社内で業務マニュアルを作成する際に、最も手軽なツールのひとつがエクセル（Excel）です。多くの職場で導入されているソフトウェアであり、扱いに慣れている人も多いため、初めてのマニュアル作成にも適しています。本記事では、エクセルを使ったマニュアルの作り方や活用のポイントを詳しく解説します。

どんなマニュアルにエクセルが最適？向き・不向きの判断ポイント

マニュアルを作成する際は、記載内容や現場での使用方法に応じて適切なツールを選ぶことが重要です。エクセルは柔軟性が高く、手順やルールの整理に適していますが、すべてのマニュアル作成に向いているわけではありません。ここでは、エクセルに適しているケースと、エクセル以外のツールが適しているケースの違いを紹介します。

エクセルでの作成に適しているマニュアルの特徴

エクセルでの作成に向いているマニュアルの特徴は次の通りです。

• 細かな数字やデータを取り扱う
• 作業工程が段階的に分かれている
• フローを一覧形式で示す必要がある
• 複数の帳票やデータを整理・比較する必要がある
• 図表や関数を用いて業務内容を視覚的に整理したい
• 印刷を前提としない

たとえば、在庫管理や棚卸、請求処理といったデータを扱う業務のマニュアルは、エクセルで作成すると効率的です。これらの実務では多くのデータをミスなく取り扱う必要があり、入力項目も多岐にわたるケースが多いため、一覧表で整理しながらわかりやすく伝えることが求められます。また、備品管理、入荷処理、返品対応、発注チェックリストなどのように、チェック項目が明確で、作業ルールが定型化されている業務も、同様の理由で、エクセルでのマニュアル化に適しています。

このほか、複数の工程が存在する業務については、各工程をシートごとに分けて記載すると、視認性と参照性を保った管理が可能です。

エクセルでの作成に適していないマニュアルの特徴

一方で、次のようなマニュアルには、エクセルではなくワードやパワーポイントなどのツールの方が適しています。

• 文章で丁寧に説明する必要がある
• 紙に印刷しアナログ形式で共有する
• 配布して書き込みや押印などを行いたい
• 視認性やデザイン性を重視する必要がある
• 自由にレイアウトをしたい

たとえば、新人研修に使う冊子形式のマニュアルや、店舗スタッフ向けの接客ガイド、プレゼン用の資料マニュアルなどは、視覚的な表現に優れたツールを使う方が効率的です。

このように、マニュアルの記載内容や使い方に応じて、エクセルを使うべきかどうかを判断することが、効率的かつ無駄のないマニュアル作成につながります。

▼関連記事
Word(ワード)でのマニュアル作成ガイド｜手順やテンプレートを紹介

マニュアル作成はパワーポイントを活用しよう! 作成のコツと運用方法を解説

エクセルを使ったマニュアルの作り方

エクセルでマニュアルを作成する際には、情報の整理やレイアウト設計に加えて、読み手の操作性を意識した構成にすることが重要です。ただ手順を並べるだけでは実務で使いづらく、現場での混乱や属人化の原因になる場合もあります。ここでは、業務に即したエクセルマニュアルを効率的に作成するための基本ステップを紹介します。

1. 作業工程や業務の流れを意識して全体の構成を決める

まず行うべきは、業務全体の工程を洗い出し、それに沿ったマニュアル構成を設計することです。たとえば購買業務であれば「発注」「納品確認」「支払処理」などの流れに沿って、ひとつひとつの業務を分解して項目ごとに整理します。

エクセルには「シート」の概念があるため、「1枚のシートにひとつの業務」のように、業務ごとに分割しましょう。「Sheet1：発注」「Sheet2：納品管理」のように分けることで、各項目で伝えるべき情報の整理がしやすくなり、作業者がどのシートを見ればよいのかもひと目で把握できます。

また、「目的」「必要な帳票」「操作手順」「確認ポイント」「完了条件」などを表形式で整理すると、抜け漏れなく構成できます。マニュアルを必要とする担当者が変わっても迷わず対応できるようにすることがポイントです。

業務が複雑な場合は、マニュアルを一気に作り上げるのではなく、重要な工程から段階的に整備する進め方が適しています。初期段階では最低限のマニュアルを用意し、運用とともに改訂を重ねていく前提にすると、作業負荷を抑えられます。

2. 目次や表紙で導線を整える

エクセルでマニュアルを作成する際は、表紙や目次を作成することが重要です。表紙にはマニュアル名、作成日、バージョン、作成者などを記載し、どのような業務に必要なマニュアルなのかを明確にしましょう。加えて、更新履歴や閲覧時の注意点も記載しておくと、社内共有時の誤解や混乱を防ぐのに役立ちます。

目次には各シートの章や項目へのリンクを設定し、読み手が必要な情報に素早くたどり着けるようにします。エクセルのハイパーリンク機能を活用すれば、クリックするだけで該当シートの該当項目にジャンプできるため、業務中の手間やストレスを軽減可能です。

リンクは、該当セルを右クリックして「ハイパーリンク」を選び、左側のメニューから「このドキュメント内」をクリックすると設定できます。シート名一覧が表示されるので、リンク先にしたいシートとセルを選び「OK」を押すだけで完了します。

さらに、各シートから目次へ戻るリンクを設けておくと、目次を軸にして確認が必要な項目にすぐにアクセスできるようになるため、閲覧中に迷う心配がありません。たとえば、すべてのシートの1行目に「← 目次へ戻る」とリンクを表示すれば、自然と操作にも慣れていきます。

このような「導線設計」は、現場でのマニュアル活用率を高めるうえで効果的です。構成だけでなく、ナビゲーションのしやすさにも配慮することが、エクセルマニュアルを実用的なツールへと昇華させる鍵となります。

3. 各項目に見出しと説明をつける

業務手順を記載する際は、作業ごとに明確な見出しをつけましょう。たとえば、「労働時間」「社内ルール」「使用ツール」など、章立てされたトピックごとに整理されていることで、情報を探すストレスを減らせます。

以下の画像のように、「労働時間」という大見出しの構成例を見てみましょう。大見出しのすぐ下に、簡潔な説明文がある構成にすることで、まずそのテーマの概要をつかむことができます。そのうえで、「始業・就業時刻」「休憩時間」「休日」などのポイントを箇条書きで整理すると、内容の全体像と詳細が自然に読み取れるようになります。

また、見出し以下の本文は、なるべく簡潔かつ具体的に書くようにしましょう。たとえば、「システム利用ルール」とだけ書くのではなく、「ログイン時はAシステムに社員番号を入力し、初期パスワードを変更する」など、実際の操作や行動がイメージできる書き方が望ましいです。

また、例外処理が必要な部分や注意点には「補足」や「注意」といった見出しを設け、赤字にしたり、背景色をつけたりして区別すると、視認性が高まります。現場でありがちなミスを先回りして記載しておくことも、実務での活用度を高めるうえで効果的です。

4. 画像や図を挿入して見やすくする

文字だけでは伝えにくい情報や画面遷移については、画像や図を使って視覚的にわかりやすくすると効果的です。たとえば、「画面上の丸いボタンをクリックする」と文字で記載するよりも、実際の画面キャプチャに赤枠で示した方が、格段に伝わりやすくなります。

画像にはキャプション（例：「図1：発注ボタンの位置」）を付けて、何の作業に関するものかを明確にしましょう。矢印や吹き出しを加えて注目点を示すと、初学者にも伝わりやすくなります。ただし画像を詰め込みすぎると見づらくなるため、大きな画像は専用シートに分け、本文から番号で参照する方法が有効です。

また、下のような図を使って、新人研修マニュアルの構成全体を「フェーズごと」「ステップごと」に整理しておくと、読み手が自分が今どの段階にいるのかをすぐに把握でき、迷いなく進められます。

エクセルでは画像のサイズや位置を簡単に調整でき、複数の画像を整列させることも可能です。マニュアルはわかりやすさが重要であるため、画像や図の大きさや配置にも気を配り、レイアウトに統一感を持たせることを心がけましょう。

5. 保護機能や入力規則を使って共有・運用を最適化する

マニュアルは作成して終わりではなく、現場での共有や運用を見据えた設計が求められます。とくにエクセルで作成したマニュアルは、意図しない編集や誤操作を防ぐための「保護設定」が欠かせません。

たとえば、ファイル全体に読み取り専用パスワードを設定したり、特定のセルのみ編集可能にしたりすることで、内容の信頼性を保ちながら柔軟な運用が可能になります。部署内で共有する際には、編集者を限定することでバージョンの混乱も防げます。

また、「入力規則」機能を活用すれば、入力欄にプルダウンで選択肢を設けたり、数値の範囲を制限したりすることも可能です。これにより入力ミスを未然に防ぎ、適切な運用を促進できます。

なお、更新時にはファイル名などに「ver1.0」「ver2.1」といったバージョンを明記し、過去の版と区別しやすくしておくと、管理上も安心です。社内サーバーやクラウド上で共有する場合は、格納場所やファイル命名ルールも明確にしておきましょう。

エクセルでマニュアルを作成するときのポイント

マニュアルは作って終わりというものではなく、実際に活用されなければ意味がありません。現場で「読まれる」「参照される」「使われる」マニュアルにするには、内容が正確かつ実用的であることに加えて、見やすさや操作性への配慮が求められます。ここでは、読み手にとって使いやすいマニュアルに仕上げるためのポイントを紹介します。

マニュアルの対象者を意識したつくりにする

まず意識すべきは、「このマニュアルを誰が使うのか」という視点です。新入社員やアルバイト、異動したばかりの担当者など、業務に不慣れな人が使うことを想定し、そのうえで構成を考える必要があります。

たとえば、略語や業界用語には注釈をつける、操作手順には一言コメントを添えるなど、明快かつわかりやすい表現にすることが大切です。エクセルの「コメント機能」を活用すれば、セルに対して補足説明を加えることもできます。

さらに、背景色や文字色で視覚的にメリハリをつける方法も有効です。「赤は注意事項」「黄色は入力欄」といったルールを設けてセルに色を設定すれば、読み手は直感的に判断できます。操作に慣れていない場合ほど、視覚的なガイドの有無が理解度に大きく影響します。

業務の全体像が直感的に把握できるようにする

マニュアルの冒頭に、図やチャートを用いて業務の全体像を示しておくと、ひとつひとつの作業の順序が把握しやすくなります。作業ごとの手順だけを羅列すると、読み手が全体像をつかめず混乱したり、作業順を間違えたりする可能性があるため、全体像を直感的に把握できる工夫を盛り込みましょう。

エクセルでは、図形機能を使うことでシンプルな業務フローを作成可能です。矢印やブロック図で工程をつなぎ、「作業A → チェック → 承認 → 完了」といった流れを示すと、各業務の意味や順序がわかりやすく整理できます。

このように、単なる作業手順書ではなく、「業務の地図」としても活用できる実用的な構成にすることで、マニュアルが現場に定着しやすくなります。

1工程1シートに情報を整理する

工程ごとにシートを分けてマニュアルを構成することで情報が整理され、参照しやすくなります。たとえば、「01_申請」「02_承認」「03_登録」のように、ひとつの業務につき1枚のシートを用意して手順通りに番号を振り、各シートに必要な情報を記載しましょう。

また、目次シートから該当する章へのリンクを設けたり、各シートに目次に戻るためのリンクを設置したりすることで、マニュアル内をスムーズに移動できるようになります。リンクつきのセルやボタンを活用すれば、操作に不慣れな人でも直感的に扱えます。

シートが多くなる場合は、色分けでグループ化する、不要なシートは非表示にしておくといった工夫も効果的です。見た目を整えるだけでも、マニュアル全体の使いやすさが向上します。

業務上の判断基準を明確にして記す

現場では、状況に応じて適切な判断をしなければならないことがあります。たとえば「在庫がある場合は即日出荷、なければ翌月処理」といった分岐条件は、単なる手順説明だけでは正確に伝えられません。

このような場合には「条件ごとの対応表」を設け、そのつど必要な対応を明確にすることが大切です。エクセルの「条件つき書式」を活用し、Aの場合は青、Bの場合は赤で色分けするなどの工夫をすれば、視覚的な判断補助も加えられます。

加えて、判断に迷ったときの相談先やエスカレーションの流れも記載しておくと、現場の混乱防止に役立ちます。複雑な作業や、まれにしか発生しない特殊な対応が必要な場合は、慣れた担当者であっても迷うことがあるため、曖昧な記述は避けつつ具体的な判断基準を記すことが重要です。

セルの高さ・幅・余白・枠線など見せ方を統一する

どれだけ内容が充実しているマニュアルでも、レイアウトが乱れていては読む気が失せてしまいます。セルのサイズ、文字の位置、罫線の太さや種類など、見た目の要素は決して軽視できるものではありません。

たとえば、見出しセルには太線、説明欄には点線を使うといったルールを設ければ、構造が視覚的に伝わりやすくなります。フォントや文字サイズ、行間などをページ全体でそろえると、整然とした印象を与えられます。

複数人でマニュアルを作成する場合は、テンプレートやフォーマットのルールを事前に共有しておくと、仕上がりに統一感が出ます。レイアウトを整えることは、編集・更新のしやすさにもつながるため、常に意識することが大切です。

▼関連記事
見やすいマニュアルの作り方｜8つのワザで視覚的にわかりやすく

テンプレートの活用も検討する

エクセルでマニュアルを一から作成するには、想像以上に手間がかかります。情報の整理、構成の設計、レイアウトの調整、視認性の確保など、やるべきことが多いため、初めての作成では途中で手が止まってしまうこともあります。

とくに急ぎでマニュアルを整備する必要がある場合は、ゼロから設計するよりも、テンプレートを活用した方が効率的です。テンプレートであれば、見出し・入力欄・チェック項目・注意書きなどの項目があらかじめ用意されているため、必要事項を入力するだけである程度の形に仕上がります。また、複数人がマニュアル作成に関わる場合も、同じスタイルで作成・編集が可能です。

テンプレートの有用性や具体的な活用方法については、以下の関連記事でも詳しく解説しています。

▼関連記事
テンプレートを活用した作業手順書作成の方法や目的を解説!

【保存版】誰でも簡単に業務マニュアルが作成できるテンプレート集をご紹介

エクセルを使ってマニュアルを作成するメリット

エクセルは、世界中で広く活用されている表計算ソフトですが、マニュアル作成にも役立つ機能が数多く備わっています。とくに、自社内で迅速にマニュアルを整備したい場合は、すでに導入済みで多くの人が操作できるエクセルが便利です。ここでは、エクセルを使ってマニュアルを作成する際の主なメリットを紹介します。

Officeソフトなので導入しやすく扱いやすい

エクセルは、多くの企業で活用されているOfficeソフトです。すでに導入済みの職場では新たなツールを用意する必要がなく、追加費用や学習コストも発生しません。

また、従業員が基本操作に慣れているケースも多く、操作説明が不要な点も魅力です。とくに、ITツールへの投資が難しい中小企業や、ITリテラシーに課題のある現場では、「誰でもすぐ使える」ことが大きな強みになります。

また、既存の業務資料やデータベースと連携しやすく、作成したマニュアルをそのまま業務ファイルとして活用できる柔軟性もあります。ひとつのファイル内で設計から共有・運用までを完結できる点は、マニュアルの内製化を進めたい現場にとって大きなメリットです。

タブごとに工程などを分けられる

エクセルでは「シート（タブ）」機能を活用することで、情報を切り分けて整理できます。たとえば、「01_準備」「02_作業」「03_チェック」といったように番号つきのシート名を用いれば、作業の流れがひと目でわかります。これは、複数の工程が連動する業務においてとくに効果的です。それぞれのシートに準備や手順、注意点を明確に記載すれば、「01の次は02のシートの作業をする」というふうに、誰でもスムーズに対応できます。

関数やマクロ、VBAで運用効率を高められる

エクセルの強みは、関数やマクロ、VBAを使うことで便利な機能を持たせられる点にあります。関数を使えば入力内容のチェックや日付の自動反映、進捗の自動計算など、さまざまな自動処理が可能です。基礎的なIF関数やVLOOKUP関数を使うだけでも、マニュアルの完成度は大きく向上します。マニュアル内でデータを扱うときは、自動化することでヒューマンエラーの防止にもつながります。

より高度な処理が必要な場合は、マクロやVBA（Visual Basic for Applications）を使って独自機能を組み込むことも可能です。たとえば、「顧客別に請求書を自動作成する」といった機能を追加すれば、マニュアルが業務支援ツールとしての役割も果たすようになります。このように、エクセルでマニュアルを作れば、業務そのものの効率化を支援するツールとしても活用できます。

エクセルを使ったマニュアル作成の注意点

エクセルは多機能で扱いやすい一方、マニュアル作成においては注意が必要な点もあります。便利さゆえに過信すると、かえって現場の混乱を招く原因となり、閲覧も活用もされないマニュアルになってしまいかねません。ここでは、エクセルを使ってマニュアルを作成する際に気をつけたい注意点と、その対策を紹介します。

レイアウト調整が複雑なマニュアルには向いていない

エクセルは表や数値の管理に優れている一方で、細かなレイアウト調整には向いていません。とくに印刷を前提としたマニュアルでは、ページ区切りや改行位置が意図通りにならず、見た目が崩れてしまうことがあります。

たとえば、表の途中で改ページされたり、情報が印刷されなかったりといった問題が発生することもあります。こうしたトラブルは、誤解や作業ミスの原因になるため注意が必要です。

無理にエクセルでレイアウトを整えようとすれば、時間も手間もかかります。デザイン性が重視されるマニュアルや、印刷を前提としたマニュアルには、ワードやパワーポイントといった文書作成ツールの活用を検討しましょう。

スマホやタブレットでの編集や閲覧には向いていない

最近では、現場でスマホやタブレットを使ってマニュアルを閲覧するケースも増えています。しかし、エクセルは基本的にPC操作を前提としたツールであり、小さな画面では全体が表示できなかったり、レイアウトが崩れたりします。さらにタップによる操作は意図しない編集やミスを誘発しやすく、リスクが高いといわざるを得ません。エクセルのマニュアルを社内クラウドに保存し、ネットワーク経由でアクセスする場合は、読み込み速度の遅さも課題となります。

スマホやタブレットで見ることが多い場合は、PDF形式にしたり、Teachme Bizのようなマニュアル特化ツールを使ったりすることで、環境に依存しない運用が可能です。

タブの見落としや意図しない削除などのリスクがある

エクセルのシートを使って情報を整理すると、利便性が高まる一方でリスクも生じます。よくあるのが、「必要なシートがいつの間にか移動していて見つからない」「操作ミスで重要なシートを削除してしまった」といったトラブルです。とくにシートが多いマニュアルや複数人で共有するマニュアルでは、削除したことにしばらく気づかず、後で大きな問題になることもあり得ます。

こういったリスクを避けるには、保護機能やパスワード機能を活用し、編集や閲覧の権限を制限する必要があります。エクセルでマニュアルを作成するには、リスク管理が欠かせません。

Teachme Bizなら、マニュアル作成時間と手間を大幅削減！

エクセルは、普及率と汎用性の高さが魅力のツールです。しかし、エクセルでマニュアルを作成し、共有・更新していくには、運用管理の面では限界を感じることもあります。たとえば、「どれが最新版かわからない」「一部の担当者しか編集できない」「印刷して配布する手間がある」などは、現場でよくある課題です。

こうした状況を根本的に改善するには、「Teachme Biz」のようなマニュアル作成・運用に特化したクラウドサービスの導入が効果的です。Teachme Bizではマニュアルの作成や更新、共有、管理までを一元化できるため、マニュアル整備にかかる時間と工数を大幅に削減できます。

誰でも・どこからでも、作成・修正・閲覧ができる

Teachme Bizは、マニュアルを作成・編集・閲覧できるクラウド型のサービスです。パソコンはもちろんのこと、スマホやタブレットからもアクセス可能で、出先やオフィスなど場所を問わず活用できます。

たとえば、現場で撮影した写真をそのままマニュアルに取り込んだり、在宅勤務中の管理者が修正作業を行ったりといった、柔軟な運用も可能です。エクセルのようにファイルを書き換えるごとに保存・上書きするスタイルではなく、常に最新版が表示されるため、情報の食い違いや配布ミスも起こりません。

また、あらかじめ用意されたテンプレートを活用できたり、ドラッグ＆ドロップでの直感的な編集が可能だったりと、ITに不慣れな方でも扱いやすい工夫がされています。

自動的にマニュアル共有ができる

Teachme Bizでは、クラウド上にマニュアルが保存されます。作成完了を通知する機能もあり、作成するだけで自動的に共有できるうえ、外部公開設定により外部のスタッフに公開することも可能です。

また、アカウントによって閲覧や編集が可能なフォルダを設定可能で、情報漏洩リスクを抑えつつ、安全なマニュアル運用を実現できます。さらに、閲覧履歴を確認すれば、「誰がいつどのマニュアルを見たか」も把握できるため、社内教育の進捗管理やマニュアル改善にも役立ちます。このように、エクセルにはない運用性の高さが大きな魅力です。

まとめ

エクセルは導入のしやすさや自由度の高さから、マニュアル作成において有効な選択肢のひとつです。とくに業務工程の整理や視覚的な構成に優れており、汎用性のあるマニュアルを効率的に作成できます。ただしマニュアルは、作成して終わりというものではなく、現場での活用状況を確認しながら、改善・更新を重ねることが重要です。一方で、エクセルでの修正や共有には手間がかかり、管理負荷も無視できません。継続的な運用を視野に入れるなら、Teachme Bizのようなマニュアル専用ツールの活用も検討しましょう。