「企業に未来基準の元気を！」というコーポレートメッセージを掲げ、エンゲージメントやストレスの調査を行う「アドバンテッジ タフネス」をはじめとした各種サービスを提供する、株式会社アドバンテッジリスクマネジメント様。サーベイから得られるデータの集約・分析を通じ、課題解決に向けて多彩な切り口からのソリューションを提案しています。
お客様向けのサービスマニュアル整備と新入社員教育を目的として2021年にTeachme Bizを導入し、その実績が評価されて全社でも活用を開始。導入背景や活用方法について、業務推進本部 副本部長 兼 営業企画部 部長 大薗 茜 様、 営業企画部 主任 坂本 由衣 様、 人事部 人事課 課長 山口 奈々 様にお話をうかがいました。
Teachme Biz導入によりマニュアルの作成・共有・検索を効率化
―――導入の背景を教えてください。
大薗様（以下、敬称略） 私達の所属する営業企画部は、新人営業の立ち上がり早期化をミッションの一つに掲げていました。営業が扱うサービスは、様々なお客様のニーズに合わせて常に拡充をしているため、とてもバリエーションが多く、さらに抽象度の高いサービスも中にはあるため、立ち上がりに時間がかかっているという課題がありました。
坂本様（以下、敬称略） これまでは各部署で必要だと思うマニュアルを作成していたため、部署によっては充実度やフォーマットが異なり、教育にも影響が出ていました。
大薗 また、サービスにおいては、主幹サービスの大幅リニューアルが決まり、その切り替えに向けてお客様向けマニュアルを急ぎ作成することになりました。当初は動画でマニュアルを用意していましたが、新機能のリリースなどがある度に動画を作り直さなければならず、作成期間が何ヶ月もかかるため、簡単に早く作れるマニュアルツールの必要性を感じていました。
この喫緊の課題に対して、従来のマニュアル作成方法では難しいと感じ、スピーディに作れて外部公開や閲覧状況の確認もできるTeachme Bizを導入しました。Teachme Bizであれば、「新人の立ち上がりを早くする」という部のミッションにも活用できることも導入の後押しになりました。
サービスマニュアルだけでなく、幅広い知識・情報をTeachme Bizで発信
―――具体的な活用方法について教えてください。
坂本 営業企画部で行う部署配属後の専門知識の教育で活用しています。Teachme Bizのマニュアルを組み合わせて「トレーニングコース」を作成し、受講完了後にロープレ試験を受けて研修終了となります。
大薗 Teachme Bizに手本のロープレ動画を掲載することで、つきっきりでなくてもどの営業部に配属になっても一定レベルの教育ができています。また、動画の閲覧状況を可視化できるので、1人1人の学習状況を確認することも可能です。
さらに、多種多様なサービスについてはもちろん、法律や業界のニュースを学ぶ必要があるので、幅広い知識をTeachme Bizには掲載しています。例えば、当月のリニューアル情報やニュースも発信するなど、さまざまなシーンで活用しています。
坂本 中には、新機能をリリースした時など、リアル研修を行うこともあります。リアル研修を実施した場合はその様子を動画で記録しておき、その動画をTeachme Bizで配信することで、毎回同じ研修を行う必要がなく、工数削減にもなっています。
マニュアル作成・共有に関わる人数が1/8に。全社の新人教育でも活用し、育成工数が40%削減。
―――導入の効果はいかがでしたか。
大薗 以前は、マニュアルの作成から共有までに最大8人が携わっていましたが、Teachme Bizを活用することで1人でも完結できるようになり、期間も最長3ヶ月から簡単なものなら半日で共有可能になりました。
また、研修をTeachme Bizのトレーニングコースに置き換えたことで、営業企画部にかかる工数も16時間から2.5時間に短縮しました。
坂本 お客様からのサービスに関する問い合わせに対しても、導入前は各部署への確認などが必要なため、返信までに半日～1日要していましたが、Teachme Biz導入後はマニュアルのURLを案内するだけで対応できるので、10分で完了できるようになりました。定期的に受けていたある問い合わせについてはマニュアル掲載スタートから半年間、問い合わせ0の状態が継続しているそうです。文章で説明が難しい場合にも画像付きのマニュアルで手厚くサポートできるようになり、カスタマーサクセスや顧客サポートからも大変喜ばれています。
―――営業企画部での活用を受けて、人事部では全社展開に踏み切ったそうですが、決め手はどんなところでしたか。
山口様（以下、敬称略） 全従業員の受け入れを担う人事部でも、新人の定着や立ち上がりに課題がありました。また、従業員の半数を対象にした工数調査では、調べ物に多くの時間を費やしていることもわかりました。新入社員の知識習得・立ち上がり早期化の課題と従業員の業務効率化を目指したときに、会社のルールやスキル、ナレッジ共有のためにはマニュアルをまずしっかりと揃え、なおかつ探しやすい状況が必要だと考えました。そこで、営業企画部に導入しているTeachme Bizについて確認をしたところ、本当に簡単にマニュアルが作成できることや、工数削減の効果がでていることを聞きました。
社内ですでに導入されていることは効率面でも大きなアドバンテージで、「これしかない」と感じて全社教育に活用することを決定しました。
新人研修で人事部にかかる工数も、過去と比較して約40％カットを達成できました。さらにTeachme Bizの利便性や効果を社員が実感できたことにより、なにかあったときに自然と声が挙がって、新たなマニュアルや施策を従業員起点で発信できるようになったことも大きな変化です。
―――今後の活用についてのお考えをお聞かせください。
坂本 これまでも、社員向けにマニュアルのメンテナンスやフォルダ作成に関するルールの策定や、作成方法のレクチャーなど会社として活用範囲を広げるための活動をしてきましたが、まだまだ活用できると考えています。常にアップデートされるTeachme Bizでは、できることも日々増えているので、もっと会社として使いこなし、活用を広げていきたいです。
山口 トレーニング機能は、新入社員だけでなく全社員を対象に能力開発や知識・スキルを習得するためのツールとして活用できるのではないかと考えています。自主的に従業員がスキルアップできる仕組みづくりは、従業員が心身とも元気に今後のキャリアを形成していく中で非常に大事なことなので、人事部としてもできる限りサポートしていきたいですね。
大薗 当社はお客様のウェルビーイング実現を目指してさまざまなサービスを展開していますが、豊富なサービスラインナップの1つひとつに対してしっかりと理解を深めるために、 Teachme Bizは大切なツールとしてこれからも活用していきたいと思っています。
（所属・肩書は2024年3月取材時点のものです。）
