントです。業務関係者へヒアリングを行い、つまずきやすい点や過去のトラブルを具体的に聞き出しておくと、内容の濃いマニュアルになります。

ステップ4. 構成を決めて本文を書く

必要な情報が揃ったら、構成を作成し本文を書いていきましょう。

まずは業務の全体像がわかる構成案を作成し、マニュアルの骨組みを作ります。本文を書く際は、誰にでも伝わるシンプルな表現を意識しましょう。言葉だけでは説明が難しい部分は、画像を活用するとわかりやすくなります。

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ステップ5. 仮運用して改善点を見つける

マニュアルが書きあがったら、仮運用して改善点を見つけます。

実際に現場の社員にマニュアルを使用してもらい、フィードバックをもらいましょう。わかりにくい部分や実際と異なる部分などの指摘を受け、ひとつずつ修正します。

ステップ6. 定期的に見直しながら運用する

マニュアルが完成した後は、定期的な見直しを行いながら運用を続けましょう。

せっかくマニュアルを作成しても、情報が古くなると使われなくなってしまいます。更新担当者や見直しの時期をあらかじめ決めておき、定期的にアップデートするのが重要です。常にマニュアルを最新の状態を保つことで、現場に定着しやすくなります。

基本的なコツ｜もっとも重要なのは「読みやすさ」

マニュアル作成においてもっとも重要なのは「読みやすさ」です。内容が正しくても、難解で理解しにくいマニュアルは使われなくなってしまいます。

専門用語は避け、シンプルな言葉遣いや図解の活用を意識しましょう。誰でも理解できるわかりやすさが、質の高いマニュアルを作るためのコツです。
読みやすいマニュアルを作るためのポイントは以下の記事で解説しています。こちらもあわせて参考にしてください。

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関連記事：読みやすいマニュアルの作り方は？良いマニュアルにするテクニックと注意点

書き方のコツ｜読み手の理解と行動を促すための工夫

マニュアルを作成する際は、以下の6つの点を意識しましょう。これらの点を取り入れることで、理解しやすいマニュアルに仕上がります。

業務の全体像がつかめる

マニュアル作りのコツは、読む人が仕事の全体像をイメージできるようにすることです。

直接的には関わりがない業務も含め、仕事の流れが理解できる内容にしましょう。その業務の役割や、ミスした際の影響まで伝えると、各作業の重要性を理解しやすくなります。

業務の考え方・理由がわかる

業務の手順だけでなく、「なぜその作業が必要なのか」という理由や背景もマニュアルに記載しましょう。

淡々と手順を説明するだけでは、ルールの重要性が伝わらず、ミスやトラブルの原因になります。作業の役割や目的をしっかり記載することで、従業員の目的意識が高まり、仕事の質も向上します。

確認用チェックリストがある

わかりやすいマニュアルにするには、チェックリストの掲載も効果的です。作業の抜けモレを防止できますし、業務の全体像を把握しやすくなります。

チェックリストを作成する際は、「大事なことリスト」「理解度チェック」などの項目を作るのがおすすめです。業務を正しく理解できているかを、自分で確認できる仕組みを作りましょう。

図や写真で直感的に理解できる

マニュアル作成の際は、図や写真を積極的に活用しましょう。

感覚やコツが必要な作業は、文字だけで説明しても伝わらないことが多いです。図や写真があれば、専門知識のない人でもイメージしやすいため、スムーズに業務を進められます。

目標やゴールが明確になっている

マニュアルを作る際は、目標やゴールを明確にすることも重要です。

具体的な到達目標を示すことで、読み手は求められている成果を把握できます。作業の意味や必要性を理解でき、モチベーションの維持にもつながります。

現場のノウハウが盛り込まれている

現場のノウハウをマニュアルに盛り込むこともポイントです。

表面的な手順だけではなく、実際に作業して得たコツや工夫は積極的に書きましょう。よくあるトラブルの対処法など、現場で役立つ実践的な情報をのせれば、内容の濃いマニュアルに仕上がります。

効率化のコツ｜テンプレートやツールの活用がポイント

スケジュール決めや内容の検討、情報収集など、マニュアル作成には多大な労力と時間がかかります。作成担当者の負担を軽減するためにも、テンプレートやマニュアル作成ツール、AIをうまく活用しましょう。

テンプレートを使用する

マニュアルは、テンプレートを使って効率よく作成しましょう。
テンプレートを活用すれば、デザインや構成をいちから考える手間が省けます。手軽に質の高いマニュアルを作れるでしょう。ネット上には無料公開されているテンプレートも多いため、積極的に活用するのがおすすめです。

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関連記事：テンプレートではじめるマニュアル作成｜作成手順やポイントも解説

マニュアル作成ツールを使用する

マニュアル作成ツールを活用すれば、初心者でも効率よくマニュアルが作成できます。

豊富なテンプレートが使えるだけでなく、複数人での共同編集や共有もスムーズ。作成・運用の手間が省けるため、専門知識がなくても心配ありません。さまざまなツールが提供されていますので、自社にあうものを探しましょう。

AIを使用する

効率的なマニュアル作成をするには、AIの活用もおすすめです。

AIを使えば、構成案や下書きを簡単に作成できるため、スムーズに作業を進められます。目次の作成や難しい言葉の言い換えなども、AIに任せるといいでしょう。

AIを活用する際は、機密情報を入力しないよう注意してください。また、情報が間違っていることもあるため、生成された内容は人間の確認・修正が必要です。

AIを用いたマニュアル作成については、以下の記事もご確認ください。

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関連記事：AIを活用したマニュアル作成に使えるプロンプト例｜回答精度を上げる4つのコツも解説

マニュアル作成・共有システム「Teachme Biz」には、AI機能が搭載されています。慣れていない方でもスムーズにマニュアル作成が可能です。
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どの業務を優先してマニュアル化するべきか

すべての業務を一度にマニュアル化するのは難しいため、優先順位をつけましょう。以下の基準を参考に、マニュアル化する業務をピックアップしてください。

• 影響が大きい業務
• 新入社員が担当する業務
• 新しい設備やツールを使う業務
• 効率化したい業務
• 特定の人に依存している業務

まずは重要度の高い業務から着手し、少しずつマニュアル化していくのがポイントです。

マニュアル作成の際に注意したい6つのポイント

マニュアル作成の際に注意したいポイントを6つ紹介します。以下の注意点を踏まえ、理解しやすいマニュアルに仕上げましょう。

会社の目標を明記する

マニュアルには、会社が何を目指し、従業員に何を求めているのかを明記しましょう。

目標が明確なほど、従業員の行動が一致し、組織全体のパフォーマンス向上につながります。逆に目標が不明瞭だと、生産性やモチベーションの低下を招きかねません。マニュアルを通じて正しい方向性を示し、従業員が一丸となって業務に取り組める環境を整えましょう。

現場と連携しながら作成する

マニュアルは、現場の意見を取り入れて作成しましょう。現場の実態を反映させることで、実用的なマニュアルに仕上がります。

また、マニュアルは完成後の定期的な見直しも重要です。現場の従業員からマニュアルへの意見や感想を聞き、改善を繰り返すことで、質の高いマニュアルへブラッシュアップできます。

部署ごとの違いを理解して反映する

マニュアルには、部署ごとの業務内容の違いを反映させましょう。会社の基本ルールは同じでも、業務内容は部署ごとに異なります。

読み手が混乱しないよう、「他部署との違い」や「勘違いしやすいポイント」を明記するのがポイントです。必要に応じて、他部署にヒアリングしたり、他の部署のマニュアルを参考にしたりして、細部の違いを反映させましょう。

作成・運用のコストを意識する

マニュアルの作成・運用コストを意識するのも重要です。

マニュアル作成には、担当者の人件費や印刷代などのコストが発生します。予算内で作成できるよう、事前に必要なコストは明確にしておきましょう。さらに、マニュアル完成後の維持・更新にかかる運用コストまで考慮して検討すると、無駄なくマニュアルを作成できます。

行き詰まったら専門家に相談する

マニュアル作成に行き詰まったら、コンサルタントなどの専門家を頼るのもひとつの手です。

コンサルタントを活用すれば、マニュアル作成時だけでなく、完成後のフィードバックや運用のサポートも期待できます。自社だけでの解決が難しいときや、マニュアル運用に不安があるときは、一度相談を検討してみましょう。

自社にあうマニュアル作成ツールを選ぶ

マニュアルを効率的に作成するには、適切なツール選びが重要です。+操作性や更新のしやすさ、共有機能、コストなどを比較し、使いやすいツールを選びましょう。

適切なツールを活用すれば、専門知識がなくても質の高いマニュアルを作成可能です。マニュアルが社内に浸透すれば、業務をさらにスムーズに進められるでしょう。

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関連記事：マニュアル作成ツールの選び方｜目的別、種類別に解説

マニュアル作成ツールなら「Teachme Biz」がおすすめ

株式会社スタディストが提供する「Teachme Biz （ティーチミー・ビズ）」の特徴と使い方を紹介します。マニュアル作成時はもちろん、既存のマニュアルをブラッシュアップする際にもおすすめのツールです。

Teachme Bizの特徴

「Teachme Biz」は、マニュアルを簡単に作成・閲覧・管理できるシステムです。画像や動画を用いたマニュアルを簡単に作成可能です。複雑な作業手順をわかりやすく見える化することで、スムーズな情報共有を可能にします。

またTeachme Bizは、AIを活用することでマニュアル作成・編集の工数を大幅に削減できます。動画の取り込みからわずか15分でマニュアルを完成できるなど、マニュアル作成の工数を最大90％も削減可能です。

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Teachme AIとは

Teachme Bizを使ったマニュアル作成の手順

Teachme Bizは、テンプレートに沿って進めていけば、誰でも簡単にマニュアルを作成できるのが特徴です。不慣れな人でも、以下の4ステップでマニュアルが完成します。

• スマートフォンやタブレットで写真や動画を撮影する
• 説明文を入力する
• 伝わりやすくするために写真や動画にマーキングをする
• 手順書を公開・共有する

データはクラウド同期されるため、改訂も修正もスムーズです。マニュアルの改善点が見つかったときや、業務変更があったときでも、すぐに最新情報を現場へ共有できるのが魅力です。

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関連記事：動画マニュアルの作り方とは? 動画にするメリット、活用事例と共に解説

まとめ

マニュアルは、企業の成長に欠かせないツールです。よいマニュアルとは、読み手が迷わず行動でき、現場で使い続けられるものを指します。マニュアルを作成する際は、読みやすさとわかりやすさを意識しましょう。

マニュアルは、完成した後の運用も重要です。定期的な見直しを繰り返して常にアップデートし、現場で活用されるマニュアルを作り上げましょう。

マニュアル作成・共有システム「Teachme Biz」は、作成に慣れていない方にもおすすめです。AI機能を使えば、誰でもスムーズにわかりやすいマニュアルを作成可能です。

Teachme AIについて知る

また、マニュアル作成に役立つ資料もご用意しています。ぜひご活用ください。

マニュアル作成の教科書

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