マニュアル作成に手間をかければ、デメリットが増えていく

税理士法人アクセス所長　鈴木 浩文 様

弊社は、全国に3つの拠点を持つ会計事務所です。会計事務所の仕事はルーチンでこなせる仕事も多いため、早くからマニュアル化に着手していました。しかし、テキストベースで作成していた、いままでのマニュアルは、作成に膨大な手間と時間がかかっていたんです。

作成に手間がかかるとそれだけ「丁寧に作ろう」と考えてしまう。一言で済む情報も長文になっていき、わかりづらい表現が増えて読みづらく、実践しづらくもなっていきます。また、更新する際にも手間がかかり、更新作業が遅れる、止まってしまう。更新されていないと思えば、誰もマニュアルを見なくなってしまいます。「手間をかける」とデメリットが増えるんです。

Teachme Bizを見つけたときは驚きました。マニュアル作成動画は約3分ほどでしたが、スマートフォンで撮影した写真を順番に並べて、必要であればコメントを書いて公開する。たったこれだけでマニュアルができていたんです。更新をする際にも簡単そうでしたので、すぐに導入してしまいました。

知識を誰かに教えることは「楽しい」

税理士法人アクセスにおけるTeachme Biz活用画面
社員からもマニュアル作りが楽しいという声が聞こえている

Teachme Biz導入の効果はすぐに実感できました。社員の間から「マニュアル作りが楽しい」という声が聞こえるようになってきたんです。Teachme Bizを導入した当初の目的は「マニュアル作成の手間を省くこと」でした。しかし、この手間を省くことがマニュアルの効果を上げる鍵だと気づきました。たとえ、少ない情報でも、まずはベースとなるマニュアルを作る。足りない部分は閲覧者が補ってくれ、マニュアルを改善してくれるんです。自分が知っている知識を誰かに教えることは楽しい。Teachme Bizは「教える、伝える」ことに集中できる。だから、楽しんでもらえるようになったのではないでしょうか。

これは社内の改善提案のほか、日々の業務指示にも生きています。ベテランたちが作ってきた「これまでの会社」に対して、若手たちはTeachme Bizを使って、改善提案をしてくれます。ベテランたちは、明示された改善点と提示された方法をTeachme Bizを見ながら試すことができます。また、社員とパートやアルバイトなど立場や知識、経験が異なる同士でも「写真」のおかげで、お互いが「やってほしいこと」をすぐに掴めるんです。

現在Teachme Bizで作成したマニュアル数は約120個。これはそのまま弊社にとって「貯金」だと思っています。人によって、120万円、120億円かもしれない。もし、120円だと感じた社員がいたのであれば、自分で価値を上げていくこともできるんです。Teachme Bizは、マニュアルを通して、個人が持っていた知識、ノウハウを会社の貯金に変えてくれました。導入以前と現在では、業務フローや業務への考えかたも変化したように感じています。

（山川譲）