タイを製造拠点に世界へ！ グリスニップルのリーディングカンパニー
―— タイ法人設立から今年で10年目です
弊社はグリスニップルや油圧・潤滑・空圧配管継手、ハブボルト＆ナット、自動車・特殊車両部品、建設機械部品などの製造・販売を日本で行う「三和金属工業」のタイ法人として2011年に設立し、翌年に工場を稼働させました。日本国内で事業を展開する際も、自社の貿易機能を使ってアジア、特に東南アジアへ自社製品を輸出するなどその基盤はあったのですが、現地でのさらなる顧客開拓・ニーズへの対応を目的にタイ進出を図りました。グローバルネットワークを構築するための拠点として、日本のクライアントが多く進出するタイは最適でした。
タイでは自動車や農機などに使われるグリスニップルの製造・販売を中心に据えながら、CNC旋盤・マシニングを使った金属製品の受託加工も請け負っており、現在は工場とオフィスを合わせて約50人体制で取り組んでいます。
「現場の情報を残しづらい」とTeachme Biz 導入を決意
―— Teachme Biz 導入のきっかけを教えてください
弊社では製造に力を入れており、私自身も日頃から工場に足を運んでいるのですが、作業時のトラブルや不具合といった「現場の情報を残しづらい」という悩みを数年前から抱えていました。それぞれの作業に手順書があるためそこに反映・共有していけばいいのですが、その手順書は古い体裁を踏襲しており、文字だけが並んでいるため注意点を加えても目に入らないですし、更新した後に刷り直し、配るという手間もかかる。「なんだか面倒くさい、伝わりにくい」と心にずっと引っかかりがありました。
そのような状況の中で、取引先の京都銀行さんが主催するビジネスセミナーの講師がStudist(Thailand) 代表の豆田さんでした。業務改善に関するセミナーで、セミナー内で触ったTeachme Bizの機能が自分のなかの課題にピッタリはまって「求めていたのはコレだ！」と強く感じました。写真や動画を使って、なおかつ簡単に作成できるTeachme Biz なら前述した複数の課題を一つで解決できると思い、導入を決めました。
動画や写真を添えて手順書をアップデート！ 未来に活きるマニュアルへ
―— 現場ではどのように活用しているのでしょう？
一番の役割として考えているのは、文章が羅列されただけの作業手順書をTeachme Biz でマニュアル化し、視覚的な情報として分かりやすく共有していくこと。長く勤めているスタッフなら見慣れたマニュアルかもしれませんが、新しいスタッフにとっては理解するまでに時間がかかり、分かりづらいなど本来のマニュアルの意味をなしていませんでした。また「あの手順書が見たい」と思ってもどこにあるか探すのに時間がかかる場合もありました。
そういった現場の非効率な出来事を解消するために、現在一つひとつTeachme Biz を使ってマニュアル化している最中です。なかでも、優先的に反映していきたいと考えているものとしては月１回、年１回といった作業頻度が低い作業です。毎日行う作業ではないからこそ正確な作業内容や手順が曖昧になってしまい、今まではスタッフが忘れるたびに私が説明を繰り返していたのですが、Teachme Biz のマニュアルがあればそういった時間を費やさずに作業を進めることができる点は非常に魅力的だと感じます。
―— その他の場面ではいかがでしょう？
もちろん日々の業務も同様です。これまで思うようにできていなかった社内の情報共有も、Teachme Biz の場合はアップデートと同時に関係者へ情報を共有できる。タイムラグなく注意点やその場の不具合を共有できることは作業ミスを減らし、生産性向上に繋がると期待していますし、こうして手順書をTeachme Bizでマニュアル化することは、会社としての技術的な財産が蓄積されていくと捉えています。今後は新人教育にも活用していきたいですし、目の前の課題解決というメリットはもちろん、長期的な視点で見た時にTeachme Biz で作ったマニュアルがさまざまな場面で活きてくると見込んでいます。
完成度へのこだわり不要！ 見やすいフォーマットで作業・共有スピード大幅アップ
―— 導入後に気づいた新たな魅力は？
「マニュアルは完璧に仕上げなくていい」と豆田さんから言われたアドバイスがきっかけで、作業スピードと同時にスタッフへの共有スピードが大幅に上がりました。これまでのイメージだと手順書や記録書といった全体に共有する資料は、文字のバランスや体裁、言葉遣いなどを完全な形になってから共有するものだという意識が染み付いていたので、その分どうしても共有するタイミングが遅くなっていました。けれど、製造時の注意点や作業手順の更新といった社内での情報共有は完成度よりもスピード感が重要ですし、Teachme Biz 導入後は100点ではなく50点でいいから「とりあえず作ってみる」という考え方に転換できました。それは「見やすい」「分かりやすい」フォーマットが設定されているTeachme Biz だからこそ。自然に体裁が整うので負担が大きく軽減されると感じます。
また、これまで作業時のトラブルや不具合など日常的に生じていた出来事を備忘録として自分のパソコンで記録していたのですが、今後はそういった簡単な記録事項もTeachme Biz で共有していきたいですね。機械や製品といったトラブル時の写真など記録として撮り貯めていたものがあるのですが活用しきれていなかったので、どんどんTeachme Biz に反映し、より質の高い製品を提供していきたいと思います。そこで記録として残しておけば、タイの作業状況を日本へ報告する際にも活用できますし、これまで定期的に日本からタイに来ていた出張者の数も減らせ、コスト削減にも繋がると考えています。
トレーニングプランを活用してスタッフのTeachme Biz 理解度を向上
―— 社内での手応えはいかがでしょう？
数字的な手応えはこれからだと思うのですが、現場のスタッフに少しずつTeachme Biz が浸透してきたとようやく感じられるようになりました。導入当初、現場のスタッフにTeachme Biz の特徴や使い方を共有したのですが、長く勤めているスタッフを筆頭に既存の手順書に慣れていたこともあり、なかなか全体に浸透できていませんでした。けれど現場にiPadを設置し、根気強く周知を図ってその場で機能を体感してもらうことで「Teachme Biz で作られた手順書って分かりやすいね」と言われる回数が増えてきました。また最近、過去に共有したマニュアルを改めて見直したら、その閲覧数が予想以上に増えていて驚きました。閲覧回数を見られる機能もTeachme Biz の特徴だと思うので、今まで可視化できていなかった各スタッフの業務への理解度も把握していけたらと思います。
―— 今後の展望をお聞かせください
スタッフへTeachme Biz より普及していくためには具体的な機能やメリットをしっかりと理解し、イメージできる体験が必要だと感じ、近々Studist(Thailand) 側が提供するTeachme Biz のトレーニングを現場スタッフに向けて予定です。私自身もまだTeachme Biz の活用方法に対して手探りな点があるため、同社側の目線で直接トレーニングしていただくことでその特徴をより深く理解できる。そういったアフターフォローがある点もありがたいと感じます。
そしてこれは次のステップですが、スタッフそれぞれがTeachme Biz を「現状の課題をクリアするためのツール」として捉え、その都度、自分たちで考えて活用できる状態まで引き上げていきたいです。それが、会社全体の成長とリンクしていくと思っています。