新人教育や業務引き継ぎの場面などで欠かせないマニュアルですが、「内容は正しいのに、読みづらく活用されない」と悩む声は少なくありません。情報を詰め込みすぎたり表現が曖昧だったりすると、わざわざ作成した資料も活用されず、結果として業務の遅延やミスにつながるおそれがあります。

読みやすさを意識したマニュアル整備は、生産性向上や知識共有の基盤づくりに不可欠です。本記事では、分かりやすいマニュアルを作成するための3つのポイントに加え、文章表現やレイアウトの工夫、やりすぎを避けるための注意点などを具体的に解説します。

読みやすいマニュアルにする3つのポイント

マニュアルを読みやすくするには、内容の伝え方を工夫することが重要です。とくに「視覚的なレイアウト」「行動を促す表現」「情報の整理」の3つが基本の柱となります。まずはこれらのポイントをしっかり押さえたうえで、実践的な編集テクニックへとつなげていきましょう。

視覚的に理解しやすい工夫をする

文章だけに依存したマニュアルは読み手にとって負担が大きく、理解に時間がかかる傾向があります。そのため、簡潔でシンプルな表現を心がけ、図やイラストを活用して視覚的に分かりやすく工夫することが重要です。ただし、凝った装飾や過度なデザインはかえって読みづらさを助長してしまうことがあるため、シンプルで統一感のあるレイアウトを意識してみてください。

読み手が迷わず行動できるように書く

読み手が迷わず行動できるようなマニュアルにするためには、専門的な言葉は必要最小限にとどめ、誰にでも分かる表現を選ぶことが重要です。また、曖昧な表現は混乱を招き、行動をためらわせる原因になります。たとえば「適宜調整する」や「状況を見て判断する」といった記述には具体性がなく、利用者に不安を与えてしまいます。ここで「結果がAなら次へ進む」「数値が基準を超えたら報告する」といった明確な判断基準を示すと、読み手が安心して効率的に作業を進められるようになります。

情報を探しやすくする

情報をすぐにピックアップできないマニュアルは、読み手にとって必要性を感じられなくなってしまいます。情報を整理し、知りたい内容にすぐにたどり着けるように設計することが欠かせません。そのためには、目次や見出しを設定し、内容の位置を明確に示す工夫が有効です。とくに複数の業務を扱う場合は、大項目から小項目へと段階的に配置することで、目的の情報にスムーズに到達できます。また、初心者から熟練者まで幅広い利用者が対象であることを意識し、どの立場であっても必要な情報をすぐに取り出せる構成にすることが望ましいです。

見やすいマニュアルの作り方については以下の記事も参考にしてください。
▶見やすいマニュアルの作り方｜8つのワザで視覚的に分かりやすく

マニュアルを読みやすくする文章テクニック

情報が正しく伝わり、誰が読んでも理解しやすいマニュアルにはどのような工夫が施されているのでしょうか。ここでは、実際にマニュアルを編集する際、必要となる3つの文章テクニックについて取り上げます。

5W1Hを明確にする

マニュアルを作成する際は、その分野や業務の初心者でも理解できるように、分かりやすい文章でマニュアルを作成することが「読まれる」ポイントです。そこで必要なのが「5W1H」を明確にすることです。「なぜ、いつ、どこで、誰が、何を、どのように」を記載することで、読み手が実際に作業する光景をイメージできます。読み手が具体的な場面を頭に思い描けるように構成すれば、手順の理解がスムーズになり、マニュアルの実用性も大きく高まります。

曖昧な表現を使わない

読み手は作業工程をはじめとしたマニュアル内容に明確な回答を求めています。マニュアルで曖昧な表現を多用すると作成者の意図が伝わらず、利用者にとって頼りにならない資料になってしまいます。たとえば「進捗状況を伝える」と書かれていても「誰に、どの手段で、どのような頻度」で行うのかが不明確なため、実際の運用に差が生まれます。その結果、行動が統一されず、管理側の負担が増すおそれがあります。したがって「毎週水曜と金曜の終業時にチャットで報告する」といったように、方法やタイミングを具体的に明記することが不可欠です。

一文を短く端的にする

文字量が多い上に一文が長いマニュアルは、読み手が敬遠してしまいます。一文をシンプルにし、端的な表現にすると分かりやすくなります。どうしても長くなってしまいそうなときには箇条書きで重要事項をピックアップし、そのあとに解説を入れると読みやすくなります。

SOP (標準作業手順書)とマニュアルの違いや具体的な作成方法については、以下の記事も参考にしてみてください。
▶業務効率化に欠かせないSOP (標準作業手順書)とは？マニュアルとの違い、作成のコツを見本で解説

マニュアルの完成度を高める編集テクニック

マニュアルを仕上げる段階では、文章を整えるだけでなく、今一度全体の構成にも目を向けてみましょう。完成度を高めることでより情報が整理され、利用しやすさが向上します。

一目で分かる視覚的構成にする

マニュアルを開いたとき、視覚的に受け入れやすい構成であることも効果的です。具体的には画像や写真を適度に活用し、文字とのバランスを考えて構成するのが望ましいでしょう。
グラフや図解で示す情報はシンプルに、伝えたい重要ポイントが目立つように配置します。付け加えたい情報があれば、解説をつけてフォローしましょう。
また、最近は動画を使った情報伝達も増えています。「参考動画はこちら」のようなナビゲーションを記載したり、マニュアルの一部、あるいは全体を動画にしたりするのも有効な作成方法です。

見出しのフォントで印象を操作する

文字部分が続く場合は、タイトルのフォントを変えて目立たせるのも効果的です。読み手が「ここで話が変わるのか」と意識しやすくなります。また、必要な情報を探すときにも目印になるため、初心者だけではなく経験者の知識確認の際にも役立ちます。

チェックリストをつける

読み手が記入できるチェックリストをつけるのも効果的です。重要項目をリスト化することにより、読み手が「何をしたか、し忘れているか」というチェックを頻繁にできる環境を作り出すことができます。チェックによってミスの防止につながり、作業品質の向上、効率化を目指せるでしょう。

読みやすさを守るための“やりすぎ”防止術

「良いマニュアルを作りたい」という思いがあるがゆえに陥りがちなのが、内容や装飾を“やりすぎる”ことです。必要以上に凝ってしまうと、かえって伝えたいポイントがぼやけてしまう可能性があります。ここでは、そのような失敗を防ぐための注意点について解説します。

情報を入れすぎない

情報を盛り込みすぎると、読み手が必要な内容を見つけにくくなり使いづらいものになってしまいます。シンプルで要点を押さえた構成にすることで、効率的に理解できるようになります。加えて、ページ数を減らそうと無理に一枚にまとめるのではなく、適度に区切って配置することが大切です。情報を整理して見やすく提示すれば、初心者から経験者まで活用しやすいマニュアルに仕上がります。

装飾や色などを使いすぎない

読みやすくするために適度に装飾や色を取り入れるのは有効ですが、使いすぎると視線が散って内容が頭に入りにくくなります。重要語句の強調・下線やフォントの色変更は必要な部分のみに絞り、過度な装飾は避けることが重要です。とくに、文字色を多用すると統一感が失われかえって強調したい箇所が埋もれてしまいます。シンプルで落ち着いた配色を心がければ、読み手が自然に要点を把握できるマニュアルになります。

出来栄えにこだわりすぎない

見栄えやデザインの美しさに力を入れすぎると、本来の目的である「伝わりやすさ」が損なわれてしまいます。美しさや演出よりも、情報が整理されていて直感的に理解できることが重要です。常に「読み手にとってどうか」という視点に立ち、必要な情報を的確に伝えることを第一にすれば、実用性の高いマニュアルになります。

スムーズな運用のために押さえたいマニュアルの「三重苦」

マニュアルの運用には「作成」「活用」「更新」という3つの大きな課題が立ちはだかります。これを私たちは「マニュアルの三重苦」と呼んでおり、スムーズに活用し続けるために欠かせない視点です。

作成の苦しさ

マニュアルで最初に立ちはだかるのが作成する負担です。使用するツールやデザイン、担当者の選定など決めることが多く、実際の執筆・編集作業にも相当な労力がかかります。その結果「作りたいがなかなか着手できない」という状況に陥りやすく、マニュアル作成の壁を超えられないケースが数多存在します。

活用の苦しさ

マニュアルを完成させても、その後の活用方法についてまた大きな壁に直面します。配布の方法や保管場所、管理体制を整えなければ利用は定着せず、作ったマニュアルが埋もれてしまうからです。安全性を確保しながら利便性を維持することは意外に難しく、実際にマニュアルの運用が滞ってしまうこともあります。

更新の苦しさ

作成と活用が一巡した後に苦悩するのが更新の負担です。業務の改善・変化に応じて内容を改訂する必要がありますが、日々の業務に追われる中では後回しになりやすいのが実情です。その結果、情報が古くなりマニュアルが活用されなくなるリスクが生じます。

わかりやすく、かんたんに！マニュアル作成なら「Teachme Biz」

マニュアル作成の三重苦である「作成」「活用」「更新」の課題を解決できるのがクラウド型のマニュアル作成ツールのTeachme Bizです。直感的に操作できる設計により、誰でも簡単にマニュアルを作成でき、配布や管理も効率的に行えます。さらに、業務の変化に合わせた更新もスムーズにできるため、常に最新の状態を維持できます。導入しやすさと使いやすさを兼ね備えたTeachme Bizを活用し、読みやすいマニュアルの持続可能な運用を実現してみてはいかがでしょうか。

まとめ

読みやすいマニュアルには、常に読み手の視点を大切にし、必要な情報を精査したうえで分かりやすい文章で説明されているという特徴があります。ただ、良いマニュアルを作っても業務内容に沿って更新していかなければ、将来的に活用されなくなってしまうリスクをはらんでいます。「マニュアル作成の負担を軽減したい」「業務内容の変化にスピーディーに対応できるマニュアルにしたい」といった課題解決を目指す企業の方々は、Teachme Bizを導入することで、適切なマニュアルの作成や運用が可能になるでしょう。