マニュアルの書式はどうすれば見やすくなる?読みやすいフォントの選び方 | マニュアル作成・共有ツール - 「Teachme Biz」

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マニュアルの書式はどうすれば見やすくなる?読みやすいフォントの選び方

見やすく読みやすいマニュアル書式・フォントの選び方

マニュアルの読みやすさは、読み手に理解しやすい内容であることが前提です。
しかし、書式やフォントが読みやすいといったデザイン面の要素も重要です。書式やフォントは文面の読みやすさに大きな影響を与えるため、適当に設定したものと、きちんと読みやすさを考慮して選んだものとでは、マニュアルの質にも大きな差が出てきます。
そこで、マニュアルの書式について、書式を使い分けるポイントや、フォントのサイズや色の選び方についてご紹介します。

マニュアルの書式が重要な理由

マニュアルの「読みやすさ」を追求するためには、書式についてきちんと考慮する必要があります。特にマニュアルの場合は、業務を行う上で読んでもらわなければならないという必要性があるため、読みやすさには徹底してこだわりたいものです。

マニュアルを読んでもらえないということは、その業務の質が高まらず、効率化がなされないことにつながります。つまり、マニュアルほど書式にこだわって作成しなければならない書類はないとさえいえるでしょう。
読んでいてストレスにならない文字のフォントやサイズ、行間などのバランスが重要となります。どれだけ内容が良いマニュアルでも、書式が悪いと読んでもらえない可能性もありますので注意しましょう。

マニュアル書式の重要性

マニュアルの書式を使い分けるポイント

マニュアルを作成するには、決まった1つの書式で統一するよりも、マニュアルの内容によって書式を使い分けると効果的です。書式の使い分けで一番重要な要素となるのは、フォントです。
それぞれに特徴のあるフォントを知ることで、マニュアルの印象も変わります。フォントは「見やすいフォント」と「読みやすいフォント」の大きく2つに分けられます。

視認性が高いフォントをタイトルなどに使う

見やすいフォントは「視認性の高いフォント」のことで、
目につきやすいタイトルや見出しに用います。
このタイプの代表的なフォントは、ゴシック体です。ゴシック体は、さまざまあるフォントの中でも特に視認性や判読性が高いフォントで、看板やポスターなどにも用いられる定番のフォントです。

可読性が高いフォントは長文向き

読みやすいフォントは「可読性の高いフォント」です。これは通常、書類の本文などのテキストに用います。
このタイプで代表的なフォントが明朝体で、長文に向いています。新聞や小説などにも、明朝体は定番のフォントとして使用されています。

文章の種類に応じて書式を使い分ける

視認性の高いゴシック体はインパクトが強く目立つため、長文向きではありません。そのため、マニュアルにおいても「見出し」など、一言で表現する部分でゴシック体を使用するといいでしょう。
また、「本文テキスト」は明朝体を使用します。このように、マニュアルに使われる文章の種類に応じて、フォントを使い分けることをおすすめします。

それぞれのフォントが読み手に与えるイメージ

同じ文章であっても、フォントの種類によって読み手へ与える印象が大きく変わります。
ここでは、代表的な3種類のフォントが、それぞれ読み手に与えるイメージを確認していきましょう。

ゴシック体

くっきりと文字が強調されるゴシック体は、読み手に安心感や信頼感を与えます。また、ゴシック体が太いと男らしい印象、細いと女性的な印象となります。

丸ゴシック体

ゴシック体よりもポップなイメージとなるのが丸ゴシック体です。普通のゴシック体よりも親近感を与えやすく、ポジティブでかわいらしい印象にしたい場合に用います。

明朝体

和の落ち着いたイメージを表現したい場合に用いるのが明朝体です。高級感や繊細さ、伝統的なイメージを読み手に与えます。

フォントのサイズや色の選び方

フォントの種類が決まったら、さらに線の太さやサイズ、行間、色なども選んでいきます。それぞれの選び方についてのポイントを紹介しましょう。

フォントの線の太さ

フォントの線の太さは「ウェイト」とも呼ばれ、太さ別に次のように分けられます。

L(Light)
R(Regular)
M(Medium)
B(Bold)
H(Heavy)
など

L・R・M・B・Hの順に線が太くなり、同じ種類のフォントであっても、ウェイトによって印象が変わってきます。
マニュアルでは、見出しや注意書きなどの、強調したい部分でフォントのウェイトを上げましょう。

フォントのサイズ

一般的な印刷物におけるフォントのサイズは、「8~10ポイント以上」とされています。高齢者向けのマニュアルの場合は、この基本サイズよりもさらに大きい12ポイント以上であれば見やすくなります。読み手の年齢層や文章のボリュームに応じて、適切なフォントサイズを設定しましょう。
また、タイトルや見出しは、一般的なテキストよりもフォントサイズを大きくします。

行間

行間は広すぎると文面全体に違和感があって読みにくくなり、逆に狭すぎると文字を追いにくくなって目の疲労の原因となってしまいます。フォントサイズは8~10ポイントにして、行間も適当なものに設定することをおすすめします。例えば、フォントサイズが10ポイントであれば、6~10ポイント程度の行間がとってあると、読みやすい文面になります。

フォントの色

読みやすいマニュアルとするためには、フォントの色を使い分けることも大切です。基本的な色は黒となりますが、重要事項や注意書きなどの強調したい部分は赤色にするケースがあります。しかし、強調したい部分が多いと赤色を多用することとなり、かえって読みづらくなってしまうため、強調したい部分のバランスには注意する必要があります。

マニュアルやプレゼン資料などに共通していえることですが、フォントに使用する色は2~3色にとどめましょう。それ以上の色を使うと文面に統一感がなくなり、わかりにくくなってしまいます。使用する色が多いほど色の差が判別しにくくなり、強調したい部分がどこなのか区別できなくなってしまいます。
また、フォントの種類によって読み手に異なるイメージを与えるのと同様に、フォントの色でもそれぞれ印象が変わってきます。以下では、黒以外によく用いられる赤・青・黄色、それぞれの色の持つイメージについてご紹介します。

赤色
「情熱的」「衝動的」といったイメージを持つ赤色は、ポジティブな意味では「活気のある」「意欲的な」といった印象を、ネガティブな意味では「暴力的」「破壊的」といった印象を与えます。
ただし、マニュアル作成においては、文章の内容を理解してもらうことを優先させて、目立つ赤色は重要な部分や注意書きなどの強調したい部分にのみ用いるのがいいでしょう。

青色
企業カラーとしても人気の高い青色は「冷静」「安全」「誠実」「知的」といったイメージを持ち、赤色と反対の性質を持ちます。マニュアルや取扱説明書では見出しなどに用いられるほか、説明文の中でもアクセントとして使用されやすい色です。

黄色
「向上心」「好奇心」「カジュアル」といったイメージを持つ黄色は、気分を明るくしてくれる色です。その一方で、警告文などにも用いられます。
フォントそのものを黄色にすると、他の色を使用した場合よりも読みにくくなってしまいます。そのため、下線マーカーなどでの使用にとどめるといいでしょう。また、テキストを明るく強調する効果もあります。

マニュアルの内容に適した書式を選びましょう

マニュアルにおける書式選びの重要性についてご紹介してきました。マニュアルの内容や読み手に与えたい印象に応じて、適切なフォントや色を選ぶことはとても大切です。

現在では、クラウド上でマニュアルを編集・管理できるプラットフォームサービスも複数登場しています。なかでも「Teachme Biz(ティーチミー・ビズ)」は、クラウド上でマニュアルを気軽に作成・編集し、共有もできるプラットフォームサービスです。

Teachme Bizのマニュアル書式やフォントは見やすいもので統一されているため、フォーマットを意識して作らずとも、自然に読みやすいマニュアルを作成できます。
また、画像や動画がメインのマニュアル作成ツールであり、文字だらけのマニュアルに比べて読みやすく理解されやすいマニュアルが作成可能です。

スマホやタブレットからでも気軽に作成・閲覧できますので、さまざまなシーンでご利用いただくことが可能です。

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