活用されていなかった複数言語が混在する紙マニュアル
第一ビニール株式会社の100％出資子会社であるDAIM Vietnamは2012年に設立され、現在は日本人2名を含む約100名体制でガーデニング用の資材を生産し、日本をはじめ、アメリカや欧州、オーストラリアなど13ヵ国へ輸出しています。
日本本社ではTeachme Bizを導入しており、サービスについては知っていたもののベトナムでの導入は考えていませんでした。しかし銀行の現地駐在員の紹介でスタディストの現地法人の方よりサービスの詳細、海外での活用事例を知ると、当社にも同様な問題があることに気付かされました。マニュアルなどをExcelで作成、紙ベースで展開しているものの、実際には活用や更新が進んでいなかったのです。特に日本語とベトナム語が混在し、見にくく理解しづらいことが、マニュアルが形骸化してしまう原因だったと考えられます。
Mr. Kobayashi, General Manager
工場の安定的なオペレーションや監査に有効な点も後押しに
人材の流動が激しく、工場の安定した運営を維持するためにもTeachme Bizの導入が有効であると考えました。工場監査の際にも電子マニュアルの存在が非常に役立つと聞いたことが導入を決断するきっかけの一つになり、さらにコスト面でも手が出しやすかったため、導入を決めることは難しくありませんでした。当社は若くて新しいことに積極的な従業員が多いため、導入後の活用も順調に進みました。導入後、スタディストさんのアドバイスを受けながら3ヶ月をかけて作成を進め、すでに100を超えるマニュアルを作成し終えました。作成作業に携わったベトナム人スタッフは、その容易さにとても驚いています。
社内マニュアルだけでなく営業ツールとしての活用も
機械の操作や品質検査に関するものなど、これまでに存在していなかった新規のマニュアルも作成してきました。今後も、現状のマニュアルをTeachme Bizに置き換えるのではなく、Teachme Bizありきで新たな仕組み作りをしていこうと考えています。
営業面でもTeachme Bizを活用しています。製造ラインの冊子にTeachme BizのQRコードを貼付することで、工場を訪れた海外のバイヤーにその場でマニュアルを見てもらうことができるようになりました。製品の仕様や使い方を示す営業ツールとしても利用し始めており、異なる言語での商談でも製品の魅力を明確に伝えることができ、他のサプライヤーよりも選ばれる実績を積み重ねています。
業務の標準化・多能工化、海外拠点間のスムーズな生産移管を目指す
運用してみて初めてわかったことですが、現場では文字だけのマニュアルがしっかり読めない社員もいました。Teachme Bizは写真や動画をアップロードして作成できるため、誰が見てもわかりやすい点が社員に喜ばれています。今後も現場社員からフィードバックをもらいながらより実用的なものに仕上げ、業務の標準化・社員の多能工化に繋がることを目指しています。
ベトナムでTeachme Bizの運用が定着したら、共通資料はグループ会社への展開も可能だと考えています。アイテムごとに生産を移管することもあるのですが、拠点間での情報共有に大きな課題を感じていました。ベトナムで作成したマニュアルをそのまま中国語へ翻訳して活用できれば、この課題も解決できます。
100%を目指さないメモとしての活用
スタディストさんから定着のコツとして、完璧なマニュアルを目指さずメモ的に記録するだけで良いというアドバイスをいただいてから、作成に臨む意識も変わったように思います。私自身も現在、日本人駐在員間の引継書の作成を進めています。非定常業務が多いマネジメントのポジションだからこそ、よりTeachme Bizが価値を発揮すると実感しています。今後はこのようなバックオフィス業務への展開も進めていきたいと思います。