マニュアルは整備し続けなければ意味がない!?更新・運用のポイントと注意点

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マニュアルは整備し続けなければ意味がない!?更新・運用のポイントと注意点

マニュアルは整備し続けなければ意味がない!?

 

業務フローなどのマニュアルは、どこの企業でも作成しているでしょう。マニュアルがあれば、誰でもスムーズに業務を進めることができます。しかし、ただマニュアルを作成したとしても、業務フローが改善された場合にきちんと修正するなどして整備し続けなければ、結局は活用されなくなり、マニュアルは形骸化してしまいます。

そこで、マニュアルを整備するメリットや整備しない場合のリスク、上手にマニュアルを整理・管理するためのポイントなどをご紹介します。

マニュアル整備のメリット

まずは、マニュアルを整備することで、どのようなメリットがあるのかについて見ていきましょう。

マニュアルを整備しておくことで、新人の研修に用いて教育したり、業務の無駄を省いたりすることに役立てることができます。

新人を即戦力にできる

マニュアルをきちんと整備しておくことで、新しい人材が入ってきたり、業務の分担や引き継ぎをしなければならなくなったりしたとき、いつでもスピーディーに対応できます。新入社員が入ってきたり、他部署から社員の異動があったりしても、即戦力として教育することができるでしょう。

また、派遣スタッフや業務委託、パート・アルバイトなど、さまざまな雇用条件の人たちがいっしょに仕事をする場合でも、マニュアルで業務フローをすぐに共有することができます。

どの企業にも入社や退社、人事異動など、人の動きがあるため、同じ人がいつまでも同じ業務を続けるということはまずありません。そこで、マニュアルがきちんと整備されていれば、業務担当者が替わっても、新しい担当者の教育にかける時間や労力を大幅に削減することができます。業務経験がない社員であっても、マニュアルがあればすぐに業務内容や全体の流れを把握することができるため、早めに戦力とすることが可能なのです。

業務上の無駄を省ける

マニュアルを整備しておくことで、業務内容を標準化することができます。誰もが標準化された仕事の流れやルールに沿って仕事を進めていくことになるため、業務上で発生する無駄やトラブルを軽減することができます。

また、新人を教育する側も、あらかじめマニュアルを用意してあることで、効率的に業務内容を説明できるようになるでしょう。

マニュアルを整備しない場合の5つのリスク

業務フローを共有して効率化ができ、新人教育にも活用できるのがマニュアルです。しかし、せっかくマニュアルを作成しても、業務フローが変更になった際に更新することなく、整備をせずに放置したままでは、業務の効率化にさまざまなデメリットが生じてしまいます。

マニュアルを整備しないことによって生じるおもなリスクは、以下の5つがあります。

せっかく作成しても運用されず、仕事がはかどらないリスク

せっかく業務内容や作業の手順などを記載したマニュアルを作っても、作成した時点で担当者は「自分の仕事は終わった」と満足してしまい、その後の運用まで行き届かないことはよくあります。実際、マニュアルの管理などがいい加減になってしまうと、いざ運用しようとしてもマニュアルがどこにあるのかわからなくなってしまい、仕事がうまくはかどらないというリスクがあります。

そのようなリスクを解消するためにも、マニュアルの作成後もスムーズに活用できるよう、事前に運用体制についても考慮しておくことが必要です。作成前の段階からマニュアルをどう整備し、管理や更新を行っていくのかといったことを決めておくことが大切です。

業務の標準化・効率化に失敗しやすいリスク

きちんとマニュアルを整備しておけば、業務の標準化や効率化に役立ちます。しかし、業務内容や手順の変更に応じて、きちんと修正したり更新したりして整備し続けなければ、実際の業務との違いが出てきてしまうというリスクがあります。そうなると、人によって業務の進め方がばらばらになってしまったりして、効率的に作業することもできなくなってしまいます。

結局、質問を受けて時間が取られるリスク

マニュアルは定期的に整備して、常にアップデートされていくべきものです。それがおろそかになっていると、変更箇所などがマニュアルに反映されないため、古いマニュアルを見た新人社員などから質問を受けることにもなります。その質問への対応や修正に時間を取られ、結果として先輩や上長の仕事にも遅れが発生するリスクがあります。

配布・保管方法などが曖昧で閲覧されなくなるリスク

マニュアルを作成した場合は、配布方法や保管方法などのルールも整備しておくことが大切です。これらが曖昧だと、実際にマニュアルを使おうとした際に、スムーズにマニュアルを閲覧できなくなってしまいます。

また、人や部署によって保管方法が異なると、マニュアルの内容が更新された際、最新の情報に統一するのに時間を取られるリスクがあります。すでに配布された古いマニュアルを回収したり、更新したりする手間を省くことも、事前に計画しておく必要があります。

業務や会社の変化への対応が遅れるリスク

業務内容や手順、会社の状況は常に変化するものです。そうした変化はその都度マニュアルに反映させるべきですが、実際には更新作業まで手が回らず、古い情報のままになってしまうこともあります。

その場合、古いマニュアルでは現場の業務に対応できなかったり、行き違いによるミスや確認作業も発生したりします。結果的に、業務や会社の変化への対応が遅れてしまうというリスクがあります。

マニュアル整備のポイント

マニュアルを整備するためには、定期的に内容を見直して更新すること、そして誰にでもわかりやすい内容を維持することが大切です。ここでは、マニュアルを整備する際のポイントを見ていきましょう。

定期的にチェック・更新する

「業務内容や会社の状況変化にマニュアルが対応できなくなる」と述べたように、会社や仕事の状況は、日々変化していくものです。そうした変化に伴って、マニュアルに記載されている情報も、常に変更していく必要があります。内容が古いままのマニュアルでは、不要になった業務がそのまま含まれているなど、無駄な仕事に時間を割くことにもつながりかねません。

定期的にマニュアルの内容を確認し、最新の仕事内容や会社の状況に即したものになるように更新していきましょう。また、マニュアル整備の担当者を決めておくことで、内容の確認や更新漏れを防ぐことができます。

5W1Hを明確に

マニュアルを整備する上で大切なのは、マニュアル作成時と同様に、「誰が、いつ、どこで、何を、どうして、どのように」という5W1Hを明確にするということです。

マニュアル内容の更新時に、担当者独自の視点で5W1Hを曖昧にしたものに書き換えてしまうと、読み手にはわかりにくいマニュアルになってしまいます。マニュアルを整備する際は、みんながより利用しやすいものとなるように意識することが重要です。

マニュアルを複数取り扱うコツは?

マニュアルというと、電話帳のような分厚い冊子にすべての内容をまとめようとする場合があると思います。また、業務に応じた内容を小冊子のようにして、複数のマニュアルを取り扱うというケースも多いのではないでしょうか。

複数のマニュアルを整備するにあたってはコツがあります。ここでは「マニュアル作成前の場合」「必要に応じてマニュアルを増やす場合」「マニュアルをある程度増やしてから整理する場合」の3つの方法に分けて見ていきましょう。

マニュアル作成前の場合

マニュアル作成に着手する前に、担当者がどのようなテーマのマニュアルがいくつ必要なのかをきちんと決めておく、トップダウン的な方法です。それぞれのマニュアルの作成担当者や納期などを明確に決めておくことで、短期間でのマニュアル作成からその運用・管理まで、整備の流れを確立することができます。

本部主導でマニュアル作成を進めたい場合や、短期集中で複数のマニュアルを作成したい場合などに向いている方法です。

必要に応じてマニュアルを増やす場合

「マニュアル作成前の場合」とは反対に、事前にマニュアルの数やテーマなどは細かく決めずに、現場が必要なマニュアルを必要なときに作成し、現場レベルで管理・運用をしていくというボトムアップ的な方法です。この場合、現場社員の業務改善への意識が向上し、継続的にマニュアルを更新できるというメリットがあります。

現場主導で進めたい場合や、継続的に社員の自発的なマニュアル作成を促したい場合は、業務効率化の意識を根付かせ、仕事の質を向上させることができるのでおすすめです。

マニュアルをある程度増やしてから整理する場合

上記で紹介したトップダウンとボトムアップの2つの方法を組み合わせた折衷的な方法です。まず、「必要に応じてマニュアルを増やす場合」のように、なりゆきでマニュアルを増やしていき、ある程度溜まった時点で、責任者が指示してマニュアルを全社的に整理します。これを繰り返すことで、マニュアルが整備され、活用しやすくなります。

定期的にマニュアル全体を整備するため負担は大きくなりますが、常にマニュアル全体の品質のバランスがとれるようになるというメリットがあります。現場の自主性を重視しつつ、マニュアル全体を網羅して管理したい場合におすすめの方法です。

マニュアルをクラウド上で整備できるサービスも

マニュアル整備のメリットやポイントについてご紹介してきました。

しかし、現在では紙のマニュアルではなく、インターネット上のクラウドでマニュアルを作成・管理ができるサービスもいくつか登場しています。なかでも「Teachme Biz(ティーチミー・ビズ)」は、マニュアルを担当者が手軽に作成し、スマートフォンやタブレットで共有・管理することもできる、クラウド型のプラットフォームサービスです。

マニュアルをクラウド上で管理・運用することができ、作成や共有も簡単なため、この記事で書いたようなマニュアル整備の負担を大きく軽減させることができます。マニュアル整備の方法についてお悩みの方は、クラウドサービスでのマニュアル整備を検討してみてはいかがでしょうか?

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