テンプレートではじめるマニュアル作成｜作成手順やポイントも解説
業務をスムーズに進める上で、業務マニュアルは欠かせない存在です。しかし、いざ作ろうと思っても、情報の整理や構成に迷ってしまう人も少なくありません。そこでおすすめしたいのが、テンプレートの活用です。
この記事では、テンプレートを使用したマニュアル作成について紹介します。おすすめのテンプレート集や具体的な作成手順、便利なツールなどにも触れていきます。
目次
マニュアル作成にテンプレートがおすすめな理由
マニュアル作成にテンプレートがおすすめな理由を解説します。高品質なマニュアルを完成させるために、まずは基本のメリットから理解しましょう。
効率的にマニュアルを作成できる
テンプレートを活用すれば、効率よくマニュアルを作成できます。
マニュアルをゼロから作成しようとすると、デザインや項目、全体の構成を考えるだけでも多くの時間がかかります。テンプレートを使えば、決められた欄に記入するだけで形になるため、最低限の手間でマニュアルを完成できるでしょう。
マニュアルの品質を担保できる
テンプレートを活用すると、マニュアルの品質をある程度一定に保てます。
読みやすいマニュアルを作るためには、内容の充実はもちろん、デザイン性も欠かせません。自由に作成すると、作成者のスキルによってわかりやすさに差が出てしまいます。テンプレートを活用すれば、作成者に左右されることなく、わかりやすいマニュアルを作成できるでしょう。
マニュアルのフォーマットを統一できる
テンプレートを使えば、社内マニュアルのフォーマットを自然と統一できます。
担当者ごとにマニュアルの形式がバラバラだと、利用者が情報の探し方に戸惑い、次第にマニュアルを使わなくなってしまいます。共通のテンプレートでフォーマットを統一すれば、誰もが迷わず読めるマニュアルに仕上がるでしょう。
必要な項目の抜け漏れを防止できる
テンプレートを活用すれば、マニュアルに必要な項目の抜け漏れ防止にもつながります。
テンプレートには、マニュアルの必要事項があらかじめ設定されています。各項目を順番に記入していくだけで、過不足のないマニュアルが完成するでしょう。知識や経験が少ない人でも、重要な工程を漏らさず書き進められます。
更新や修正がスムーズにできる
テンプレートでマニュアルを作成すると、更新や修正作業をスムーズに行えます。
マニュアルは完成後も、業務の変化にあわせて定期的な見直しが必要です。レイアウトが複雑すぎると、わずかな手直しでも全体の構成が崩れてしまい、更新が滞る原因になります。
あらかじめシンプルなテンプレートで統一されていれば、誰でも迷わず修正作業を行えます。メンテナンスの負担を減らせますし、常に最新の情報を保ちやすくなるでしょう。
【無料】初心者でも使いやすいマニュアルテンプレート10選
今すぐ利用できるおすすめのテンプレートサイト10選を紹介します。無料のサービスを中心に厳選したので、気になったものから気軽に取り入れてみてください。
SILAND.JP
SILAND.JPは、Word・Excelのマニュアルテンプレートが豊富なサイトです。表紙や目次、本文ページという基本構成がそろっており、さまざまなマニュアルに応用できます。
特別なインストール処理は不要で、ファイルを解凍するだけですぐに作成できるのも魅力です。マニュアル以外にも、スケジュール管理表や工程表、見積書、議事録など、業務でよく利用するテンプレートが幅広くそろっています。用途に応じて自由にカスタマイズして活用しましょう。
- Microsoft Officeソフトでの利用：可
- 無料（一部有料）
- 会員登録不要
bizocean
Word:>>https://www.bizocean.jp/doc/category/292/
PowerPoint：>>https://www.bizocean.jp/doc/category/175/
Excel：>>https://www.bizocean.jp/doc/category/275/
bizoceanは、日本最大級の無料ビジネステンプレート集を運営するビジネス情報サイトです。マニュアルのテンプレートも充実しており、Word・PowerPoint・Excelの各型式が用意されています。
Word版は行動基準や労務・庶務業務マニュアル、PowerPoint版は、操作マニュアル、Excel版は点検マニュアルなど、用途に応じて使い分けましょう。
- Microsoft Officeソフトでの利用：可
- 無料（一部有料）
- 会員登録必要
Microsoft
Word：>>https://templates.office.com/ja-JP/templates-for-Word
PowerPoint：>>https://templates.office.com/ja-JP/templates-for-powerpoint
Excel：>>https://templates.office.com/ja-JP/templates-for-excel
Microsoft社が提供しているテンプレート集です。Word・PowerPoint・Excelの開発元ならではの、各ソフトの特性をいかした雛形がそろっています。
Word版はビジネスレターや請求書、PowerPoint版はプレゼン用デザイン、Excel版は経費報告書などのテンプレートが豊富に用意されています。会員登録は不要で、必要なものをすぐにダウンロードできる手軽さが魅力です。
- Microsoft Officeソフトでの利用：可
- 無料
- 会員登録不要
▼あわせて読みたい
関連記事：マニュアル作成はパワーポイントを活用しよう! 作成のコツと運用方法を解説
Excelフリーソフト館
>>http://templateexcel.com/blog-entry-963.html
Excelフリーソフト館には、Excelで使えるマニュアルテンプレートがそろっています。「電話対応マニュアル」「業務マニュアル」「防災訓練マニュアル」などを作成するときに役立つでしょう。Microsoft Officeソフトに限らず、互換性のあるソフトでも使用できる柔軟性が魅力です。
- Microsoft Officeソフトでの利用：可
- 無料
- 会員登録不要、互換性ソフトによる動作可能
経費削減実行委員会
>>https://econavi.owners.ne.jp/template/
経費削減実行委員会には、Word・Excel・PowerPoint形式のマニュアルテンプレートが豊富に掲載されています。企画書や提案書、業務引き継ぎ書など、よく必要になるマニュアルが多数用意されており、すべて無料で利用可能です。
他にも多彩な業務用テンプレートがそろっているため、「急に資料が必要になった」という際に役立つでしょう。
- Microsoft Officeソフトでの利用：可
- 無料
- 会員登録不要
テンプレートBANK
>>https://www.templatebank.com/
テンプレートBANKは、来客応対や電話の受け方などのビジネスマナーをはじめ、社員教育に役立つテンプレートが充実しています。WordやExcel形式で、ダウンロードしてそのまま活用できるのが魅力です。
利用には会員登録が必要です。無料・有料会員で利用できるテンプレートが異なるため注意しましょう。
- Microsoft Officeソフトでの利用：可
- 無料または有料
- 会員登録が必要
bizroute
bizrouteは、株式会社エクシアが運営しているメディアです。総務・営業・人事・経理・開発など、さまざまな分野で活用できるテンプレートを豊富に取りそろえています。
公式サイトでは、テンプレートの使用方法や、見出しの作り方、目次更新の方法、改ページのやり方などが、画像つきでわかりやすく解説されています。はじめてマニュアルを作成するという人におすすめです。
- Microsoft Officeソフトでの利用：可
- 無料
- 会員登録不要
［文書］テンプレートの無料ダウンロード
>>https://template.k-solution.info/
送付状や証憑、案内文、連絡文、依頼書などあらゆる文書のテンプレートをダウンロードできるサイトです。テンプレートカテゴリの数は200をこえており、圧倒的なボリュームを誇ります。
「その他の文書テンプレート」から、マニュアルのテンプレートをダウンロードできます。業務マニュアルに活用できるテンプレートは2種類あるので、使いやすい方を選びましょう。
- Microsoft Officeソフトでの利用：可
- 無料
- 会員登録不要
プレゼンデザイン
>>https://ppt.design4u.jp/template/
プレゼンデザインは、高品質なPowerPoint用テンプレートを提供するサイトです。さまざまなデザインテンプレートを掲載していて、商用目的でも無料でダウンロードできます。
※利用の際は、事前にサイト内の規約をご確認ください。
マニュアル以外にも、講演資料や企画書、提案書などの作成に適したテンプレートを入手できます。テーマカラー変更も可能なため、自社の印象にあったマニュアルに仕上げられるでしょう。
- Microsoft Officeソフトでの利用：可
- 無料
- 会員登録不要
canva
>>https://www.canva.com/ja_jp/templates/s/manual/
Canvaは、より自由なマニュアルを作成できるオンラインツールです。イラストや画像を使ったデザイン性の高いテンプレートが豊富にそろっており、視覚的にわかりやすい資料が作成できます。
ブラウザ上で直接編集できるため、特別なソフトは不要です。おしゃれで洗練されたマニュアルを作成したい人におすすめです。
- Microsoft Officeソフトでの利用：不可
- 無料
- 会員登録不要（制限有）
マニュアル作成の手順6ステップ
ここでは、マニュアル作成の手順を6つのステップで解説します。各工程のポイントをおさえて、わかりやすいマニュアルを完成させましょう。
1. 要点の整理と業務の棚卸をする
マニュアル作成をはじめる際は、まず要点の整理と業務の棚卸をしましょう。具体的には、「誰のために」「どの業務を」マニュアル化するのかを明確にします。
対象業務をすべてリストアップし、頻度が高いものやミスの影響が大きいもの、属人化しているものを優先的に抜き出します。この段階では詳細まで詰めず、全体像をつかむ意識で進めるのがポイントです。
2. スケジュールを策定する
対象業務を決めたら、次は作成スケジュールを策定します。期限と工程を明確にした日程を組み、関係者と共有しましょう。
計画時は、構成・執筆・確認などのフェーズで区切り、ヒアリングや修正の時間も考慮すると進めやすくなります。最初から完璧なマニュアルを作ろうとすると膨大な時間がかかるため、まずは簡易版を仕上げることを優先して時間配分を行いましょう。
3. マニュアルの構成を組む
次に、マニュアル全体の構成を固めましょう。見出しや目次を配置して、マニュアルの全体像を作ります。この段階で骨組みをしっかり作っておけば、あとは内容を埋めていくだけですむため、制作がスムーズに進みます。
この際、テンプレートを活用すると効率的です。テンプレートはそのまま使ってもよいですが、いらない項目を省いて必要な項目を足すと、より実用的なマニュアルに仕上がります。
4. 業務を担当者・時系列で整理する
構成が決まったら、具体的な手順を書いていきます。はじめて読む人でも理解できるよう、業務は時系列で整理し、「誰が」「何をするのか」をはっきり記載しましょう。
一文は短く区切り、さらに箇条書きで簡潔にまとめるとわかりやすくなります。画像や写真を掲載するのもおすすめです。表現に迷った際は、AIツールを活用して下書きを作るのも効率的です。
5. 試運用と改善を行う
完成したマニュアルはすぐには公開せず、必ず試運用を行いましょう。現場の関係者に実際に使ってもらい、不明点や質問をフィードバックとして受け取ります。
現場のリアルな意見をもとに内容をブラッシュアップすることで、マニュアルの完成度を高めていきます。現場に浸透するマニュアルに仕上げるための重要な工程です。
6. 運用ルールと担当者を決める
マニュアルが完成したら、管理担当者や更新ルールを明確に定め、常に内容をアップデートする仕組みを作りましょう。
マニュアルには「最終更新日」と「管理者」を明記するとよいでしょう。あわせて、定期的な見直し日を設けておけば、情報の形骸化を防ぎ、現場で長く使われるマニュアルになります。
マニュアル作成にお悩みの方に向けて、プロのノウハウがつまった「マニュアル作成の教科書」をご用意しました。現場に定着し、活用されるマニュアル作りにお役立てください。
マニュアル作成の6つのポイント
ここでは、マニュアル作成の際に意識したいポイントを解説します。質の高いマニュアルを作成するためにも、以下の6つのポイントをおさえましょう。
マニュアルの作り方については、こちらの記事もご確認ください。
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関連記事：マニュアル作成のコツを解説｜作成ステップや注意点まで完全網羅
伝えたい内容を明確にする
マニュアル作成において重要なのは、伝えたい内容を明確にすることです。はじめて業務を行う人にも、内容がスムーズに伝わる構成を意識しましょう。
とくに、「業務の目的」「全体の流れ」「求められる水準」の3点をしっかり記載することが重要です。一つひとつの工程を正しく理解した上で取り組むことが、業務品質の向上につながります。
5W1Hを意識する
マニュアルを作成する際は、「いつ」「誰が」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」の5W1Hを意識しましょう。
マニュアルには、はじめて業務にあたる人でも迷わない具体性が求められます。5W1Hを意識して作成することで、作業のイメージがしやすくなり、誰にとっても理解しやすいマニュアルに仕上がります。
なるべく簡潔な文章で書く
マニュアルは、なるべくシンプルな文章で書くことを意識しましょう。説明が長すぎたり過剰だったりすると、わかりにくくなってしまいます。
「一文につき一動作」を意識してライティングすると、情報が整理され、読み手に伝わりやすくなります。
はじめて業務を行う人でもわかるような内容にする
マニュアルは、はじめてその業務を行う人でもわかるように作りましょう。
そのためには、専門用語や難しい言葉はできるだけ避け、誰でもわかる言葉を選ぶことがポイントです。どうしても専門用語が必要なときは、注釈や用語解説などを添えましょう。
視覚的にわかりやすくする
マニュアルにはイラストや画像、動画などを積極的に取り入れましょう。文字だけのマニュアルは読み手の負担になりやすいため、画像を活用して視覚的にわかりやすくします。
画像や動画をうまく活用すれば、複雑な手順も直感的に伝わります。その結果、情報の見落としや解釈のズレを防ぎ、ミスの防止や業務品質の均一化が期待できるでしょう。
デザインはシンプルにする
マニュアルのデザインはシンプルにまとめましょう。必要な情報を整理して構成するだけでも、十分理解しやすいマニュアルに仕上がります。
- デザインのワンポイントアドバイス
- 重要な箇所は赤字や太字などで強調する
- 複雑な説明はイラストや図を使って説明する
- 文字サイズを調整し、読みやすくする
▼あわせて読みたい
関連記事：マニュアルのデザインに凝りすぎてはいけない理由
マニュアルは「作って終わり」ではなく、その後の更新や管理といった運用まで見据えることが重要です。
マニュアル作成や運用方法にお悩みの方向けに、社内で活用されるマニュアル作りのコツをまとめた資料をご用意しました。効率的なマニュアル作成にぜひお役立てください。
マニュアル作成を効率化する最新手法
ここでは、マニュアル作成を効率化する最新手法を紹介します。作成の手間を減らしつつ、より質の高いマニュアルを作成しましょう。
AIを活用する
マニュアル作成にAIを活用すると、効率よく作業を進められます。
マニュアル作成でとくに時間がかかるのが、文章の執筆です。まず生成AIにたたき台を作成してもらい、人間が手直しする形で進めれば、執筆を楽に進められます。さらに、表現の調整や校正にもAIを活用すれば、読みやすいマニュアルに仕上がるでしょう。
AIを用いたマニュアル作成については、以下の記事もご覧ください。
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関連記事：AIでマニュアル作成するには？メリットや作成手順を解説
関連記事：AIを活用したマニュアル作成に使えるプロンプト例｜回答精度を上げる4つのコツも解説
マニュアル作成ツールを導入する
マニュアル作成をよりスムーズにするために、専用ツールを導入するのもおすすめです。
たとえば、クラウド型のマニュアル作成ツールを導入すれば、ブラウザ上で手軽に編集や共有が行えます。内容の修正もすぐ反映されるため、マニュアルを常に最新の情報に保ちやすくなるでしょう。再配布の手間がかからないのも魅力です。
自社に最適なツールを取り入れて、マニュアル運用を着実に進めましょう。
マニュアル作成ツールの選び方は以下の記事で詳しく解説しています。
▼あわせて読みたい
関連記事：マニュアル作成ツールの選び方｜目的別、種類別に解説
Teachme Bizでマニュアルを作成する方法
Teachme Bizは、マニュアルを簡単に作成・閲覧・管理できるクラウド型のマニュアル作成・共有システムです。画像や動画をベースにしたビジュアルにより視覚的に理解できるので、作業手順が見える化され、専門用語などによる壁がなくなります。
Teachme Bizを使ったマニュアル作成の流れはたったの4ステップです。
- スマートフォンやタブレットで写真や動画を撮影する
- 説明文を入力する
- 伝わりやすくするために写真や動画にマーキングをする
- 手順書を公開・共有する
クラウドでデータが同期されているため、改訂時もすぐに内容を更新でき、即座に現場へ伝えられます。
またTeachme Bizは、AIを活用することでマニュアル作成・編集の工数を大幅に削減できます。動画の取り込みからわずか15分でマニュアルを完成できるなど、マニュアル作成の工数を90％削減することが可能です。
AI機能について詳しく知りたい方はこちら
Teachme AI
Teachme Bizなら、画像や動画、AIを活用することで、作成者の負担を減らしながらわかりやすいマニュアルを作成できます。実際にTeachme Bizを活用した際にマニュアル作成にかかったコストや、工数の削減に成功した事例をご紹介します。
株式会社ビッグ・エー様
株式会社ビッグ・エーは、食料品・日用品のハードディスカウントストアです。東京都・埼玉県・神奈川県・茨城県を中心に、229店舗を展開しています。
- 年間16,000時間の研修時間削減に成功！
- 約1,600万円のコストカットを実現！
- Teachme Bizの導入により作業の効率化・標準化、人材育成の時間短縮
東京化成工業株式会社様
東京化成工業株式会社は、研究開発用試薬をはじめとする約3万品目の化学製品を世界中に提供する企業です。北米、ヨーロッパ、中国、インドに拠点を持ち、ISO 9001認証やGMPに準拠した高い品質基準を維持しています。
- 拠点や言語の壁をこえた技術継承・共有による品質統一
- 多種多様な製造手順のマニュアル化と作業標準化
- 教育負担の軽減と質の向上
Teachme Bizで作成できるマニュアルサンプル
Teachme Bizは画像・動画を使ったわかりやすいマニュアルを簡単に作成できます。実際のサンプルマニュアルを用意しましたので、お役立てください。
新人教育用のマニュアル
年末調整等の用紙記入方法のマニュアル
【サンプル】令和2年分(2020年分) 年末調整等の用紙記入方法
調理方法のマニュアル
まとめ
業務マニュアルを効率よく、かつわかりやすく作成するためには、テンプレートの活用がおすすめです。ゼロから構成を考えなくてすむため、作成時間を大幅に短縮できます。また、デザインや構成が統一されることで、誰が作っても質の高いマニュアルに仕上がるのも魅力です。
テンプレートやツールを積極的に取り入れ、現場に定着するマニュアルを完成させましょう。
マニュアルツールをうまく活用すれば、作成工数の削減だけでなく、業務の標準化による組織力強化も実現できます。マニュアル作成・共有システム「Teachme Biz」なら、AIアシスタントがマニュアル作成をサポートし、誰でも簡単に質の高いマニュアルが作れます。
実際の操作感や自社での活用イメージを知りたい方のために、無料トライアルもご用意しています。まずは一度、使い心地を試してみてください。
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